Relatórios

Os relatórios são consultas aos dados atuais da organização, apresentadas sob a forma de tabela. Um relatório mostra apenas os projetos e os elementos a que o utilizador tem acesso, e apenas dos espaços de trabalho em que tem permissões. O resultado provém sempre dos dados atuais, pelo que o mesmo relatório, aberto uma semana depois, mostra um estado diferente.

O separador Relatórios encontra-se no menu principal e está disponível para os utilizadores com licença Completa (ver Licenças). Um relatório de Projetos tem ainda as vistas Gantt e Visão geral. As Carteiras de projetos e as Revisões também servem para gerir em pormenor os dados dos projetos.

Lista e grupos de relatórios

A lista de relatórios é uma árvore de grupos e relatórios. As colunas são Nome, As minhas permissões (Proprietário, Edição ou Pré-visualização), Proprietário e Última alteração (quem alterou o relatório e quando). Os grupos organizam os relatórios e podem ser aninhados. A estrutura de grupos de cada utilizador é privada.

1. Clique na seta junto ao botão Novo relatório e escolha Novo grupo. Abre-se a janela Adicionar grupo de relatórios.
2. Introduza o nome do grupo.
3. Se quiser, escolha um grupo superior no campo Grupo.
4. Clique em Adicionar. O grupo aparece na lista.

O comando Mover (no menu de três pontos junto a um relatório, na lista ou na vista do relatório) move o relatório para um grupo. Ao clicar num grupo, abre-se a edição do mesmo, onde pode alterar o nome e o grupo superior ou eliminar o grupo. Eliminar um grupo elimina todos os relatórios que ele contém (a aplicação pede confirmação).

Criar um relatório

1. Clique em Novo relatório na lista de relatórios. Abre-se a janela Novo relatório com os tipos de relatório.
2. Escolha o tipo: Projetos, Cronograma, Orçamento, Execução orçamental, Riscos, Produtos ou Linha de base (os tipos de orçamento, riscos e produtos estão disponíveis quando o módulo respetivo está ativado) e clique em Adicionar. Abre-se a janela Filtro com as condições predefinidas para o tipo escolhido.
3. Defina as condições (ver Filtros e resultado do relatório) e clique em Filtrar. O relatório abre-se com o resultado e as colunas predefinidas.
4. Clique em Guardar, introduza um nome, escolha um grupo, se quiser, e clique em Guardar. O relatório fica na lista.

Um relatório de Projetos tem as vistas Lista e Gantt e, depois de guardado, também Visão geral (ver Relatório de projetos como gráfico de Gantt e Visão geral gráfica de um relatório).

Relatório ad hoc

Um relatório não é um resumo elaborado de uma vez por todas — é uma consulta que obtém dados atuais sempre que é aberta. O resultado do mesmo relatório de há uma semana e o de hoje podem, por isso, ser diferentes, mesmo que a sua definição não tenha mudado.

Um relatório novo que ainda não foi guardado é um relatório ad hoc. Pode explorá-lo à vontade: escolher o tipo, definir filtros e ver o resultado. Enquanto não clicar em Guardar, o relatório não existe no sistema como entrada autónoma e só o seu autor o vê, nesse navegador. Se sair da página sem guardar, a aplicação pergunta se pretende descartar as alterações.

A mesma regra aplica-se aos relatórios guardados: ao alterar filtros ou colunas, o resultado é recalculado de imediato a partir dos dados atuais. Um relatório não é uma imagem fixa do dia em que foi criado — mostra o estado dos projetos, do orçamento ou do cronograma no momento em que o consulta.

Nota: um relatório guardado só é visível para o proprietário até este o partilhar (ver Partilhar um relatório).

