Ficheiros

O separador Ficheiros reúne num único local todos os ficheiros e ligações de um projeto: os adicionados diretamente no separador e os anexos adicionados em atividades e marcos, riscos, rubricas orçamentais, reais, produtos, linhas de base, revisões e cartas de projeto, com a indicação do elemento a que cada um está anexado. Os ficheiros e as ligações podem ser organizados em pastas e cada um pode ser anexado a um elemento do projeto sem ser preciso carregar o documento de novo.

O separador está disponível quando está assinalado no menu do projeto (Funcionalidades, ver Funcionalidades do projeto) e o utilizador tem a permissão de projeto Ficheiros (ver Acesso aos ficheiros). Os modelos de projeto têm o seu próprio separador de ficheiros, pelo que um modelo pode conter um conjunto pronto de documentos para todos os projetos criados a partir dele (ver Ficheiros num modelo).

A tabela tem as colunas Nome, Data (de adição), Utilizador (quem adicionou a entrada) e Ligação (os elementos a que a entrada está anexada). O campo Filtrar por nome restringe a lista por uma palavra. Quando o projeto não tem entradas, o separador mostra Não há ficheiros adicionados ao projeto. Clique Adicionar para adicionar um elemento.

Adicionar um ficheiro, uma ligação e uma pasta

Os ficheiros, as ligações e as pastas adicionados neste separador pertencem a todo o projeto e ficam logo disponíveis como anexos nos elementos do projeto.

1. Abra o separador Ficheiros no projeto.
2. Clique em Adicionar no canto superior direito e escolha uma opção:
   • Ficheiro — abre o seletor de ficheiros. Pode selecionar vários de uma vez; cada um entra na lista como uma entrada separada,
   • Ligação — abre uma janela onde introduz o endereço e o nome da ligação,
   • Pasta — abre uma janela com o campo Nome da pasta.
3. Confirme a janela. A nova entrada aparece na lista.

O botão Adicionar está disponível para os utilizadores com a permissão Administração para ficheiros. Os restantes consultam a lista, abrem as ligações e descarregam os ficheiros ao clicar no nome. Um ficheiro pode ter no máximo 10 MB e alguns tipos de ficheiro podem estar bloqueados na configuração da aplicação; nesse caso, aparece uma mensagem sobre uma extensão não permitida.

Estrutura de pastas

As pastas organizam os documentos de um projeto, por exemplo separando os contratos das notas de reuniões. As pastas podem estar aninhadas.

• Para mover uma entrada para uma pasta, agarre-a pela pega à esquerda da linha (visível ao passar o cursor) e largue-a sobre o nome da pasta.
• Para a mover de volta, largue-a na área Largue aqui para mover para o nível principal.
• As pastas movem-se da mesma forma que os ficheiros. Uma nova pasta é criada no nível principal e coloca-se dentro de outra arrastando.

Mover um ficheiro entre pastas só altera o local onde ele está guardado na lista. O ficheiro continua anexado aos mesmos elementos do projeto. Os utilizadores com a permissão Administração para ficheiros podem arrastar.

Anexar um ficheiro a um elemento

Quando adiciona um anexo num elemento do projeto, pode usar um documento que já está no projeto em vez de o carregar de novo. O mesmo ficheiro fica então visível nos dois locais e conta como uma única entrada no separador Ficheiros.

1. Abra o elemento que deve receber o anexo (por exemplo, uma atividade, um risco ou uma rubrica orçamental).
2. Clique no clipe. Abre-se uma lista de opções.
3. Escolha Adicionar existente. Abre-se uma janela com os ficheiros e as ligações do projeto.
4. Percorra as pastas, assinale as entradas de que precisa (pode assinalar várias) e confirme a janela.

A opção Adicionar existente só é visível para os utilizadores com a permissão para ver os ficheiros do projeto. Adicionar um novo ficheiro e uma nova ligação é sempre possível. O mesmo mecanismo funciona em atividades e marcos, riscos, produtos, rubricas orçamentais, reais, linhas de base, cartas de projeto e revisões.

