Riscos

Os riscos são o registo das ameaças do projeto. Cada risco tem um estado, uma probabilidade, um impacto, um proprietário e, opcionalmente, uma ligação a uma atividade ou a um marco do cronograma. O registo encontra-se no separador Riscos do projeto, desde que o módulo Riscos esteja ativado na sua organização (ver Configuração dos riscos) e assinalado no projeto (menu do projeto, Funcionalidades; ver Funcionalidades do projeto).

Por cima da tabela de riscos está o botão Mostrar matriz (Ocultar matriz). A matriz de riscos é uma grelha de probabilidade por impacto em que cada célula mostra o número de riscos com essa combinação. Conta todos os riscos do projeto, incluindo os fechados, independentemente do filtro. Clique numa célula para definir o filtro da tabela para essa probabilidade e esse impacto. O navegador memoriza se a matriz está visível.

A tabela pode ser restringida com o filtro: uma palavra na caixa Filtrar por nome e a escolha de Proprietário, Categoria, Impacto e Probabilidade. O navegador memoriza o filtro, a ordenação e a disposição das colunas separadamente para cada projeto (ver Colunas da lista de riscos).

O separador é visível para os utilizadores com permissão de projeto para riscos (Pré-visualização ou Administração) e para os proprietários de riscos, que veem os riscos do projeto mesmo sem essa permissão. O botão Adicionar está disponível com a permissão Administração. Sobre as permissões, ver Permissões do projeto.

Configuração dos riscos

Configure o módulo no menu principal: Definições do sistema, separador Riscos. As definições aplicam-se a toda a organização.

• O interruptor Ativado / Desligado liga o módulo. Desligá-lo não elimina dados; apenas oculta o separador Riscos a todos os utilizadores.
• Os separadores Probabilidade e Impacto contêm as escalas com que a matriz de riscos é construída. Uma escala tem de 2 a 10 valores. O primeiro valor é o mais baixo e o último o mais alto.
• O separador Categorias de riscos contém uma lista livre de categorias para escolher num risco.

Adicionar um valor a uma escala

1. Abra o separador Probabilidade ou Impacto.
2. Clique em Adicionar.
3. Na janela Adicionar valores à escala, introduza o nome e clique em Adicionar.

O novo valor vai para o fim da escala, pelo que passa a ser o mais alto. Para alterar a ordem, arraste uma linha pela pega à esquerda. Clique num nome para abrir a janela Edição de valores de escala, onde pode mudar o nome do valor.

Eliminar um valor de uma escala

1. Clique no nome do valor e, na janela Edição de valores de escala, no botão de eliminar.
2. Na janela Eliminação do valor da escala, escolha o valor de substituição (Tem a certeza de que vai remover o valor? Escolha um novo para os riscos existentes.).
3. Confirme.

Os riscos que tinham o valor eliminado passam a ter o valor de substituição. Só pode eliminar um valor se ficarem pelo menos 2 valores na escala.

Categorias de riscos

No separador Categorias de riscos, o botão Adicionar abre a janela Adicionar categoria e, ao clicar num nome, abre-se Editar categorias, onde também pode eliminar a categoria. Eliminar uma categoria remove-a de todos os riscos que a tinham, sem a substituir.

Adicionar um risco

1. Abra o separador Riscos no projeto.
2. Clique em Adicionar. Abre-se a janela Adicionar risco.
3. Introduza o nome (obrigatório, até 256 carateres) e clique em Adicionar.

O risco aparece na tabela e o respetivo painel abre-se à direita. Um novo risco recebe o estado Identificado, a Probabilidade mais baixa e o Impacto mais baixo das escalas, e a data atual como Data de identificação. Preencha os restantes campos no painel (ver Painel do risco).

Também pode adicionar um risco a partir do painel de uma atividade ou de um marco: na secção Riscos, clique em Adicionar outro risco. Esse risco fica ligado de imediato a esse elemento do cronograma.

