Caminhos da Aceitação
Uma rota de aprovação é um modelo do processo de decisão que uma linha de base do projeto (e, com ela, uma carta de projeto) percorre antes de ser aprovada. É composta por níveis consecutivos, e cada nível por pessoas que tomam uma decisão ou dão uma opinião. As rotas encontram-se no menu principal, em Aceitações, no separador Rotas de aprovação (ver Aceitações). A lista tem a coluna Nome e, quando a organização usa espaços de trabalho, a coluna Espaços de trabalho. Clique num nome para abrir a janela da rota.
O separador é visível para os utilizadores com a permissão para rotas de aprovação num espaço de trabalho (ver Espaços de trabalho e rotas de aprovação). A rota é escolhida ao enviar uma linha de base ou uma carta para aprovação (ver Aprovar uma mudança da linha de base).
Criar uma rota de aprovação
- Abra o separador Rotas de aprovação na secção Aceitações.
- Clique em Adicionar. Abre-se a janela Rota de aprovação.
- Introduza o Nome, escolha os Espaços de trabalho (o campo é apresentado quando a organização usa espaços de trabalho) e, se quiser, uma Descrição. A descrição é apresentada quando a rota é escolhida na janela Aceitação.
- Clique em Adicionar nível e defina os aprovadores (ver Níveis e funções dos aprovadores).
- Clique em Adicionar.
Para guardar, são necessários um nome, pelo menos um espaço de trabalho, pelo menos um nível e, em cada nível, pelo menos uma pessoa com a ação Decisão. Em caso de erro, aparece uma mensagem, por exemplo Deve ser definido pelo menos um decisor em cada nível de aceitação., O mesmo utilizador foi adicionado duas vezes no mesmo nível. ou Pelo menos um utilizador inativo está definido no percurso de aceitação. Altere e elimine uma rota na mesma janela (clique no nome na lista). Eliminar uma rota não interrompe as aprovações que já arrancaram com ela; os modelos alterados e eliminados não alteram as rotas que já estão em curso nos projetos.
Espaços de trabalho e rotas de aprovação
Cada rota é atribuída a um ou mais espaços de trabalho. A atribuição determina:
- onde a rota está disponível — na janela Aceitação de um projeto, a lista Rota de aprovação contém apenas as rotas que partilham um espaço de trabalho com o projeto. Quando não existe nenhuma, a lista mostra Não existem rotas de aprovação definidas para o espaço de trabalho. Não é possível usar uma rota de outro espaço de trabalho (esse envio é rejeitado),
- quem gere a rota — os utilizadores com a permissão Aceitações num espaço de trabalho podem adicionar, editar e eliminar as rotas desse espaço de trabalho e veem o separador Rotas de aprovação. A lista mostra-lhes apenas as rotas dos seus espaços de trabalho.
A permissão é concedida nas permissões de espaço de trabalho de um utilizador ou de um grupo de utilizadores: no grupo Configuração, coluna Aceitações. Tem um único grau de acesso e dá a gestão completa das rotas do espaço de trabalho. Uma nova rota só pode ser atribuída a espaços de trabalho em que o utilizador tenha esta permissão; se a tiver apenas num espaço de trabalho, o campo Espaços de trabalho não é apresentado.
Para conceder permissões de espaço de trabalho, ver Utilizadores e permissões. Para saber o que são espaços de trabalho, ver Espaços de trabalho.
Níveis e funções dos aprovadores
Níveis
Os níveis são percorridos por ordem: o nível 2 só começa depois de o nível 1 ter terminado. Adicione um nível com Adicionar nível, elimine-o com Eliminar no menu do nível e altere a ordem arrastando um nível pela respetiva pega. No cabeçalho do nível, a frase Aceitação necessária [Todos / Um dos] decisores define quantas decisões encerram o nível:
- Todos — o nível termina depois das decisões de todas as pessoas com a ação Decisão,
- Um dos — basta a decisão da primeira pessoa a decidir.
Um nível também termina de imediato quando qualquer decisor escolhe Rejeito ou A melhorar: toda a aprovação termina então com esse resultado e os níveis seguintes não arrancam.
Aprovadores
O botão Adicionar aprovador acrescenta uma linha com uma lista de escolha. Pode escolher:
- Gerente de projeto — os gerentes do projeto em que a aprovação decorre (um valor dinâmico),
- uma função de projeto — as pessoas atribuídas a essa função no projeto (um valor dinâmico). Uma função só pode figurar uma vez num nível,
- Gestor — o superior hierárquico da pessoa que envia o pedido de aprovação (um valor dinâmico; o superior hierárquico é definido no perfil do utilizador, ver Utilizadores e permissões),
- um utilizador específico da lista de utilizadores ativos.
Os valores dinâmicos são resolvidos no momento em que a linha de base é enviada para aprovação, a partir dos dados desse projeto. Se uma pessoa figurar duas vezes num nível (por exemplo, como gerente de projeto e como membro de uma função de projeto), fica uma só entrada, com a ação Decisão se qualquer uma das duas a tinha. No envio, a janela Aceitação verifica a rota e assinala os erros: nenhum gerente de projeto, uma função sem pessoas ou não adicionada ao projeto, nenhum superior hierárquico, um utilizador inativo ou uma licença inferior à completa. O envio com erro é bloqueado.
Ação do aprovador
Para cada aprovador, a lista de ações tem dois valores:
- Decisão — um voto vinculativo. O nível não termina sem decisões (conforme definido por Todos ou Um dos),
- Opinião — um consultor. Pode deixar um comentário e uma escolha, mas não encerra o nível.
O menu da linha do aprovador tem a opção Informações para o aceitador (uma mensagem curta mostrada ao aprovador no momento da decisão, assinalada com um ícone de comentário) e Eliminar.
Os aprovadores do nível em curso recebem uma notificação na aplicação e um e-mail (quando a notificação A aguardar aceitação está ativada) e acesso ao projeto durante a aprovação. Para o decurso da aprovação, ver Plano do projeto.
Rota de aprovação obrigatória
O administrador da organização decide se as linhas de base e as cartas de projeto podem ser aprovadas sem uma rota de aprovação. A definição encontra-se no menu principal: Definições do sistema, separador Aceitações, interruptor Exigir rota de aprovação (Quando ativado, os utilizadores serão obrigados a selecionar uma rota de aprovação antes de submeter para aprovação.). A alteração é guardada de imediato.
- Interruptor desligado (o valor predefinido) — a lista Rota de aprovação na janela Aceitação tem a opção Nenhum caminho. Ao escolhê-la, a linha de base ou a carta é aprovada de imediato, sem aprovadores.
- Interruptor ligado — não existe a opção Nenhum caminho e o botão de envio fica inativo até ser escolhida uma rota. O servidor também rejeita o envio sem rota. Toda a linha de base e toda a carta têm de passar por uma rota definida.
A aprovação sem rota não pode ser anulada e guarda os valores da linha de base, desde que os interruptores Cronograma e Orçamento estejam ligados (ver Aprovar uma mudança da linha de base).
