Orçamento

O módulo de gestão orçamental de projectos do FlexiProject permite um planeamento e utilização eficaz dos recursos financeiros, garantindo o controlo de custos e o cumprimento de objectivos e prazos. A gestão adequada do orçamento pode ajudar a evitar despesas desnecessárias, minimizar o risco de estouros de orçamento e permitir o uso ideal de recursos.
No FlexiProject, os itens do orçamento são categorizados em Despesas e Receitas. Despesas são representadas por um ícone de círculo com um cifrão, enquanto um ícone de bolsa com um cifrão representa a receita. As caraterísticas de exibição do orçamento do FlexiProject, tais como o número de casas decimais e a representação de despesas e receitas (despesas com um sinal de menos e receitas com um sinal de mais), são personalizáveis com base nas preferências de uma organização.
O montante total é a soma das despesas e receitas, o que pode resultar num valor positivo ou negativo.

Acrescenta uma rubrica orçamental

Adiciona uma despesa

1. Vai para o separador Orçamento do projeto selecionado.
   
2. Na guia Orçamento, clica em Nova despesa. O campo na coluna Nome é destacado. Ao lado, pode ver o ícone de um círculo com um sinal de dólar, indicando a despesa.
3. Introduzir o nome da despesa e confirmar.
4. Clica fora do campo Nome ou prime Enter para aprovar o nome da despesa.

Adiciona uma receita

1. Vai para o separador Orçamento do projeto selecionado.
2. Clica na seta ao lado do botão Nova despesa na ficha Orçamento. Aparece a opção Novas receitas.
   
3. Clica em Novas receitas. O campo na coluna Nome é destacado. Ao lado, podes ver o ícone de uma bolsa com um sinal de dólar no meio, indicando Receitas.
4. Introduz o nome das Receitas e confirma.
5. Clica fora do campo Nome ou prime Enter para aprovar o nome das Receitas introduzido.

Edita os detalhes do item orçamental

Edita o valor de um item do orçamento na lista de orçamento

1. Para alterar o valor do item do orçamento, vai para o separador Orçamento.
2. Clica no campo Montante do item do orçamento.
3. Introduzir o novo valor.
4. Clica fora do campo ou prime Enter para o guardar.

Edita o valor de um item orçamental no painel de itens orçamentais

1. Para alterar o valor do item do orçamento, vai para o separador Orçamento.
2. Clica no nome do item para abrir o painel de itens do orçamento.
3. Clica no campo Montante e escreve o novo valor.
4. Clica fora do campo ou prime Enter para o guardar.

Edita a data de um item orçamental na lista de orçamentos

1. Para alterar a data do item do orçamento, vai para o separador Orçamento.
2. Clica no campo Data do item do orçamento. Abre um calendário.
3. Seleciona uma data clicando no dia pretendido no calendário.

Edita a data de um item orçamental no painel de itens orçamentais

1. Para alterar a data do item do orçamento, vai para o separador Orçamento.
2. Clica no nome do item para abrir o painel de itens do orçamento.
3. Clica no campo Data do item do orçamento. Abre um calendário.
4. Seleciona uma data clicando no dia pretendido no calendário.

Editar propriedades: Centro de custo, Tipo de despesa, Capex/Opex na lista de orçamento

1. Na ficha Orçamento da lista de orçamento, clica no campo da propriedade que você deseja editar na linha do item de orçamento selecionado. Uma lista com os valores disponíveis para o campo selecionado é exibida.
2. Seleciona um valor.
3. O valor é apresentado na coluna correspondente à propriedade selecionada.

Editar propriedades: Centro de custo, Tipo de despesa, Capex/Opex no painel de itens do orçamento

1. Na ficha Orçamento, clica no nome do item de orçamento selecionado. Abre o painel do item de orçamento.
2. No painel de itens do orçamento, clica no campo da propriedade que deseja editar. Uma lista com os valores disponíveis para o campo selecionado é exibida.
3. Seleciona um valor.
4. O valor é apresentado na coluna correspondente à propriedade selecionada.

