Calendario del proyecto

El cronograma es la pestaña del proyecto donde planificas y haces el seguimiento de tareas, fases e hitos. Tiene tres vistas: Lista (se abre por defecto), Gantt (consulta Diagrama de Gantt del proyecto) y Kanban (consulta Kanban). La lista muestra todos los elementos en la estructura EDT. Puedes acotarla con el botón Filtro, ajustar las columnas con el botón Columnas y contraer y expandir grupos de tareas (Contraer todo, Expandir todo, Expandir hasta el nivel).

Los elementos del cronograma son tareas (icono de círculo) e hitos (icono de rombo). Una tarea que tiene subtareas es una tarea resumen, es decir, una fase: tiene el nombre en negrita y un contador de subtareas. Encima de la lista están los botones Nueva tarea, Filtro, Columnas, Exportación, Historia y Ajustes (días laborables, atributos del cronograma, importación). Para cambiar el cronograma hace falta el permiso para editarlo. Los propietarios de los elementos solo pueden cambiar los campos que se les han habilitado en la configuración del proyecto (consulta Permisos del proyecto).

Añadir elementos al cronograma

Tarea

1. Haz clic en Nueva tarea en la lista o en la vista Gantt, o en el botón + de una columna del tablero Kanban.
2. Escribe el nombre y confirma con Enter o haciendo clic fuera del campo. La tarea aparece en la lista con un icono de círculo.

Hito

1. Haz clic en la flecha junto a Nueva tarea y elige Nuevo hito.
2. Escribe el nombre y confirma. El hito aparece con un icono de rombo.

Un hito marca un acontecimiento importante del proyecto, por ejemplo el final de una fase. Solo tiene fecha de fin, está hecho o no hecho (0 % o 100 %) y no tiene tiempo requerido. Las fechas, los propietarios, la clonación, los anexos y las dependencias funcionan igual que en las tareas (consulta Fecha de inicio y de fin, Propietarios, Clonación, Dependencias). Más adelante puedes cambiar el tipo de elemento (consulta Cambio del tipo de elemento).

Un elemento nuevo se añade al final de la lista, salvo que antes hayas seleccionado una fila. Entonces aparece debajo del elemento seleccionado. Otras formas de insertar se describen en Estructura del cronograma.

Estructura del cronograma (EDT)

El número EDT muestra la posición del elemento en la estructura. Un elemento situado bajo otro es su subtarea, y el elemento principal pasa a ser una tarea resumen. Un hito no puede tener subtareas.

Insertar en un lugar elegido

• Selecciona una fila (haz clic en una zona no editable) y haz clic en Nueva tarea o Nuevo hito para añadir el elemento debajo del seleccionado.

• El menú de tres puntos junto al nombre: Añadir tarea o Añadir un hito y, en el submenú, Por encima de, Abajo o Subtarea. La opción Subtarea añade el nuevo elemento como subtarea de la tarea seleccionada.

Cambiar el nivel y el orden

• En el menú de tres puntos, Cambiar nivel tiene las opciones Subir de nivel y Bajar de nivel (cambian el nivel EDT en uno) y Subir y Bajar. Las opciones aparecen solo donde el movimiento es posible. Por ejemplo, Bajar de nivel no está disponible cuando el elemento anterior es un hito.

• Arrastra una fila por el asa de seis puntos que aparece al pasar el cursor para mover un elemento con sus subtareas a otro lugar.

Tarea resumen

• Fechas. La fecha de inicio de una tarea resumen es la fecha de inicio más temprana de sus subtareas, y la de fin, la fecha de fin más tardía. La duración es el número de días laborables entre ellas. En una tarea resumen solo se puede cambiar la fecha de inicio; todas las subtareas se desplazan entonces el mismo número de días laborables.

• Progreso y finalización. El progreso de una tarea resumen se calcula a partir del progreso de sus subtareas. Al marcar una tarea resumen como completada, se completan todas sus subtareas. Antes de confirmar, la ventana Finalización de la tarea las enumera (Al cerrar una tarea, finalizarán automáticamente sus subtareas:). Cuando todas las subtareas están completadas, la tarea resumen pasa a estar completada.

