Carta do projeto

Uma carta de projeto é um documento que descreve o projeto: objetivos, âmbito, critérios de sucesso, pessoas, datas e orçamento. É criada a partir de um modelo que define as secções e os campos (ver Modelos de carta de projeto). A carta encontra-se no separador Carta de projeto do projeto, desde que o módulo Cartas de projeto esteja ativado na sua organização (menu principal: Definições do sistema, separador Cartas de projeto, interruptor Ativado / Desligado; desligá-lo não elimina dados) e assinalado no projeto (menu do projeto, Funcionalidades; ver Funcionalidades do projeto).

A lista de cartas tem as colunas Nome, Aceitação (quando a organização tem o módulo Aceitações), Versão (o estado da carta), Criada e Última atualização. As cartas mais recentes ficam no topo. O filtro restringe a lista por uma palavra na caixa Filtrar por nome e por estado.

Uma carta tem um destes estados: Rascunho, Em aprovação, Aprovada, A melhorar ou Rejeitada. O separador é visível para os utilizadores com a permissão de projeto Carta de projeto (Pré-visualização ou Administração). O botão Adicionar e a edição da carta exigem a permissão Administração (ver Permissões do projeto).

Criar uma carta de projeto

1. Abra o separador Carta de projeto no projeto.
2. Clique em Adicionar. Abre-se a janela Nova carta de projeto com a lista de modelos.
3. Escolha um modelo e clique em Adicionar.
4. Introduza o nome da carta (por predefinição, o nome do modelo) e clique em Adicionar.

A carta é criada com o estado Rascunho e abre-se de imediato. Se a organização não tiver nenhum modelo, a lista fica vazia e surge a mensagem Não existem modelos de cartas de projeto definidos no sistema. Um projeto pode ter várias cartas, inclusive a partir do mesmo modelo.

Nova versão de uma carta

1. Abra a carta em que a nova versão se deve basear.
2. Clique em Nova versão.
3. Verifique o nome e clique em Adicionar.

A nova versão é uma carta em Rascunho com os valores copiados da anterior. Os seus campos seguem o modelo atual: os valores de campos que já não existem no modelo são descartados, e as opções de lista e as colunas de tabela que desapareceram do modelo são removidas. O botão Nova versão é visível quando o modelo da carta ainda existe, partilha um espaço de trabalho com o projeto e o utilizador tem a permissão Administração para cartas.

Espaços de trabalho e modelos de carta

Ao criar uma carta, a lista Nova carta de projeto mostra apenas os modelos que partilham um espaço de trabalho com o projeto. Um modelo atribuído apenas a outro espaço de trabalho não aparece na lista, e não é possível criar uma nova versão de uma carta a partir desse modelo.

Os modelos de carta são geridos pelos utilizadores com permissão num espaço de trabalho (ver Espaços de trabalho e modelos de carta). Sobre o que são os espaços de trabalho, ver Espaços de trabalho; para conceder permissões, ver Utilizadores e permissões.

Preencher uma carta de projeto

Clique no nome de uma carta na lista para a abrir e preencher. A carta tem os campos do respetivo modelo: textos, datas, números, listas, tabelas, anexos, ligações e dados do projeto, do cronograma, do orçamento, dos riscos e dos produtos. Uma alteração num campo é guardada de imediato e surge a mensagem Alterações guardadas.

• Os Campos de dados do projeto alteram o próprio projeto: o nome e a descrição do projeto, o Status do projeto, o gerente de projeto, as funções do projeto, os atributos do projeto e ainda o Início do projeto e o Fim do projeto (estes dois só num projeto que ainda não tenha elementos no cronograma). Uma alteração na carta é, portanto, uma alteração no projeto.
• Os Campos da carta (textos, datas, números, listas, tabelas, anexos, ligações) são guardados na própria carta.
• Os Campos calculados do cronograma, do orçamento, dos riscos e dos produtos, os gráficos e os campos de espaços de trabalho e de carteiras são só de leitura. Um campo de um módulo desligado na organização mostra a mensagem O módulo está inativo.
• Os campos Elementos selecionados do cronograma, Elementos selecionados do orçamento, Riscos selecionados e Produtos selecionados indicam os elementos do projeto que devem entrar na carta.

