Integração com o Microsoft Entra ID

A integração com o Microsoft Entra ID sincroniza os utilizadores da organização com o diretório da Microsoft. As alterações no diretório refletem-se na aplicação: um novo utilizador do Entra ID é adicionado automaticamente à lista de utilizadores do FlexiProject e pode iniciar sessão com uma conta Microsoft, e um utilizador removido do diretório é marcado como eliminado. Com um pacote Microsoft 365, também é possível obter as ausências de dia inteiro do calendário do Outlook.

Um administrador configura a integração em Definições do sistema > Microsoft Entra ID (ver Definições do sistema). As secções seguintes descrevem o registo da aplicação no Entra ID, a ligação e a sincronização de utilizadores e de calendários.

Nota: quando a organização utiliza uma integração individual com um Active Directory local, os utilizadores são sincronizados apenas através dela. Uma ligação adicional ao Microsoft Entra ID ativa então somente a integração com o Microsoft 365 e a sincronização de calendários.

Registar a aplicação no Microsoft Entra ID

O primeiro passo é registar o FlexiProject como aplicação no Microsoft Entra ID. O registo fornece ao administrador os parâmetros de ligação: ID do inquilino, ID do cliente e Chave do cliente. Os passos realizam-se no portal da Microsoft, pelo que os nomes dos itens dependem da sua versão atual.

1. Inicie sessão com uma conta Microsoft 365 em office.com e abra a ferramenta Administrador.
2. No menu à esquerda, escolha Ver tudo e, no menu avançado, Microsoft Entra ID.
3. No menu do Microsoft Entra ID, escolha Registos de aplicações.
4. Clique em + Novo registo. Abre-se o formulário de registo da aplicação.
5. Introduza um nome para a aplicação, por exemplo “FlexiProject”, e escolha o tipo de conta Inquilino único.
6. Conceda à aplicação permissões para ler calendários, grupos e informações dos utilizadores.
7. Clique em Registar.

Os dados de ligação

Depois do registo, o portal abre a secção Descrição geral. Daí provêm dois valores: o ID do diretório (ID do inquilino) e o ID da aplicação (ID do cliente). O terceiro valor, a chave do cliente, ainda tem de ser gerado:

1. Aceda ao módulo Certificados e segredos no menu à esquerda.
2. Clique em + Novo segredo do cliente.
3. Escolha um prazo de validade (recomendam-se dois anos) e introduza uma descrição que o ajude a reconhecê-lo.
4. Clique em Adicionar. O segredo gerado aparece na lista Segredos do cliente; o botão Copiar para a área de transferência copia o respetivo valor.

Nota: quando o segredo expira, a ligação deixa de funcionar. A aplicação mostra então uma mensagem a indicar que a ligação é inválida e que a chave do cliente pode ter expirado, e é preciso introduzir uma nova chave (ver Criar a ligação).

Criar a ligação

A ligação precisa de três parâmetros do portal da Microsoft: ID do inquilino, ID do cliente e Chave do cliente (ver Registar a aplicação no Microsoft Entra ID).

1. Abra as Definições do sistema (menu principal) e aceda à página Microsoft Entra ID.
2. Clique em Adicionar conexão. Abre-se a janela Ligação ao Microsoft Entra ID.
3. Introduza o ID do inquilino (o identificador do inquilino), o ID do cliente (o identificador da aplicação) e a Chave do cliente (o valor do segredo copiado no portal).
4. Se quiser, limite os utilizadores importados a grupos selecionados — no campo Importar com base nos IDs dos grupos de utilizadores (separados por vírgulas), introduza os IDs de objeto dos grupos do Entra ID, separados por vírgulas. Só são aceites IDs, não nomes de grupos. Um campo vazio significa importar todos os utilizadores.
5. Clique em Guardar. Com dados corretos, a janela fecha-se, aparece a mensagem Ligação ao Microsoft Entra ID estabelecida com sucesso e a página mostra uma linha para a ligação. Com dados incorretos, aparece a mensagem Falha ao ligar ao Microsoft Entra ID e a janela permanece aberta.

Lista de ligações

A tabela mostra o ID do inquilino, o ID do cliente, o Estado (Ativo, Sem ligação ou Erro de sincronização) e a Última sincronização — o número de utilizadores sincronizados e o tempo decorrido desde a sincronização. O menu da linha (três pontos) contém os comandos Editar, Sincronizar (inicia logo uma sincronização) e Eliminar. Na janela de edição, o campo da chave do cliente fica vazio, a não ser que introduza uma nova chave; uma chave expirada substitui-se exatamente dessa forma.

Eliminar a ligação interrompe a sincronização das contas de utilizador e dos respetivos estados com o Microsoft Entra ID; a aplicação pede confirmação.

Sincronização de utilizadores

Depois de criada a ligação, o FlexiProject sincroniza os utilizadores periodicamente. São obtidas as contas com endereço de e-mail. O botão Sincronizar e o interruptor dos convites também estão disponíveis.

• Um novo utilizador no Entra ID obtém uma conta no FlexiProject e torna-se um utilizador ativo (uma conta desativada no Entra ID não é criada).
• Um utilizador já existente no FlexiProject é associado à conta do Entra ID através do endereço de e-mail.
• Um utilizador que já não consta do diretório é marcado no FlexiProject como Eliminado e perde o acesso.
• Na lista de utilizadores, um utilizador sincronizado tem um ícone de sincronização junto ao estado. Um utilizador adicionado manualmente e inexistente no Entra ID não tem esse ícone (ver Lista de utilizadores).

Com a estrutura organizacional ativada, a sincronização também pode criar departamentos a partir dos gestores no Entra ID (ver Importação automática da estrutura do Microsoft Entra ID).

Convites para utilizadores do Entra ID

O interruptor Convites por e-mail para utilizadores do Microsoft Entra ID, por baixo da tabela de ligações, ativa o envio de um e-mail de boas-vindas com um convite para o FlexiProject a cada novo utilizador adicionado automaticamente a partir do Entra ID. Independentemente da definição, o utilizador só começa a receber as restantes notificações por e-mail depois do primeiro início de sessão ou da primeira ação que lhe diga respeito, por exemplo ser atribuído a uma atividade ou mencionado num comentário (ver Notificações por e-mail).

Sincronização do calendário do Outlook

A ligação ao Microsoft Entra ID também permite registar na disponibilidade dos utilizadores as ausências de dia inteiro do calendário do Outlook (Microsoft 365). As ausências vão para o calendário de disponibilidade do utilizador no módulo Recursos.

1. Abra as Definições do sistema (menu principal) e aceda à página Recursos.
2. Ative a opção Ligação ao calendário do Outlook. A opção está visível quando a ligação ao Microsoft Entra ID está ativa.

Os eventos de dia inteiro com o estado Livre introduzidos no Outlook por utilizadores sincronizados ficam guardados na respetiva disponibilidade. No calendário em Recursos, são assinalados com um ícone de sincronização, e estas exceções não podem ser editadas. Desaparecem automaticamente quando o evento é eliminado no Outlook ou quando a opção é desativada (ver Definições do módulo Recursos).