Recursos

Recursos no FlexiProject referem-se às pessoas envolvidas na implementação do projeto. Estes podem incluir membros da equipa de projeto, gestores, chefes de equipa, especialistas em várias áreas, consultores externos e prestadores de serviços. Os recursos disponíveis no FlexiProject são os utilizadores adicionados. A gestão adequada dos recursos é essencial para o sucesso dos projectos em curso e pode beneficiar a equipa e a organização.

Atribuição de tempo a Atividades sem proprietários

A atribuição de tempo representa o tempo estimado necessário para concluir uma tarefa. A atribuição de tempo às Atividades no Cronograma permite-te planear com mais precisão o tempo necessário para concluir o projeto.

Atribuição de alocação de tempo em Atividades sem proprietários na lista de tarefas

1. Na guia Cronograma, clica no campo Alocação de tempo na linha da tarefa selecionada. O campo passa para o modo de edição.
2. Introduz um valor que representa o número de horas atribuídas à tarefa e confirma.
3. Para validar o valor introduzido, clica fora do campo Consumo de tempo ou em Enter.

Atribuição de tempo a actividades sem proprietários no painel de tarefas

1. No separador Cronograma, clica no nome da tarefa selecionada. Abre um painel de tarefas no lado direito do ecrã.
2. No painel Atividades, clica no campo de atribuição.
3. Introduz um valor que representa o número de horas do tempo total atribuído à tarefa selecionada e confirma.
4. Para validar o valor introduzido, clica fora do campo Consumo de tempo ou em Enter.

Atribuição de tempo para Atividades com proprietários

A atribuição representa o tempo estimado que o proprietário necessita para concluir a tarefa. A atribuição de atribuições a utilizadores em Funções permite-te organizar e programar melhor o seu trabalho simultâneo em vários projectos.

Atribuir a atribuição de tempo total dos utilizadores a uma tarefa

1. Clica no campo Atribuição no separador Cronograma, na lista de tarefas ou no painel da tarefa selecionada.
   Abre-se a janela com a tabela de atribuição de tempo. Podes ver os proprietários atribuídos, a atribuição total que lhes foi atribuída e uma secção de cronologia que mostra a distribuição da duração das actividades.
2. Clica no campo Atribuição na linha do proprietário selecionado.
3. Introduzir a atribuição total de horas para o proprietário selecionado que pretende atribuir e confirmar.
4. Clica fora do campo Atribuição ou clica em ENTER.
   As horas de atribuição são atribuídas e divididas igualmente pelo número de dias úteis do proprietário.
   

Atribuir uma atribuição de tempo diária do utilizador a uma tarefa

1. Clica no campo Atribuição no separador Cronograma, na lista de tarefas ou no painel da tarefa selecionada. Abre a janela com a tabela de atribuição de tempo. Podes ver os proprietários atribuídos, a atribuição total que lhes foi atribuída e uma secção de cronologia que mostra a distribuição da duração das actividades.
2. Na janela Alocação, vai para a ficha Alocação. Podes ver os proprietários atribuídos, a atribuição total que lhes foi atribuída e uma secção de cronologia que mostra a distribuição da duração das actividades. Os campos correspondentes a cada dia da tarefa são editáveis.
3. Clica no campo de atribuição diária na linha do proprietário selecionado.
4. Introduz a atribuição de horas para o dia selecionado.
5. Clica fora do campo Atribuição ou clica em ENTER para confirmar.
   Atribuíste o valor diário de atribuição de tempo e actualizaste a atribuição total para o proprietário selecionado.

Nota: quando mais do que um utilizador (ou um Departamento) é atribuído à mesma tarefa, a forma como o esforço total é dividido depende da definição de todo o sistema descrita em Recálculo do esforço ao adicionar proprietários.

Nota: quando alteras as datas das actividades, a proporção do esforço distribuído entre utilizadores e departamentos é agora preservada (anteriormente era reposta para a divisão predefinida).

Recálculo do esforço ao adicionar proprietários

Podes decidir como o sistema recalcula o esforço quando um novo utilizador ou Departamento é adicionado a uma tarefa que já tem uma atribuição. A configuração está em Configurações do sistema → Recursos e oferece dois modos:

• Prioridade do esforço da tarefa (predefinição) – o esforço total da tarefa é preservado e dividido igualmente entre todos os proprietários. Exemplo: uma tarefa tem 100h atribuídas ao João. Quando adicionas o Pedro, o total mantém-se em 100h mas é dividido 50h / 50h. Quando um utilizador é removido, o esforço restante é redistribuído entre os restantes proprietários.
• Prioridade de esforço do proprietário – o esforço atribuído aos utilizadores existentes não é alterado; um utilizador recentemente adicionado começa com 0h. Exemplo: uma tarefa tem 100h atribuídas ao João. Quando adicionas o Pedro, o João continua a ter 100h e o Pedro tem 0h. A remoção de um utilizador reduz o esforço total da tarefa.

