Графік проекту

Графік — це вкладка проєкту, на якій ви плануєте й відстежуєте завдання, фази та контрольні події. Він має три режими перегляду: Список (відкривається за замовчуванням), Гант (див. Діаграма Ганта проєкту) і Канбан (див. Канбан). Список показує всі елементи в структурі WBS. Його можна звузити кнопкою Фільтр, налаштувати стовпці кнопкою Стовпці та згортати й розгортати групи завдань (Згорнути все, Розгорнути все, Розгорнути до рівня).

Елементи графіка — це завдання (значок кола) і контрольні події (значок ромба). Завдання, яке має підзавдання, є підсумковим завданням, тобто фазою: його назва виділена жирним шрифтом, а поруч є лічильник підзавдань. Над списком розташовані кнопки Нове завдання, Фільтр, Стовпці, Експорт, Історія та Налаштування (робочі дні, атрибути графіка, імпорт). Щоб змінювати графік, потрібне право на його редагування. Власники елементів можуть змінювати лише ті поля, які їм відкрито в налаштуваннях проєкту (див. Права доступу до проєкту).

Додавання елементів графіка

Завдання

1. Натисніть Нове завдання у списку або в режимі Ганта, або кнопку + у стовпці дошки Канбан.
2. Введіть назву й підтвердьте клавішею Enter або клацанням поза полем. Завдання з’явиться у списку зі значком кола.

Контрольна подія

1. Натисніть стрілку поруч із кнопкою Нове завдання та оберіть Нова контрольна подія.
2. Введіть назву й підтвердьте. Контрольна подія з’явиться зі значком ромба.

Контрольна подія позначає важливу подію в проєкті, наприклад завершення фази. Вона має лише дату кінця, є або виконаною, або невиконаною (0% чи 100%) і не має часових витрат. Дати, власники, клонування, вкладення та залежності працюють так само, як у завдань (див. Дата початку й кінця, Власники, Клонування, Залежності). Тип елемента можна змінити пізніше (див. Зміна типу елемента).

Новий елемент потрапляє в кінець списку, якщо перед цим ви не виділили рядок. Тоді він з’являється під виділеним елементом. Інші способи вставлення описано в розділі Структура графіка.

Структура графіка (WBS)

Номер WBS показує позицію елемента в структурі. Елемент, розташований під іншим елементом, є його підзавданням, а батьківський елемент стає підсумковим завданням. Контрольна подія не може мати підзавдань.

Вставлення в обране місце

• Виділіть рядок (клацніть у нередагованій ділянці) і натисніть Нове завдання або Нова контрольна подія, щоб додати елемент під виділеним.

• Меню з трьома крапками біля назви: Додати завдання або Додати контрольну подію, а в підменю — Вище, Нижче або Підзавдання. Параметр Підзавдання додає новий елемент як підзавдання виділеного завдання.

Зміна рівня й порядку

• У меню з трьома крапками пункт Змінити рівень містить параметри Підвищити рівень і Знизити рівень (змінюють рівень WBS на одиницю) та Перемістити вище й Перемістити нище. Параметри з’являються лише там, де переміщення можливе. Наприклад, Знизити рівень недоступний, якщо попередній елемент — контрольна подія.

• Перетягніть рядок за значок із шести крапок, що з’являється при наведенні курсора, щоб перемістити елемент разом з його підзавданнями в нове місце.

Підсумкове завдання

• Дати. Дата початку підсумкового завдання — це найраніша дата початку його підзавдань, а дата кінця — найпізніша. Тривалість — це кількість робочих днів між ними. Змінити можна лише дату початку підсумкового завдання; усі підзавдання тоді зсуваються на однакову кількість робочих днів.

• Прогрес і виконання. Прогрес підсумкового завдання обчислюється з прогресу його підзавдань. Позначення підсумкового завдання як виконаного завершує всі його підзавдання. Перед підтвердженням вікно Виконання завдання показує їх список (Закриття завдання автоматично завершує його підзадачі:). Коли всі підзавдання виконано, підсумкове завдання стає виконаним.