Painel do risco

Clique no nome de um risco na tabela para abrir o respetivo painel à direita. Feche-o com o botão x no canto superior direito. O painel contém:

• o nome, no topo,
• os campos Estado (ver Estado do risco), Probabilidade e Impacto — valores das escalas definidas nas definições,
• a Data de identificação — só de leitura,
• o campo Proprietário — escolhido entre os membros da equipa do projeto, e pode ser limpo,
• os campos Categoria e Cronograma — a ligação a um elemento do cronograma (ver Ligar um risco ao cronograma),
• o campo Descrição e plano de ação com formatação de texto,
• a secção Impacto com os campos Cronograma (dias) e Orçamento (um montante na moeda do projeto), cada um com uma descrição, e a descrição do impacto no Produto final do projeto,
• anexos (ficheiros do seu computador ou dos ficheiros do projeto) e comentários com menções (ver Comentários e menções).

Cada alteração é guardada automaticamente, depois de premir Enter ou de sair do campo, e surge a mensagem Alterações guardadas. O nome é obrigatório.

Para eliminar um risco, escolha Eliminar no menu do painel e confirme. A eliminação não pode ser anulada. A opção está disponível com a permissão Administração para riscos.

Os utilizadores com a permissão Administração para riscos podem alterar todos os campos. Um proprietário de risco sem essa permissão só pode alterar os grupos de campos que o projeto disponibiliza aos proprietários dos elementos (ver Proprietários dos elementos). Todos os restantes veem o painel só de leitura.

Nota: escolher como proprietário uma pessoa que não pertence à equipa do projeto adiciona-a ao projeto com permissões de participante e envia-lhe uma notificação. O proprietário anterior sai da equipa do projeto se não tiver outras ligações ao projeto (atividades, produtos, riscos, funções). Um utilizador que se indica a si próprio como proprietário não recebe notificação.

Estado do risco

Um risco tem um de três estados: Identificado, Ativo ou Fechado. Um novo risco está identificado. Altere o estado no painel do risco, no campo Estado; é guardado de imediato, sem confirmação.

• A Data de identificação é a data em que o risco foi adicionado. Alterar o estado não a modifica.
• Na coluna Riscos da lista do cronograma só são contados os riscos identificados e ativos. Os riscos fechados desaparecem dessa coluna (ver Ligar um risco ao cronograma).
• O estado pode ser alterado pelos utilizadores com a permissão Administração para riscos ou pelo proprietário do risco, se o projeto disponibilizar aos proprietários o grupo de campos Estado e progresso (ver Painel do risco).

Ligar um risco ao cronograma

Um risco pode estar relacionado com uma atividade, um marco ou uma atividade de resumo do cronograma.

1. Abra o painel do risco (clique no nome na tabela).
2. Clique no campo Cronograma. Abre-se a lista de elementos do cronograma.
3. Escolha um elemento e clique em Confirmar.

O nome do elemento aparece no campo Cronograma do painel do risco; clique nele para abrir o painel desse elemento. A ligação é guardada de imediato e pode alterá-la escolhendo outro elemento.

Também pode ver os riscos do lado do cronograma:

• a coluna Riscos da lista do cronograma mostra um ícone de triângulo com círculos: um círculo cinzento indica o número de riscos identificados e um círculo vermelho o número de riscos ativos. A coluna não mostra os riscos fechados,
• o painel de uma atividade ou de um marco tem uma secção Riscos que lista os riscos ligados, incluindo os fechados, e o botão Adicionar outro risco.

Colunas da lista de riscos

O botão Colunas por cima da tabela permite escolher as colunas visíveis e definir a respetiva ordem arrastando. A coluna com o nome do risco está sempre visível e fixa.

Por predefinição, a tabela mostra Estado, Proprietário, Cronograma, Categoria, Impacto, Probabilidade e Data de identificação. Pode acrescentar as colunas Impacto no cronograma (em dias) e Impacto no orçamento.

Ordene a tabela clicando no cabeçalho de uma coluna. O navegador memoriza a disposição das colunas, a ordenação e o filtro separadamente para cada projeto, pelo que, ao regressar ao separador Riscos, a vista é a mesma. As definições não passam para outro navegador ou dispositivo.