Editar propriedades: Fornecedor, Número de documento no painel do item orçamental

1. Na ficha Orçamento, clica no nome do item de orçamento selecionado. Abre o painel do item de orçamento.
2. Clique no campo da propriedade que pretende editar. O campo muda para o modo de edição.
3. Introduzir o valor pretendido e confirmar.
4. Para validar o valor introduzido, clica fora do campo ou prime Enter. O valor introduzido é apresentado no campo correspondente à propriedade selecionada.

Importação de rubricas orçamentais

Podes adicionar itens de orçamento a um projeto existente importando-os de um modelo de orçamento ou de um ficheiro Microsoft Excel. Esta funcionalidade permite a criação de itens em massa.

Nota: Apenas os utilizadores com direitos de administrador do orçamento podem efetuar uma importação. Os itens criados são registados no histórico de itens com a nota “Criado a partir de ficheiro importado” ou “Criado a partir de modelo”.

Importar do modelo

Esta opção permite-te aplicar uma estrutura de orçamento pré-definida ao teu projeto atual.

1. Vai para o separador Orçamento.
2. Clica no botão Definições e seleciona Importar do modelo.
3. Abre uma janela modal. Seleciona o modelo desejado.

   Nota: Só podes selecionar modelos atribuídos ao mesmo espaço de trabalho que o teu projeto atual.

4. Seleciona a Data de início. As datas dos itens individuais do orçamento são calculadas em relação a essa data, com base no Cronograma do modelo.
5. Clica em Seguinte para pré-visualizar os itens. Os novos itens são adicionados no final da lista e marcados como “Não executado”.
6. Clica em Adicionar para confirmar e atualizar o orçamento.

Importar do Microsoft Excel

Podes importar uma lista de Despesas e Receitas de um ficheiro .xlsx.

1. Vai para o separador Orçamento.
2. Clica no botão Definições e seleciona Importar do Microsoft Excel.
3. Na janela modal, carrega o teu ficheiro (arrastar e largar ou selecionar a partir do disco). Também podes descarregar um ficheiro modelo para garantir a formatação correta.
4. Clica em Seguinte para avançar para o mapeamento de dados.
5. Mapear as colunas: faz corresponder as colunas do teu ficheiro Excel aos atributos do sistema (por exemplo, Nome, Data, Montante, PEP).

   Validação: os dados obrigatórios incorrectos ou em falta (como Nome ou Montante) são destacados a rosa.

6. Define a lógica do montante:
   • Valores mistos (+/-): os valores positivos são mapeados como Receitas e os negativos como Despesas.
   • Apenas valores negativos: mapeados como Despesas.
   • Apenas valores positivos: tens de selecionar explicitamente se representam Receitas ou Despesas.
7. Clica em Adicionar. Os itens importados são anexados ao final da lista de orçamento.

Atribui um item de orçamento ao Cronograma

Atribui um item de orçamento a um item de calendário da lista de orçamento

1. Vai ao separador Orçamento do teu projeto e passa o cursor sobre a rubrica orçamental que queres ligar.
2. Clique no símbolo de três pontos que aparece.
3. Entre as opções, seleciona Atribuir ao Cronograma.
   

Atribui um item de orçamento a um item de calendário a partir do painel de itens de orçamento

1. No separador Orçamento, clica no nome do item que pretendes ligar.
2. No painel que se abre, clique no símbolo de três pontos.
3. Entre as opções, seleciona Atribuir ao Cronograma.
   

