Ficheiros

O separador Ficheiros reúne num só lugar todos os ficheiros e ligações utilizados no projeto. Aqui encontra os anexos adicionados em qualquer ponto do projeto — em atividades e marcos, riscos, rubricas orçamentais, produtos, mudanças da linha de base, revisões e na carta de projeto — juntamente com o elemento a que cada um está ligado.

Também pode adicionar ficheiros e ligações diretamente neste separador e organizá-los em pastas. Tudo o que aqui está guardado pode depois ser ligado a um elemento do projeto sem voltar a carregar o mesmo documento.

O separador está disponível quando a funcionalidade Ficheiros está ativada no projeto e apenas para utilizadores com permissão para consultar os ficheiros do projeto. Os modelos de projeto têm o mesmo separador, pelo que um modelo pode trazer consigo um conjunto de documentos já preparado.

Adicionar um ficheiro ou uma ligação

Os ficheiros e ligações adicionados neste separador pertencem a todo o projeto. Ficam disponíveis como anexos nos elementos do projeto de imediato, ainda antes de os ligar a qualquer um deles.

Para adicionar um ficheiro ou uma ligação, execute os passos seguintes:

1. No projeto, abra o separador Ficheiros.
2. Clique no botão Adicionar no canto superior direito. Surgirá uma lista de opções.
3. Escolha a opção pretendida:
   • Ficheiro — abre a janela de seleção de ficheiros. Pode selecionar vários de uma vez; cada um é adicionado como um item separado.
   • Ligação — abre uma janela onde introduz o endereço e o nome da ligação.
   • Pasta — cria uma nova pasta.
4. Confirme a escolha. O novo item surgirá na lista.

O botão de adicionar só está visível se tiver permissão para gerir os ficheiros do projeto. Sem ela pode consultar e abrir a lista, mas não alterá-la.

Organizar os ficheiros em pastas

As pastas ajudam a manter a ordem quando o projeto acumula muitos documentos — por exemplo, para separar contratos de atas de reunião. As pastas podem ser aninhadas.

Para mover um item para uma pasta, arraste-o e largue-o sobre o nome da pasta. Para o retirar, largue-o na área assinalada com Largue aqui para mover para o nível principal.

Mover um ficheiro entre pastas altera apenas o local onde está guardado. Continua ligado aos mesmos elementos do projeto.

Ligar um ficheiro do projeto a um elemento

Ao adicionar um anexo num elemento do projeto pode reutilizar um documento que já se encontra no projeto, em vez de o carregar novamente. O mesmo ficheiro passa então a estar visível nos dois locais e conta como um único ficheiro no separador Ficheiros.

Para ligar um ficheiro existente, execute os passos seguintes:

1. Abra o elemento ao qual pretende adicionar o anexo — por exemplo, uma atividade, um risco ou uma rubrica orçamental.
2. Clique no símbolo do clipe. Surgirá uma lista de opções.



3. Escolha Adicionar existente. Abrir-se-á uma janela com os ficheiros do projeto.
4. Percorra as pastas e selecione os ficheiros e ligações de que necessita. Pode selecionar vários de uma vez.
5. Clique no botão de guardar. Os itens selecionados surgirão como anexos no elemento.

A opção Adicionar existente só surge se tiver permissão para consultar os ficheiros do projeto. As restantes opções — adicionar um novo ficheiro e uma nova ligação — estão sempre disponíveis.

Verificar onde um ficheiro é utilizado

Para cada ficheiro e ligação, a lista mostra na coluna Ligação o nome do elemento a que está ligado. Um mesmo ficheiro pode estar ligado a vários elementos em simultâneo, e um ficheiro adicionado diretamente no separador Ficheiros não tem de estar ligado a nada.

A lista mostra também quem adicionou o item e quando.

Utilize o filtro para encontrar um item pelo nome.

Clique no nome do elemento ligado para ir diretamente até ele — o sistema abre o separador que o contém e destaca o elemento.