Filtros e resultado do relatório

O botão Filtros acima do resultado (com o número de regras) abre a janela Filtro. Um filtro é composto por regras (Nova regra): um campo, um operador e um valor. As regras são combinadas em grupos com a condição E ou OU, e os grupos podem ser aninhados (Novo grupo). Os campos disponíveis dependem do tipo de relatório — num relatório de projetos são, por exemplo, o nome, os Espaços de trabalho, o status do projeto, a carteira, o gerente de projeto, a saúde do projeto, as datas e os atributos de projeto. O botão Filtrar aplica as condições. Os filtros podem ser alterados pelo proprietário do relatório e por quem tem a permissão Edição.

Um relatório trabalha dentro dos espaços de trabalho: agrega apenas dados de projetos de espaços de trabalho a que o utilizador tem acesso (ver Espaços de trabalho em carteiras, revisões e relatórios). O campo Espaços de trabalho num filtro restringe o resultado às unidades de negócio selecionadas.

O número de resultados é apresentado por baixo dos botões. Quando um filtro não devolve nada, o relatório mostra uma mensagem de ausência de dados.

Linha de resumo

Se um relatório tiver colunas numéricas (por exemplo, a duração ou os montantes do orçamento), aparece por baixo dos cabeçalhos da tabela uma linha de resumo com a soma de cada uma dessas colunas. Sem colunas numéricas, essa linha não existe.

Colunas do relatório

O botão Colunas acima do resultado abre a janela Definições de coluna, onde escolhe os campos que o relatório mostra e a respetiva ordem.

1. Clique em Colunas.
2. Arraste uma coluna pela respetiva pega (ao passar o cursor, aparecem seis pontos) para mudar a sua posição, ou altere o campo na lista junto à coluna.
3. Clique em Adicionar coluna para acrescentar outro campo; a lista sugere apenas os campos que ainda não foram usados.
4. O ícone do caixote do lixo remove uma coluna.
5. Confirme.

Os campos disponíveis dependem do tipo de relatório: um relatório de projetos oferece campos do projeto, da carta de projeto e das funções no projeto; um relatório de cronograma, campos do cronograma; um relatório de orçamento e de execução, campos do orçamento. Os atributos personalizados já definidos também constam da lista. A coluna Departamento só é visível quando a estrutura organizacional está ativada. Um relatório tem de ter pelo menos uma coluna.

Num relatório de projetos, as cinco colunas de orçamento — Orçamento – última linha de base, Execução orçamental, Previsão orçamental, Desvio orçamental – última linha de base e Previsão orçamental + execução — podem ser adicionadas várias vezes, cada uma para um período diferente: Inteiro, um Ano concreto, um Mês específico ou o Mês atual, indicado como desfasamento em relação à data de hoje (por exemplo, um mês antes ou três meses depois). Assim, o relatório mostra o período certo mesmo quando é aberto mais tarde.

Nota: num relatório guardado, a alteração de uma coluna é guardada de imediato; num relatório novo, ainda não guardado, as colunas são guardadas em conjunto com todo o relatório. O navegador memoriza a largura das colunas.

Partilhar um relatório

Um relatório guardado pode ser partilhado com outros utilizadores. Podem fazê-lo o proprietário e quem tem a permissão Edição; um relatório só pode ser partilhado com utilizadores com licença Completa.

1. Abra um relatório guardado (um relatório novo tem de ser guardado primeiro).
2. Escolha Partilhar no menu de três pontos do cabeçalho do relatório. Abre-se a janela Partilhar com uma tabela de Nome e apelido e Acesso.
3. Clique em Adicionar utilizador e escolha as pessoas e o nível de acesso.
4. Guarde.

• Edição — o utilizador altera os filtros e as colunas do relatório e partilha-o, mas não o renomeia; o comando de eliminação retira apenas o seu próprio acesso ao relatório.
• Pré-visualização — o utilizador apenas consulta o relatório e exporta o respetivo resultado.

Os utilizadores adicionados recebem uma notificação sobre o relatório partilhado e o nível de acesso (ver Partilha de um relatório, carteira ou programa). Remover um utilizador da tabela retira-lhe o acesso. O proprietário tem sempre acesso ao seu relatório.

