Revisões de projectos
Uma revisão é uma avaliação periódica de um grupo de projetos num dia escolhido. Cada projeto da revisão tem a sua própria ficha de revisão, criada a partir de um modelo (ver Modelos de revisão), e a revisão no seu conjunto tem uma tabela de projetos e um resumo em gráficos. As revisões encontram-se no menu principal, em Revisões, desde que o módulo de revisões esteja ativado para a sua organização (Definições do sistema, separador Revisões). O item é visível para os utilizadores com a permissão global Revisões (ver Utilizadores e permissões). Tem dois separadores: Revisões e Modelos.
A lista de revisões está organizada em árvore: grupos de revisões e as revisões que contêm. As colunas são Data, Nome e Estado (Aberto ou Arquivado, com uma data). A caixa Filtrar por nome e o filtro Estado restringem a lista, e o seletor Âmbito de aplicação limita-a às revisões de um período escolhido. O navegador memoriza os filtros e o intervalo.
A equipa de um projeto também vê as revisões do projeto, no separador Revisões do projeto (utilizadores com a permissão de projeto Revisões; o separador tem de estar assinalado no menu do projeto, Funcionalidades, ver Funcionalidades do projeto). O separador mostra as revisões a que o projeto foi adicionado, com as colunas Data, Nome e Estado. Se o projeto não estiver em nenhuma revisão, o separador indica-o com a mensagem O projeto não foi submetido a qualquer revisão.
Grupos de revisões
Os grupos organizam as revisões em árvore, por exemplo por ano ou por departamento. Um grupo pode estar dentro de outro grupo.
- Clique na seta junto ao botão Nova revisão e escolha Novo grupo.
- Na janela Adicionar grupo, introduza o nome e, se quiser, escolha um grupo superior no campo Grupo.
- Clique em Adicionar.
Clique no nome de um grupo na lista para abrir a janela Editar grupo, onde altera o nome e o grupo superior ou elimina o grupo. Eliminar um grupo elimina também todas as revisões e subgrupos que contém (A eliminação de um grupo de revisões elimina todas as revisões atribuídas ao grupo. Tem a certeza de que pretende eliminar o grupo?). Os grupos de revisões são expandidos e recolhidos na árvore.
Criar uma revisão
- Clique em Nova revisão na lista de revisões.
- Na janela Adicionar revisão, introduza o nome (obrigatório), escolha o Modelo (obrigatório) e a Data da revisão e, se quiser, o Grupo e uma Descrição.
- Clique em Adicionar. A revisão aparece na lista com o estado Aberto.
Se a organização não tiver nenhum modelo de revisão, a janela mostra a mensagem Falta de modelos de revisão definidos no sistema. A revisão recebe uma cópia dos campos do modelo desde o momento da criação; as alterações posteriores ao modelo não alteram as revisões existentes, e o modelo de uma revisão já não pode ser mudado.
Alterar os dados da revisão
Numa revisão aberta, o menu da revisão (o ícone de menu junto ao nome) tem a opção Editar. A janela Editar revisão permite alterar o nome, a data, o grupo e a descrição. Numa revisão arquivada, a data não pode ser alterada. A descrição fica visível ao clicar no ícone de informação junto ao nome da revisão.
Adicionar projetos a uma revisão
- Abra a revisão (clique no nome na lista) e o respetivo separador Projetos.
- Clique em Adicionar projeto. Abre-se a janela Adicionar projetos à revisão, com uma lista de projetos que pode filtrar.
- Assinale os projetos e clique em Adicionar.
Só é possível adicionar projetos a uma revisão aberta; uma revisão arquivada não tem este botão. Um projeto pode estar em várias revisões. Enquanto uma revisão ainda não tem projetos, o separador mostra a indicação Sem itens. Clique + para adicionar projetos à revisão.
Nota: os gerentes dos projetos adicionados recebem uma notificação na aplicação e, se a notificação Nova revisão do projeto estiver ativada, um e-mail com o nome, a descrição e a data da revisão. A notificação não é enviada para um projeto arquivado nem quando o módulo de revisões está desligado.
Retire um projeto de uma revisão com Eliminar no menu da linha. A remoção elimina os campos de revisão introduzidos para esse projeto e os anexos.
Preencher uma revisão num projeto
- Abra a revisão e clique no nome de um projeto na tabela, ou na opção Ver detalhes no menu da linha. Também pode abrir a revisão no separador Revisões do próprio projeto.
- Preencha os campos da ficha de revisão. A ficha segue a disposição do modelo.
O cabeçalho da ficha mostra a data e o nome da revisão, o projeto (uma ligação para o respetivo cronograma) e o estado. O ícone de histórico no cabeçalho abre a lista de todas as revisões do projeto (a janela Selecionar uma revisão), e o ícone x regressa à tabela de projetos.
- Pode editar campos de texto, de número e de data, listas de escolha, tabelas, anexos, ligações, listas de atividades, marcos, riscos, produtos e rubricas do orçamento, bem como os campos de elementos selecionados, por exemplo Riscos selecionados. Os valores introduzidos são guardados de imediato, ao sair do campo.
- Os dados do projeto (nome, descrição, estado, gerente, funções, atributos, datas, orçamento) e os campos calculados são só de leitura numa revisão; altere-os no projeto.
- Por baixo da ficha há uma secção de comentários com menções (Adicionar comentário. Utilizar @ para mencionar o utilizador…).
A edição é possível numa revisão aberta. A partir do item Revisões do menu principal, editam os utilizadores com a permissão global Revisões e, a partir do separador Revisões do projeto, os utilizadores com a permissão de projeto Revisões ao nível Administração. Os restantes veem a ficha só de leitura. Numa revisão arquivada, a ficha só pode ser consultada.