• Tiempo requerido. Una tarea resumen tiene su propio tiempo requerido. En la columna Tiempo requerido, la lista muestra la suma de su propio tiempo requerido y el de sus subtareas, con el valor propio entre paréntesis.
• Propietario. Una persona asignada a una tarea resumen tiene los mismos derechos de propietario sobre todas sus subtareas (consulta Propietarios).
• Panel. El panel de la tarea resumen tiene una sección Subtareas con la lista de subtareas directas. Haz clic en un nombre para abrir la subtarea y usa Añadir una subtarea para añadir una nueva.
• Clonación. Consulta Clonación de un elemento.

Al eliminar un elemento se eliminan también todas sus subtareas. Antes de eliminarlo aparece la pregunta Al eliminar un elemento del cronograma, se eliminarán todas sus subtareas.

Cambiar el tipo de elemento del cronograma

Una tarea se puede convertir en hito y al revés. Una tarea que tiene subtareas no puede convertirse en hito.

1. Pasa el cursor sobre el elemento y haz clic en el menú de tres puntos junto al nombre, o abre el panel del elemento y haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha.
2. Elige Convertir en hito o Convertir en tarea.
3. Confirma en la ventana Cambio de artículo a …. El cambio de tipo elimina las fechas de la línea de base del elemento (Cambiar el tipo de elemento eliminará las fechas de la línea de base del elemento.).

El cambio de tipo también borra el tiempo requerido asignado a los propietarios, y las fechas de las tareas vinculadas por dependencias se recalculan en segundo plano, por lo que pueden cambiar tras un breve retraso.

Fecha de inicio y de fin de una tarea

Establece las fechas de una tarea en la lista, en las columnas Inicio, Fin y Duración, o en el panel de la tarea. Al cambiar uno de estos valores se recalculan los demás. La duración se indica en días laborables del proyecto (consulta Días laborables y festivos).

• Una fecha de fin posterior alarga la tarea y una anterior la acorta. La fecha de inicio no cambia.
• Al cambiar la duración se mueve la fecha de fin. La fecha de inicio no cambia.
• Un hito tiene una sola fecha, la de fin.

En la lista

1. Haz clic en el campo Inicio o Fin de la fila de la tarea. Se abre un calendario.
2. Haz clic en un día del calendario.

Escribe la duración en el campo Duración como número de días laborables y confirma con Enter o haciendo clic fuera del campo.

En el panel de la tarea

1. Haz clic en el nombre de la tarea. El panel se abre a la derecha.
2. Haz clic en el campo de la fecha o de la duración y elige un valor.

Restricciones:

• Las fechas de una tarea resumen no se establecen directamente, porque proceden de sus subtareas (consulta Estructura del cronograma).
• Si una tarea tiene dependencias, la aplicación puede recalcular las fechas a partir de los predecesores. Entonces aparece el mensaje Las fechas se han actualizado con los valores resultantes de las dependencias.
• No se pueden quitar fechas de un elemento que tiene dependencias (No se pueden eliminar fechas de un elemento que tenga dependencias.) ni de un elemento con subtareas (No se pueden eliminar fechas de un elemento que tiene subtareas).
• El día de inicio, el día de fin y la duración no pueden ser menores que 0.

Días laborables y festivos en el cronograma

Los días laborables y los festivos se establecen por separado para cada proyecto. Un proyecto nuevo tiene días laborables de lunes a viernes y ningún festivo. Estos ajustes afectan a las fechas del cronograma: la duración se cuenta en días laborables y las fechas de las tareas se ajustan a los días laborables del proyecto.

Nota: los días no laborables de la organización (consulta Recursos en la organización) afectan solo a la disponibilidad de los recursos, no a las fechas del cronograma. Las fechas del cronograma dependen únicamente de los días laborables y los festivos del proyecto.

1. Abre el cronograma del proyecto y haz clic en Ajustes.
2. Elige Días laborables. Se abre la ventana Días laborables.
3. Activa o desactiva los botones de los días de la semana. Debe quedar seleccionado al menos un día laborable (Debe marcarse al menos un día laborable).
4. Haz clic en Añadir un día libre en la lista Días no laborables e introduce el nombre y la fecha del festivo. Las fechas de los festivos no pueden repetirse (Las fechas de los días festivos no pueden repetirse).
5. Guarda.

