Harmonogram projektu

Harmonogram to zakładka projektu, w której planuje się zadania i kamienie milowe oraz śledzi ich realizację i zależności. Harmonogram ma trzy widoki:

• Lista – otwiera się domyślnie,
• Gantt (zobacz Gantt projektu),
• Kanban (zobacz Kanban).

Elementy harmonogramu:

• zadanie – ikona koła przy nazwie,
• kamień milowy – ikona rombu przy nazwie; oznacza ważny moment w projekcie, na przykład koniec fazy,
• zadanie zbiorcze – zadanie z podzadaniami, z pogrubioną nazwą i licznikiem podzadań.

Harmonogram mogą zmieniać:

• osoby z poziomem Administracja w module Harmonogram (zobacz Uprawnienia użytkowników),
• właściciele zadań i kamieni milowych – w zakresie udostępnionym właścicielom (zobacz Właściciele elementów harmonogramu).

Dodawanie elementów harmonogramu

Dodawanie zadania

1. Kliknij przycisk Nowe zadanie nad listą. Pojawi się pole nazwy.
2. Wpisz nazwę i naciśnij Enter. Zadanie pojawi się na liście z ikoną koła przy nazwie.

Dodawanie kamienia milowego

1. Kliknij strzałkę obok przycisku Nowe zadanie i wybierz Nowy kamień milowy.
2. Wpisz nazwę i naciśnij Enter. Kamień milowy pojawi się z ikoną rombu przy nazwie.

Kamień milowy nie ma czasu trwania, dlatego ustawia się mu tylko datę zakończenia. Może być wykonany albo niewykonany.

Struktura harmonogramu (WBS)

Numer WBS pokazuje miejsce elementu w strukturze. Element umieszczony pod innym to jego podzadanie, a element nadrzędny staje się zadaniem zbiorczym.

Na liście harmonogramu można:

• dodać element w wybranym miejscu,
• zmienić poziom elementu w strukturze,
• zmienić kolejność elementów.

Dodawanie elementu w wybranym miejscu

Element można dodać na dwa sposoby, oznaczone na zrzucie numerami 1 i 2.

Sposób 1: przycisk Nowe zadanie

1. Zaznacz wiersz, klikając jego numer na początku wiersza.
2. Kliknij Nowe zadanie nad listą (albo strzałkę obok i Nowy kamień milowy). Nowy element pojawi się pod zaznaczonym wierszem.

Sposób 2: menu elementu

1. Najedź na element i kliknij ikonę trzech kropek przy nazwie.
2. Wybierz Dodaj zadanie albo Dodaj kamień milowy, a potem:
   • Powyżej – nowy element pojawi się nad wybranym,
   • Poniżej – nowy element pojawi się pod wybranym,
   • Podzadanie – nowy element stanie się podzadaniem wybranego.

Zmiana poziomu i kolejności

1. Kliknij ikonę trzech kropek przy nazwie elementu i wybierz Zmień poziom.
2. Wybierz:
   • Obniż – element stanie się podzadaniem elementu powyżej,
   • Podwyższ – element przejdzie o poziom wyżej,
   • Przenieś wyżej albo Przenieś niżej – element przesunie się przed poprzedni albo za następny element na tym samym poziomie.

Element można też przeciągnąć za symbol sześciu kropek z lewej strony wiersza, przy kolumnie WBS.

Ważne: Zadania zbiorcze są przenoszone razem z podzadaniami.

Zadanie zbiorcze

Zadanie zbiorcze to zadanie, które ma podzadania. Powstaje, gdy pod zadaniem doda się podzadanie albo obniży poziom elementu, który jest pod nim. Na liście wyróżnia je pogrubiona nazwa i licznik podzadań.

Większość wartości zadania zbiorczego wynika z podzadań:

• Daty – data rozpoczęcia to najwcześniejszy start podzadań, a data zakończenia to najpóźniejszy koniec. Czas trwania to liczba dni roboczych między nimi.
• Postęp – średnia postępu podzadań, ważona ich czasem trwania. Gdy wszystkie podzadania są wykonane, zadanie zbiorcze też staje się wykonane.
• Czasochłonność – zadanie zbiorcze ma własną czasochłonność. W kolumnie Czasochłonność widać sumę z podzadaniami, a własną wartość w nawiasie.
• Właściciel – ma prawa właściciela do wszystkich podzadań (zobacz Właściciele elementów harmonogramu).

