Plano do projeto

A linha de base de um projeto é um ponto de referência aprovado: as datas do cronograma e os montantes do orçamento guardados, com os quais se compara o estado atual do projeto. Cada aprovação guarda uma nova linha de base; a primeira linha de base e a atual (a última aprovada) ficam então visíveis como valores da linha de base e desvios. As linhas de base encontram-se no separador Linha de base do projeto (o separador tem de estar assinalado no menu do projeto, Funcionalidades; ver Funcionalidades do projeto). A primeira linha de base chama-se Linha de base, as seguintes Mudança da linha de base.

A lista de linhas de base tem as colunas Nome (com um ponto de estado colorido), Aceitação (quando a organização tem o módulo Aceitações), Data de decisão, Requerente, Fim do projeto e Custos do projeto, com a moeda. O botão Colunas oculta e mostra colunas; o navegador memoriza a escolha. Quando estão aprovadas pelo menos duas linhas de base com cronograma ou orçamento, o botão Mostrar diagrama (Ocultar diagrama) mostra gráficos das alterações à data de fim e aos custos do projeto.

O ponto indica o estado: cinzento — Em espera, azul — Em aprovação, verde — Aprovado, vermelho — Rejeitado, laranja — A melhorar. O separador é visível para os utilizadores com a permissão de projeto Linha de base (Pré-visualização ou Administração). O botão Nova linha de base e a edição exigem a permissão Administração (ver Permissões do projeto).

Valores da linha de base do cronograma

As linhas de base com o interruptor Cronograma ativado guardam a linha de base do cronograma. Após a aprovação, cada elemento do cronograma recebe uma data de início e de fim da linha de base, e o projeto uma data de fim da linha de base. O estado guardado é o do momento em que a linha de base foi enviada para aprovação, e não o do momento da decisão (uma linha de base aprovada sem rota guarda o estado no momento da aprovação). As alterações posteriores no cronograma não mudam a linha de base, apenas o desvio em relação a ela.

Uma linha de base recém-aprovada substitui a atual. A primeira linha de base é guardada uma única vez, na primeira aprovação, e permanece como ponto de referência. As linhas de base anteriores estão disponíveis na janela da linha de base, no separador Cronograma.

Os valores da linha de base são visíveis:

• na lista do cronograma, nas colunas Início da linha de base, Fim da linha de base e Duração da linha de base,
• no painel do elemento do cronograma, na secção Datas da linha de base,
• no gráfico de Gantt, depois de ativar Linha de base nas definições,
• nas carteiras, nas colunas com a data de fim da linha de base do projeto, e nos relatórios,
• nas cartas de projeto, nos campos da linha de base e nos desvios (linha de base atual e inicial).

Valores da linha de base do orçamento

As linhas de base com o interruptor Orçamento ativado guardam a linha de base do orçamento (o interruptor está disponível quando o módulo Orçamento está ativado). Após a aprovação, cada rubrica orçamental recebe um montante da linha de base, e o projeto recebe os custos e as receitas da linha de base. Tal como no cronograma, o estado guardado é o do momento do envio para aprovação, uma nova linha de base substitui a atual e a primeira linha de base permanece como ponto de referência. As linhas de base anteriores encontram-se na janela da linha de base, no separador Orçamento.

Os valores da linha de base são visíveis:

• na lista do orçamento, nas colunas Linha de base e Desvio,
• no painel da rubrica orçamental, na secção da linha de base,
• na linha do tempo do orçamento, depois de ativar o desvio nas definições,
• nas carteiras, nas colunas com o orçamento da linha de base e o desvio, e nos relatórios,
• nas cartas de projeto, nos campos da linha de base e nos desvios (linha de base atual e inicial).

Sobre as rubricas orçamentais, ver Rubricas orçamentais.

