Espaços de trabalho

Um espaço de trabalho é uma parte da organização (por exemplo, uma empresa, uma filial ou uma unidade de negócio) com os seus próprios projetos, modelos e definições. Os espaços de trabalho separam o acesso aos dados: as pessoas veem os projetos e usam a configuração apenas nos espaços de trabalho para os quais têm permissões. Cada organização tem pelo menos um espaço de trabalho.

Os administradores criam e eliminam espaços de trabalho em Definições do sistema (Espaços de trabalho). As permissões nos espaços de trabalho são atribuídas a utilizadores e a grupos de utilizadores em Utilizadores e permissões.

Gerir espaços de trabalho

A lista de espaços de trabalho encontra-se em Definições do sistema > Espaços de trabalho. Está disponível para os administradores do sistema. Um espaço de trabalho tem um Nome e uma Cor; a cor distingue os espaços de trabalho nas listas e nos gráficos.

1. Clique em Adicionar. Abre-se a janela Adicionar espaço de trabalho com uma cor escolhida aleatoriamente.
2. Introduza o nome e altere a cor, se quiser.
3. Confirme com Adicionar.

Clique no nome de um espaço de trabalho na lista para abrir a janela Editar Espaço de Trabalho, onde altera o nome e a cor.

Eliminar um espaço de trabalho

O botão Eliminar na janela de edição fica disponível quando a organização tem pelo menos dois espaços de trabalho — o último espaço de trabalho não pode ser eliminado. Antes de eliminar, escolhe-se um espaço de trabalho de substituição. A mensagem na janela diz: Eliminar um espaço de trabalho irá removê-lo de todos os projetos, modelos de projetos, modelos de cartões de projeto, caminhos de aprovação e modelos de pontuação a que está atribuído. Selecione uma nova área para lhes atribuir: O espaço de trabalho eliminado é então substituído pelo escolhido nesses elementos. As permissões dos utilizadores e dos grupos no espaço de trabalho eliminado perdem-se.

Permissões nos espaços de trabalho

As permissões nos espaços de trabalho são atribuídas na tabela Espaços de trabalho, na janela da licença e das permissões do utilizador e na janela do grupo de utilizadores (ver Permissões nos espaços de trabalho). Cada linha da tabela é um espaço de trabalho e as colunas são os tipos de permissão:

• Projetos — três colunas: Adição (criar projetos no espaço de trabalho), Pré-visualização (acesso a todos os projetos do espaço de trabalho) e Administração (gestão total de todos os projetos do espaço de trabalho; assinala também as outras duas colunas).
• Configuração — quatro colunas: Modelos (modelos de projeto), Atributos (atributos de projeto), Cartas (modelos de carta de projeto) e Aceitações (modelos de rota de aprovação). Ao assinalar uma coluna, obtém-se a gestão total desse tipo de elementos no espaço de trabalho: adicionar, editar e eliminar.

As permissões atribuídas a um utilizador diretamente e através de grupos somam-se. Uma permissão que vem de um grupo aparece assinalada e bloqueada; passe o cursor sobre ela para ver os nomes dos grupos. Com Administração assinalada, as outras caixas do grupo Projetos ficam bloqueadas.

Nota: as permissões nos espaços de trabalho aplicam-se aos utilizadores com licença Completa. Um administrador do sistema tem acesso total a todos os espaços de trabalho sem que lhe sejam atribuídas permissões.

Acesso aos projetos do espaço de trabalho

Uma permissão de projeto num espaço de trabalho funciona como pertença automática a todos os projetos desse espaço de trabalho, incluindo os criados mais tarde:

• Pré-visualização — o utilizador vê os projetos do espaço de trabalho na lista de projetos e, dentro de um projeto, pode consultar o cronograma, o orçamento, os riscos, os produtos, os recursos, o rastreamento de tempo, os ficheiros, a pontuação, as revisões e o plano. Não pode editar nada nem aprovar o plano.
• Administração — o utilizador é administrador de todos os projetos do espaço de trabalho e gere-os como um administrador de projeto (ver Permissões do projeto).
• Adição — o utilizador pode criar projetos no espaço de trabalho: a partir de um modelo, de um ficheiro e por clonagem. São apresentados os modelos atribuídos a esse espaço de trabalho (ver Criar um projeto).

Esta permissão não exclui as permissões atribuídas no próprio projeto — o acesso a um projeto resulta da mais elevada de todas.

Nota: só os utilizadores com licença Completa obtêm acesso automático aos projetos do espaço de trabalho. Os utilizadores com licença Padrão ou Gratuita veem apenas os projetos em que foram adicionados nas permissões do projeto.

Espaços de trabalho num projeto

Cada projeto pertence a pelo menos um espaço de trabalho. Ao criar um projeto, escolhe-se um espaço de trabalho de entre aqueles em que tem a permissão Adição. Quando só há um espaço de trabalho para escolher, o campo preenche-se sozinho e fica oculto.

Altere os espaços de trabalho de um projeto no painel Informações do projeto, no campo Espaços de trabalho. O campo é visível quando a organização tem pelo menos dois espaços de trabalho. Um projeto pode pertencer a vários espaços de trabalho em simultâneo, mas o último não pode ser removido. Para adicionar ou remover um espaço de trabalho, é necessária a permissão Administração nesse espaço de trabalho. A alteração dos espaços de trabalho afeta os atributos de projeto restritos a determinados espaços de trabalho.

Na lista de projetos, a coluna Espaços de trabalho permite agrupar e filtrar os projetos (ver Colunas e ordenação).

Efeito nos modelos, atributos, cartas e rotas de aprovação

Os elementos de configuração são atribuídos a espaços de trabalho:

• Modelos de projeto — ao criar um projeto a partir de um modelo, são apresentados os modelos atribuídos ao espaço de trabalho escolhido (ver Modelos de projeto). Os modelos são criados e editados por uma pessoa com a permissão Modelos nesse espaço de trabalho.
• Atributos dos projetos — um atributo pode ser restringido a determinados espaços de trabalho; nesse caso, só aparece nos projetos desses espaços de trabalho (ver Atributos de projeto). Os atributos são criados por uma pessoa com a permissão Atributos.
• Cartas de projeto — um projeto pode usar um modelo de carta que partilhe um espaço de trabalho com o projeto (ver Modelos de carta de projeto). Os modelos de carta são configurados por uma pessoa com a permissão Cartas.
• Rotas de aprovação — um projeto pode usar uma rota que partilhe um espaço de trabalho com o projeto (ver Rotas de aprovação). As rotas são configuradas por uma pessoa com a permissão Aceitações.

Ao criar um modelo, um atributo, uma carta ou uma rota, só são apresentados os espaços de trabalho em que tem a permissão correspondente.

Espaços de trabalho em carteiras, revisões e relatórios

O espaço de trabalho também está disponível nas vistas de síntese:

• nas carteiras de projetos e nas revisões de projetos, pode mostrar a coluna Espaços de trabalho e filtrar os projetos por espaço de trabalho; o espaço de trabalho também é apresentado e pode ser filtrado na janela de adição de projetos,
• nos relatórios gráficos, o espaço de trabalho é um filtro (ver Filtros de um único gráfico) e uma opção de agrupamento, por exemplo o número de projetos ou a soma de atributos numéricos por espaço de trabalho.

Quando a organização tem apenas um espaço de trabalho, a coluna e o filtro ficam ocultos.