Lista de tarefas do utilizador

A lista de tarefas de um utilizador é uma coleção de todas as tarefas que têm de ser concluídas ou que o utilizador pretende concluir. Podem ser tarefas diárias, tarefas a concluir em projectos em que o utilizador participa ou tarefas individuais que tenham sido guardadas. Organizar estas tarefas num único local ajuda-te a manteres-te organizado e a gerires o teu trabalho de forma eficiente.

O utilizador pode ver facilmente o que tem de ser feito e acompanhar o progresso das tarefas em que participa. Se as tarefas forem guardadas num único local, o utilizador tem um melhor controlo sobre o que tem de ser feito e evita descuidos. Também ajuda a dar prioridade às tarefas individuais e a decidir quais precisam de atenção imediata e quais podem esperar.

Ter visibilidade de todas as tarefas num único local facilita a organização, o planeamento e a monitorização do progresso. Dá uma sensação de controlo e reduz o stress de esquecer ou perder tarefas essenciais. Isto aumenta o controlo sobre as suas tarefas e ajuda-o a gerir o seu tempo de forma eficaz.

As minhas tarefas

O separador My Tasks é o separador padrão visível após o login no FlexiProject.
Podes personalizar a visualização da lista My Tasks exibindo colunas selecionadas e filtrando as tarefas e marcos exibidos.

Lista de tarefas Actividades

Adicionar uma tarefa individual

1. Aceda ao separador “Tarefas/Minhas tarefas”.
2. Clique em “Nova tarefa”.
   O campo vazio “Nome” será realçado.
3. Introduza o nome da tarefa.
4. Confirma clicando fora do campo “Nome” ou premindo ENTER.
   O novo nome da tarefa aparece agora na coluna “Nome”.

   Lembra-te que estas tarefas são individuais e só são visíveis para ti.

   

Ativar e desativar a visibilidade da coluna

1. Aceda ao separador “Tarefas/Minhas tarefas” e clique no botão “Colunas”. É apresentada uma lista de colunas disponíveis para a lista de tarefas.
2. Marque ou desmarque as caixas junto aos nomes das colunas para controlar a sua visibilidade. As colunas com uma caixa de verificação azul serão visíveis na lista, ao passo que as que não o são não o serão.

Alterar a ordem das colunas apresentadas

1. Aceda ao separador “Tasks/My Tasks” (Tarefas/Minhas tarefas) e clique no botão “Columns” (Colunas).
2. É apresentada uma lista de colunas disponíveis para a lista de tarefas.
3. Passe o cursor sobre a linha da coluna que pretende deslocar.
4. Aparecerá um símbolo de seis pontos à frente do nome da coluna.
5. Clique e mantenha premido o símbolo de seis pontos e, em seguida, arraste a linha da coluna para a localização pretendida.
6. As colunas serão apresentadas na lista pela ordem em que aparecem na lista de colunas. A coluna movida aparecerá no local para onde a arrastaste.
   As colunas são apresentadas na lista pela ordem em que aparecem na lista de colunas. A coluna selecionada é apresentada no local para onde foi arrastada.

Operações em tarefas individuais

As tarefas personalizadas e individuais adicionadas pelo utilizador a partir do separador Tarefas>As minhas tarefas são tarefas individuais visíveis apenas para o utilizador que as criou. A gestão de tarefas individuais só é possível no separador As minhas tarefas.

Editar a data de início/fim de uma tarefa individual.

1. Em Tarefas/Minhas Tarefas, clica no nome da tarefa individual selecionada.
   Será aberto um painel de tarefas no lado direito do ecrã.
2. Clica no campo de calendário Início/Fim no painel de tarefas individuais.
   Abre-se um calendário para seleção de datas.
3. Seleccione uma data clicando no dia pretendido no calendário.