Tras guardar, se recalculan las fechas de todas las tareas e hitos según los nuevos ajustes. El cambio de días laborables y festivos se registra en el historial del cronograma, pero no se puede deshacer (consulta Deshacer cambios).

Dependencias entre elementos del cronograma

Una dependencia vincula dos elementos: un predecesor y un sucesor. Una dependencia tiene un tipo: Fin – Inicio (el sucesor empieza cuando termina el predecesor), Inicio – Inicio, Fin – Fin o Inicio – Fin. Opcionalmente tiene un retraso fijo en días. Las fechas del sucesor se recalculan a partir del predecesor. Las dependencias también se pueden dibujar en el diagrama (consulta Diagrama de Gantt del proyecto).

Añadir una dependencia

1. Elige Añadir dependencia en el menú de tres puntos junto al nombre del elemento o en el menú de la esquina superior derecha del panel del elemento. Se abre la ventana Añadir dependencia.
2. Elige Seleccione un elemento de este proyecto o Seleccionar un elemento de otro proyecto y haz clic en Siguiente. Se abre la ventana Añadir dependencia con los campos.
3. Haz clic en el campo Depende de: y elige un elemento (en una dependencia con otro proyecto, primero el proyecto y después el elemento). Se elige un elemento cada vez. Añade las demás dependencias por separado.
4. Elige el Tipo de dependencia y, si quieres, activa Retraso fijo con el número de días.
5. Guarda.

La dependencia se ve en el panel del elemento, en las secciones Depende de: (predecesores) y Afecta a: (sucesores), y en la lista como un símbolo junto a la fecha. Al hacer clic en una dependencia del panel se abre la ventana Editar dependencia, donde puedes cambiar el predecesor y el sucesor (el botón Invertir dependencia), el tipo y el retraso, o eliminar la dependencia.

Dependencias entre proyectos

Las dependencias con elementos de otros proyectos no se recalculan de inmediato, solo tras la aprobación en el programa del proyecto. Añadir una dependencia así requiere permisos sobre el proyecto externo (Permisos insuficientes para un proyecto externo).

Restricciones

• No se puede crear un bucle (No se pueden añadir Dependencias que formen bucles en el cronograma.).
• Entre las mismas tareas solo puede existir una dependencia (No puede haber varias dependencias entre las mismas tareas).
• Las dependencias con un elemento que tiene subtareas están limitadas (No es posible añadir dependencias a un elemento que tiene subtareas. y Las dependencias no pueden añadirse al final de un elemento que tiene subtareas.).

Al cerrar una tarea cuyos predecesores no están completados, se muestra su lista y una pregunta de confirmación. La confirmación cierra solo el elemento actual. Cuando se completa una tarea, sus sucesores reciben una notificación.

Propietarios de los elementos del cronograma

Puedes asignar varios propietarios y varios departamentos a un elemento. Un propietario puede editar el elemento en la medida establecida para los propietarios en el proyecto (consulta Permisos del proyecto). Todas las tareas asignadas son visibles en el módulo Tareas.

Los campos Propietario y Departamento están vinculados. Al asignar un propietario se añade su departamento al elemento, y si eliges primero un departamento, la lista de propietarios se limita a los miembros de ese departamento. Un elemento puede asignarse solo a un departamento, sin indicar ninguna persona.

En la lista

1. Haz clic en el campo Propietario o Departamento de la fila del elemento. Puedes activar la columna Departamento con el botón Columnas.
2. Elige un usuario o un departamento de la lista. Añade más de la misma manera.

En el panel del elemento

1. Haz clic en el nombre del elemento. El panel se abre a la derecha.
2. Haz clic en el campo Propietario y elige un usuario.

Efectos de la asignación:

• Una persona añadida como propietario se añade automáticamente al proyecto y recibe una notificación en la aplicación y por correo electrónico. Si te asignas a ti mismo, no se envía ninguna notificación.
• Cuando se elimina a un propietario, la aplicación lo quita del proyecto si no es propietario de ningún otro elemento del cronograma, riesgo o producto del proyecto y no tiene permisos de otra fuente. El propietario recibe una notificación sobre la eliminación.
• El propietario de una tarea resumen tiene derechos de propietario sobre todas sus subtareas.
• Los propietarios de las tareas que proceden de Jira no se pueden cambiar en FlexiProject (No es posible cambiar los propietarios de las tareas procedentes de JIRA).

