Utilizadores e permissões

O módulo Utilizadores é o núcleo central para gerir a força de trabalho da sua organização. Permite-lhe conceder acesso, gerir licenças e definir a hierarquia de relatórios.

Localizado em Administração > Utilizadores, o módulo é composto por três separadores:

• Utilizadores: Gere contas e licenças.
• Grupos: Gere grupos de utilizadores.
• Estrutura organizacional: Gere a árvore de departamentos.

A lista apresenta informações importantes, incluindo Nome, E-mail e Departamento. Podes utilizar o filtro da barra lateral para ver os utilizadores pertencentes a unidades organizacionais específicas.

Convidar um novo utilizador

1. Vai para o separador Utilizadores.

2. Clica no botão + Adicionar.

3. Introduz o endereço de correio eletrónico e clica em Enviar convite.

O utilizador aparecerá na lista com o estado “Convidado”.

Atribuição de Espaços de Trabalho

Nas definições do Perfil do utilizador, o campo Espaços de trabalho determina o âmbito de acesso do utilizador.

• Atribuição: Podes atribuir um utilizador a um ou vários Espaços de trabalho.
• Lógica de acesso: Um utilizador só verá projectos e utilizará modelos pertencentes aos Espaços de trabalho que lhe foram atribuídos.
• Âmbito da função: As funções do sistema só se aplicam efetivamente nos Espaços de trabalho atribuídos.

Retirada de utilizadores existentes

1. Expande o grupo Administração no menu principal e, em seguida, vai para o módulo Utilizadores.
   O separador Utilizadores será aberto.
2. Passa o cursor sobre a linha do utilizador que pretendes remover da organização.
   Aparecerá um símbolo de três pontos no final da linha.a
3. Clica no símbolo de três pontos.
   Será aberto um menu de opções disponíveis, incluindo Eliminar da organização.
4. Clica na opção Remover da Organização.
   Abre-se a janela de confirmação para remover um utilizador da organização.
5. Na janela de confirmação para remover um utilizador da organização, clica no botão Eliminar.
   O utilizador será removido da organização.
   

Cartão de informação do utilizador

A informação do utilizador é fundamental para gerir os recursos e a comunicação numa organização. Ajuda a personalizar as interacções, a ajustar as permissões e a acompanhar as actividades dos utilizadores. O cartão de visita de um utilizador pode mostrar detalhes importantes como:

• Nome do avatar: ajuda a identificar rapidamente o utilizador.
• Endereço de correio eletrónico: Fornece um método de contacto direto.
• Competência: Mostra a função e as responsabilidades do utilizador.
• Estrutura organizacional: Indica o departamento do utilizador.
• Gestor: Revela o supervisor imediato do utilizador.

Passar o rato sobre o avatar de um utilizador revela o respetivo cartão de visita, que, por predefinição, mostra o avatar, o nome e o endereço de e-mail.

Para veres mais informações, como Competências, Estrutura Organizacional e Gestor, tens de integrar o FlexiProject com o Microsoft Azure Active Diretory. Isto permite o registo automático de utilizadores de domínio em FlexiProject e o acesso a informações adicionais do utilizador.

Consulta a documentação relevante do FlexiProject e do Azure Active Diretory para obteres instruções de integração.

Exportação da lista de utilizadores

Podes exportar a lista atual de utilizadores para um ficheiro Microsoft Excel para fins de relatório ou análise.

1. Navega até ao separador Utilizadores.
2. (Opcional) Utiliza o botão Filtro ou a barra lateral para restringir a lista (por exemplo, por Departamento). A exportação respeitará os teus filtros activos e incluirá apenas os registos atualmente visíveis.
3. Clica no botão Exportação localizado na barra de ferramentas superior.

O sistema gera e descarrega um ficheiro .xlsx que contém as seguintes colunas:

• Utilizador (Nome)
• Correio eletrónico
• Tipo de licença
• Departamento
• Data da última visita
• Estado

Licenças de utilizador

O FlexiProject oferece vários tipos de licenças. Diferentes tipos de licenças podem estar disponíveis simultaneamente dentro de uma organização. Isto permite-lhe atribuir aos utilizadores um nível de autorização adaptado à sua posição ou função na organização.

Licença gratuita Um utilizador com uma licença gratuita pode ver as Atividades que lhe foram atribuídas e marcá-las como concluídas.

Licença Padrão Um utilizador com uma licença padrão pode visualizar todas as Atividades, Riscos, Cartões de Projeto e Produtos dos projetos em que participa. Podem editar as suas tarefas, registar o tempo de trabalho e participar no chat do projeto.

Completa License Um utilizador com uma licença completa tem permissões, individualmente ou através de atribuições de grupo, conforme determinado pelo administrador do FlexiProject.

