Utilizadores e permissões
O módulo Utilizadores (menu principal) serve para gerir as contas, as licenças e as permissões das pessoas da organização. Tem três separadores: Utilizadores, Grupos e Estrutura organizacional (ver Estrutura da organização).
O módulo está disponível para os administradores do sistema. O que um utilizador vê e pode fazer na aplicação depende de três fatores: a licença, as permissões nos espaços de trabalho e nos módulos do sistema, e as permissões no próprio projeto (ver Permissões do projeto).
Lista de utilizadores
O separador Utilizadores lista todos os utilizadores da organização. A tabela tem as colunas Utilizador (nome e avatar), Departamento (quando o módulo da estrutura organizacional está ativado), Email, Licença, Último login e Estado. O estado é Convidado, Ativo ou Eliminado; uma conta sincronizada com um diretório mostra um ícone de sincronização e um administrador tem uma etiqueta Administrador.
Acima da tabela, vê o número de utilizadores com cada licença. Para a licença Padrão e a licença Completa é mostrado também o limite (por exemplo, 12/15); exceder o limite é assinalado a vermelho. Nas organizações de demonstração, o limite não é apresentado.
O filtro restringe a lista por nome ou email, licença e departamento. Os utilizadores eliminados estão ocultos por predefinição e a opção Mostrar eliminados revela-os. O botão Exportação guarda a lista atualmente visível como um ficheiro XLSX com as colunas utilizador, departamento, email, licença, último login e estado.
Adicionar e eliminar utilizadores
Adicionar um utilizador
- Abra o separador Utilizadores e clique em Adicionar.
- Introduza o endereço de Email do novo utilizador.
- Clique em Enviar um convite. O utilizador aparece na lista com o estado Convidado e abre-se de imediato a janela da sua licença e permissões.
Se o endereço já existir na organização, aparece a mensagem O utilizador com o endereço de correio eletrónico especificado existe. O convite com uma ligação de ativação é enviado para o endereço indicado e pode voltar a enviá-lo a partir do menu da linha (Reenviar convite). A ligação é válida durante um período limitado; depois de expirar, envie o convite de novo (ver Confirmação do email ao criar uma conta).
Eliminar um utilizador da organização
O menu da linha (três pontos) contém o comando Eliminar da organização. Após a confirmação, o utilizador passa ao estado Eliminado e perde o acesso à organização, e a sua licença passa a Gratuita; os direitos de administrador e os tokens de API pessoais também são retirados. Isto liberta uma licença dentro do limite. Não pode eliminar a sua própria conta.
Um utilizador eliminado é reposto com o comando Restaurar utilizador no menu da linha (a lista tem de mostrar os utilizadores eliminados).
Licenças
A licença determina o que um utilizador pode fazer na aplicação. A organização tem limites de licenças Padrão e Completa; as licenças Gratuitas são ilimitadas (até 100 numa organização de demonstração).
- Gratuita — o utilizador vê as atividades e os marcos que lhe estão atribuídos e altera o respetivo estado.
- Padrão — o utilizador vê o cronograma, o orçamento, os riscos, os produtos e a carta de projeto nos projetos em que participa, gere por completo os elementos que lhe estão atribuídos e regista tempo nas atividades. Não tem permissões globais nem de espaço de trabalho.
- Completa — o utilizador tem permissões concedidas individualmente ou através de grupos: para espaços de trabalho, módulos do sistema e projetos. Só um utilizador assim pode ser administrador do sistema, pertencer a um grupo e criar projetos.
Altere a licença com a lista Licença na janela de licença e permissões (ver Licença e permissões do utilizador). A alteração é guardada de imediato. Quando o limite está esgotado, aparece a janela Exceder o número de licenças com o botão Limite de alterações. Diminuir uma licença exige confirmação na janela Alteração da licença, porque retira ao utilizador as permissões e o acesso. A licença de um administrador do sistema não pode ser alterada.
Licença e permissões do utilizador
A janela de licença e permissões abre-se quando clica num utilizador da lista ou usa o comando Licença e permissões no menu da linha. As alterações são guardadas de imediato e aparece uma confirmação após cada uma.
- Licença, Gestor e Departamento. O campo Departamento mostra o departamento do utilizador e não pode ser editado; o departamento resulta do gestor (ver Estrutura da organização). Escolher um gestor que não chefia nenhum departamento faz aparecer a pergunta Criação de um departamento, que propõe criar um departamento para essa pessoa.