Quando o proprietário elimina um relatório, este é eliminado definitivamente e o acesso é retirado a todos com quem foi partilhado. Um utilizador com quem o relatório foi partilhado perde apenas o seu próprio acesso quando o elimina.

Clonar um relatório

A clonagem cria uma cópia independente de um relatório: o mesmo tipo, os mesmos filtros e colunas, mas uma entrada própria na lista, da qual é proprietário o utilizador que o clonou.

1. Abra o relatório e escolha Clonar no menu de três pontos.
2. Corrija o nome na janela Novo relatório (por predefinição, é sugerido o nome do original) e escolha um grupo, se quiser.
3. Clique em Guardar. Abre-se a edição da nova cópia.

O tipo de relatório, as condições dos filtros e as colunas passam para a cópia; num relatório de projetos, passam também a visão geral gráfica e a largura das colunas. As partilhas e o grupo do original não passam para a cópia — partilhe a cópia de novo e escolha um grupo. Qualquer relatório a que tenha acesso pode ser clonado, mesmo com a permissão Pré-visualização.

Relatório de projetos como gráfico de Gantt

Um relatório de Projetos pode ser visto como um gráfico de Gantt, em vez de uma lista — uma forma cómoda de comparar de uma só vez os cronogramas de muitos projetos.

1. Abra um relatório de Projetos.
2. Acima do resultado, mude a vista de Lista para Gantt.

O gráfico mostra uma barra por cada projeto que cumpre os filtros do relatório, juntamente com as dependências de atividades exteriores a esses projetos. O botão Gráfico liga e desliga: os marcos, as dependências, as datas, o gerente de projeto, o status do projeto, a linha de hoje e duas faixas de datas adicionais — Última linha de base e Primeira linha de base. Permite também escolher a cor das barras: segundo o progresso, a saúde do projeto, o status do projeto ou um atributo de projeto do tipo lista. O controlo deslizante de zoom altera a escala de tempo (dia, semana, mês, trimestre, ano) e o botão Exportação guarda o gráfico como ficheiro PDF ou PNG.

Nota: na vista Gantt não é possível alterar as colunas nem exportar o resultado para o Excel — esses botões ficam indisponíveis enquanto o gráfico está ativo. O navegador memoriza as definições do gráfico (faixas visíveis, cor, escala) em separado para cada relatório.

Visão geral gráfica de um relatório

Um relatório de Projetos tem a vista Visão geral: um painel de controlo com gráficos (widgets) que mostram indicadores dos projetos do resultado do relatório, como a saúde, o status, os gerentes de projeto, os atrasos em relação ao plano e as ultrapassagens do orçamento. A vista está disponível ao lado de Lista e Gantt apenas num relatório guardado; os relatórios de outros tipos não a têm. Os gráficos são calculados a partir dos projetos que cumprem os filtros do relatório, sempre com dados atuais.

Todos os que podem abrir o relatório veem o painel. Os gráficos são adicionados, alterados e dispostos pelo proprietário do relatório e por quem tem a permissão Edição (ver Partilhar um relatório). A disposição do painel é guardada no relatório e é igual para todos os utilizadores. Quando a Visão geral é aberta pela primeira vez, aparecem cinco gráficos predefinidos: saúde do projeto, status do projeto, gerente de projeto, progresso do projeto e ultrapassagem do orçamento.

1. Abra um relatório de Projetos guardado e clique em Visão geral, ao lado de Lista e Gantt. O painel abre-se.
2. Clique em Adicionar gráfico. Abre-se a janela Adicionar gráfico, com a pré-visualização do gráfico à esquerda e as definições à direita.
3. Escolha o Intervalo de dados e o Tipo de gráfico e, se necessário, defina o agrupamento e os filtros (ver Intervalo de dados e tipos de gráfico e Filtros de um único gráfico). O campo Nome sugere um título para o gráfico, que pode alterar.
4. Clique em Adicionar. O gráfico aparece no painel.