Clonar uma revisão
- Abra a revisão e escolha Clonar no respetivo menu.
- Na janela Adicionar revisão, preenchida com os dados do original, ajuste o nome (é-lhe acrescentado um sufixo), a data, o grupo e a descrição.
- Clique em Adicionar. A nova revisão abre-se.
A cópia tem os mesmos projetos, a mesma disposição das colunas da tabela e a mesma disposição do resumo (gráficos) que o original, mas os campos de revisão vazios e sem comentários, e os seus campos provêm do modelo atual. Os gerentes dos projetos adicionados à cópia são notificados, tal como ao adicionar projetos (ver Adicionar projetos a uma revisão). Pode clonar uma revisão cujo modelo ainda exista.
Exportar uma revisão
Todos os projetos de uma revisão
- Abra a revisão, o separador Projetos.
- Se quiser, restrinja a lista com o filtro.
- Clique em Exportação.
Abre-se um novo separador do navegador com as fichas de revisão de todos os projetos visíveis na lista, umas a seguir às outras, e a janela de impressão onde escolhe guardar como PDF. A exportação abrange os projetos depois de aplicado o filtro.
Um projeto
No separador Revisões do projeto, abra a revisão e clique em Exportação. A impressão contém apenas a ficha desse projeto.
Arquivar uma revisão
- Abra a revisão, o separador Projetos.
- Clique em Arquivar.
- Confirme na janela Arquivamento da revisão (Ao arquivar a revisão, os dados do projeto são guardados no momento do arquivamento e a revisão não pode ser editada. O arquivamento é uma operação irreversível. Tem a certeza de que pretende arquivar a revisão?).
A revisão recebe o estado Arquivado, com uma data. Os dados de cada projeto da revisão são guardados no momento do arquivamento, pelo que a tabela de projetos e os gráficos mostram os valores desse dia, mesmo depois de alterações posteriores aos projetos. Uma revisão arquivada não pode ser editada, não é possível adicionar-lhe nem retirar-lhe projetos, e o arquivamento não pode ser anulado. Continua a ser possível exportá-la, cloná-la e eliminá-la.
Eliminar uma revisão
- Abra a revisão.
- Escolha Eliminar no menu da revisão (ou o botão de eliminar na janela Editar revisão).
- Confirme na janela Supressão da revisão (A eliminação da revisão é irreversível. Tem a certeza de que pretende apagar a revisão?).
A eliminação remove a revisão juntamente com os campos de revisão introduzidos nos projetos e os dados guardados no arquivamento. Também é possível eliminar uma revisão arquivada. A eliminação não pode ser anulada.
Resumo gráfico
O separador Visão geral de uma revisão é um painel de gráficos construídos a partir dos dados dos projetos da revisão. Os gráficos são adicionados, editados e dispostos da mesma forma que no resumo gráfico dos relatórios e das carteiras (ver Visão geral gráfica de um relatório).
- Clique em Adicionar gráfico. Abre-se a janela Adicionar gráfico.
- Escolha o Intervalo de dados (por exemplo Projetos, Progresso das atividades, Progresso dos marcos ou a Matriz de riscos) e o Tipo de gráfico (Circular, Coluna, Contador, Percentagem, Lista). Nos gráficos circulares e de colunas, o campo Agrupamento oferece, por exemplo, Status do projeto, Saúde do Projeto, Progresso dos projetos, Ultrapassagem do orçamento, Gerente de projeto ou um atributo do projeto (ver Intervalo de dados e tipos de gráfico).
- Dê um nome ao gráfico (opcional), defina os filtros e clique em Guardar.
O menu do gráfico (três pontos) tem as opções Editar, Clonar e Eliminar. Os gráficos são calculados a partir dos projetos da revisão (numa revisão arquivada, a partir dos dados do momento do arquivamento). A disposição dos gráficos é copiada juntamente com a revisão quando esta é clonada.
Lista de projetos numa revisão
O separador Projetos de uma revisão mostra os projetos da revisão numa tabela. As colunas predefinidas são o nome, os espaços de trabalho, o gerente de projeto, o estado, a saúde, o progresso, os marcos e a data de fim.
- O botão Colunas abre a janela Definições de coluna: escolha colunas da lista e defina a sua ordem arrastando. Os grupos de onde pode escolher são Projeto, Cronograma (datas, duração, diferenças em relação à linha de base atual e inicial), Orçamento (custos, receitas, linha de base e diferenças), Atributos dos projetos, Funções do projeto e Campos de revisão. A configuração das colunas é guardada na revisão, pelo que todos a veem.
- A linha Total no fim soma as colunas numéricas, incluindo os atributos e os campos de revisão do tipo número.
- O filtro restringe a lista por nome, estado do projeto, saúde, gerente de projeto e espaço de trabalho. Clique no cabeçalho de uma coluna para ordenar.
- O menu da linha tem Ver detalhes (a ficha de revisão do projeto, ver Preencher uma revisão num projeto) e Eliminar (retirar o projeto da revisão). A mesma ficha abre-se ao clicar no nome do projeto.
O botão Adicionar projeto adiciona projetos (ver Adicionar projetos a uma revisão), Exportação imprime as fichas (ver Exportar uma revisão) e Arquivar encerra a revisão (ver Arquivar uma revisão). A etiqueta do estado da revisão está à direita da barra.
Numa revisão arquivada, a tabela mostra os dados guardados no momento do arquivamento, sem os botões de adicionar, eliminar e arquivar.
