Programas de projectos

Um programa agrupa vários projetos para que possa vê-los e recalculá-los como um todo. Mostra um cronograma combinado de todos os projetos do programa e permite recalcular as dependências entre atividades de projetos diferentes. Os programas encontram-se no menu principal, em Programas. A lista mostra os nomes dos programas e os respetivos projetos.

O acesso aos programas depende da permissão Programas definida nas permissões do utilizador (ver Utilizadores): um Participante vê apenas os programas que lhe estão atribuídos, um Assistente pode também criar novos programas e um Administrador vê e altera todos os programas. Os programas não dependem dos espaços de trabalho.

Criar e editar um programa

Adicionar um programa

1. Aceda a Programas no menu principal. O botão de adicionar é visível para os utilizadores que podem criar programas.
2. Clique em Adicionar (Novo programa).
3. Introduza o Nome e clique em Adicionar.

Depois de o programa ser criado, abre-se a respetiva vista juntamente com a janela para adicionar projetos (ver Projetos num programa). Um utilizador que não seja administrador de programas obtém automaticamente o direito de editar o novo programa.

Renomear e eliminar

A roda dentada junto ao nome do programa abre um menu com Renomear, Permissões e Eliminar. O menu está disponível para os utilizadores que podem editar o programa. Eliminar um programa exige confirmação. Remove apenas o programa e as respetivas notificações; os projetos e os seus cronogramas permanecem inalterados.

Projetos num programa

Os projetos do programa são definidos na janela Lista de projetos, que se abre com o botão Gestão de projetos na vista do programa.

• Adicionar. O botão Adicionar projeto abre uma lista de projetos para escolher. Só pode adicionar a um programa os projetos em que tem o direito de alterar as definições do projeto (normalmente como gerente de projeto ou administrador). Um projeto só pode aparecer uma vez num programa.
• Remover. O ícone de eliminar na linha de um projeto remove o projeto do programa. O projeto permanece no sistema.
• Ordem. Defina a ordem dos projetos arrastando as linhas. A ordem determina como os projetos são dispostos no cronograma do programa.

Para cada projeto, a lista mostra o Nome, o Status do projeto e o Gerente de projeto. Confirme as alterações com Guardar. Fechar a janela com alterações por guardar exige confirmação. Um programa vazio mostra a mensagem Sem projetos. Para adicioná-los, clique em com o botão Gestão de projetos. Um utilizador sem direitos de edição vê a mensagem Nenhum projeto atribuído ao programa.

Cronograma do programa

A vista do programa mostra um cronograma combinado de todos os projetos do programa. Tem dois separadores: Lista e Gantt. Cada projeto é uma linha de nível superior, com as suas atividades e marcos por baixo.

• A vista é só de leitura. As atividades não se editam no programa.
• Clicar no nome de um projeto abre o cronograma desse projeto e clicar no nome de uma atividade abre-a no projeto a que pertence.
• A numeração das linhas e a estrutura WBS são independentes para cada projeto.
• O botão Filtro restringe a vista por estado, tipo de elemento, proprietário e datas. O filtro não é memorizado.
• Na lista, o botão Colunas ativa o número da linha, a WBS e as colunas (por exemplo, Proprietário, Início, Fim, Duração, Progresso, Última alteração) e, na vista Gantt, o botão Gráfico ativa o número, a WBS, as datas, os proprietários e a linha de hoje. O cursor deslizante define o zoom.
• As definições das colunas e do gráfico são guardadas no programa por uma pessoa com direitos de edição e aplicam-se a todos os que abrem o programa. Um utilizador sem direitos de edição só as pode alterar enquanto a vista estiver aberta.

Os cronogramas dos projetos são editados nos próprios projetos (ver Cronograma do projeto).

Recalcular dependências num programa

As dependências entre atividades de projetos diferentes não são recalculadas logo a seguir à alteração das datas (ver Dependências entre elementos do cronograma). O recálculo é iniciado no programa. Os botões de recálculo estão disponíveis para as pessoas que podem editar o programa.

1. Clique em Recalcular dependências na vista do cronograma do programa. A aplicação executa uma simulação para todos os projetos do programa. A vista passa a uma pré-visualização em que as colunas de datas mostram as datas atuais e as novas.
2. Reveja os resultados. O botão Mostrar apenas alterações deixa na lista os elementos cujas datas vão mudar e Mostrar tudo repõe a vista completa.
3. Clique em Guardar para aplicar as alterações ou em Cancelar para desistir.

Nota: depois de guardar, as datas mudam de forma permanente em todos os projetos afetados pelo recálculo. Em cada um deles aparece uma entrada do histórico do cronograma sobre a atualização após o recálculo das dependências no programa (ver Histórico do cronograma).

Se as dependências formarem um ciclo, aparece a mensagem O cronograma contém um loop. Não é possível recalcular datas. Sair da vista com uma pré-visualização por guardar exige confirmar que abandona as alterações.

Permissões do programa

O menu da roda dentada junto ao nome do programa tem o item Permissões. Abre a janela Permissões com uma lista de utilizadores e o respetivo nível de acesso ao programa: Pré-visualização ou Edição.

1. Clique em Adicionar. Abre-se a janela Adicionar.
2. Escolha um utilizador e um nível de acesso e clique em Adicionar.
3. Guarde as alterações na janela Permissões. Remover um utilizador da lista retira-lhe o acesso ao programa.

As pessoas com a permissão Administrador para programas estão permanentemente na lista e têm sempre o direito de editar (a dica As permissões vêm da função de administrador de programas). Um utilizador que é adicionado a um programa ou perde o acesso recebe uma notificação. O nível Edição permite alterar o nome, os projetos, as permissões e as definições da vista e recalcular as dependências, enquanto o nível Pré-visualização só permite ver o cronograma.