Ao apontar para uma barra ou uma fatia do gráfico circular, uma caixa de informação lista os projetos que compõem esse elemento do gráfico.

Nota: na vista Visão geral, os botões Colunas e Exportação ficam indisponíveis, tal como na vista Gantt.

Intervalo de dados e tipos de gráfico

Na janela Adicionar gráfico, o campo Intervalo de dados define o que o gráfico conta:

• o grupo Projetos: Projetos (o número de projetos) e os atributos de projeto do tipo número e do tipo função que devolve um número (ver Gráficos de atributos numéricos e de função);
• o grupo Cronograma: Progresso das atividades e Progresso dos marcos. Só são incluídas as atividades e os marcos por concluir (com progresso diferente de 100%) dos projetos do relatório. O gráfico distingue três grupos: Atrasados (a data de fim é anterior a hoje), Sem atrasos (a data de fim é hoje ou posterior) e Sem datas (sem data de fim);
• o grupo Riscos: Riscos e Matriz (uma matriz de probabilidade e impacto; aponte para uma célula para ver os riscos que ela contém). O grupo está disponível quando o módulo de riscos está ativado.

O campo Tipo de gráfico tem cinco valores: Circular, Coluna, Contador (um único número), Percentagem (um círculo com “número / total”, ou seja, a proporção dos elementos que cumprem os filtros do gráfico no conjunto de todos os elementos do intervalo de dados) e Lista (nomes de projetos, riscos, atividades ou marcos, com o respetivo número no cabeçalho). Nem todos os tipos estão disponíveis em todos os intervalos: a Percentagem não é oferecida no grupo Cronograma, e a Lista não é oferecida para atributos numéricos. Para Progresso das atividades e Progresso dos marcos, o Contador e a Lista mostram um dos três grupos, escolhido no campo Atraso.

Nos gráficos circulares e de colunas dos grupos Projetos e Riscos, o campo Agrupamento define como os dados são divididos:

• projetos: Espaços de trabalho, Status do projeto, Saúde do Projeto, Gerente de projeto, Progresso dos projetos (Atrasados, Sem atrasos ou Sem plano de base; atrasado significa que a data de fim do projeto é posterior à da última linha de base), Ultrapassagem do orçamento (Excedido, Dentro do orçamento ou Sem plano de base, com base no desvio do orçamento em relação à última linha de base) e todos os atributos de projeto do tipo lista de escolha única ou de seleção múltipla (ver Atributos no resumo gráfico);
• riscos: Categoria e Estado.

Nos gráficos circulares e de colunas pode também definir as Etiquetas (Valor e Percentagem) e, nos gráficos de gerentes de projeto e de categorias de riscos, também a Cor (uma paleta de cores).

Os gráficos que dependem do módulo de orçamento (Ultrapassagem do orçamento) ou do módulo de riscos mostram a mensagem O widget está inativo quando o módulo está desativado.

Gráficos de atributos numéricos e de função

O grupo Projetos do campo Intervalo de dados contém também os atributos de projeto do tipo número e os atributos do tipo função que devolvem um número. O gráfico de um atributo deste tipo soma os respetivos valores nos projetos do relatório, em vez de contar projetos. Um projeto sem valor no atributo não entra na soma.

1. Clique em Adicionar gráfico e, no campo Intervalo de dados, escolha um atributo numérico ou de função do grupo Projetos.
2. Escolha o Tipo de gráfico. Um gráfico do tipo Circular ou Coluna divide a soma pela propriedade escolhida no campo Agrupamento, por exemplo o status do projeto, o espaço de trabalho ou um atributo de lista próprio. O Contador mostra um único número: a soma do atributo nos projetos que cumprem os filtros do gráfico. A Percentagem mostra essa soma em relação à soma de todos os projetos do relatório.
3. Se quiser, defina filtros (ver Filtros de um único gráfico). Clique em Adicionar. O gráfico aparece no painel.