Selecionar o item do Cronograma a ligar

1. Depois de selecionares Atribuir ao cronograma, abre-se a janela Ligação ao item do cronograma.
2. Clica na caixa Item do Cronograma. Abre uma janela com uma lista de itens do Cronograma.
3. Seleciona o item do Cronograma que deseja ligar ao item do orçamento.
4. Clica em Confirmar. O nome da tarefa/marco selecionado aparece no campo Item do Cronograma.
5. Opcionalmente, alterna a caixa Data vem das datas do Cronograma e especifica a diferença em dias entre a data de início ou de fim do item de calendário selecionado.
6. Clica em Guardar. No painel de um item de orçamento que tenha sido ligado a um cronograma, a ligação adicionada é visível na secção Cronograma. Se a opção Data vem das datas do Cronograma estiver marcada, um símbolo de dois aros entrelaçados será visível ao lado da data do item do orçamento (no painel e na lista de orçamento). A data não pode ser editada.
   

Rubricas do Orçamento no separador Cronograma do projeto

Os itens de orçamento associados a um item de calendário são comunicados na lista de calendários, na coluna Orçamento, na forma de um ícone de dólar com uma cor de círculo correspondente. Os itens de orçamento que não têm um valor Base Plan, ou cujo montante é igual ao valor Base Plan, são representados por um círculo cinza. Os itens de orçamento cujo montante é menor que o valor do Plano básico são representados por um círculo verde. Os itens de orçamento cujo montante é maior que o valor do Plano básico são representados por um círculo vermelho.

Os itens de Orçamento que foram ligados a um calendário são mostrados no painel de itens de calendário ligados, na secção Orçamento.

Clonar rubricas orçamentais

A clonagem de itens do orçamento é uma caraterística poderosa que pode acelerar a criação do orçamento do teu projeto. Quando se clona um item de orçamento, é criado um item duplicado com os mesmos dados. Isto é particularmente útil quando o seu orçamento inclui várias rubricas semelhantes. Em vez de criar manualmente cada um deles, pode clonar um item existente e modificar os atributos específicos que diferem.

• Quando clonas um item do orçamento, os seguintes atributos são duplicados: Status, Valor, Data, Centro de custos, Tipo de despesas, Capex/Opex, Fornecedor, Número do documento, Ligação ao Cronograma, Descrição e Anexos.
• No entanto, nota que os Comentários e o histórico do item orçamental não são clonados. Isto assegura que cada item mantém o seu registo único de discussão e modificação.

Clonar um item de orçamento na lista de orçamento

1. No teu projeto, vai ao separador Orçamento.
2. Na lista de orçamento, passar o cursor sobre a linha correspondente ao item de orçamento que se deseja clonar. Aparece um símbolo de três pontos por trás do nome do item.
3. Clique no símbolo de três pontos. Abre um menu com as opções disponíveis.
4. Seleciona Clonar Despesas (para despesas) ou Clonar receitas (para receitas).
5. Um novo item de orçamento aparece abaixo do original na lista de orçamento. Tem o mesmo nome que o item original e uma nota indicando “Copiar”.
   

Clonagem de um item orçamental no painel de itens orçamentais

1. No separador Orçamento do teu projeto, clica no nome do item de orçamento que pretendes clonar. O painel do item de orçamento abre-se no lado direito do ecrã. Vê o símbolo de três pontos no canto superior direito.
2. Clique no símbolo de três pontos. Aparece um menu com as opções disponíveis.
3. Clica em Clonar. Abaixo do item de orçamento original, aparece um novo item de orçamento. Leva o mesmo nome que o original e a nota “Copiar”.
   

Modifica o tipo de rubrica orçamental

Altera o tipo de um item orçamental na lista de orçamento

1. No teu projeto, vai ao separador Orçamento.
2. Na lista de orçamento, passar o cursor sobre a linha correspondente ao item de orçamento cujo tipo se deseja modificar. Atrás do nome aparece um símbolo de três pontos.
3. Clique no símbolo de três pontos. Abre um menu com as opções disponíveis.
4. Seleciona Modificar para despesa (para receitas) ou Modificar para receita (para despesas).
5. O tipo de item de orçamento e o ícone ao lado do nome do item de orçamento refletem o novo tipo.
   

