Esta secção reúne todas as aprovações relacionadas com o utilizador, de todos os projetos: as que aguardam a sua decisão, as que submeteu e aquelas em que participou. Não precisa de abrir os projetos um a um para ver o que aguarda decisão. A secção encontra-se no menu principal, em Aceitações, e está disponível para os utilizadores com licença completa. O item do menu mostra um contador das decisões que aguardam o utilizador (ver Contador de aprovações pendentes).
A secção tem dois separadores: Aceitações (a lista descrita a seguir) e Rotas de aprovação, ou seja, os modelos de rotas (ver Rotas de aprovação). O segundo separador só é visível para os utilizadores com a permissão para rotas de aprovação num espaço de trabalho; os restantes veem apenas a lista de aprovações.
Uma aprovação diz respeito a uma linha de base do projeto, à qual pode ser anexada uma carta de projeto (ver Aprovar uma mudança da linha de base e Aprovar uma carta de projeto). O pedido é enviado para aprovação a partir do projeto e a decisão é tomada na janela da linha de base, no separador Aceitação.
Lista de aprovações
A lista do separador Aceitações contém as aprovações em que o utilizador:
- é aprovador no nível atual de uma rota, ou foi-o nos níveis que a rota já percorreu,
- submeteu um pedido de aprovação.
Colunas:
- Nome — o nome da linha de base. Uma etiqueta vermelha Requer decisão assinala uma aprovação que aguarda a decisão do utilizador,
- Estado — Em aprovação, Aprovado, Rejeitado, A melhorar, Anulado ou Em espera (ver Estados da aprovação),
- Aceitação — a rota desenhada como uma fila de setas, uma por nível. A cor da seta mostra o resultado do nível: verde — aprovado, vermelho — rejeitado, azul — em curso, laranja — a melhorar, cinzento — ainda não iniciado,
- Requerente — a pessoa que enviou o pedido de aprovação,
- Data de decisão — vazia enquanto a rota está em curso; depois de terminar, a data da última decisão,
- Projeto — o projeto a que o pedido pertence.
A ordem é fixa: primeiro as aprovações sem data de decisão, ou seja, as abertas, e entre elas as que têm a etiqueta Requer decisão; depois as já decididas, da decisão mais recente para a mais antiga. Clique no nome ou na rota desenhada para abrir a linha de base no respetivo projeto, diretamente no separador Aceitação, onde toma a decisão.
O acesso ao projeto durante a aprovação resulta das permissões que o aprovador recebe quando a rota chega ao seu nível.
Filtro da lista de aprovações
O filtro à direita restringe a lista. As condições combinam-se: se definir duas, ficam as linhas que cumprem ambas.
- Filtrar por nome — corresponde a qualquer parte do nome da linha de base,
- Estado — Em aprovação, Aprovado, Rejeitado, A melhorar, Anulado; pode escolher vários,
- Requerente — a lista contém apenas as pessoas que submeteram algum pedido visível na lista.
Ao fechar a barra do filtro, todas as definições são limpas e a lista completa é restaurada.
Contador de aprovações pendentes
Aparece um contador vermelho junto a Aceitações no menu principal e no separador Aceitações. Mostra o número de decisões que aguardam o utilizador: a rota chegou a um nível em que o utilizador é aprovador e este ainda não decidiu. As linhas em que o utilizador é apenas observador ou requerente não são contadas.
O contador muda enquanto trabalha, sem recarregar a página: aumenta quando uma rota chega ao nível do utilizador e chega a notificação A aguardar aceitação, e diminui depois de o utilizador decidir. O contador só é carregado para os utilizadores com licença completa, porque só estes podem ser aprovadores.
Estados da aprovação
O estado da aprovação na coluna Estado segue o resultado da rota:
- Em aprovação — a rota está em curso e um nível aguarda decisões,
- Aprovado — todos os níveis foram aprovados,
- Rejeitado — um aprovador escolheu Rejeito,
- A melhorar — um aprovador escolheu A melhorar,
- Anulado — o requerente retirou a aprovação com Retirar a aceitação,
- Em espera — a rota ainda não foi iniciada.
A opção A melhorar devolve o pedido ao requerente em vez de o encerrar: a aprovação termina, a linha de base e as cartas anexadas recebem o estado A melhorar e podem ser corrigidas e enviadas de novo. O requerente é notificado do resultado. Uma rota concluída (também a rejeitada, a que ficou a melhorar e a anulada) permanece no histórico da linha de base, pelo que os comentários dos aprovadores podem ser consultados mais tarde. Uma rota aprovada fica com a linha de base como a rota atual.
O administrador da organização pode tomar uma decisão em nome de um aprovador: no separador Aceitação da linha de base, ao passar o cursor sobre a linha de um aprovador, aparece o ícone Adicionar decisão. A janela Aceitação com a mensagem Aceitação em substituição de: guarda a decisão, e a entrada mostra a anotação em vez de. Uma decisão já tomada não pode ser alterada.
Os estados da linha de base e da carta têm nomes próprios (Aprovado, Em espera para a linha de base; Aprovada, Rascunho para a carta) — ver Plano do projeto e Carta de projeto.
Coluna de aprovação noutras listas
A rota de aprovação desenhada, uma fila de setas coloridas, aparece sempre que é preciso saber em que ponto está um pedido:
- na lista de linhas de base de um projeto (o separador Linha de base, a coluna Aceitação),
- na lista de cartas de projeto (o separador Carta de projeto),
- nos relatórios de linhas de base, como a coluna Aceitação adicionada nas definições de colunas do relatório.
Funciona da mesma forma em todos os sítios: clique nas setas para abrir a linha de base no separador Aceitação. A coluna é visível quando a organização tem o módulo de aprovações. A rota também é visível na impressão de uma carta de projeto com a opção Com aceitação (ver Exportar uma carta de projeto).