O número de casas decimais no gráfico provém da definição do atributo. Os atributos de projeto estão descritos em Atributos de projeto.

Filtros de um único gráfico

Cada gráfico tem o seu próprio filtro, independente do filtro do relatório. O filtro de um gráfico restringe apenas os dados desse gráfico; o resultado do relatório e os outros gráficos não mudam. Os gráficos dos grupos Projetos e Riscos têm filtros; os do grupo Cronograma não.

Utilizações típicas: deixar de fora os projetos arquivados, mostrar na matriz apenas os riscos com um estado escolhido ou limitar um gráfico aos projetos em determinados status.

1. Na janela Adicionar gráfico ou Editar gráfico, clique em Adicionar opções na secção Filtro. Aparece uma nova linha de filtro.
2. No primeiro campo da linha, escolha um critério e, no segundo, os valores que devem permanecer no gráfico. A pré-visualização do gráfico é atualizada após cada alteração.
3. Adicione mais critérios com o mesmo botão; cada critério só pode ser usado uma vez, e o ícone do caixote do lixo remove uma linha. O gráfico mostra os elementos que cumprem todos os critérios em simultâneo.
4. Clique em Adicionar (Guardar, ao editar). O filtro é guardado com o gráfico e aplicado sempre que a vista é aberta.

Critérios para projetos: Status do projeto, Gerente de projeto, Arquivamento do projeto, Espaço de trabalho, Saúde do Projeto, Data de início, Data final, Ultrapassagem do orçamento, Progresso dos projetos, Nome e atributos de projeto dos tipos data, número e lista (escolha única e seleção múltipla). Critérios para riscos: Estado (riscos), Probabilidade (riscos), Impacto (riscos), Categoria (riscos), Arquivamento do projeto, Espaço de trabalho e Nome; os três últimos referem-se aos projetos a que os riscos pertencem.

O critério Espaço de trabalho restringe o gráfico às unidades de negócio escolhidas (ver Espaços de trabalho em carteiras, revisões e relatórios).

Disposição do painel, edição e eliminação de gráficos

Os gráficos estão dispostos numa grelha. Arrastar um gráfico pela barra de título move-o, e arrastar o canto redimensiona-o; a largura mínima é de duas colunas da grelha. Cada alteração à disposição é guardada de imediato (uma mensagem confirma as alterações guardadas) e aplica-se a todos os utilizadores do relatório. As pessoas sem permissão para editar o relatório veem o painel sem poderem mover os gráficos e sem o menu.

Ao apontar para a barra de título de um gráfico, aparece um ícone de menu com estes comandos:

• Editar abre a janela Editar gráfico com as definições atuais. Pode alterar o nome, o intervalo de dados, o tipo de gráfico, o agrupamento e os filtros. O botão Guardar guarda as alterações, e o botão Eliminar desta janela elimina o gráfico;
• Clonar cria uma cópia do gráfico com as mesmas definições e com “ – cópia” acrescentado ao nome. Um gráfico sem dados para apresentar não pode ser clonado (mensagem Não é possível clonar. A ausência de dados a apresentar impede a clonagem deste item);
• Eliminar elimina o gráfico após confirmação.

A clonagem de um relatório copia também o respetivo painel (ver Clonar um relatório). As carteiras e as revisões têm painéis semelhantes.

Exportar um relatório

O botão Exportação acima do resultado guarda o relatório, na vista de lista, como ficheiro Excel (.xlsx) com as colunas visíveis. O botão é visível quando o relatório tem resultados e está também disponível com a permissão Pré-visualização. O nome do ficheiro é composto pelo nome do relatório e pela data.

1. Abra o relatório, alterando os filtros e as colunas se for necessário.
2. Clique em Exportação. O navegador descarrega o ficheiro.

Na vista Gantt, a exportação para o Excel não está disponível; o gráfico tem o seu próprio botão Exportação, para PDF ou PNG (ver Relatório de projetos como gráfico de Gantt).