Altera o tipo de um item orçamental no painel de itens orçamentais

1. No teu projeto, vai ao separador Orçamento.
2. Clique no nome do item orçamental que pretende modificar. O painel de itens do orçamento abre-se no lado direito do ecrã. É possível ver o símbolo de três pontos no canto superior direito.
3. Clique no símbolo de três pontos. Aparece um menu com as opções disponíveis.
4. Clica em Modificar para despesa (para receitas) ou Modificar para receita (para despesas).
5. O tipo de item de orçamento e o ícone ao lado do nome do item de orçamento refletem o novo tipo.
   

Agregação de rubricas na lista de orçamento

Os itens agregados do orçamento são grupos de Despesas, Receitas ou ambos. O agrupamento desses itens permite dividi-los em partes menores ou juntá-los em grupos maiores. O total de um grupo é a soma de suas partes. Esses itens de grupo não têm datas ou valores específicos como Centro de custos, Tipo de despesas ou Capex/Opex.

Orçamento vista de lista

O orçamento do projeto, por defeito, é apresentado como uma lista. Essa lista inclui todas as Despesas, Receitas e itens agrupados do orçamento. É possível modificar a aparência da lista selecionando as colunas a serem exibidas, filtrando itens e abrindo ou fechando itens agrupados.

Os novos itens do orçamento são colocados no final da lista. Mas, tal como no Cronograma do projeto, podes adicionar Despesas e Receitas onde as quiseres na lista.

Seleccione as colunas a mostrar ou ocultar na lista de orçamentos de projectos. Cada utilizador pode ter as suas definições para cada orçamento de projeto. Assim, se um utilizador ocultar uma coluna num projeto, isso não afecta o que os outros utilizadores vêem. O mesmo se aplica ao mesmo utilizador em diferentes projectos. Se um utilizador ocultar uma coluna num projeto, esta não é ocultada nos outros.

Adiciona um item de orçamento abaixo do item selecionado

1. Seleciona o item de orçamento abaixo do qual deseja adicionar um novo item clicando na linha do item de orçamento no espaço não editável. A linha do item de orçamento selecionado é destacada em cinza claro.
2. Adiciona um novo item de orçamento (despesa ou receita) usando o botão Nova despesa ou Nova receita.
   

   Veja como adicionar uma nova despesa ou receita: Adicionar item de orçamento.

   O item de orçamento recém-adicionado é adicionado abaixo do item marcado.
   

Adiciona um item de orçamento usando a opção Adicionar Acima/Abaixo

1. Na ficha Orçamento da lista de orçamento, passa o cursor sobre a linha do item de orçamento onde deseja adicionar um novo item. Aparece um símbolo de três pontos atrás do nome do item do orçamento.
2. Clique no símbolo de três pontos. Abre um menu de opções disponíveis: Adiciona despesas e Adiciona receitas.
3. Passa o cursor sobre Adicionar despesa ou Adicionar receitas. Aparece uma lista de opções: Acima e Abaixo.
4. Clica em cima ou em baixo. O campo na coluna Nome é destacado na lista de orçamento, acima ou abaixo (dependendo da opção selecionada). Ao lado, vê um ícone correspondente ao tipo de item de orçamento selecionado. Um ícone de círculo com um sinal de dólar no centro indica despesas. Um ícone de bolsa com um sinal de dólar no centro indica Receitas.
5. Introduz o nome da nova rubrica orçamental e confirma. Para validar o nome inserido, clica fora do campo Nome ou pressiona Enter.
   

Liga e desliga a visibilidade das colunas na lista de orçamentos

1. Na guia Orçamento, na lista de orçamento, clica no botão Colunas. Aparece uma lista de colunas, disponíveis para o orçamento aberto do projeto.
2. Ativa ou desactiva a visibilidade das colunas selecionadas marcando a caixa de verificação junto ao seu nome. As colunas com uma caixa de verificação realçada a azul são apresentadas na lista de orçamentos. As colunas com uma caixa de verificação não marcada não são visíveis.

