Gestão do projeto
FlexiProject é uma ferramenta de gestão de projectos abrangente que te permite definir detalhes chave como nome, prazos e Orçamento. Permite-te adaptar a tua abordagem com caraterísticas adequadas tanto para Atividades simples como para iniciativas estratégicas.
Cada projeto inclui Atividades e Marcos, que descrevem os objetivos e as fases do projeto. O sistema permite-te estabelecer relações entre tarefas, atribuir Recursos, registar horas de trabalho e acompanhar o progresso. Também ajuda a gerir os Riscos do projeto e fornece ferramentas de comunicação para partilha de documentos e discussões. Além disso, o FlexiProject gera Relatórios sobre o progresso, Recursos e custos, úteis para gestores e partes interessadas.
Vista da lista de projectos
A lista principal de projectos permite-te organizar os dados por unidades de negócio utilizando Espaços de trabalho. Isto ajuda-te a manter uma estrutura clara em organizações complexas:
- Coluna Espaços de trabalho: Identifica a que Espaços de trabalho pertence o projeto (visível apenas se existirem vários espaços de trabalho).
- Filtragem e agrupamento: Podes filtrar ou agrupar a lista por Espaços de trabalho para separar visualmente os projectos atribuídos a diferentes áreas operacionais.
Personalizar atributos do projeto
Para editar os atributos do projeto, clica no ícone de engrenagem junto ao nome do projeto e seleciona “Informação”.
Editar o avatar do projeto
- No painel lateral das definições do projeto, localiza o avatar do projeto
- Clique no símbolo do lápis no canto do avatar do projeto para abrir a janela de seleção de ficheiros.
- Procura e seleciona o ficheiro de imagem que queres definir como avatar do projeto e confirma a tua seleção.
O gráfico selecionado aparecerá na secção Avatar. - As tuas alterações serão automaticamente guardadas.
O avatar do projeto será exibido ao lado do nome do projeto no topo do separador Settings/Information e onde quer que o projeto esteja visível no FlexiProject, tal como na lista de projectos, portfólio e relatórios.
Editar o nome do projeto
- No painel lateral das definições do projeto, clica no campo Nome e edita o nome do projeto.
- Clica fora do campo do nome. As alterações serão guardadas automaticamente.
Editar a descrição do projeto
- No painel lateral das definições do projeto, clica no campo Descrição e adiciona ou edita a descrição do projeto.
- Podes personalizar o estilo, adicionar anexos e gráficos à descrição.
- Clica fora do campo de descrição. As alterações são guardadas automaticamente.
Depois de guardar, aparece um ícone de informação junto ao nome do projeto. Ao passar o cursor sobre ele, é apresentada a descrição do projeto.
Editar Espaços de Trabalho do Projeto
No painel lateral das definições do projeto, localiza o Espaços de trabalho campo. Este campo mostra a atribuição atual. Podes mover o projeto para outro espaço de trabalho, selecionando-o na lista (desde que tenhas acesso ao espaço de trabalho de destino).
Preencher os atributos das informações do projeto
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Abre o projeto pretendido.
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Clica no ícone de engrenagem junto ao nome do projeto e seleciona Informações. Aparece o painel de informações do projeto, que apresenta todos os atributos do projeto.
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Localiza o atributo que pretendes preencher e introduz o valor adequado.
Nota: Os atributos do tipo Função são apenas de leitura. Os seus valores são calculados automaticamente com base na fórmula definida e não podem ser editados manualmente.
Vinculando um Atributo de data a um item do cronograma
Se o atributo for do tipo Data e tiver de ser ligado a um artigo do calendário:
- No painel de informações do projeto, localiza o atributo Data.
- Seleciona a opção Ligar ao item do Cronograma.
- Seleciona a tarefa ou marco relevante e especifica se pretende utilizar a data de início ou de fim.
- Grava as alterações. O atributo será agora atualizado automaticamente com base no item de calendário ligado.
Funcionalidades do projeto
Todos os projectos incluem um calendário, o elemento fundamental do planeamento e execução do projeto. Para além do calendário, pode utilizar várias funcionalidades no âmbito do projeto.
- Painel de controlo do projeto: Apresenta um resumo do estado do projeto, incluindo o progresso, o orçamento, os Riscos, as entregas, os Recursos e o tempo de trabalho.
- Orçamento: Permite o planeamento e monitorização dos custos do projeto, tais como custos de recursos, custos externos e custos indirectos.
- Riscos: Identifica e gere os potenciais Riscos do projeto, tais como atrasos, problemas de qualidade, alterações de âmbito ou conflitos.