Los propietarios de varios elementos a la vez se cambian con la edición masiva. Esta sustituye a los propietarios existentes de los elementos seleccionados.

Progreso de una tarea

El progreso es el porcentaje de realización de una tarea. Una tarea está completada cuando su progreso es del 100 %. El progreso de una tarea resumen se calcula a partir de sus subtareas (consulta Estructura del cronograma), y un hito solo tiene 0 % o 100 %.

En la lista

1. Haz clic en la barra de progreso de la fila de la tarea y escribe el valor en porcentaje.
2. Confirma con Enter o haciendo clic fuera del campo.

Al hacer clic en el icono de estado junto al nombre de la tarea se alterna entre Completado y No realizado (las descripciones emergentes Marcar como completado y Marcar como pendiente).

En el panel de la tarea

1. Haz clic en el nombre de la tarea en cualquier vista. El panel se abre a la derecha.
2. Haz clic en el campo de progreso y escribe un valor.
3. Confirma con Enter o haciendo clic fuera del campo.

Efectos:

• Al establecer el 100 % se registra la fecha de finalización.
• Un cambio de progreso en una tarea resumen se transmite a todas sus subtareas.
• Cuando se completa una tarea, sus sucesores reciben una notificación.
• Un valor fuera del rango de 0 a 100 provoca el mensaje Valor de progreso incorrecto.
• El progreso de las tareas que proceden de Jira no se puede cambiar en FlexiProject (No es posible cambiar el estado de las tareas procedentes de JIRA).

El progreso también se puede establecer en el diagrama de Gantt (consulta Diagrama de Gantt del proyecto).

Editar un elemento del cronograma

Al hacer clic en el nombre de un elemento en la lista, en el diagrama de Gantt o en el tablero Kanban, se abre a la derecha un panel de detalles. En el panel editas:

• el nombre (al hacer clic en el icono de estado junto al nombre, el progreso alterna entre 0 % y 100 %),
• las fechas: el rango de fechas de una tarea o la fecha única de un hito, y el progreso (en una tarea sin subtareas),
• el tiempo requerido y el registro de tiempo, si las pestañas Recursos y Registro de tiempo están activadas en el proyecto,
• los propietarios y los departamentos,
• las dependencias con otros elementos (Depende de:, Afecta a:) y el presupuesto, los riesgos y los productos vinculados,
• los atributos del cronograma activados en el proyecto (consulta Atributos del cronograma),
• la descripción, los anexos, las subtareas, los comentarios y el historial de cambios, en pestañas independientes.

Puedes cambiar los mismos campos directamente en las columnas de la lista. Cada cambio se guarda de inmediato.

El menú de tres puntos de la esquina superior derecha del panel contiene, entre otras, estas opciones: Añadir riesgo, Añadir producto, Añadir línea presupuestaria, Añadir dependencia, Registrar tiempo, Clonar, Borrar, Copiar enlace y Convertir en hito (o Convertir en tarea). El menú de la fila en la lista tiene además Cambiar nombre, Color (color de fondo de la fila) y Ver detalles.

Anexos

1. Haz clic en el símbolo del clip de la esquina superior derecha del panel.
2. Elige Archivos (un archivo del disco), Enlace (una URL y un nombre de enlace) o Añadir existente (un archivo de los archivos del proyecto, consulta Archivos del proyecto).

El anexo aparece en el panel, donde puedes descargarlo, abrirlo o eliminarlo.

Notas:

• Si el elemento tiene dependencias, la aplicación puede recalcular las fechas introducidas a partir de los predecesores y muestra el mensaje Las fechas se han actualizado con los valores resultantes de las dependencias.
• Al marcar un elemento como completado, también se completan sus subtareas. Cuando el elemento espera predecesores sin terminar, la aplicación muestra su lista y pide confirmación. La confirmación cierra solo el elemento actual.
• Sin permiso para editar el cronograma, el propietario de un elemento solo cambia los campos (nombre, progreso, fechas, propietarios u otros) que se han puesto a disposición de los propietarios en la configuración del proyecto.
• Los elementos importados desde Jira no se pueden renombrar, ni cambiar sus propietarios o su progreso, desde FlexiProject.