• Часові витрати. Підсумкове завдання має власні часові витрати. У стовпці Часові витрати список показує суму власних часових витрат і витрат його підзавдань, а власне значення — у дужках.
• Власник. Особа, призначена до підсумкового завдання, має ті самі права власника щодо всіх його підзавдань (див. Власники).
• Панель. Панель підсумкового завдання має розділ Підзадачі зі списком прямих підзавдань. Натисніть назву, щоб відкрити підзавдання, а кнопкою Додати підзадачу додайте нове.
• Клонування. Див. Клонування елемента.

Видалення елемента видаляє також усі його підзавдання. Перед видаленням з’являється запитання Видалення елементу графіка призведе до видалення усіх його піделементів.

Зміна типу елемента графіка

Завдання можна перетворити на контрольну подію і навпаки. Завдання, яке має підзавдання, не може стати контрольною подією.

1. Наведіть курсор на елемент і натисніть меню з трьома крапками біля назви або відкрийте панель елемента й натисніть три крапки у верхньому правому куті.
2. Оберіть Перетворити на контрольну подію або Перетворити на завдання.
3. Підтвердьте у вікні Зміна елементу на …. Зміна типу видаляє базові дати елемента (Зміна типу елементу призведе до видалення його базових дат.).

Зміна типу також очищає часові витрати, призначені власникам, а дати завдань, пов’язаних залежностями, перераховуються у фоновому режимі, тому можуть змінитися з невеликою затримкою.

Дата початку й кінця завдання

Дати завдання задайте у списку в стовпцях Початок, Кінець і Тривалість або на панелі завдання. Зміна одного з цих значень перераховує решту. Тривалість подається в робочих днях проєкту (див. Робочі дні та свята).

• Пізніша дата кінця подовжує завдання, раніша — скорочує. Дата початку не змінюється.
• Зміна тривалості пересуває дату кінця. Дата початку не змінюється.
• Контрольна подія має одну дату — дату кінця.

У списку

1. Натисніть поле Початок або Кінець у рядку завдання. Відкриється календар.
2. Натисніть день у календарі.

Введіть тривалість у поле Тривалість як кількість робочих днів і підтвердьте клавішею Enter або клацанням поза полем.

На панелі завдання

1. Натисніть назву завдання. Праворуч відкриється панель.
2. Натисніть поле дати або тривалості та оберіть значення.

Обмеження:

• Дати підсумкового завдання не задаються безпосередньо, бо випливають з його підзавдань (див. Структура графіка).
• Якщо завдання має залежності, застосунок може перерахувати дати за попередниками. Тоді з’являється повідомлення Дати були оновлені значеннями, що випливають із залежностей.
• Дати не можна видалити з елемента, який має залежності (Не можна видалити дати з елементу, який має залежності.), ані з елемента з підзавданнями (Не можна видалити дати з елементу, який має підзавдання).
• День початку, день кінця й тривалість не можуть бути меншими за 0.

Робочі дні та свята в графіку

Робочі дні та свята задаються окремо для кожного проєкту. Новий проєкт має робочі дні з понеділка до п’ятниці й жодного свята. Ці налаштування впливають на дати графіка: тривалість рахується в робочих днях, а дати завдань підлаштовуються під робочі дні проєкту.

Примітка: вихідні дні організації (див. Ресурси в організації) впливають лише на доступність ресурсів, а не на дати графіка. Дати графіка залежать лише від робочих днів і свят проєкту.

1. Відкрийте графік проєкту й натисніть Налаштування.
2. Оберіть Робочі дні. Відкриється вікно Робочі дні.
3. Увімкніть або вимкніть кнопки днів тижня. Має залишитися вибраним принаймні один робочий день (Принаймні один робочий день повинен бути вибраний).
4. Натисніть Додати вихідний день у списку Вихідні дні та введіть назву й дату свята. Дати свят не можуть повторюватися (Дати святкових днів не можуть повторюватися).
5. Збережіть.

