Criar um projeto

Para adicionar um projeto, vá ao módulo Projetos e clique em Novo projeto. O botão abre uma lista de opções:

• Projeto vazio — um projeto sem cronograma,
• Do modelo — o cronograma, orçamento, riscos e produtos de um modelo preparado,
• Do Microsoft Excel — um cronograma a partir de um ficheiro .xlsx ou .csv,
• Importações do Microsoft Projet — um cronograma a partir de um ficheiro .mpp,
• Com IA — um cronograma elaborado a partir da sua descrição do projeto (mostrado quando a IA está ativada na sua instalação).

Pode criar um projeto se tiver permissão para adicionar projetos num espaço de trabalho. Se tiver essa permissão em vários espaços de trabalho, escolha-os no campo Espaços de trabalho. Se a tiver apenas num, o campo não é mostrado e o projeto vai para esse espaço.

O assistente termina com o passo Funcionalidades, onde escolhe os módulos do projeto, como Orçamento, Riscos ou Chat. O Cronograma está sempre ativado. Pode alterar os módulos mais tarde (ver Funcionalidades do projeto).

A pessoa que cria o projeto torna-se o seu gestor de projeto. O projeto recebe a primeira etapa da lista de etapas e abre-se na lista do cronograma.

Adicionar um projeto vazio

1. Clique em Novo projeto e escolha Projeto vazio.
2. Na janela Novo projeto, introduza o nome e, se necessário, escolha os espaços de trabalho.
3. No passo Funcionalidades, escolha os módulos do projeto e conclua o assistente.

Um projeto vazio não tem tarefas, e os seus dias úteis vão de segunda a sexta-feira. Constrói o cronograma a partir do zero (ver Adicionar elementos ao cronograma).

Adicionar um projeto a partir de um modelo

1. Clique em Novo projeto e escolha Do modelo.
2. Introduza o nome e escolha os espaços de trabalho. A lista Modelo de projeto mostra os modelos atribuídos aos espaços de trabalho escolhidos.
3. Escolha um modelo.
4. Selecione Data de início ou Data final e indique a data. O cronograma é construído para a frente ou para trás a partir dessa data.
5. Selecione os Dias úteis do projeto. A data escolhida tem de cair num dia útil.
6. No passo Funcionalidades, escolha os módulos.
7. Verifique o cronograma no passo Pré-visualização do cronograma e conclua o assistente.

A partir do modelo, o projeto recebe:

• tarefas e marcos com as suas dependências, com datas recalculadas a partir da data escolhida,
• a dedicação de proprietários e departamentos,
• as colunas da lista do cronograma,
• rubricas orçamentais com as suas previsões e regras de mapeamento de valores reais,
• riscos, produtos e ficheiros.

Para preparar um modelo, ver Modelo de projeto. Se não existir nenhum modelo para os espaços de trabalho escolhidos, verá a mensagem Não existem modelos de projeto disponíveis.

Importar um projeto do Excel

1. Clique em Novo projeto e escolha Do Microsoft Excel.
2. Adicione um ficheiro .xlsx ou .csv (até 10 MB). Se não introduzir um nome de projeto, é usado o nome do ficheiro.
3. No passo Mapeamento de dados, atribua um campo a cada coluna do ficheiro: WBS, Nome, Início, Fim, Duração, Progresso, Descrição, Proprietário – e-mail ou Ignorar. As colunas com estes cabeçalhos são atribuídas automaticamente.
4. Para as datas, escolha o Formato da data usado no ficheiro.
5. Corrija as células marcadas a vermelho, escolha os módulos no passo Funcionalidades e conclua o assistente.

A aplicação só lê a primeira folha. A coluna do nome é obrigatória. A coluna WBS constrói a estrutura: a tarefa 1.2 fica sob a tarefa 1. Indique o progresso em percentagem de 0 a 100. Os proprietários são identificados pelos endereços de e-mail dos utilizadores da sua organização. Separe vários endereços com ponto e vírgula; os endereços desconhecidos são ignorados.

Nota: uma importação do Excel não traz as dependências entre tarefas, e todos os dias da semana passam a ser úteis. As dependências e os dias úteis configuram-se depois no cronograma.

Importar um projeto do MS Project

1. Clique em Novo projeto e escolha Importações do Microsoft Projet.
2. Adicione um ficheiro .mpp. O nome do projeto é preenchido a partir do ficheiro.
3. No passo Mapeamento de dados, escolha como as datas são transpostas:
   • Recalcular dependências — as datas das tarefas são atualizadas com base nas dependências e durações,
   • Manter datas — as datas do ficheiro mantêm-se, e são adicionados desfasamentos às dependências.
4. Verifique as tabelas de alterações, escolha os módulos no passo Funcionalidades e conclua o assistente.

As tabelas por baixo das opções mostram o que a importação altera: elementos com datas alteradas, marcos transformados em tarefas (só um elemento com duração zero continua a ser marco) e dependências problemáticas removidas. Se a importação não alterar nada, o assistente avança diretamente para o passo Funcionalidades.

A partir do ficheiro, o projeto recebe as tarefas e marcos com a sua hierarquia, dependências com desfasamentos, progresso, notas como descrição, e dias úteis e feriados do calendário. Os recursos do ficheiro tornam-se proprietários de tarefas se o seu endereço de e-mail corresponder a um utilizador da sua organização. As linhas de base do ficheiro tornam-se planos de projeto aprovados chamados Microsoft Project 1, Microsoft Project 2 e assim por diante (ver Plano do projeto).

Adicionar um projeto com IA

1. No módulo Projetos, clique em Novo projeto e escolha Com IA.
2. Na janela Descreva o seu projeto, escreva o que quer fazer — o objetivo, as principais etapas, quanto tempo deve demorar. A descrição tem de ter entre 5 e 500 caracteres.
3. Se puder criar projetos em mais do que um espaço de trabalho, escolha o espaço de trabalho.
4. Clique em Gerar. A preparação do projeto pode demorar um momento.

A aplicação cria um projeto com nome, descrição, data de início e cronograma: tarefas com durações, organizadas em tarefas-mãe e subtarefas. A IA não prepara riscos, orçamento nem produtos. O projeto é guardado de imediato e abre-se na lista do cronograma, onde pode editá-lo como qualquer outro.

Nota: um projeto gerado trata todos os dias da semana como úteis. Se a sua equipa não trabalhar aos fins de semana, altere os dias úteis no cronograma.

Se a descrição for demasiado vaga, verá: Parece que a descrição fornecida é vaga, incompleta ou não relevante para o projeto. Tente novamente, descrevendo o objetivo principal e os elementos-chave do seu empreendimento com mais clareza.

A opção Com IA só é mostrada se a IA estiver ativada na sua instalação do FlexiProject. Este caminho não tem o passo Funcionalidades — no projeto estão ativados todos os módulos.