Escolhe o modo que melhor reflete a forma como a sua organização planeia os Recursos. A definição aplica-se a todos os projectos no espaço de trabalho.

Pré-visualiza a atribuição de tempo do projeto no separador Recursos

Podes personalizar a vista da lista de recursos num projeto para analisar a carga de trabalho de forma eficiente. O separador Recursos oferece opções avançadas de agrupamento e exibição para atender às tuas necessidades de planeamento.

1. Navega para o separador Recursos no teu projeto.

Ver configuração

A barra de ferramentas permite-te ajustar a forma como os dados são apresentados:

• Filtra: Podes filtrar a lista por Nome de utilizador, Utilizadores específicos ou Departamentos (se a Estrutura organizacional estiver ativa).
• Agrupar: Alterna entre a vista de Utilizador Padrão e a vista de Utilizador do Departamento > para organizar os Recursos pelas suas equipas.
• Unidades: Escolhe a unidade para exibir os valores de carga de trabalho:
  • Horas / Dias-homem Apresenta a carga de trabalho em horas-padrão ou em dias-homem. A unidade e a taxa de conversão (por exemplo, 1 MD = 8h) são definidas nas configurações do sistema.
  • Atividades: Mostra a contagem de atividades ativas por período.
  • Percentagem [%]: Mostra a relação entre a carga de trabalho e a capacidade.
• Escopo (Atual vs. Todos): Utiliza o menu pendente para decidir se pretende ver a carga de trabalho gerada apenas pelo Projeto atual ou a carga de trabalho total de Todos os projectos em que o utilizador está envolvido.
• Escala: Alterna a visualização da linha do tempo entre Dia, Semana e Mês. Se clicares num cabeçalho de coluna de uma semana ou de um mês específico, irás ver a vista diária desse período.

Exportação da visão de recursos

1. No teu projeto, vai ao separador Recursos e clica no botão Exportação.
   Aparecerá uma lista das opções de exportação disponíveis.
2. Seleciona o formato de ficheiro (PDF ou PNG) para exportar a vista de recursos.
   Se forem aplicados filtros, apenas a parte visível será exportada.
   Será transferido um ficheiro com extensão .pdf ou .png, dependendo da tua seleção. Este ficheiro incluirá uma vista do recurso, ou a parte visível se tiverem sido aplicados filtros

Novo comportamento de pré-visualização de PDF: quando clica em Exportação com o formato PDF selecionado, o documento abre-se na pré-visualização de PDF incorporada no browser num novo separador, em vez de ser transferido diretamente. A partir da pré-visualização, podes guardar o ficheiro, imprimi-lo ou fechá-lo, utilizando os controlos padrão do browser.

Mostra as cargas de recursos no diagrama de horários

No separador Cronograma, vai para a vista de Gantt.

1. Clica no botão Definições do gráfico.
2. Marca o interrutor de alternância junto a Carga de trabalho de recursos.
3. Abaixo do gráfico de Gantt, aparece um painel de recursos. Podes configurar este painel para analisar dados de diferentes perspectivas:

• Âmbito: Por predefinição, o painel mostra a carga de trabalho do projeto Atual. Podes mudar o menu pendente para Todos os projectos para ver a carga de trabalho total dos Recursos em toda a organização.
• Agrupa: Se a organização tiver departamentos definidos, podes mudar a vista para agrupar Recursos por Departamento. A linha do departamento apresenta o resumo agregado da capacidade e da carga de trabalho dos seus empregados.

Carga de trabalho dos recursos organizacionais

Novas opções de visualização:

• Botão Definições – as opções Incluir projectos não contabilizados e Mostrar utilizadores eliminados estão agora agrupadas num único botão Definições. Os utilizadores eliminados estão ocultos por predefinição.
• Coluna Esforço total – uma nova coluna que mostra a soma das horas atribuídas no período de tempo selecionado, disponível por utilizador, por projeto e por tarefa. Numa vista diária, podes ver o total mensal num único local.