Clonar un elemento del cronograma

Al clonar se crea una copia de un elemento, lo que agiliza la construcción del cronograma cuando debe contener varias tareas parecidas. La copia recibe el nombre con el sufijo – copia y aparece debajo del original.

Se copia: fechas y duración, progreso, tiempo requerido, propietarios, dependencias, descripción y anexos.

No se copia: vínculos con costes e ingresos, riesgos y productos, tiempo registrado, comentarios e historial.

Cada propietario del elemento clonado (excepto la persona que clona) recibe una notificación.

Desde la lista

1. Pasa el cursor sobre el elemento y haz clic en el menú de tres puntos junto al nombre.
2. Elige Clonar tarea (en un hito, Clonar un hito).

Desde el panel del elemento

1. Haz clic en el nombre del elemento. El panel se abre a la derecha.
2. Haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha y elige Clonar.

Tarea resumen. El menú de una tarea con subtareas tiene dos opciones: Clonar sólo tarea (sin subtareas) y Clonar con subtareas. Los elementos que proceden de Jira no se clonan (Los elementos de JIRA no se clonaron).

Edición masiva

La edición masiva cambia muchos elementos a la vez.

1. Haz clic en la casilla junto al nombre del primer elemento. Así se activa el modo de edición masiva: aparece una casilla junto a cada elemento, el panel Edición masiva se desliza desde la derecha y se bloquea la edición de elementos individuales en la lista.
2. Selecciona los demás elementos. La casilla principal de la parte superior de la lista selecciona o deselecciona todos los elementos (teniendo en cuenta el filtro). El panel muestra el número de elementos seleccionados (Seleccionado).
3. Establece los valores en el panel. Los campos que no deban cambiar se quedan en Omitir.
4. Haz clic en Actualizar seleccionados.

En el panel cambias: Propietario (sustituye a los propietarios existentes de los elementos seleccionados), Departamento, Inicio, Fin, Duración, los valores de los atributos del cronograma activados en el proyecto y Color. Los elementos sincronizados con Jira se omiten al cambiar los propietarios.

El botón Borrar seleccionados borra los elementos seleccionados junto con sus subtareas tras una confirmación. Los cambios masivos se registran en el historial del cronograma (consulta Historial del cronograma).

Historial del cronograma

El historial registra cada operación que cambia el cronograma o sus elementos: añadir, cambiar el nombre, las fechas, el progreso, los propietarios y las dependencias, clonar, importar, los cambios masivos, el cambio de días laborables y deshacer cambios. Cada entrada muestra quién cambió qué.

• Historial del cronograma. Al hacer clic en Historia encima de la lista se abre un panel con los cambios del proyecto, de los más recientes a los más antiguos. Para los cambios que afectaron a otros elementos hay disponible una lista de cambios relacionados.
• Historial del elemento. El panel del elemento tiene una pestaña Historia con los cambios de ese elemento.

Los cambios se pueden deshacer (consulta Deshacer cambios del cronograma).

Deshacer cambios del cronograma

Al deshacer, el elemento y el cronograma vuelven al estado anterior al cambio. Puedes deshacer un cambio desde el historial del cronograma o desde el historial del elemento.

1. Haz clic en Historia encima de la lista (o abre el panel del elemento y su pestaña Historia).
2. Haz clic en Deshacer cambios junto al cambio elegido. El botón aparece solo junto a los cambios que se pueden deshacer.
3. Confirma. El historial se actualiza y muestra el estado actual.

Si mientras tanto otra persona ha hecho un cambio que impide deshacer, aparece un mensaje.

Quién puede deshacer:

• un usuario con permiso para editar el cronograma deshace cualquier cambio,
• los demás usuarios solo deshacen su propio cambio, y solo cuando nadie más ha cambiado nada en el proyecto desde entonces.

Qué no se puede deshacer:

• un deshacer (el propio deshacer queda registrado como una nueva entrada del historial),
• un cambio de los días laborables y los días no laborables del proyecto,
• añadir y editar atributos del cronograma en la configuración del sistema,
• otros cambios globales que afectan al cronograma,
• vincular y desvincular un proyecto con Jira,
• los cambios para los que no se guardó el estado anterior al cambio.