Editar Duração de uma tarefa individual

1. Em Tarefas/Minhas Tarefas, clica no nome da tarefa individual selecionada
   . Será aberto um painel de tarefas no lado direito do ecrã.
2. No painel de tarefas individuais, clique no campo Duração.
3. Introduza o número de dias de calendário necessários para concluir a tarefa selecionada utilizando o teclado ou as setas do lado direito do campo.
4. Clique fora do campo Duração ou clique em ENTER. O valor será validado e guardado.

Marcar o progresso de uma tarefa individual

O progresso da tarefa é o quanto já fez, mostrado como uma percentagem. Pode alterá-lo clicando na tarefa em “As minhas tarefas” e marcando-a como concluída ou não. Também pode editá-lo no painel da tarefa. Se o progresso for de 100%, a tarefa está concluída.

1. Vai a ”Tasks/My Tasks” e clica numa tarefa.
   Abre-se um painel à direita.
2. Clique na caixa ”progresso” neste painel.
3. Escreva quanto da tarefa está concluída ou utilize as setas.
4. Para o guardar, clique fora da caixa ou prima ENTER.

Clonagem de uma tarefa individual

1. Navega até ”Tasks/My Tasks” e seleciona a tarefa que pretendes clonar clicando no seu nome.
   O painel de tarefas abre-se no lado direito do teu ecrã.
2. Neste painel, localiza o símbolo ”…” (três pontos) no canto superior direito e clica nele.
   . Aparecerá um menu pendente com várias opções.
3. Localiza e clica na opção ”Clone”.
   Ao fazer isto, uma nova tarefa, rotulada como ”Cópia” da original, aparecerá na tua lista de tarefas, mesmo por baixo da tarefa original.

Anexos a uma tarefa individual

1. Navegue para “Tarefas/Minhas Tarefas” e seleccione a tarefa que pretende adicionar aos anexos.
2. Clique no símbolo do clipe de papel no canto superior direito do painel de tarefas.
3. Escolha ”Ficheiros” para anexar um ficheiro ou ”Ligação” para anexar uma ligação:
4. Seleccione e confirme o seu ficheiro.
5. O ficheiro aparecerá no painel de tarefas e pode ser transferido ou eliminado:
6. Introduza o URL e o nome da ligação.
7. Clique em “Adicionar”.
8. A ligação aparecerá no painel de tarefas e pode ser aberta ou removida.

Repetir tarefas individuais

Para tarefas individuais, existe uma opção para definir a repetição automática da tarefa após a conclusão (100% de progresso). Após a execução, é criada uma cópia da mesma, que herda o nome, o criador e os proprietários, a duração, a descrição e os anexos. Os comentários são omitidos. A data final é definida com base na regra definida. A data de início é igual à data de fim ou é derivada da duração da tarefa definida.

Definir a repetição da tarefa fora do o projeto

1. No separador Tarefas/Minhas Tarefas, clique no nome da tarefa não relacionada com o projeto selecionada. Será aberto um painel de tarefas no lado direito do ecrã.
2. No painel de tarefas, clique no símbolo de três pontos no canto superior direito e seleccione a opção Definir Repetição.
   A janela “Repetição da tarefa” será aberta.
   
3. Defina o período de repetição seleccionando uma das opções da lista: Semanal, Mensal ou Anual.
   
4. No campo sob a lista de seleção, especifica o dia em que pretendes que a tarefa seja repetida e clica em Guardar.
   
   Poupou a repetição da tarefa. No painel de tarefas, verá uma seta escalonada que indica a repetição. Ao lado, encontra-se uma etiqueta que indica a regra de repetição que definiu. Na lista de tarefas, verá que a tarefa está marcada com uma seta escalonada.
   

É possível editar e eliminar uma regra de repetição clicando novamente na etiqueta de repetição da tarefa ou seleccionando a opção Definir repetição disponível clicando no símbolo de três pontos no canto superior direito do painel de tarefas.