Після збереження дати всіх завдань і контрольних подій перераховуються за новими налаштуваннями. Зміна робочих днів і свят потрапляє до історії графіка, але її не можна скасувати (див. Скасування змін).

Залежності між елементами графіка

Залежність пов’язує два елементи: попередник і наступник. Залежність має тип: Кінець – Початок (наступник починається після завершення попередника), Старт – Старт, Кінець – Кінець або Початок – Кінець. За потреби вона має фіксоване відставання в днях. Дати наступника перераховуються на основі попередника. Залежності можна також малювати на діаграмі (див. Діаграма Ганта проєкту).

Додавання залежності

1. Оберіть Додати залежність у меню з трьома крапками біля назви елемента або в меню у верхньому правому куті панелі елемента. Відкриється вікно Додати залежність.
2. Виберіть варіант Виберіть елемент з цього проєкту або Виберіть елемент з іншого проєкту і натисніть Далі. Відкриється вікно Додати залежність з полями.
3. Натисніть поле Залежить від: і оберіть елемент (для залежності з іншим проєктом спершу проєкт, потім елемент). Вибирати можна по одному елементу. Решту залежностей додайте окремо.
4. Оберіть Тип залежності і за потреби ввімкніть Фіксоване відставання з кількістю днів.
5. Збережіть.

Залежність видно на панелі елемента в розділах Залежить від: (попередники) і Впливає на: (наступники), а в списку — як символ поруч із датою. Клацання залежності на панелі відкриває вікно Редагувати залежність, у якому можна змінити попередника й наступника (кнопка Обернути залежність), тип і відставання або видалити залежність.

Залежності між проєктами

Залежності з елементами інших проєктів перераховуються не одразу, а лише після затвердження в програмі проєкту. Додавання такої залежності потребує прав доступу до зовнішнього проєкту (Недостатньо прав доступу до зовнішнього проєкту).

Обмеження

• Не можна створити цикл (Не можна додати Залежності, які створюють цикли в графіку.).
• Між тими самими завданнями може існувати лише одна залежність (Не може бути багато залежностей між одними й тими ж завданнями).
• Залежності з елементом, який має підзавдання, обмежені (Не можна додати залежності до елементу, який має підзавдання, Не можна додати залежності до кінця елементу, який має підзавдання).

Якщо закрити завдання, попередники якого не виконано, застосунок показує їх список і просить підтвердження. Підтвердження закриває лише поточний елемент. Коли завдання виконано, його наступники отримують сповіщення.

Власники елементів графіка

Елементу можна призначити кількох власників і кілька відділів. Власник може редагувати елемент у межах, визначених для власників у проєкті (див. Права доступу до проєкту). Усі призначені завдання видно в модулі Завдання.

Поля Власник і Відділ пов’язані між собою. Призначення власника додає до елемента його відділ, а якщо спершу обрати відділ, список власників фільтрується до членів цього відділу. Елемент можна призначити лише відділу, не вказуючи особи.

У списку

1. Натисніть поле Власник або Відділ у рядку елемента. Стовпець Відділ можна ввімкнути кнопкою Стовпці.
2. Оберіть зі списку користувача або відділ. Додайте інших так само.

На панелі елемента

1. Натисніть назву елемента. Праворуч відкриється панель.
2. Натисніть поле Власник і оберіть користувача.

Наслідки призначення:

• Особа, додана як власник, автоматично додається до проєкту й отримує сповіщення в застосунку та електронною поштою. Якщо ви призначаєте елемент собі, сповіщення не надсилається.
• Коли власника видалено, застосунок вилучає його з проєкту, якщо він не є власником жодного іншого елемента графіка, ризику чи продукту в проєкті й не має прав доступу з іншого джерела. Власник отримує сповіщення про видалення.
• Власник підсумкового завдання має права власника щодо всіх його підзавдань.
• Власників завдань, які походять з Jira, не можна змінити у FlexiProject (Неможливо змінити власників завдань, що походять з JIRA).