Zmiany na zadaniu zbiorczym przenoszą się na podzadania:

• zmiana daty rozpoczęcia przesuwa wszystkie podzadania o tyle samo dni roboczych,
• oznaczenie zadania zbiorczego jako wykonanego (ikoną statusu przy nazwie) kończy wszystkie podzadania.

Panel zadania zbiorczego ma sekcję Podzadania z listą bezpośrednich podzadań. Kliknięcie nazwy otwiera podzadanie, a przycisk Dodaj podzadanie dodaje nowe.

Zadanie zbiorcze można sklonować samo albo razem z podzadaniami (zobacz Klonowanie elementu harmonogramu).

Uwaga: Usunięcie zadania zbiorczego usuwa też wszystkie jego podzadania.

Zmiana typu elementu harmonogramu

Zadanie można zamienić w kamień milowy i odwrotnie.

1. Kliknij ikonę trzech kropek przy nazwie elementu albo w prawym górnym rogu panelu elementu.
2. Wybierz Zamień w kamień milowy albo Zamień w zadanie.
3. Jeśli element ma plan bazowy, kliknij Potwierdź.

Skutki zmiany:

• zadanie zamienione w kamień milowy zachowuje datę zakończenia, a postęp inny niż 100% zmienia się na 0%,
• kamień milowy zamieniony w zadanie staje się zadaniem jednodniowym.

Uwaga: Zmiana typu usuwa czasochłonność przypisaną właścicielom oraz planowe daty elementu z planu bazowego.

Data rozpoczęcia i zakończenia zadania

Daty zadania ustawia się w kolumnach Start, Koniec i Czas trwania na liście albo w panelu zadania. Czas trwania liczy się w dniach roboczych projektu (zobacz Dni robocze i święta w harmonogramie).

Zmiana dat

1. Kliknij pole Start albo Koniec w wierszu zadania lub w panelu zadania. Otworzy się kalendarz z dniami roboczymi projektu.
2. Wybierz dzień. Pozostałe wartości przeliczą się same.

Czas trwania wpisuje się w polu Czas trwania jako liczbę dni roboczych.

Przeliczanie dat:

• zmiana daty rozpoczęcia przesuwa zadanie, a czas trwania zostaje taki sam,
• zmiana daty zakończenia albo czasu trwania wydłuża lub skraca zadanie,
• daty zadania z zależnościami mogą zostać przeliczone według poprzedników. System wyświetli wtedy komunikat Daty zostały zaktualizowane o wartości wynikające z zależności.

Dni robocze i święta w harmonogramie

Każdy projekt ma własne dni robocze i święta. Nowy projekt ma dni robocze od poniedziałku do piątku. Od tych ustawień zależą daty i czas trwania zadań.

Ważne: Daty harmonogramu zależą tylko od dni roboczych i świąt projektu. Dni wolne organizacji wpływają na dostępność zasobów (zobacz Dni wolne w organizacji).

Zmiana dni roboczych

1. Kliknij Ustawienia nad listą i wybierz Dni robocze. Otworzy się okno Dni robocze.
2. Zaznacz dni robocze tygodnia. Co najmniej jeden dzień musi zostać zaznaczony.
3. Aby dodać święto, kliknij Dodaj dzień wolny i wpisz nazwę oraz datę.
4. Kliknij Zapisz. Daty zadań przeliczą się, a strona się odświeży.

Zadania, które zaczynały się w dzień wolny, przesuwają się na najbliższy dzień roboczy. Czas trwania zostaje taki sam.

Uwaga: Zmiany dni roboczych nie można cofnąć. Po jej zapisaniu nie można też cofnąć wcześniejszych zmian harmonogramu (zobacz Cofanie zmian harmonogramu).