Anexos de tarefas

1. No projeto, vai para o separador Cronograma.
2. Clica no nome da tarefa/marco a que queres adicionar um anexo.
3. Aparece o painel do elemento selecionado.
4. Clica no símbolo do clipe de papel no canto superior direito do painel.
5. Aparece uma lista de opções.
6. Seleciona “Ficheiros” para anexar um ficheiro ou “Ligação” para anexar uma ligação.
   

Anexa como um ficheiro:

1. Seleciona e confirma a escolha do ficheiro.
2. O ficheiro aparece no painel de tarefas e pode ser transferido ou eliminado.

Anexa como uma ligação:

1. Introduz o URL e o nome da ligação.
2. Clica em “Adicionar”.
3. A ligação aparecerá no painel de tarefas e pode ser aberta ou eliminada.

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Mudar o nome de um ficheiro, ligação ou pasta

A mudança de nome diz respeito ao nome apresentado no projeto. No caso de um ficheiro não altera o nome do documento descarregado e, no caso de uma ligação, não altera o endereço para onde aponta.

Para mudar o nome de um item, execute os passos seguintes:

1. No separador Ficheiros, localize o item cujo nome pretende alterar.
2. Abra as respetivas opções e escolha o comando de mudança de nome. Abrir-se-á uma janela.



3. Introduza o novo nome e clique no botão de guardar.

No caso de um ficheiro, a janela mostra o nome sem a extensão — o sistema volta a acrescentá-la ao guardar, para que o tipo de ficheiro não mude por engano. No caso de uma ligação, é editável o nome completo. O nome não pode ficar vazio.

O novo nome surge em todos os locais onde o item está ligado.

Eliminar um ficheiro, ligação ou pasta

A eliminação remove o ficheiro ou a ligação do projeto e de todos os elementos a que está ligado. Deixa de estar disponível como anexo. A operação é irreversível.

Alguns elementos já não podem ser alterados e deles não é possível remover um anexo. Aplica-se às mudanças da linha de base e às cartas de projeto com o estado Em aprovação, Aprovado ou Rejeitado e às revisões arquivadas. Consoante o local onde o ficheiro está ligado, o sistema comporta-se de uma de três formas:

• Se nenhum dos elementos ligados bloquear a operação, o ficheiro é eliminado na totalidade.
• Se apenas alguns a bloquearem, o sistema propõe uma eliminação parcial. O ficheiro desaparece dos restantes elementos e permanece nos bloqueados. Confirma-o a mensagem Ficheiro eliminado parcialmente. Algumas ligações foram ignoradas.
• Se todos os elementos ligados a bloquearem, o ficheiro não pode ser eliminado e o sistema apresenta a mensagem O ficheiro está ligado apenas a elementos que não podem ser editados.

Para eliminar um item, execute os passos seguintes:

1. No separador Ficheiros, localize o item que pretende eliminar.
2. Abra as respetivas opções e escolha o comando de eliminação.
3. Leia a mensagem na janela que surge — indica se o item será eliminado na totalidade ou apenas em parte.
4. Confirme a operação.

Eliminar uma pasta apaga todo o seu conteúdo, incluindo as pastas aninhadas. Aplicam-se as mesmas três regras: se parte do conteúdo estiver ligada a elementos que não podem ser editados, essa parte permanece na pasta e o restante é eliminado.

Access to files

Access to the Files tab comes from the project role. In the role settings, the files permission has three levels:

• No access — the tab is hidden,
• View — files can be browsed and downloaded,
• Administrator — files, links and folders can also be added, renamed, moved and deleted.

The permission covers all files and folders in the project — there are no access settings for a single file or folder. The default member role has no access to files until you grant it in the role. See Project permissions for roles.

Note: a single file can be up to 10 MB, and an administrator can block some file types. A file linked to an item that can no longer be edited (such as an approved change request or an archived review) cannot be deleted completely — you will see Delete partially, which detaches the file only from the items that can still be edited.