Власників кількох елементів одночасно змінюють у масовому редагуванні. Воно замінює наявних власників вибраних елементів.

Прогрес завдання

Прогрес — це відсоток виконання завдання. Завдання виконано, коли його прогрес становить 100%. Прогрес підсумкового завдання обчислюється з його підзавдань (див. Структура графіка), а контрольна подія має лише 0% або 100%.

У списку

1. Натисніть смугу прогресу в рядку завдання й введіть значення у відсотках.
2. Підтвердьте клавішею Enter або клацанням поза полем.

Натискання значка статусу поруч із назвою завдання перемикає його між станами Виконані і Невиконані (підказки Позначити як виконані та Позначити як невиконані).

На панелі завдання

1. Натисніть назву завдання в будь-якому режимі. Праворуч відкриється панель.
2. Натисніть поле прогресу й введіть значення.
3. Підтвердьте клавішею Enter або клацанням поза полем.

Наслідки:

• Установлення 100% записує дату завершення.
• Зміна прогресу підсумкового завдання передається всім його підзавданням.
• Коли завдання виконано, його наступники отримують сповіщення.
• Значення поза діапазоном від 0 до 100 викликає повідомлення Неправильне значення прогресу.
• Прогрес завдань, що походять з Jira, не можна змінити у FlexiProject (Неможливо змінити статус завдань, що походять з JIRA).

Прогрес можна задати також на діаграмі Ганта (див. Діаграма Ганта проєкту).

Редагування елемента графіка

Натискання назви елемента у списку, на діаграмі Ганта або на дошці Канбан відкриває праворуч панель відомостей. На панелі можна редагувати:

• назву (натискання значка статусу поруч із назвою перемикає прогрес між 0% і 100%),
• часові параметри: діапазон дат завдання або єдину дату контрольної події, а також прогрес (для завдання без підзавдань),
• часові витрати й облік часу, якщо в проєкті ввімкнено вкладки Ресурси та Облік часу роботи,
• власників і відділи,
• залежності від інших елементів (Залежить від:, Впливає на:) та пов’язані бюджет, ризики й продукти,
• атрибути графіка, ввімкнені в проєкті (див. Атрибути графіка),
• опис, вкладення, підзавдання, коментарі та історію змін — на окремих вкладках.

Ті самі поля можна змінювати безпосередньо в стовпцях списку. Кожна зміна зберігається одразу.

Меню з трьома крапками у верхньому правому куті панелі містить, серед іншого, Додати ризик, Додати продукт, Додати бюджетну позицію, Додати залежність, Зареєструвати облік часу роботи, Клонувати, Видалити, Копіювати посилання і Перетворити на контрольну подію (або Перетворити на завдання). Меню рядка у списку має додатково Перейменувати, Колір (колір тла рядка) і Подивитися деталі.

Вкладення

1. Натисніть значок скріпки у верхньому правому куті панелі.
2. Оберіть Файли (файл із диска), Посилання (адресу URL і назву посилання) або Додати наявний (файл із файлів проєкту, див. Файли проєкту).

Вкладення з’являється на панелі, де його можна завантажити, відкрити або видалити.

Примітки:

• Якщо елемент має залежності, застосунок може перерахувати введені дати за попередниками та показує повідомлення Дати були оновлені значеннями, що випливають із залежностей.
• Позначення елемента як виконаного завершує також його підзавдання. Коли елемент чекає на невиконаних попередників, застосунок показує їх список і просить підтвердження. Підтвердження закриває лише поточний елемент.
• Без права редагувати графік власник елемента змінює лише ті поля (назву, прогрес, дати, власників чи інші), які відкрито власникам у налаштуваннях проєкту.
• Елементи, імпортовані з Jira, не можна перейменувати, а також змінити їхніх власників чи прогрес у FlexiProject.