Zależności między elementami harmonogramu

Zależność łączy dwa elementy: poprzednika i następnika. Daty następnika wynikają z dat poprzednika. Zależności można też rysować na wykresie Gantta (zobacz Edycja dat i zależności na Gancie).

Rodzaje zależności:

• Koniec – Start – następnik zaczyna się po zakończeniu poprzednika,
• Start – Start – następnik zaczyna się razem z poprzednikiem,
• Koniec – Koniec – następnik kończy się razem z poprzednikiem,
• Start – Koniec – następnik kończy się, gdy zaczyna się poprzednik.

Sztywne opóźnienie to odstęp w dniach roboczych między elementami. Domyślnie jest włączone i wynosi 0. Po jego wyłączeniu następnik może zacząć się później, niż wynika z zależności.

Dodawanie zależności

1. Kliknij ikonę trzech kropek przy nazwie elementu i wybierz Dodaj zależność.
2. Wybierz element z tego projektu albo z innego projektu i kliknij Dalej.
3. W polu Zależy od: wybierz poprzednika.
4. Wybierz Rodzaj zależności i ustaw Sztywne opóźnienie.
5. Kliknij Zapisz. Daty następnika przeliczą się.

Zależności widać w panelu elementu w sekcjach Zależy od: i Wpływa na:. Ikona ołówka przy zależności otwiera okno Edytuj zależność, w którym zmienia się jej rodzaj, opóźnienie i kierunek albo usuwa zależność.

Zasady:

• zależności z elementami innych projektów przeliczają się dopiero w programie projektów (zobacz Przeliczanie zależności w programie),
• zależności nie mogą tworzyć pętli,
• między dwoma elementami może być tylko jedna zależność.

Właściciele elementu harmonogramu

Element może mieć kilku właścicieli. Poza tym zadanie może być przypisane bezpośrednio do działu. Właściciel widzi przypisane zadania w module Zadania (zobacz Zadania użytkownika). Zakres tego, co właściciel może zmieniać, ustawia się w uprawnieniach projektu (zobacz Właściciele elementów harmonogramu).

Przypisanie właściciela

1. Kliknij pole Właściciel w wierszu elementu albo w panelu elementu.
2. Wybierz osobę z listy. W ten sam sposób dodasz kolejne.

Dział przypisuje się tak samo, w polu Dział (kolumnę włączysz przyciskiem Kolumny).

Skutki przypisania:

• przypisanie właściciela dodaje do elementu jego dział,
• nowy właściciel trafia do projektu i dostaje powiadomienie,
• usunięty właściciel znika z projektu, jeśli nie ma w nim innych elementów ani uprawnień.

Właścicieli wielu elementów naraz zmienia się w edycji zbiorczej (zobacz Edycja zbiorcza).

Postęp zadania

Postęp to procent wykonania zadania. Zadanie jest wykonane przy 100%.

Zmiana postępu

1. Kliknij pasek postępu w wierszu zadania albo pole postępu w panelu zadania.
2. Wpisz wartość od 0 do 100 i naciśnij Enter.

Kliknięcie ikony statusu przy nazwie oznacza element jako wykonany (100%) albo niewykonany (0%). W ten sposób zmienia się postęp kamienia milowego i zadania zbiorczego (zobacz Struktura harmonogramu (WBS)).

Ważne: Kliknięcie ikony statusu zmienia postęp od razu, bez potwierdzenia. Przypadkową zmianę można cofnąć (zobacz Cofanie zmian harmonogramu).

Skutki:

• gdy zadanie ma niezakończonych poprzedników, system pokaże ich listę i poprosi o potwierdzenie,
• gdy wszyscy poprzednicy następnika są zakończeni, jego właściciele dostają powiadomienie.

Postęp można też zmieniać na wykresie Gantta (zobacz Edycja dat i zależności na Gancie).

Edycja elementu harmonogramu

Kliknięcie nazwy elementu w dowolnym widoku otwiera panel po prawej. Każda zmiana zapisuje się od razu.

