Recursos da organização
O módulo Recursos mostra a carga de trabalho das pessoas em todos os projetos da organização e a sua disponibilidade. A carga resulta do tempo necessário das atividades repartido entre os proprietários (ver Recursos no projeto).
A vista completa — todas as pessoas, o seletor de vista e o filtro — está disponível para utilizadores com a permissão do módulo Recursos e para os responsáveis de departamento. Os restantes utilizadores veem apenas a sua própria carga. A disponibilidade pode ser alterada por utilizadores com licença Completa que tenham a permissão do módulo e sejam responsáveis de departamento ou o gestor direto da pessoa.
Carga de recursos da organização
A tabela mostra as pessoas e a sua carga de trabalho numa linha temporal. Acima da tabela, defina o mês, a escala (dia, semana, mês), a vista (ver Carga por departamento e projeto) e a unidade: Horas, Percentagens ou Atividades. A cor da célula mostra se a carga corresponde à disponibilidade da pessoa.
O botão Filtro (nas vistas Utilizador e Utilizador > Projeto) restringe a tabela às pessoas e departamentos selecionados. No menu Definições, ative:
- Mostrar não incluídos — a carga de projetos cujos status não são contabilizados (ver Definições do módulo Recursos),
- Utilizadores eliminados — pessoas removidas da organização que ainda têm trabalho atribuído.
O seu navegador guarda as definições da vista para a próxima visita.
Carga do utilizador
Expanda a linha de uma pessoa para ver de que projetos e atividades provém a sua carga. Na vista Utilizador > Projeto, a carga de cada pessoa já está repartida por projeto. Passe o rato sobre uma célula para ver a carga e a disponibilidade desse período.
Carga por departamento e projeto
A vista determina como são agrupadas as linhas da tabela de carga. A lista de vistas abre a partir do botão com o nome da vista atual (Utilizador por defeito), ao lado do botão Filtro:
- Utilizador — uma linha por pessoa,
- Utilizador > Projeto — a carga de cada pessoa repartida por projeto,
- Departamento — a carga e a disponibilidade totais de todo um departamento,
- Departamento > Utilizador — departamentos com os seus membros por baixo,
- Departamento > Utilizador > Projeto — a discriminação completa do departamento até ao projeto,
- Departamento > Projeto — a carga de um departamento em cada projeto.
As pessoas que não pertencem a nenhum departamento são mostradas numa linha à parte. A unidade (horas, percentagens ou número de atividades) e a escala temporal (dia, semana, mês) são escolhidas independentemente da vista.
Nota: a lista de vistas está disponível para utilizadores com a permissão do módulo Recursos e para os responsáveis de departamento. Todos os outros veem apenas a sua própria carga. Se a sua organização não tiver departamentos, só a vista Utilizador está disponível. Os departamentos configuram-se em Estrutura da organização.
Exportação da carga de trabalho
O botão Exportação guarda a carga de trabalho como PDF ou PNG (a vista tal como aparece no ecrã) ou como ficheiro XLSX. O ficheiro XLSX abrange todo o período selecionado na tabela, com a vista atual e as definições Mostrar não incluídos e Utilizadores eliminados.
Disponibilidade por defeito do utilizador
A disponibilidade é o número de horas (ou MD) que uma pessoa pode dedicar ao trabalho em cada dia da semana. Clique no ícone de disponibilidade na linha de uma pessoa para abrir uma janela com a sua disponibilidade em vista Calendário ou Lista. O botão com a disponibilidade atual (por exemplo Seg–Sex: 8) abre o editor:
- a linha Disponibilidade por defeito — valores para cada dia da semana,
- outras linhas — períodos com uma disponibilidade diferente, por exemplo trabalho a tempo parcial em determinados meses.
Os períodos não podem sobrepor-se — caso contrário vê Os intervalos de datas das exceções não podem sobrepor-se. A disponibilidade influencia a forma como o tempo necessário é distribuído pelos dias e as cores da carga.
Exceções de disponibilidade
Para adicionar uma alteração pontual de disponibilidade — férias, formação, um dia de folga — clique em Adicionar exceção na janela de disponibilidade da pessoa. Na janela Exceção de disponibilidade, introduza o Nome, as datas De e Até, e as Horas de disponibilidade para esses dias (0 significa ausência). A exceção aparece no calendário e na lista de disponibilidade da pessoa.
Se a sua organização estiver ligada ao calendário do Outlook, as ausências de dia inteiro do calendário do utilizador são adicionadas automaticamente à sua disponibilidade (ver Definições do módulo Recursos e Integração com o Microsoft Entra ID).
Dias não úteis da organização
Os dias não úteis para toda a organização — os feriados — definem-se nas Definições do sistema, no separador Recursos, na secção Dias não úteis (vista Calendário ou Lista). Ao adicionar um dia não útil, introduza o seu nome e as datas De–Até. Repetir todos os anos define-o para todos os anos seguintes.
Não é distribuído tempo necessário nos dias não úteis, e a disponibilidade das pessoas nesses dias é zero.
Definições do módulo Recursos
O módulo é configurado nas Definições do sistema, no separador Recursos:
- ativação do módulo — desativá-lo não elimina os dados, apenas oculta os separadores Recursos,
- Contagem do tempo necessário — os Status do Projeto cujo trabalho conta para a carga, e Incluir Projetos arquivados,
- Unidades — H (horas) ou MD (dia-homem). Alterar a unidade converte todos os valores de tempo no sistema, pelo que exige confirmação,
- Modo de cálculo do tempo necessário — ver Recálculo do tempo necessário ao adicionar proprietários,
- Ligação ao calendário do Outlook — mostrada quando a sua organização está ligada ao Microsoft Entra ID. As ausências de dia inteiro dos calendários dos utilizadores são adicionadas à sua disponibilidade. Desligar remove as ausências importadas,
- Dias não úteis — ver Dias não úteis da organização,
- Permissões — quem tem a permissão do módulo Recursos.