Carga de trabalho do utilizador

Disponibilidade do utilizador por defeito

1. No menu principal, vai para o módulo Recursos. Abre uma lista de utilizadores e uma linha de tempo, mostrando a atribuição de tempo dos utilizadores por dia.
2. Clica no nome do utilizador selecionado. O separador Atribuição mostra a atribuição diária do utilizador nos projectos em que participa.
3. Na vista do utilizador selecionado, vai ao separador Capacidade.
4. Clica no botão Capacidade. Abre a janela Capacidade padrão.
5. Clica no campo junto ao dia da semana.
6. Escreve o número de horas de trabalho para esse dia.
7. Carrega em Enter ou clica fora da caixa para a guardar.
8. Clica em Guardar para alterar a disponibilidade do utilizador predefinido.

Atribuição e disponibilidade numa única vista: os separadores Atribuição e Disponibilidade, anteriormente separados, foram fundidos numa única janela de detalhes do esforço. A partir deste único local, podes ver e editar a carga de trabalho de um utilizador a três níveis: por dia da semana, por dia individual ou por mês (por exemplo, 20h em maio, 30h em junho). O total permanece o mesmo, mas a sua distribuição mensal muda.

A mesma distribuição mensal pode agora ser definida quando apenas um departamento (sem um utilizador específico) é atribuído a uma tarefa – por exemplo, numa tarefa de 100h, podes definir 10h em maio e 90h em junho para o departamento atribuído.

Adiciona a exceção de disponibilidade do utilizador

1. No menu principal, vai para o módulo Recursos.
   Abre uma lista de utilizadores e uma linha de tempo que mostra a atribuição de utilizadores por dia.
2. Clica no nome do utilizador selecionado.
   O separador Atribuição abre-se, mostrando a atribuição diária do utilizador nos projectos em que participa.
3. Na vista do utilizador selecionado, vai para o separador Capacidade.
   Abre-se o separador com a vista do calendário.
4. Na vista de calendário ou na lista de excepções de disponibilidade do utilizador, clica no dia de calendário em que pretendes adicionar uma exceção de disponibilidade.
   Abre-se a janela Exceção de capacidade.
5. Introduz o nome da exceção de acessibilidade, por exemplo, “Férias”.
6. Define as datas em que pretendes que a exceção de disponibilidade se aplique.
7. Utiliza o teclado ou as setas para introduzir as horas de trabalho diárias do utilizador. Se o utilizador não estiver disponível num determinado dia, introduz zero.
8. Clica em Adicionar.
9. A nova exceção de disponibilidade aparecerá no calendário. Os dias em que o utilizador não está disponível serão destacados a vermelho, enquanto os dias em que está disponível serão destacados a amarelo.

Integração do calendário do Outlook

Quando o FlexiProject está integrado com o serviço Azure Active Diretory, é possível recuperar as ausências durante todo o dia dos utilizadores sincronizados a partir do calendário da organização diretamente como excepções à sua disponibilidade.
Para mais informações, consulte: Azure: Sincronizar os calendários dos utilizadores

Disponibilidade limitada no tempo: uma alteração de disponibilidade pode agora ser definida para um período específico (data de início e data de fim), sem substituir a disponibilidade predefinida ou afetar projectos históricos.

Exemplo: um utilizador muda para meio tempo de 1 de junho a 31 de dezembro. Acrescenta uma nova entrada de disponibilidade válida de 1 de junho a 31 de dezembro com 4h por dia. Durante este período, o esforço máximo em relação ao qual a sobrecarga é calculada é de 4h por dia; antes de junho e depois de dezembro, continua a aplicar-se a predefinição de 8h.

Gere os dias de folga na organização

1. Expande o grupo Administração no menu principal e, em seguida, vai para o módulo Definições do sistema. Abre uma lista de possíveis definições do sistema.
2. Nas Definições do sistema, seleciona o separador Recursos. Abre um módulo de recursos com uma vista de calendário predefinida.
3. Clica no botão Adicionar ou no dia do calendário em que pretendes adicionar o dia de folga de uma organização. Abre a janela Dias de folga.
4. Introduz o nome do dia de folga, por exemplo, “Ano Novo”.
5. Define as datas em que pretendes que os dias de folga sejam aplicados.
6. Opcional: assinala a caixa da opção “Repetir todos os anos”. Se seleccionares a opção “Repetir todos os anos”, o dia de folga introduzido será repetido anualmente dentro das datas exactas.
7. Clique no botão Adicionar. Adiciona os dias de folga, que são apresentados a vermelho no calendário. Podes ver estes dias nos calendários da organização e dos utilizadores.