Panel zawiera:

• nazwę z ikoną statusu,
• daty i postęp,
• czasochłonność i czas pracy (gdy w projekcie włączono moduły Zasoby i Czas pracy),
• właścicieli i działy,
• zależności oraz powiązany budżet, ryzyka i produkty,
• atrybuty harmonogramu (zobacz Atrybuty harmonogramu),
• opis, załączniki i podzadania,
• zakładki Komentarze i Historia.

Menu z trzema kropkami w prawym górnym rogu panelu zawiera między innymi Dodaj zależność, Klonuj, Usuń, Kopiuj link i Zamień w kamień milowy. Menu przy nazwie na liście ma też Zmień nazwę, Kolor i Zobacz szczegóły.

Dodawanie załącznika

1. W panelu elementu kliknij ikonę spinacza w prawym górnym rogu.
2. Wybierz Pliki (plik z dysku), Link albo Dodaj istniejący (plik z plików projektu, zobacz Podpięcie pliku do elementu).

Klonowanie elementu harmonogramu

Klonowanie tworzy kopię elementu pod oryginałem, z dopiskiem – kopia w nazwie.

Klonowanie elementu

1. Kliknij ikonę trzech kropek przy nazwie elementu.
2. Wybierz Klonuj Zadanie (przy kamieniu milowym Klonuj kamień milowy). Kopia pojawi się pod oryginałem.

W panelu elementu ta sama opcja nazywa się Klonuj. Przy zadaniu zbiorczym do wyboru są Klonuj tylko zadanie i Klonuj z podzadaniami.

Kopia zawiera daty, postęp, czasochłonność, właścicieli i działy, zależności, opis, załączniki, atrybuty harmonogramu i kolor wiersza. Do kopii nie trafiają plan bazowy, powiązania z budżetem, ryzykami i produktami, czas pracy, komentarze ani historia.

Właściciele kopii dostają powiadomienie.

Edycja zbiorcza

Edycja zbiorcza zmienia wiele elementów naraz.

1. Zaznacz pole wyboru przy pierwszym elemencie. Po prawej otworzy się panel Zbiorcza edycja.
2. Zaznacz pozostałe elementy. Pole wyboru w pierwszym wierszu zaznacza wszystkie.
3. W panelu ustaw nowe wartości. Pola, których nie zmieniasz, zostaw na Pomiń.
4. Kliknij Zaktualizuj zaznaczone.

W panelu można zmienić:

• Właściciel,
• Dział,
• Start, Koniec i Czas trwania – daty zapiszą się, gdy wypełnione są wszystkie trzy pola,
• atrybuty harmonogramu,
• Kolor.

Ważne: Nowy właściciel lub dział zastępuje dotychczasowych na wszystkich zaznaczonych elementach.

Przycisk Usuń zaznaczone usuwa zaznaczone elementy razem z podzadaniami.

Historia harmonogramu

Historia zapisuje zmiany harmonogramu: kto, co i kiedy zmienił.

• Historia harmonogramu – przycisk Historia nad listą,
• Historia elementu – zakładka Historia w panelu elementu.

Zmiany można cofać (zobacz Cofanie zmian harmonogramu).

Cofanie zmian harmonogramu

Cofnięcie przywraca harmonogram do stanu sprzed wybranej zmiany.

1. Kliknij Historia nad listą albo otwórz zakładkę Historia w panelu elementu.
2. Przy wybranej zmianie kliknij Cofnij zmiany. Harmonogram od razu wróci do stanu sprzed tej zmiany.

Uwaga: Cofnięcie anuluje też wszystkie późniejsze zmiany w projekcie.

Zasady:

• cofnąć można 25 ostatnich zmian w projekcie,
• osoba z poziomem Administracja w module Harmonogram cofa każdą zmianę,
• pozostali cofają tylko własną zmianę, jeśli nikt później nie zmienił projektu.

Uwaga: Zmiany dni roboczych, importu harmonogramu i zmian atrybutów harmonogramu nie można cofnąć. Po takiej operacji nie można też cofnąć wcześniejszych zmian.

Dostosowanie widoku listy harmonogramu

Widok listy dopasowuje każdy użytkownik dla siebie: filtruje elementy, wybiera kolumny i zwija grupy podzadań.