Altera a ordem das colunas apresentadas na lista de orçamentos

1. Na guia Orçamento, na lista de orçamento, clica no botão Colunas. Aparece uma lista de colunas, disponíveis para o orçamento aberto do projeto.
2. Passe o cursor sobre a linha com o nome da coluna que pretende mover. Aparece um símbolo de seis pontos à frente do nome da coluna.
3. Passa o cursor do rato sobre o símbolo de seis pontos e arrasta a linha da coluna para a localização pretendida. As colunas aparecem na lista de orçamento pela ordem em que aparecem na lista de colunas.

Exportação da lista de orçamento do projeto

Exportação da lista de orçamento para um ficheiro Excel, o que te permite descarregar a lista de itens do orçamento para o teu disco local. O ficheiro pode então ser carregado ou guardado na base de conhecimentos da organização como um modelo de boas práticas de planeamento do orçamento do projeto. Os dados das colunas atualmente apresentadas são extraídos para o ficheiro Excel aquando da exportação. O ficheiro de exportação inclui atributos detalhados, tais como PEP, centro de custos, tipo de Despesas e Capex/Opex.

1. Na ficha Orçamento, na lista de orçamentos, clica no botão Exportação.
2. Descarrega o ficheiro Excel (com uma extensão .xlsx). Contém dados das colunas visíveis na lista de orçamentos de projectos exportada.

Orçamento vista de linha de tempo

A visualização da linha do tempo do orçamento do projeto exibe uma lista de itens de orçamento em formato de tabela. Inclui todas as despesas, receitas e rubricas agregadas definidas no orçamento do projeto. Podes modificar a visualização da tabela de orçamento ajustando o zoom (período de agregação de dados) com o cursor Zoom.

Se o plano do projeto tiver aprovado o orçamento, podes mostrar os desvios selecionando Definições → Desvio – as linhas de resumo das rubricas orçamentais apresentam os dados a negrito.

Podes aceder ao painel de itens do orçamento na vista da cronologia do orçamento clicando no nome do item.

Atributos do Orçamento

Os itens do Orçamento podem ser enriquecidos com atributos personalizados, da mesma forma que os atributos dos projetos. Os administradores definem-nos em Configurações do sistema → Orçamento.

Tipos de atributos suportados:

• Texto curto e texto longo
• Lista de seleção única e Lista de seleção múltipla
• Data
• Campo numérico
• Campo Função – cálculos sobre datas ou números (por exemplo, montante bruto = montante líquido × IVA)

Os campos anteriormente fixos – Centro de custos, Tipo de despesas, Fornecedor, Capex/Opex, Número do documento – foram migrados para os novos atributos do Orçamento. Se não utilizares nenhum deles, podes desactivá-los nas definições.

Também podes definir a ordem em que os atributos aparecem nos detalhes de um item de orçamento.

Utiliza os atributos do orçamento num projeto:

1. Abre o separador Orçamento do projeto (ou de um modelo de projeto).
2. Clica no botão Colunas e seleciona os atributos que pretendes apresentar.
3. Edita valores diretamente a partir da lista ou dos detalhes de um item orçamental.

Os Atributos dos projetos podem ser utilizados para filtrar dados em Relatórios de orçamento e para obter dados para atributos específicos em diferentes projetos através de um relatório de orçamento consolidado.

Migração de campos orçamentais antigos

Com este lançamento, dois dicionários dedicados em Configurações do sistema – Locais de custo (MPK) e Tipos de despesas – foram removidos. Os seus valores foram migrados para os novos atributos de Orçamento da lista de seleção única, com as entradas originais preservadas 1:1. Os nomes dos atributos seguem a língua da organização (por exemplo, polaco: Miejsce powstawania kosztów, inglês: Cost Location). Os dados existentes nos projectos e nos Relatórios são preservados sem qualquer alteração de significado.