Carteiras de projectos

Uma carteira de projetos agrupa projetos para que possa avaliá-los, compará-los e acompanhá-los em conjunto. As carteiras encontram-se no menu principal, em Carteiras de projetos. A lista mostra os nomes das carteiras e os respetivos projetos. Clicar num nome abre a carteira no separador Projetos. Uma carteira tem os separadores Visão geral, Projetos, Cronograma, Orçamento (quando o módulo Orçamento está ativado), Riscos (quando o módulo Riscos está ativado) e Simulação.

O acesso às carteiras depende da permissão Carteiras de projetos nas permissões do utilizador (ver Utilizadores): um Participante vê apenas as carteiras que lhe estão atribuídas, um Assistente pode também criar novas carteiras e um Administrador vê e altera todas as carteiras. Um projeto pode pertencer a várias carteiras.

Memorização da vista. A ordem, a largura e a visibilidade das colunas e as definições do gráfico de Gantt são guardadas na carteira por uma pessoa com direitos de edição da carteira e aplicam-se a todos os utilizadores da carteira. Os filtros são memorizados pelo navegador, separadamente para cada utilizador.

Criar e configurar uma carteira

Criar

1. Aceda a Carteiras de projetos no menu principal. O botão de adicionar é visível para os utilizadores que podem criar carteiras.
2. Clique em Adicionar carteira. Abre-se a janela Carteira de projetos.
3. Introduza o Nome e clique em Adicionar.

Depois de a carteira ser criada, abre-se o respetivo separador Projetos com a janela para adicionar projetos (ver Adicionar projetos a uma carteira). Um utilizador que não seja administrador de carteiras obtém automaticamente o direito de editar a nova carteira.

A lista de carteiras tem as colunas Nome (ordenável) e Projetos (avatares dos projetos e, quando são mais, um marcador +N com a lista numa dica). O campo Filtrar por nome restringe a lista e o filtro é memorizado.

Definições da carteira

A roda dentada junto ao nome da carteira abre um menu com Editar, Permissões e Eliminar. O menu está disponível para os utilizadores que podem editar a carteira. A janela Editar a carteira de projetos tem os campos:

• Nome da carteira de projetos,
• Objetivo da carteira de projetos (descrição),
• Custos da carteira de projetos – o montante com que a soma dos custos dos projetos é comparada no separador Simulação.

Eliminar uma carteira exige confirmação. Elimina a carteira e as respetivas ligações aos projetos; os projetos permanecem inalterados. As permissões das carteiras estão descritas em Permissões da carteira.

Lista de projetos numa carteira

O separador Projetos mostra os projetos da carteira. Por predefinição, mostra as colunas Nome, Espaços de trabalho (apenas quando a organização tem mais do que um espaço de trabalho), Status do projeto, Saúde do Projeto, Marcos, Progresso, Gerente de projeto, Fim, Fim – última linha de base, Orçamento e Orçamento – última linha de base (as duas últimas quando o módulo Orçamento está ativado). O botão Colunas acrescenta mais dados, por exemplo datas e desvios em relação à primeira e à última linha de base, tempo necessário, rastreamento de tempo, riscos, data de criação e atributos do projeto. A linha de totais no topo da tabela soma os valores numéricos.

A lista é restringida com o campo Filtrar por nome e com os filtros de estado, gerente de projeto, espaço de trabalho e atributos do projeto. Os projetos arquivados estão ocultos por predefinição. Clicar num nome abre o projeto.

O menu da linha tem um item Eliminar que remove o projeto da carteira. O próprio projeto permanece no sistema. Nota: a remoção da carteira é imediata, sem janela de confirmação. Adicionar e remover projetos exige o direito de editar a carteira.

Adicionar projetos a uma carteira

1. Aceda a Carteiras de projetos e abra uma carteira (uma nova carteira é descrita em Criar e configurar uma carteira).
2. Abra o separador Projetos e clique em Adicionar projeto. Numa carteira vazia, o botão está na mensagem Não há projetos disponíveis. Clicar.
3. Selecione projetos na lista.
4. Clique em Adicionar.

A lista contém apenas os projetos em que o utilizador tem o direito de alterar as definições do projeto (normalmente como gerente de projeto ou administrador) e que ainda não estão na carteira. Cada projeto pode pertencer a várias carteiras.

Um utilizador que pode criar projetos tem uma seta junto ao botão, com o menu Projeto vazio, Do modelo, Do Microsoft Excel, Importações do Microsoft Projet e, quando a funcionalidade está ativada, Com IA. O novo projeto vai de imediato para a carteira (ver Criar um projeto).

Uma carteira mostra todos os seus projetos, em todos os separadores, às pessoas que têm acesso a ela.

Cronograma da carteira

O separador Cronograma mostra os projetos da carteira num gráfico de Gantt. Cada projeto é uma linha com uma barra desde a data de início até à data de fim. O filtro restringe a lista de projetos.

Definições do gráfico

1. Clique em Gráfico. Expande-se uma lista de interruptores.
2. Ative ou desative os elementos: Marcos, Dependências (dependências entre atividades de projetos diferentes), Datas, Gerente de projeto, Última linha de base e Primeira linha de base (barras das linhas de base), A linha de hoje e Status do projeto.
3. Se quiser, no campo Cor, escolha o critério de coloração das barras: Progresso, Saúde do Projeto, Status do projeto ou um atributo de projeto do tipo lista. O campo está disponível quando a organização tem pelo menos um atributo desse tipo.
4. O cursor deslizante define o zoom.

Exportação

O botão Exportação guarda o gráfico como Documento (.pdf) ou Imagem (.png). O ficheiro contém o gráfico na vista atual. O documento PDF abre-se no visualizador de PDF do navegador, num novo separador, onde pode guardá-lo ou imprimi-lo.