Filtrowanie listy

Przycisk Filtr nad listą otwiera pasek filtra. Listę można zawęzić:

• słowem w polu Filtruj po nazwie,
• statusem – wykonane albo niewykonane,
• typem – zadania albo kamienie milowe,
• właścicielem, także do elementów bez właściciela,
• działem (gdy w organizacji są działy),
• zakresem daty rozpoczęcia i daty zakończenia,
• wartościami atrybutów harmonogramu.

Wybór kolumn

1. Kliknij Kolumny nad listą.
2. Włącz lub wyłącz kolumny przełącznikami.
3. Aby zmienić kolejność, przeciągnij kolumnę za symbol sześciu kropek.

Dostępne kolumny zależą od modułów włączonych w projekcie, na przykład Czasochłonność, kolumny budżetu i planu bazowego oraz atrybuty harmonogramu (zobacz Atrybuty harmonogramu w projekcie). Kolumna Nazwa jest zawsze widoczna. Ustawienie kolumn zapisuje się w przeglądarce, osobno dla każdego projektu.

Eksport zawiera kolumny widoczne na liście (zobacz Eksport listy harmonogramu).

Zwijanie i rozwijanie wierszy

Grupy podzadań zwija się i rozwija ikoną strzałek w pierwszym wierszu listy, przy nazwie projektu. Kliknięcie ikony otwiera menu:

• Rozwiń wszystko – widać wszystkie elementy harmonogramu,
• Zwiń wszystko – widać tylko wiersz projektu,
• Rozwiń do poziomu 1, 2 i kolejne – widać elementy do wybranego poziomu WBS, a głębsze są zwinięte. Na przykład poziom 1 pokazuje same fazy.

Liczba poziomów w menu zależy od głębokości struktury (najwyżej 5). Pojedynczą grupę zwija się strzałką przy nazwie zadania zbiorczego.

Import harmonogramu do istniejącego projektu

Do harmonogramu istniejącego projektu można dodać elementy z szablonu, pliku Excel albo pliku Microsoft Project. Nowe elementy trafiają na koniec harmonogramu. Import do nowego projektu opisuje dział Tworzenie projektu.

Uwaga: Importu nie można cofnąć. Po imporcie nie można też cofnąć wcześniejszych zmian harmonogramu (zobacz Cofanie zmian harmonogramu).

Import uruchamia się przyciskiem Ustawienia nad listą i pozycją Import.

Import z szablonu

1. Wybierz Z szablonu i wskaż szablon w polu Szablon projektu.
2. Wybierz Data startu szablonu albo Data końca szablonu i podaj datę.
3. Kliknij Dalej, sprawdź podgląd i kliknij Dodaj.

Ważne: Import z szablonu włącza w projekcie atrybuty harmonogramu użyte w szablonie.

Import z Microsoft Excel

1. Wybierz Z Microsoft Excel i wskaż plik .xlsx.
2. Kliknij Dalej i przypisz kolumny pliku do pól harmonogramu (zobacz Import projektu z Excel).
3. Kliknij Dodaj.

Import z Microsoft Project

1. Wybierz Z Microsoft Project i wskaż plik .mpp.
2. Kliknij Dalej i wybierz sposób ustalania dat:
   • Przelicz zależności (domyślnie) – daty wynikają z zależności i czasu trwania,
   • Zachowaj daty – daty z pliku zostają, a zależności dostają opóźnienia.
3. Kliknij Dodaj.

Daty z pliku dostosowują się do dni roboczych projektu. Zmiany widać w kroku Mapowanie danych.

Eksport listy harmonogramu

Listę harmonogramu można pobrać jako plik Excel albo plik .xml dla Microsoft Project.

1. Kliknij Eksport nad listą.
2. Wybierz Microsoft Excel (.xlsx) albo Microsoft Project (.xml). Plik pobierze się automatycznie.

Plik zawiera kolumny widoczne na liście (zobacz Dostosowanie widoku listy harmonogramu). Wykres Gantta eksportuje się osobno (zobacz Eksport wykresu Gantta).