Verificar onde um ficheiro é utilizado

A coluna Ligação mostra, para cada entrada, os nomes dos elementos a que está anexada. Uma entrada pode estar anexada a vários elementos, e uma entrada adicionada diretamente no separador não tem de estar anexada a nenhum. Clique no nome de um elemento para ir diretamente para ele: a aplicação abre o separador do projeto correto e o painel do elemento. Uma ligação a um real do orçamento é apresentada como Real com uma data.

Renomear

Renomear altera o nome apresentado no projeto. Num ficheiro, não altera o nome do documento descarregado e, numa ligação, não altera o endereço.

1. Encontre a entrada no separador Ficheiros.
2. Abra o menu da entrada (o ícone de três pontos ao passar o cursor, ou o botão direito do rato) e escolha Renomear (numa pasta, Renomear pasta).
3. Introduza o novo nome na janela Renomear ficheiro (Renomear ligação) e guarde.

Num ficheiro, a janela mostra o nome sem a extensão; a extensão é acrescentada de novo ao guardar, para que o tipo de ficheiro não mude por engano. Numa ligação, o nome completo é editado. O nome não pode ficar vazio. O novo nome fica visível em todos os locais onde a entrada está anexada. O menu está disponível para os utilizadores com a permissão Administração para ficheiros.

Eliminar

Eliminar remove um ficheiro ou uma ligação do projeto e de todos os elementos a que está anexado. Deixa de estar disponível como anexo. A operação não pode ser anulada.

Alguns elementos já não podem ser alterados, pelo que não é possível remover um anexo deles. Isto aplica-se às linhas de base e às cartas de projeto com o estado Em aprovação, Aprovado ou Rejeitado, e às revisões arquivadas. O resultado depende do local onde a entrada está anexada:

• se nenhum dos elementos ligados bloquear a operação, a entrada é eliminada por completo,
• se apenas alguns dos elementos a bloquearem, a entrada desaparece dos outros e permanece nos bloqueados. A janela oferece então Eliminar parcialmente e, depois da operação, aparece a mensagem Ficheiro eliminado parcialmente. Algumas ligações foram ignoradas. (para uma ligação, Ligação eliminada parcialmente. Algumas ligações foram ignoradas.),
• se todos os elementos a bloquearem, não pode ser eliminada e aparece a mensagem O ficheiro está ligado apenas a elementos que não podem ser editados.

1. Encontre a entrada no separador Ficheiros.
2. Abra o menu da entrada e escolha Eliminar.
3. Leia a mensagem, que indica se a entrada será eliminada por completo ou parcialmente, e confirme.

Eliminar uma pasta remove todo o seu conteúdo, incluindo as pastas aninhadas. Aplicam-se as mesmas três regras: se parte do conteúdo estiver anexada a elementos que não podem ser editados, a pasta permanece juntamente com essa parte (Pasta eliminada parcialmente. Parte do conteúdo foi ignorada.) e, quando tudo está bloqueado, a pasta permanece inalterada. Os utilizadores com a permissão Administração para ficheiros podem eliminar.

Acesso aos ficheiros

O acesso ao separador Ficheiros é concedido pela permissão de projeto Ficheiros, definida nas permissões de um utilizador no projeto ou numa função do projeto. Tem três níveis:

• Sem acesso — o separador não é visível,
• Pré-visualização — pode consultar a lista, abrir ligações e descarregar ficheiros. A opção Adicionar existente é visível nos elementos do projeto,
• Administração — pode também adicionar ficheiros, ligações e pastas, renomeá-los, movê-los e eliminá-los.

A permissão abrange todos os ficheiros e pastas do projeto; não existe acesso a um único ficheiro ou pasta. As permissões predefinidas de um participante do projeto não incluem ficheiros enquanto não forem concedidas. Sobre as permissões, ver Permissões do projeto.

Nota: um ficheiro pode ter no máximo 10 MB. Um ficheiro anexado a um elemento que já não pode ser editado (por exemplo, uma linha de base aprovada ou uma revisão arquivada) não pode ser eliminado por completo, apenas parcialmente (ver Eliminar).