Клонування елемента графіка

Клонування створює копію елемента й пришвидшує побудову графіка, коли в ньому має бути кілька схожих завдань. Копія отримує назву із суфіксом – копія і з’являється під оригіналом.

Копіюється: дати й тривалість, прогрес, часові витрати, власники, залежності, опис і вкладення.

Не копіюється: зв’язки з витратами та доходами, ризики й продукти, зареєстрований час, коментарі та історія.

Кожен власник клонованого елемента (крім особи, яка клонує) отримує сповіщення.

Зі списку

1. Наведіть курсор на елемент і натисніть меню з трьома крапками біля назви.
2. Оберіть Клонувати завдання (для контрольної події — Клонувати контрольну подію).

З панелі елемента

1. Натисніть назву елемента. Праворуч відкриється панель.
2. Натисніть три крапки у верхньому правому куті й оберіть Клонувати.

Підсумкове завдання. Меню завдання з підзавданнями має два параметри: Клонувати лише завдання (без підзавдань) і Клонувати з підзавданнями. Елементи, що походять з Jira, не клонуються (Елементи з JIRA не були клоновані).

Масове редагування

Масове редагування змінює багато елементів одночасно.

1. Поставте позначку у прапорці біля назви першого елемента. Це вмикає режим масового редагування: біля кожного елемента з’являється прапорець, праворуч висувається панель Масове редагування, а редагування окремих елементів у списку блокується.
2. Виберіть інші елементи. Головний прапорець угорі списку вибирає або знімає вибір з усіх елементів (з урахуванням фільтра). Панель показує кількість вибраних елементів (Вибране).
3. Задайте значення на панелі. Поля, які не потрібно змінювати, залишаються на Пропустити.
4. Натисніть Оновити вибране.

На панелі змінюються: Власник (замінює наявних власників вибраних елементів), Відділ, Початок, Кінець, Тривалість, значення атрибутів графіка, ввімкнених у проєкті, і Колір. Елементи, синхронізовані з Jira, під час зміни власників пропускаються.

Кнопка Видалити вибрані видаляє вибрані елементи разом з їхніми підзавданнями після підтвердження. Масові зміни записуються в історію графіка (див. Історія графіка).

Історія графіка

Історія записує кожну операцію, що змінює графік або його елементи: додавання, зміну назви, дат, прогресу, власників і залежностей, клонування, імпорт, масові зміни, зміну робочих днів і скасування змін. Запис показує, хто що змінив.

• Історія графіка. Натискання Історія над списком відкриває панель зі змінами в проєкті, від найновіших. Для змін, які вплинули на інші елементи, доступний список пов’язаних змін.
• Історія елемента. Панель елемента має вкладку Історія зі змінами цього елемента.

Зміни можна скасувати (див. Скасування змін у графіку).

Скасування змін у графіку

Скасування повертає елемент і графік до стану перед зміною. Зміну можна скасувати з історії графіка або з історії елемента.

1. Натисніть Історія над списком (або відкрийте панель елемента та її вкладку Історія).
2. Натисніть Скасувати зміни поруч із потрібною зміною. Кнопка з’являється лише біля змін, які можна скасувати.
3. Підтвердьте. Історія оновиться й покаже поточний стан.

Якщо тим часом хтось інший зробив зміну, що перешкоджає скасуванню, з’явиться повідомлення.

Хто може скасовувати:

• користувач із правом редагувати графік скасовує будь-яку зміну,
• інші користувачі скасовують лише власну зміну і лише тоді, коли відтоді ніхто інший нічого не змінював у проєкті.

Що не можна скасувати:

• саме скасування (скасування записується як новий запис в історії),
• зміну робочих днів і свят проєкту,
• додавання та редагування атрибутів графіка в системних налаштуваннях,
• інші глобальні зміни, що впливають на графік,
• зв’язування проєкту з Jira і розірвання цього зв’язку,
• зміни, для яких стан до зміни не було збережено.