Delegação de tarefas individuais

O criador de uma tarefa individual pode delegar a tarefa a outro utilizador, atribuindo-lhe um proprietário. A lista de tarefas delegadas contém uma coleção de tarefas que têm proprietários atribuídos. Estas podem ser tarefas operacionais para a fazer na organização ou tarefas administrativas cíclicas.

As tarefas delegadas estão disponíveis clicando no separador Tarefas e indo para o separador Delegadas.

A delegação de uma tarefa implica a atribuição de pelo menos um proprietário a uma tarefa que não seja de projeto criada pelo utilizador. Permite-lhe incorporar as tarefas operacionais realizadas na organização no planeamento e coordenação das tarefas do projeto. Com esta funcionalidade, todas as tarefas realizadas na organização podem ser contidas num canal de comunicação comum do FlexiProject. A função de delegação de tarefas pode ser útil para os membros do Conselho de Administração e para os gestores do PMO. Permite-lhe subcontratar tarefas recorrentes, como a elaboração de relatórios, o fornecimento de documentação e a execução de outras tarefas administrativas. Ajuda a planear e a coordenar o trabalho. Além disso, também minimiza os problemas de comunicação e os atrasos daí resultantes.

Delegar uma tarefa fora do projeto

1. Vai para o separador Tarefas.
2. Criar uma nova tarefa não relacionada com o projeto ou selecionar uma das já criadas. O painel de tarefas abrir-se-á.
3. No painel Tarefas, clica na etiqueta Proprietários. Abre a lista dos utilizadores da organização.
4. Clique no utilizador a quem pretende delegar a tarefa.

Tarefas de observação

Uma lista de tarefas observadas pelo utilizador é uma coleção de tarefas e marcos que um utilizador marcou como observados com um ícone de sino. Estas podem ser tarefas importantes para o utilizador ou que requerem uma atenção especial. Observar tarefas significa que o utilizador recebe notificações sobre alterações a essas tarefas, incluindo actualizações, novos comentários, alterações de prazos ou progressos. Esta funcionalidade permite ao utilizador manter-se atualizado sobre o progresso dos outros que trabalham na tarefa observada, facilitando uma melhor coordenação, colaboração e comunicação na equipa de projeto. Permite também a identificação precoce de potenciais atrasos, permitindo uma ação adequada para evitar o incumprimento de prazos e minimizar as consequências.

A funcionalidade de observação de tarefas do FlexiProject beneficia a Equipa de Projeto, os Gestores e os membros do Conselho de Administração. Fornece um maior controlo e consciência do progresso do projeto e alterações, ajudando a um melhor planeamento, coordenação de actividades e prevenção de atrasos.

Podes encontrar o separador Tarefas Observadas clicando no separador “Tarefas” e navegando para o separador “Observadas”. A vista da lista “As minhas tarefas” pode ser personalizada exibindo colunas selecionadas e filtrando as tarefas e marcos exibidos.

Adicionar uma tarefa à lista de observação

Para ver uma tarefa, clique no sino no painel de tarefas. Fica amarelo e a tarefa aparece na sua lista de tarefas observadas.

Ativar e desativar a visibilidade da coluna

1. Aceda ao separador “Tasks/Services” (Tarefas/Serviços) e clique no botão Columns (Colunas).
2. Aparecerá uma lista das colunas disponíveis.
3. Marque ou desmarque as caixas junto às colunas para controlar a sua visibilidade. As colunas com uma caixa marcada serão visíveis na lista de tarefas.

Alterar a ordem das colunas apresentadas

1. No separador Tarefas/Assistir, clique no botão Colunas.
2. Aparecerá uma lista das colunas disponíveis,
3. Passe o cursor sobre a linha com o nome da coluna que pretende mover. Um símbolo de seis pontos apareceu à frente do nome da coluna.
4. Mantém premido o símbolo de seis pontos e, em seguida, arrasta a linha da coluna para a mover para a localização pretendida. Colunas na lista de tarefas são apresentados numa ordem definida.