Nas listas de atividades e marcos, clique no cabeçalho de uma coluna para alterar a ordem das linhas. A ordem escolhida é mantida na exportação da carta.

Uma carta só pode ser editada nos estados Rascunho e A melhorar, e só com a permissão Administração para cartas. Uma carta Em aprovação, Aprovada ou Rejeitada é só de leitura e mostra os dados do projeto no momento em que foi enviada para aprovação. Introduza novos valores numa nova versão da carta (ver Criar uma carta de projeto).

Eliminar uma carta

O botão Eliminar por cima da carta elimina-a após confirmação (A cirurgia de remoção pode ser irreversível. Tem a certeza de que quer continuar?). A eliminação não pode ser anulada. Pode eliminar uma carta em Rascunho ou A melhorar. Uma carta eliminada também desaparece do pedido de aprovação a que estava associada.

Exportar uma carta de projeto

1. Abra a carta.
2. Clique em Exportação.
3. Numa carta Aprovada ou Rejeitada, escolha Sem aceitação (apenas o conteúdo da carta) ou Com aceitação (a carta juntamente com o histórico de aprovação). Nas outras cartas, a exportação começa de imediato.

Abre-se um novo separador do navegador com a carta preparada para impressão e a janela de impressão, onde escolhe guardar como PDF. O ficheiro tem o nome da carta, com a data e a hora. Quando termina, o separador fecha-se sozinho, e a impressão usa sempre o tema claro.

A opção Com aceitação acrescenta o percurso de aprovação atual e todos os anteriores: níveis, nomes dos aprovadores, as suas decisões com datas e comentários, incluindo formatação, ligações e imagens.

Aprovar uma carta de projeto

Uma carta em Rascunho é enviada para aprovação a partir do seu próprio ecrã. O botão está disponível para os utilizadores com a permissão Administração para o plano (separador Linha de base) e para cartas.

1. Clique em Enviar para aceitação.
2. Na janela Aceitação, escolha uma rota de aprovação na lista Rota de aprovação. A lista mostra as rotas dos espaços de trabalho do projeto e a opção Nenhum caminho (a opção pode não existir, ver Rota de aprovação obrigatória).
3. Defina os interruptores Cronograma e Orçamento, que decidem se a aprovação da carta guarda também a linha de base do cronograma e do orçamento (ver Aprovar uma carta de projeto).
4. Clique em Enviar para aceitação (sem rota: Aprovar a linha de base).

Efeitos do envio:

• A carta fica com o estado Em aprovação e passa a ser só de leitura. Mostra o estado do projeto no momento do envio.
• As pessoas do primeiro nível da rota recebem uma notificação na aplicação e, se a notificação A aguardar aceitação estiver ativa, um e-mail. Obtêm acesso ao projeto durante a aprovação.
• Sem rota, a carta é aprovada de imediato e o estado muda para Aprovada. A operação não pode ser anulada.
• Depois do envio, o botão passa a Aceitação. Abre a janela da linha de base no separador Aceitação, onde os aprovadores tomam as suas decisões e todo o percurso é visível.

Depois de uma decisão, a carta passa a Aprovada, Rejeitada ou A melhorar. Uma carta A melhorar é corrigida e enviada de novo: na janela da linha de base (botão Aceitação), escolha uma rota e clique em Enviar para aceitação. Uma carta Rejeitada permanece no histórico, e o trabalho continua numa nova versão. Retirar uma aprovação em curso (Retirar a aceitação na janela da linha de base) repõe o estado Rascunho.

Sobre o percurso de aprovação, ver Aceitações; sobre as rotas, ver Rotas de aprovação.