Personalizar la lista del cronograma

Cada usuario ajusta las columnas de la lista para sí mismo. El ajuste es independiente para cada usuario y cada proyecto, así que no cambia la vista de otras personas ni la tuya en otros proyectos.

1. Haz clic en Columnas encima de la lista. Se abre una lista de las columnas disponibles en el proyecto.
2. Activa o desactiva columnas con las casillas junto a sus nombres.
3. Cambia el orden: pasa el cursor sobre la fila de una columna, agarra el símbolo de seis puntos y arrástralo a otro lugar. Las columnas de la lista del cronograma tienen el mismo orden que en la lista de columnas.

Entre las columnas disponibles están: EDT, Nombre, Propietario, Departamento, Inicio, Fin, Duración, Progreso, las columnas del plan y de diferencia, Registro de tiempo y Tiempo requerido (cuando las pestañas correspondientes están activadas), las columnas de presupuesto, Riesgos, Productos, Último cambio, las columnas de Jira (con la integración) y los atributos del cronograma activados en el proyecto (consulta Atributos del cronograma en un proyecto). El archivo exportado contiene las columnas visibles en la lista (consulta Exportar la lista del cronograma).

Importar un cronograma a un proyecto existente

Puedes añadir al cronograma de un proyecto existente elementos de una plantilla, de un archivo de Excel o de un archivo de Microsoft Project. La importación abarca solo el cronograma (sin presupuesto ni riesgos): nombres, propietarios, otros atributos de los elementos, estructura y dependencias cuando están disponibles. Los elementos nuevos se añaden al final del cronograma y los existentes no se modifican. La importación a un proyecto nuevo se describe en Crear un proyecto.

Inicia la importación con el botón Ajustes encima de la lista, la opción Importaciones y una de las opciones siguientes.

De la plantilla

1. Elige De la plantilla. Se abre una ventana con la lista de plantillas disponibles en la organización.
2. Elige una plantilla e indica una fecha de inicio o de fin a partir de la cual se calcula la nueva parte del cronograma. Las fechas de los elementos proceden de la duración y las dependencias guardadas en la plantilla y de los días laborables y festivos del proyecto de destino.
3. Haz clic en Siguiente. Aparece una vista previa de los elementos nuevos en la estructura EDT. El botón Volver permite corregir la fecha o cambiar la plantilla.
4. Haz clic en Añadir.

Todos los atributos del cronograma y sus valores se toman de la plantilla, por lo que algunos atributos que estaban desactivados pueden quedar activados tras la importación.

Desde Microsoft Excel (.xlsx)

1. Elige Desde Microsoft Excel y selecciona o arrastra un archivo .xlsx.
2. Haz clic en Siguiente. Aparece la pantalla de correspondencia de columnas.
3. Indica en la tabla qué columnas del archivo corresponden a los atributos de los elementos del cronograma (consulta Importar un proyecto desde Excel).
4. Haz clic en Añadir.

Importaciones desde Microsoft Project (.mpp)

1. Elige Importaciones desde Microsoft Project y selecciona o arrastra un archivo .mpp.
2. Haz clic en Añadir. El archivo debe contener tareas (El proyecto debe incluir tareas).

Al importar un archivo .mpp, se ignoran los días no laborables y los festivos guardados en el archivo, y se importan las fechas de inicio y de fin. Si los días laborables del archivo difieren de los ajustes del proyecto, las fechas se adaptan al proyecto y la ventana Cambiadas las fechas de algunos elementos tras la importación: enumera los cambios.

Exportar la lista del cronograma

La lista del cronograma se puede exportar a un archivo de Excel o a un archivo .xml que se abre en Microsoft Project.

1. Abre el proyecto y el cronograma en la vista de lista.
2. Haz clic en Exportación encima de la lista.
3. Elige Microsoft Excel (.xlsx) o Microsoft Project (.xml). El navegador descarga el archivo automáticamente.

El archivo contiene los datos de las columnas visibles en la lista. Para exportar más o menos datos, activa o desactiva antes las columnas (consulta Personalizar la vista de lista). El diagrama de Gantt se exporta por separado (consulta Exportar el diagrama de Gantt).