Modelos de carta de projeto
Um modelo de carta de projeto define o aspeto de uma carta: as secções, as colunas e os campos de que é composta. A partir de um modelo podem ser criadas quaisquer cartas nos projetos (ver Criar uma carta de projeto). Os modelos encontram-se no menu principal, em Cartas de projeto, desde que o módulo Cartas de projeto esteja ativado na sua organização (Definições do sistema, separador Cartas de projeto).
A lista de modelos tem a coluna Nome e, quando a organização utiliza espaços de trabalho, a coluna Espaços de trabalho. Clique num nome para abrir o construtor de modelos. O item de menu e a lista são visíveis para os utilizadores com a permissão de cartas num espaço de trabalho (ver Espaços de trabalho e modelos de carta).
Gerir modelos
Adicionar um modelo
- Abra Cartas de projeto no menu principal.
- Clique em Adicionar. Abre-se a janela Adicionar um modelo de carta de projeto.
- Introduza o Nome e escolha os Espaços de trabalho (o campo é apresentado quando a organização utiliza espaços de trabalho).
- Clique em Adicionar. Abre-se um modelo vazio, pronto para ser construído (ver Construtor de modelos de carta).
O nome é obrigatório. Quando ainda não existe nenhum modelo, a lista mostra a mensagem Sem itens. Clique Adicionar para criar um modelo de carta de projeto.
Alterar o nome e os espaços de trabalho
No construtor, o menu do modelo (o ícone de roda dentada junto ao nome) tem a opção Editar. Abre a janela Editar modelo de carta de projeto, onde altera o nome e os espaços de trabalho e guarda com Guardar.
Clonar
- Escolha Clonar no menu do modelo.
- Na janela Adicionar um modelo de carta de projeto, verifique o nome (é-lhe acrescentado um sufixo de cópia) e os espaços de trabalho, e clique em Adicionar.
A cópia tem a mesma disposição de campos que o original e abre-se para continuar o trabalho.
Eliminar
A opção Eliminar no menu do modelo elimina o modelo após confirmação. As cartas criadas anteriormente a partir dele permanecem nos respetivos projetos com todo o conteúdo, mas já não é possível criar uma nova versão a partir delas.
Espaços de trabalho e modelos de carta
Cada modelo de carta está atribuído a um ou mais espaços de trabalho. A atribuição determina:
- quem pode utilizar o modelo — quando uma carta é criada num projeto, a lista de modelos mostra apenas os modelos que partilham um espaço de trabalho com o projeto,
- quem gere o modelo — os utilizadores com a permissão Cartas num espaço de trabalho podem adicionar, editar, clonar e eliminar os modelos desse espaço de trabalho. A lista mostra-lhes apenas os modelos dos seus espaços de trabalho,
- que atributos de projeto podem ser escolhidos — no grupo de elementos Atributos dos projetos, o construtor oferece os atributos atribuídos aos espaços de trabalho do modelo (ver Atributos de projeto).
A permissão é concedida nas permissões de espaço de trabalho de um utilizador ou de um grupo de utilizadores: grupo Configuração, coluna Cartas. Tem um único nível e dá a gestão completa dos modelos de carta do espaço de trabalho. Um novo modelo só pode ser atribuído a espaços de trabalho em que o utilizador tenha esta permissão; se a tiver num único espaço de trabalho, o campo Espaços de trabalho não é apresentado.
Para conceder permissões de espaço de trabalho, ver Utilizadores e permissões. Sobre o que são os espaços de trabalho, ver Espaços de trabalho.
Construtor de modelos de carta
O construtor mostra a folha da carta à esquerda, com o nome do modelo e o logótipo da organização, e à direita a lista de elementos a inserir, agrupados num acordeão. Insira um elemento arrastando-o para um local na folha. Enquanto a folha está vazia, é apresentada a sugestão Arraste um item da direita para adicionar um campo.
Grupos de elementos
- Básicos — Secção, Colunas, Texto breve, Texto longo, Lista de seleção única, Lista de escolha múltipla, Data, Número, Tabela, Anexos, Ligação,
- Informações do projeto — Nome do projeto, Descrição do projeto, Espaços de trabalho, Status do projeto, Saúde do Projeto, Carteira de projeto, Data de criação,
- Atributos dos projetos — os atributos de projeto atribuídos aos espaços de trabalho do modelo, e Funções do projeto — Gerente de projeto e as funções de projeto da organização,
- Cronograma — datas do projeto, duração, progresso, afetação e registo de tempo, as listas Atividades e Marcos, Elementos selecionados do cronograma, valores da linha de base (linha de base atual e inicial) com desvios, e atributos do cronograma,
- Orçamento — custos e receitas do projeto, reais e previstos, o orçamento do projeto, valores da linha de base (linha de base atual e inicial) com desvios, listas de custos e receitas, Elementos selecionados do orçamento e atributos do orçamento,
- Riscos — Riscos (lista), Riscos selecionados, Matriz de riscos, e Produtos — Produtos (lista) e Produtos selecionados,
- Gráfico — Pontuação do projeto, e os gráficos Custos e Receitas.
Os elementos Tempo necessário e Rastreamento de tempo só constam da lista quando os módulos Recursos e Rastreamento de tempo estão ativados. Um elemento de um módulo que foi desligado depois de o modelo ser criado mostra na carta a mensagem O módulo está inativo.
Disposição da carta
- Uma Secção é um cabeçalho com um nome e uma cor que divide a carta em partes.
- As Colunas dividem uma linha em duas colunas, para as quais arrasta elementos. Uma coluna vazia é removida com o ícone do caixote do lixo.
- Altere a ordem arrastando elementos e linhas.
Editar e remover um elemento
Passe o cursor sobre um elemento para ver os ícones do lápis e do caixote do lixo. O lápis abre a janela Editar campo; o ícone do caixote do lixo remove o elemento do modelo. A janela depende do tipo de elemento:
- textos, data, anexos, ligação — Nome e Descrição (a descrição é apresentada junto ao campo na carta),
- Número — como acima, com a opção Utilizar o separador 1000,
- listas de escolha — nome, descrição e a lista de opções,
- Tabela — nome, descrição e as Colunas da tabela (até 4), cada uma com um tipo: texto, lista, número ou data; Adicionar coluna acrescenta outra,
- Secção — nome e Cor,
- listas de atividades, marcos, riscos, produtos e orçamento, e a matriz de riscos — nome, Filtro (por exemplo Atrasados, Todos concluídos, Ativo) e a escolha das colunas,
- Elementos selecionados do cronograma e Elementos selecionados do orçamento — nome, descrição e a escolha das colunas; os próprios elementos são escolhidos na carta, no projeto.
As alterações no construtor são guardadas de imediato. As cartas criadas anteriormente a partir do modelo não mudam: têm a sua própria cópia dos campos desde o momento da criação. As alterações do modelo só chegam a uma carta na respetiva nova versão (ver Nova versão de uma carta).