- Produtos: Permite a definição e o acompanhamento dos resultados do projeto, tais como documentos, software, hardware ou serviços.
- Recursos: Facilita o planeamento e a atribuição de pessoas, equipamentos e materiais às Atividades do projeto e acompanha a sua disponibilidade e carga de trabalho.
- Tempo de trabalho: Regista e controla o tempo que os utilizadores gastam nas tarefas do projeto.
- Pontuação: Avalia e compara projectos com base em vários critérios, como a rentabilidade, o risco ou a conformidade.
- Revisões: Planeia e conduz avaliações regulares do estado do projeto, tais como revisões preliminares, intermédias e finais.
- Carta do projeto: Crie e partilhe a carta do seu projeto, incluindo informações essenciais como o objetivo, o âmbito, o calendário, o orçamento, os riscos e os resultados.
- Conversa: Comunica com os participantes do projeto, troca mensagens, ficheiros e ligações e cria canais de tópicos.
É possível personalizar a disponibilidade destas funcionalidades de acordo com os requisitos e necessidades do projeto, quer durante a criação do projeto, quer posteriormente. Lembre-se de que a desativação de uma funcionalidade não remove as informações associadas do sistema. Pode reactivá-los em qualquer altura. Para ajustar a disponibilidade das funcionalidades do projeto, siga estes passos:
- No menu da barra de separadores, seleciona Definições / Funções. Abre-se uma janela que apresenta uma lista das funcionalidades disponíveis.
- Marque ou desmarque as caixas adequadas para ativar e desativar as funcionalidades pretendidas.
- Clica no botão “Guardar”.
A tua seleção ajusta a lista de separadores (funcionalidades) disponíveis no projeto.
Tem em atenção que ativar e desativar funcionalidades não elimina as informações associadas às mesmas. Por exemplo, se quiseres remover um orçamento do teu projeto, tens primeiro de remover manualmente todos os itens de orçamento e depois desativar a funcionalidade no projeto.
Clonar o projeto
A clonagem permite-lhe criar um novo projeto com base num projeto existente. O novo projeto herdará as mesmas definições, funcionalidades e tarefas que o projeto de origem. Ainda assim, não conterá dados individuais, como o plano do projeto, o orçamento, os riscos, os produtos, os recursos, o tempo de trabalho, a pontuação, as revisões, a carta do projeto ou o chat. Pode clonar um projeto em qualquer momento da sua execução se precisar de criar um projeto semelhante ou análogo.
- Abre o projeto que pretendes clonar
- Clica no ícone de engrenagem junto ao nome do projeto e seleciona “Clonar”.
- Na janela que aparece, introduz um nome para o projeto clonado e clica em Clonar
O sistema criará um novo projeto baseado no projeto de origem e abrirá o separador Cronograma do projeto recém-criado.
Arquivar e restaurar o projeto
Quando arquiva projectos que foram concluídos ou que não estão atualmente activos, estes ficam ocultos na lista de projectos por predefinição e os utilizadores deixam de receber notificações sobre os mesmos. Pode ver os projectos arquivados aplicando o filtro “Mostrar arquivados”. Se necessário, também é possível restaurar um projeto arquivado.
Arquivar o projeto
- Abre o projeto que queres arquivar
- Clica no ícone de engrenagem junto ao nome do projeto e seleciona “Arquivar”.
A opção Arquivar será alterada para a opção Restaurar. O sistema irá então ocultar o projeto na lista de projectos e deixar de enviar notificações sobre o mesmo aos utilizadores.
O projeto arquivado é assinalado com um ícone junto ao nome do projeto
Restaurar um projeto arquivado
- Abre o projeto arquivado que queres restaurar
- Clica no ícone de engrenagem junto ao nome do projeto e seleciona “Restaurar”.
A opção Arquivar será alterada para a opção Restaurar. O sistema mostrará então o projeto na lista de projectos. As notificações de projectos serão enviadas aos utilizadores
Eliminar o projeto
A função Eliminar permite-lhe remover permanentemente um projeto do sistema. Esta ação é irreversível e eliminará todos os itens relacionados com o projeto visíveis noutras partes do sistema, tais como itens orçamentais, cartas de projeto, riscos e resultados. Só deve eliminar um projeto quando tiver a certeza de que já não é necessário.
- Abre o projeto que queres eliminar
- Clica no ícone de engrenagem junto ao nome do projeto e seleciona “Eliminar”. Abre uma janela de confirmação
- Introduz o nome do projeto e clica no botão Eliminar.
O sistema elimina definitivamente o projeto e todos os elementos relacionados.