Aprovar uma carta de projeto

Uma linha de base pode conter uma ou várias cartas de projeto. O interruptor Carta de projeto no separador Informações da linha de base (visível quando o módulo Cartas de projeto está ativado e há cartas para anexar) desbloqueia a lista de cartas. Só podem ser anexadas cartas que não pertençam a outra linha de base.

Uma carta enviada para aprovação a partir do seu próprio ecrã (ver Aprovar uma carta de projeto) cria automaticamente uma linha de base desse tipo, com o nome da carta e com os interruptores Cronograma e Orçamento ativados. A aprovação da carta guarda, por isso, também a linha de base do cronograma e do orçamento, a menos que um dos interruptores seja desativado na janela Aceitação.

As cartas anexadas a uma linha de base mudam de estado juntamente com ela e, na janela da linha de base, cada uma tem o seu próprio separador com o conteúdo no momento do envio para aprovação. Uma carta aprovada pode ser consultada também após alterações posteriores ao projeto: mostra os dados do momento do envio (o separador Carta de projeto do projeto).

Alterar a linha de base do projeto

1. Abra o separador Linha de base no projeto.
2. Clique em Nova linha de base. Abre-se a janela Linha de base. A etiqueta junto ao campo do nome é Linha de base (nas linhas de base seguintes, Mudança da linha de base).
3. Introduza o nome da linha de base (obrigatório, até 256 carateres).
4. Defina os interruptores Cronograma, Orçamento e Carta de projeto, isto é, o que a linha de base guarda. Com Cronograma e Orçamento ativados, a janela mostra a data de fim da linha de base e a solicitada do projeto, e o orçamento da linha de base e o solicitado com o desvio.
5. Preencha as descrições (opcional): Descrição (nas linhas de base seguintes, Descrição e justificação da alteração), Âmbito do projeto (Alteração do âmbito do projeto) e Alternativas consideradas (apenas para alterações), um comentário e anexos.
6. Clique em Guardar. A linha de base é guardada como Em espera e a janela fecha-se.

A janela da linha de base tem os separadores Informações, Cronograma e Orçamento (quando o interruptor correspondente está ativado), um separador para cada carta anexada e Aceitação (após o envio para aprovação). Os separadores Cronograma e Orçamento mostram os valores que a linha de base vai guardar (os atuais numa linha de base em espera e, nas restantes, os do momento do envio).

Os interruptores, as descrições, as cartas e os anexos só podem ser alterados numa linha de base Em espera. O menu da janela (o ícone de menu no cabeçalho) tem as opções Copiar ligação e Eliminar. A linha de base mostra a data de submissão, a data de decisão e o requerente.

Aprovar uma alteração da linha de base

Aprovar sem rota

1. Clique em Aceitação na janela da linha de base (numa linha de base Em espera ou A melhorar).
2. Na janela Aceitação, deixe a opção Nenhum caminho na lista Rota de aprovação. A janela mostra a mensagem A não seleção de uma via de aceitação implica a aceitação automática da linha de base. A operação é irreversível. Tem a certeza de que pretende aprovar a linha de base?
3. Clique em Aprovar a linha de base. A linha de base fica com o estado Aprovado e os valores da linha de base são guardados.

A opção Nenhum caminho só existe na lista quando a organização não exige uma rota de aprovação (ver Rota de aprovação obrigatória).

Enviar para aprovação

1. Clique em Aceitação na janela da linha de base.
2. Escolha uma rota de aprovação na lista. A lista mostra as rotas atribuídas aos espaços de trabalho do projeto (ver Espaços de trabalho e rotas de aprovação); por baixo da rota escolhida vê os respetivos níveis e aprovadores, e as pessoas que não podem ser aprovadores estão assinaladas com um ponto de exclamação vermelho e uma explicação (por exemplo, falta de gerente de projeto ou um utilizador inativo). Com um erro destes, o envio fica bloqueado.
3. Clique em Enviar para aceitação. A linha de base fica com o estado Em aprovação.