Orçamento da carteira

O separador Orçamento é visível quando o módulo Orçamento está ativado na organização. Reúne os orçamentos dos projetos da carteira numa única tabela com uma linha Total.

Colunas da tabela:

• Nome (sempre visível),
• Real, Previsão e Montante (o real juntamente com a previsão),
• Custos [%] e Receitas [%] (barras percentuais),
• Linha de base (orçamento da linha de base) e Desvio.

Por predefinição, são mostradas as colunas Nome, Real, Custos [%], Previsão e Montante. Ative outras com o botão Colunas, assinalando as caixas junto aos respetivos nomes, e oculte as desnecessárias desmarcando-as. O filtro restringe a lista de projetos. Os montantes estão na moeda da organização. O orçamento de um único projeto está descrito em Orçamento do projeto.

Riscos dos projetos numa carteira

O separador Riscos é visível quando o módulo Riscos está ativado na organização. Reúne os riscos de todos os projetos da carteira numa única tabela.

• Por predefinição, são mostradas as colunas Nome, Estado, Proprietário, Impacto, Probabilidade e Projeto. O botão Colunas acrescenta, entre outras, o status do projeto, a categoria, a descrição, o impacto no orçamento, o impacto no cronograma e o impacto no produto final.
• Acima da tabela há uma matriz de riscos. O botão Ocultar matriz (Mostrar matriz) alterna a sua visibilidade. Clicar numa célula da matriz filtra a tabela pelos riscos com o impacto e a probabilidade escolhidos.
• O filtro restringe os riscos por nome, proprietário, projeto, estado, categoria, impacto e probabilidade.
• Clicar num risco abre-o no projeto a que pertence (ver Riscos).

Quando a carteira não tem riscos, aparece a mensagem Sem riscos atribuídos à carteira.

Avaliação de projetos numa carteira (simulação)

O separador Simulação ajuda a avaliar se um conjunto de projetos cabe nos custos da carteira e como os projetos são pontuados.

Tabela de projetos

• As colunas predefinidas são Nome, Status do projeto, Saúde do Projeto, Progresso, Gerente de projeto e Custos da linha de base (quando o módulo Orçamento está ativado). Altere as colunas com o botão Colunas e restrinja a lista com o filtro (nome, status, saúde, gerente).
• A caixa de seleção de cada linha decide se o projeto conta para o total. Por predefinição, todos os projetos estão assinalados, e o cabeçalho da coluna assinala-os e desmarca-os todos. As seleções não são guardadas.
• Com o módulo Orçamento ativado, a tabela tem três linhas no fim: Total (custos da linha de base dos projetos assinalados), Parâmetros da carteira de projetos (os custos da carteira definidos nas suas definições, com um sinal de menos) e Desvios (a diferença entre elas). Mostram em quanto o conjunto de projetos assinalados excede os custos da carteira ou deixa folga (ver Criar e configurar uma carteira).

Gráfico

Com o módulo de pontuação ativado, o botão Ocultar gráfico (Mostrar gráfico) alterna o gráfico, no qual os projetos se situam nos eixos Benefícios e Complexidade de acordo com a versão atual da pontuação do projeto (ver Pontuação). A cor do ponto é a cor do status do projeto. Clicar numa linha destaca o ponto do projeto e mostra os respetivos dados junto ao gráfico: nome, carteira, custos planeados, gerente de projeto, início e fim da linha de base e o número de dias.

Resumo gráfico da carteira

O separador Visão geral é uma grelha de gráficos (widgets) que mostram os principais indicadores dos projetos da carteira. O mesmo mecanismo funciona nas carteiras, nas revisões e nos relatórios de projeto, pelo que os pormenores estão descritos em Relatórios: intervalo de dados e tipos de gráfico, gráficos para atributos numéricos, filtros de gráficos e disposição, edição e eliminação de gráficos.

1. Clique em Adicionar gráfico (visível para os utilizadores que podem editar carteiras). Abre-se a janela Adicionar gráfico.
2. Escolha o Intervalo de dados (os grupos Projetos, Cronograma e Riscos) e o Tipo de gráfico: Circular, Coluna, Contador, Percentagem ou Lista. Nos gráficos circulares e de colunas pode definir o Agrupamento (por exemplo, status do projeto, saúde e gerente de projeto, progresso do projeto, excesso orçamental ou um atributo de projeto do tipo lista), as Etiquetas (Valor, Percentagem) e a Cor.
3. Se quiser, defina um filtro que limite os projetos ou os riscos no gráfico.
4. Clique em Adicionar. O gráfico aparece na grelha.

Quando passa o cursor sobre a barra de título de um gráfico, aparece um ícone de menu com os comandos Editar, Clonar e Eliminar. Os gráficos movem-se arrastando a barra de título e redimensionam-se arrastando um canto. A disposição é guardada na carteira e aplica-se a todos os utilizadores; alterar a disposição e os gráficos exige o direito de editar carteiras.

Permissões da carteira

O menu da roda dentada junto ao nome da carteira tem o item Permissões. Abre a janela Permissões com uma lista de utilizadores e o respetivo nível de acesso à carteira: Pré-visualização ou Edição.

1. Clique em Adicionar. Abre-se a janela Adicionar.
2. Escolha um utilizador e um nível de acesso e clique em Adicionar.
3. Guarde as alterações na janela Permissões. Remover um utilizador da lista retira-lhe o acesso à carteira.

As pessoas com a permissão Administrador para carteiras estão permanentemente na lista e têm sempre o direito de editar (a dica As permissões vêm da função de administrador de carteiras de projetos). O nível Edição permite alterar as definições da carteira, os respetivos projetos, as permissões, a disposição e os gráficos, enquanto o nível Pré-visualização só permite ver os separadores da carteira.