- Administrador do sistema — um interruptor disponível com a licença Completa. Um administrador tem todos os direitos sobre todos os elementos e acesso à parte administrativa (Utilizadores, Definições do sistema); as restantes secções da janela deixam então de ser necessárias e desaparecem.
- Para uma licença Completa e um utilizador que não é administrador, são mostradas mais três secções: Grupos (escolhem-se os grupos a que o utilizador pertence), Espaços de trabalho (ver Permissões dos espaços de trabalho) e Módulos do sistema (ver Permissões dos módulos do sistema).
As permissões concedidas pessoalmente e através de grupos somam-se; aplica-se a mais alta. Uma permissão que vem de um grupo está bloqueada e, ao passar o cursor sobre ela, aparecem os nomes dos grupos.
Permissões dos espaços de trabalho
A secção Espaços de trabalho é uma tabela: cada linha é um espaço de trabalho e as colunas são permissões. Uma caixa assinalada concede a permissão nesse espaço de trabalho. A tabela encontra-se na janela do utilizador e na janela do grupo.
- Projetos: Adição — criar projetos no espaço de trabalho; Pré-visualização — acesso a todos os projetos do espaço de trabalho; Administração — gestão completa de todos os projetos do espaço de trabalho (assinala e bloqueia também as outras duas caixas).
- Configuração: Modelos (modelos de projeto), Atributos (atributos de projeto), Cartas (modelos de carta de projeto), Aceitações (modelos de rotas de aprovação) — gestão destes elementos no espaço de trabalho.
Uma permissão que vem de um grupo está assinalada e bloqueada. Passe o cursor sobre ela para ver de que grupo provém. Os espaços de trabalho e os efeitos das permissões estão descritos em Espaços de trabalho: acesso aos projetos do espaço de trabalho e o efeito nos modelos, atributos, cartas e rotas de aprovação.
Nota: só um utilizador com licença Completa tem permissões de espaço de trabalho. Um administrador do sistema tem acesso a todos os espaços de trabalho sem que lhe sejam concedidas permissões.
Permissões dos módulos do sistema
A secção Módulos do sistema define o acesso aos módulos em toda a organização. Para cada módulo, escolha uma das opções:
- Programas — Participante (ver apenas os programas atribuídos), Assistente (criar também novos programas), Administrador.
- Carteiras de projetos — Participante (ver apenas as carteiras atribuídas), Assistente (criar também novas carteiras), Administrador.
- Rastreamento de tempo — Próprios e subordinados (registar o seu próprio tempo e ver o rastreamento de tempo dos subordinados), Administrador.
- Recursos — Sem acesso, Próprios e subordinados (visibilidade total da sua própria carga de trabalho e da dos subordinados), Administrador (ver Recursos).
- Estratégia — Sem acesso, Pré-visualização, Administrador.
- Pontuação — Sem acesso, Administrador.
- Revisões — Sem acesso, Administrador.
A opção Administrador dá acesso a todos os elementos do módulo e a possibilidade de os editar. As opções inferiores à concedida por um grupo estão bloqueadas.
Permissões do projeto
As permissões para cada separador do projeto (cronograma, orçamento, riscos, produtos e outros) são concedidas no próprio projeto, nas definições de permissões. Estão descritas em Permissões do projeto. Uma licença Padrão limita o nível máximo de permissão num projeto.
Grupos de utilizadores
Um grupo reúne utilizadores que devem ter as mesmas permissões. Só os utilizadores com uma licença Completa pertencem a grupos, e um utilizador pode estar em vários grupos. O separador Grupos mostra uma lista com as colunas Nome, Descrição e Utilizadores (o número de membros e os primeiros avatares).
Criar um grupo
- Clique em Adicionar no separador Grupos.
- Introduza o Nome (obrigatório), se quiser uma Descrição, e escolha os Utilizadores.
- Confirme. Depois de guardar, abre-se a janela Editar grupo.
Editar um grupo
Clique no nome de um grupo para abrir a janela Editar grupo. O nome e a descrição são guardados quando sai do campo. Em baixo encontram-se a tabela Espaços de trabalho e a secção Módulos do sistema (ver Permissões dos espaços de trabalho e Permissões dos módulos do sistema) e a lista de membros. Remova um membro com a cruz na respetiva linha e adicione novos com o botão Adicionar utilizadores. As permissões são guardadas de imediato e aplicam-se a todos os membros do grupo.
Eliminar um grupo com o botão Eliminar exige confirmação e retira as permissões que os seus membros obtinham desse grupo.
