Estrutura organizacional
O separador Estrutura organizacional no módulo Utilizadores (menu principal) mostra a árvore dos departamentos da empresa: o nome do departamento, o respetivo gestor, o número de funcionários e a distribuição dos funcionários por licença. O departamento resulta do superior hierárquico e não de uma atribuição manual, pelo que a árvore reflete a linha hierárquica.
A estrutura serve de base às vistas por departamento no módulo Recursos e à atribuição de departamentos às atividades. O separador está disponível para os administradores do sistema (ver Utilizadores e permissões).
Adicionar e editar um departamento
A tabela em árvore mostra as colunas Nome, Gestor, Número de funcionários e o número de funcionários com licença Completa, Padrão e Gratuita. Os subdepartamentos recolhem-se e expandem-se por baixo dos respetivos departamentos superiores.
- Clique em Adicionar por cima da tabela. Abre-se a janela Adicionar departamento.
- Introduza o Nome do departamento (obrigatório) e escolha uma cor junto ao campo.
- Escolha o Gestor (obrigatório). A lista contém as pessoas que ainda não dirigem nenhum departamento.
- Opcionalmente, Funcionários — adicione pessoas com o botão Adicionar.
- Clique em Adicionar na janela.
Clique no nome de um departamento para abrir a janela Editar departamento, onde altera o nome, a cor, o gestor e os funcionários. Uma pessoa só pode dirigir um departamento.
Posição de um departamento na árvore
O lugar de um departamento na árvore resulta do superior hierárquico do respetivo gestor: o departamento fica subordinado ao departamento dirigido por esse superior hierárquico. Por isso, ao mudar o gestor, move-se todo o departamento com os seus subdepartamentos. Não é possível criar uma dependência que forme um ciclo — aparece a mensagem Não podes adicionar dependências que formam um ciclo.
Superior hierárquico e departamento do utilizador
Um funcionário pertence ao departamento do seu superior hierárquico. O superior hierárquico define-se na janela da licença e das permissões do utilizador (ver Licença e permissões do utilizador), e o campo Departamento ao lado mostra o departamento resultante e não pode ser editado.
- Se escolher um superior hierárquico que dirige um departamento, o funcionário fica atribuído a esse departamento.
- Se escolher uma pessoa que não dirige nenhum departamento, aparece a pergunta Criação de um departamento. Depois de aceitar, abre-se a janela de adição de departamento com essa pessoa como gestor (o gestor não pode ser alterado nessa janela), e o funcionário passa para o novo departamento.
- Se limpar o campo do superior hierárquico, o funcionário deixa de pertencer ao departamento e fica sem departamento atribuído.
Também é possível atribuir funcionários na janela do departamento (Funcionários); isto define como superior hierárquico deles o gestor do departamento.
Eliminar um departamento
O botão Eliminar na janela Editar departamento exige confirmação na janela Eliminar departamento. A mensagem diz: Tem a certeza de que pretende eliminar este departamento permanentemente? A operação é irreversível. Todos os funcionários serão desassociados do departamento e receberão o estado de “não atribuídos”. A alteração também afetará horários, modelos e Atividades relacionados nos projetos.
Depois da eliminação, o departamento desaparece das atividades e dos modelos de atividades, e o tempo necessário que lhe estava atribuído nos cronogramas é removido. O gestor do departamento passa a pertencer ao departamento do seu superior hierárquico.
Importação automática da estrutura a partir do Microsoft Entra ID
Quando a integração com o Microsoft Entra ID está ativa (ver Integração com o Microsoft Entra ID), por cima da tabela de departamentos aparece o interruptor Descarregue a estrutura automaticamente a partir do Microsoft Entra ID, com a descrição Construir e atualizar automaticamente hierarquias de departamentos e atribuições de colaboradores com base no Microsoft Entra ID.
- Ative-o. A alteração é guardada de imediato.
- Nas sincronizações seguintes, para os utilizadores do diretório, o superior hierárquico é obtido do atributo de gestor no Entra ID e o cargo do atributo de título. É criado um departamento para cada gestor (com o nome do atributo de departamento do gestor ou, se este estiver vazio, com o nome do próprio gestor), e é atualizado quando há alterações.
Nota: os dados sincronizados substituem as alterações manuais do superior hierárquico e do departamento feitas para os utilizadores do diretório.