Efeitos do envio: é guardado um instantâneo do projeto nesse momento, e as pessoas do primeiro nível da rota recebem uma notificação na aplicação e um e-mail (quando a notificação A aguardar aceitação está ativa). Obtêm acesso ao projeto durante a aprovação.

A decisão de um aprovador

1. Abra o separador Aceitação da linha de base — a partir do separador Linha de base, da lista em Aceitações ou da ligação no e-mail.
2. Introduza um comentário (opcional) no campo A minha aceitação e escolha uma das opções: Aceito, A melhorar, Rejeito.
3. Confirme na janela que pergunta Tem a certeza de que pretende enviar esta decisão? Uma seleção guardada não pode ser alterada.

Os níveis são percorridos por ordem. Um nível termina de acordo com a definição da rota: exige a decisão de todos os aprovadores ou de qualquer um deles. A opção Aceito abre o nível seguinte e, depois do último, a linha de base fica com o estado Aprovado e os valores da linha de base são guardados. A opção Rejeito termina a aprovação com o estado Rejeitado. A opção A melhorar termina-a com o estado A melhorar: a linha de base e as cartas anexadas voltam para correção e o instantâneo é removido. Uma pessoa que dá a sua opinião (a função Opinião) comenta, mas não encerra um nível. O requerente é notificado do resultado (e recebe um e-mail quando a notificação Aceitação concluída está ativa).

Retirar e reenviar

Uma aprovação em curso é retirada com o botão Retirar a aceitação na janela da linha de base: a rota passa para o histórico, a linha de base volta a Em espera e o instantâneo é removido. Uma linha de base A melhorar é enviada de novo como uma nova, com o botão Aceitação. Os percursos anteriores permanecem no separador Aceitação como histórico.

Para os pormenores do percurso, ver Aceitações e Rotas de aprovação.

Eliminar uma linha de base aprovada

1. Abra a linha de base no separador Linha de base.
2. Escolha Eliminar no menu da janela (o ícone de menu no cabeçalho).
3. Confirme a mensagem A cirurgia de remoção pode ser irreversível. Tem a certeza de que quer continuar?

O efeito depende da linha de base que eliminar:

• a única linha de base aprovada — o projeto perde a linha de base atual e a primeira; as colunas e os desvios da linha de base no cronograma e no orçamento ficam vazios até que a linha de base seguinte seja aprovada,
• a última linha de base aprovada — a linha de base aprovada anterior volta a ser a atual,
• a primeira linha de base aprovada — a linha de base aprovada seguinte passa a ser a primeira; a linha de base atual não muda,
• uma linha de base intermédia — os valores da linha de base não mudam.

Eliminar remove também o instantâneo do projeto, a rota de aprovação da linha de base e os respetivos anexos. As cartas de projeto anexadas permanecem, voltam ao estado Rascunho e podem ser enviadas de novo.

Nota: uma linha de base rejeitada e uma linha de base aprovada através de uma rota de aprovação (o percurso fica com a linha de base) não podem ser eliminadas. Pode eliminar linhas de base aprovadas sem rota, linhas de base importadas do MS Project e linhas de base em espera, em aprovação ou a melhorar. A opção exige a permissão Administração para a linha de base.

Importar linhas de base do MS Project

Quando cria um projeto a partir de um ficheiro Microsoft Project (ver Importar um projeto do MS Project), a aplicação traz também as linhas de base guardadas no ficheiro: a linha de base principal e as linhas de base 1 a 10, se estiverem preenchidas. Cada uma aparece no separador Linha de base como uma linha de base separada, já aprovada, com o nome Microsoft Project [número] (a linha de base principal tem o número 0). A data de decisão vem do ficheiro ou é o momento da importação, se o ficheiro não tiver nenhuma. Não é preciso selecionar nada.

Nota: das linhas de base só são trazidas as datas e as durações das atividades e dos marcos, pelo que estas linhas de base têm apenas a parte do Cronograma. Os custos e o trabalho das linhas de base do MS Project não são importados.