Conceder permissões aos utilizadores

1. No menu principal, expanda o grupo Administração e, em seguida, navegue até ao módulo Utilizadores.
2. Passa o cursor sobre a linha do utilizador a quem queres conceder direitos individuais.
   Aparece um símbolo de três pontos no fim da linha.
   
3. Clique no símbolo de três pontos. É apresentado um menu com as opções disponíveis, incluindo a opção Licença e permissões.
4. Clica em License and Permissions (Licença e permissões).
   Abre-se a janela de licença e permissões para o utilizador selecionado.
5. Na secção Licença da janela de licença e permissões do utilizador, seleciona Completo na lista para personalizar as permissões individuais.
   A secção Permissões ficará visível na janela de licença e permissões do utilizador.
6. Na secção Permissões, clique sucessivamente em cada campo e seleccione um nível de permissão para personalizar as permissões individuais do utilizador selecionado.
7. Clica no botão Guardar.
   Esta ação guarda as permissões individuais do utilizador.
   

Criar um grupo de utilizadores

A criação de grupos e a atribuição de utilizadores aos mesmos simplifica a gestão dos seus privilégios. Os utilizadores podem ser atribuídos a vários grupos em simultâneo. Um utilizador pertencente a um grupo recebe as permissões especificadas para esse grupo, a menos que as suas permissões ou as de outro grupo sejam superiores.

Criar um grupo de utilizadores

1. Expande o grupo Administração no menu principal e, em seguida, vai para o módulo Grupos.
   O separador Grupos será aberto.
2. Clica no botão Adicionar.
   A janela Adicionar grupo será aberta.
3. No campo Nome, introduza o nome do grupo.
4. Seleccione o tipo do novo grupo a partir da lista no campo Tipo.
5. Opcional: Clique no campo Descrição e introduza uma descrição do grupo.
6. Seleccione na lista os utilizadores que pretende atribuir ao grupo.
7. Clica no botão Guardar.
   O novo grupo será adicionado e apresentado na lista do separador Grupos. Será aberto o separador Permissões no novo grupo.

Adicionar utilizadores a um grupo

1. Expanda o grupo Administração no menu principal e, em seguida, navegue até ao módulo Grupos.
2. Abre um grupo existente clicando no seu nome ou cria um novo.
   

   Consultar: Criar um grupo de utilizadores

3. Uma vez dentro do grupo, vá para a vista Utilizadores.
   
4. Clique no botão Adicionar. Será aberta a janela Adicionar utilizadores.
5. Seleccione os utilizadores que pretende atribuir ao grupo a partir da lista no campo Utilizadores.
6. Clica no botão Guardar.
   Adicionaste agora os utilizadores selecionados ao grupo. Verá os seus nomes na lista do separador Utilizadores do grupo.

Gerir permissões de grupo

1. Expande o grupo Administração no menu principal e, em seguida, vai para o módulo Grupos.
   O separador Grupos será aberto.
2. Abra um grupo existente clicando no seu nome ou crie um novo grupo. Por predefinição, o separador será aberto na vista Permissões.
   

   Consulte a secção: Criar grupo de utilizadores

3. Clique sucessivamente em cada campo e seleccione o nível de permissão para definir as permissões dos membros do grupo para os respectivos módulos do programa.
4. Clica no botão Guardar.
   Guardarás as permissões. O sistema atribui as permissões especificadas para esse grupo aos utilizadores actuais, a menos que estes tenham permissões mais elevadas individualmente ou a partir de outro grupo.

Estrutura de autorizações

Em FlexiProject, o nível de licença do utilizador determina o acesso a permissões para diferentes módulos e funcionalidades do projeto.

Permissões globais

É possível atribuir permissões aos utilizadores de duas formas:

1. Permissões individuais: Concede direitos específicos diretamente a utilizadores individuais no separador Administração/Utilizadores.
2. Permissões de grupo: Atribui permissões a grupos de utilizadores no separador Administração/Grupos.

As permissões globais aplicam-se aos módulos principais, incluindo:

• Projectos
• Carteiras
• Relatórios
• Tempo de trabalho
• Recursos
• Estratégia
• PMO
• Cartões de projeto
• Pontuação
• Comentários
• Vias de aceitação

Além disso, os administradores do sistema têm acesso a funções administrativas adicionais, incluindo:

• Gestão de utilizadores
• Gestão do grupo
• Definições do sistema

Permissões específicas do projeto

Dentro de cada projeto, podes personalizar ainda mais as permissões do utilizador no separador Definições/Permissões. Estas permissões aplicam-se apenas ao projeto selecionado e incluem o acesso a:

• Horário
• Orçamento
• Riscos
• Produtos
• Recursos
• Tempo de trabalho
• Pontuação
• Plano
• Comentários
• Carta do projeto
• Definições

Ao gerir cuidadosamente as permissões dos utilizadores, podes garantir a segurança dos dados e controlar o acesso a informações sensíveis.