Налаштування вигляду списку графіка

Кожен користувач налаштовує стовпці списку для себе. Налаштування окреме для кожного користувача й кожного проєкту, тож воно не змінює вигляд інших людей і не впливає на вигляд того самого користувача в інших проєктах.

1. Натисніть Стовпці над списком. Відкриється список стовпців, доступних у проєкті.
2. Вмикайте й вимикайте стовпці прапорцями біля їхніх назв.
3. Змініть порядок: наведіть курсор на рядок стовпця, захопіть символ із шести крапок і перетягніть його в нове місце. Стовпці у списку графіка мають такий самий порядок, як у списку стовпців.

Серед доступних стовпців: WBS, Назва, Власник, Відділ, Початок, Кінець, Тривалість, Прогрес, стовпці базового плану й відхилень від нього, Облік часу роботи і Часові витрати (коли ввімкнено відповідні вкладки), стовпці бюджету, Ризики, Продукти, Остання зміна, стовпці Jira (з інтеграцією) та атрибути графіка, ввімкнені в проєкті (див. Атрибути графіка в проєкті). Експортований файл містить стовпці, видимі у списку (див. Експорт списку графіка).

Імпорт графіка в наявний проєкт

До графіка наявного проєкту можна додати елементи із шаблону, з файлу Excel або з файлу Microsoft Project. Імпорт охоплює лише графік (без бюджету й ризиків): назви, власників, інші атрибути елементів, структуру та залежності, якщо вони доступні. Нові елементи потрапляють у кінець графіка, а наявні елементи не змінюються. Імпорт у новий проєкт описано в розділі Створення проєкту.

Розпочніть імпорт кнопкою Налаштування над списком, пунктом Імпорт і одним із наведених нижче варіантів.

З шаблону

1. Оберіть З шаблону. Відкриється вікно зі списком шаблонів, доступних в організації.
2. Оберіть шаблон і вкажіть дату початку або кінця, від якої обчислюється нова частина графіка. Дати елементів випливають із тривалості й залежностей, збережених у шаблоні, а також із робочих днів і свят цільового проєкту.
3. Натисніть Далі. З’явиться попередній перегляд нових елементів у структурі WBS. Кнопка Назад дозволяє виправити дату або змінити шаблон.
4. Натисніть Додати.

Усі атрибути графіка та їхні значення беруться із шаблону, тому після імпорту деякі вимкнені раніше атрибути можуть стати ввімкненими.

З Microsoft Excel (.xlsx)

1. Оберіть З Microsoft Excel і виберіть або перетягніть файл .xlsx.
2. Натисніть Далі. З’явиться екран зіставлення.
3. Укажіть у таблиці, які стовпці файлу відповідають атрибутам елементів графіка (див. Імпорт проєкту з Excel).
4. Натисніть Додати.

З Microsoft Project (.mpp)

1. Оберіть Імпорт з Microsoft Project і виберіть або перетягніть файл .mpp.
2. Натисніть Додати. Файл має містити завдання (Проєкт має включати завдання).

Під час імпорту файлу .mpp вихідні дні та свята, збережені у файлі, ігноруються, а дати початку й кінця імпортуються. Якщо робочі дні у файлі відрізняються від налаштувань проєкту, дати підлаштовуються під проєкт, а вікно Дати для деяких позицій були змінені після імпорту: показує список змін.

Експорт списку графіка

Список графіка можна експортувати у файл Excel або у файл .xml, який відкривається в Microsoft Project.

1. Відкрийте проєкт і графік у режимі списку.
2. Натисніть Експорт над списком.
3. Оберіть Microsoft Excel (.xlsx) або Microsoft Project (.xml). Браузер завантажить файл автоматично.

Файл містить дані стовпців, видимих у списку. Щоб експортувати більше чи менше даних, спершу ввімкніть або вимкніть стовпці (див. Налаштування вигляду списку). Діаграма Ганта експортується окремо (див. Експорт діаграми Ганта).