Riscuri

Riscurile sunt registrul amenințărilor proiectului. Fiecare risc are o stare, o probabilitate, un impact, un proprietar și, opțional, o legătură cu o activitate sau un jalon din programare. Registrul se află în fila Riscuri a proiectului, cu condiția ca modulul Riscuri să fie activat în organizația dvs. (vezi Configurarea riscurilor) și bifat în proiect (meniul proiectului, Funcționalități; vezi Funcționalitățile proiectului).

Deasupra tabelului de riscuri se află butonul Arată matricea (Ascundeți matricea). Matricea riscurilor este o grilă de probabilitate și impact în care fiecare celulă arată numărul de riscuri cu acea combinație. Ea numără toate riscurile proiectului, inclusiv pe cele închise, indiferent de filtru. Faceți clic pe o celulă pentru a seta filtrul tabelului la acea probabilitate și la acel impact. Browserul reține dacă matricea este afișată.

Tabelul poate fi restrâns cu ajutorul filtrului: un cuvânt în caseta Filtrează după nume și o alegere din Proprietar, Categoria, Impact și Probabilitate. Browserul reține filtrul, sortarea și aranjarea coloanelor separat pentru fiecare proiect (vezi Coloanele listei de riscuri).

Fila este vizibilă pentru utilizatorii cu permisiune de proiect pentru riscuri (Previzualizare sau Administrație) și pentru proprietarii de riscuri, care văd riscurile proiectului chiar și fără această permisiune. Butonul Adaugă este disponibil cu permisiunea Administrație. Pentru permisiuni, vezi Permisiunile proiectului.

Configurarea riscurilor

Configurați modulul din meniul principal: Setări de sistem, fila Riscuri. Setările se aplică întregii organizații.

• Comutatorul Activat / Oprit pornește modulul. Oprirea lui nu șterge date; doar ascunde fila Riscuri pentru toți utilizatorii.
• Filele Probabilitate și Impact conțin scările din care se construiește matricea riscurilor. O scară are între 2 și 10 valori. Prima valoare este cea mai mică, iar ultima cea mai mare.
• Fila Categorii de riscuri conține o listă liberă de categorii dintre care alegeți într-un risc.

Adăugarea unei valori la o scară

1. Deschideți fila Probabilitate sau Impact.
2. Faceți clic pe Adaugă.
3. În fereastra Adăugarea de valori la scară, introduceți denumirea și faceți clic pe Adaugă.

Valoarea nouă se adaugă la sfârșitul scării, deci devine cea mai mare. Pentru a schimba ordinea, trageți un rând de mânerul din stânga. Faceți clic pe un nume pentru a deschide fereastra Editarea valorilor scării, în care puteți redenumi valoarea.

Ștergerea unei valori dintr-o scară

1. Faceți clic pe numele valorii, apoi pe butonul de ștergere din fereastra Editarea valorilor scării.
2. În fereastra Ștergerea valorii scării, alegeți valoarea de înlocuire (Sunteți sigur că doriți să eliminați valoarea? Alegeți una nouă pentru riscurile existente.).
3. Confirmați.

Riscurile care aveau valoarea ștearsă primesc valoarea de înlocuire. O valoare poate fi ștearsă doar dacă în scară rămân cel puțin 2 valori.

Categorii de riscuri

În fila Categorii de riscuri, butonul Adaugă deschide fereastra Adaugă categorie, iar un clic pe un nume deschide Editați categorii, unde puteți și șterge categoria. Ștergerea unei categorii o elimină din toate riscurile care o aveau, fără a o înlocui.

Adăugarea unui risc

1. Deschideți fila Riscuri din proiect.
2. Faceți clic pe Adaugă. Se deschide fereastra Adaugă risc.
3. Introduceți denumirea (obligatorie, până la 256 de caractere) și faceți clic pe Adaugă.

Riscul apare în tabel, iar panoul lui se deschide în dreapta. Un risc nou primește starea Identificat, cea mai mică Probabilitate și cel mai mic Impact din scări, precum și data curentă ca Data identificării. Celelalte câmpuri le completați în panou (vezi Panoul riscului).

Puteți adăuga un risc și din panoul unei activități sau al unui jalon: în secțiunea Riscuri, faceți clic pe Adaugă un alt risc. Un astfel de risc este legat imediat de acel element din programare.

Panoul riscului

Faceți clic pe numele unui risc din tabel pentru a deschide panoul lui în dreapta. Închideți-l cu butonul x din colțul din dreapta sus. Panoul conține:

• numele, în partea de sus,
• câmpurile Stare (vezi Starea riscului), Probabilitate și Impact — valori din scările definite în setări,
• Data identificării — doar pentru citire,
• câmpul Proprietar — ales din echipa proiectului, cu posibilitatea de a-l șterge,
• câmpurile Categoria și Programare — legătura cu un element din programare (vezi Legarea unui risc de programare),
• câmpul Descriere și plan de acțiune cu formatare de text,
• secțiunea Impact cu câmpurile Programare (zile) și Buget (o sumă în moneda proiectului), fiecare cu o descriere, și cu o descriere a impactului asupra produsului final (câmpul Produsul final al proiectului),
• atașamente (fișiere de pe computerul dvs. sau din fișierele proiectului) și comentarii cu mențiuni (vezi Comentarii și mențiuni).

Fiecare modificare se salvează automat, după ce apăsați Enter sau părăsiți câmpul, și apare mesajul Modificări salvate. Numele este obligatoriu.

Pentru a șterge un risc, alegeți Ștergeți din meniul panoului și confirmați. Ștergerea nu poate fi anulată. Opțiunea este disponibilă cu permisiunea Administrație pentru riscuri.

Utilizatorii cu permisiunea Administrație pentru riscuri pot modifica toate câmpurile. Un proprietar de risc fără această permisiune poate modifica doar grupurile de câmpuri pe care proiectul le pune la dispoziția proprietarilor de elemente (vezi Proprietarii elementelor). Toți ceilalți văd panoul doar pentru citire.

Notă: alegerea ca proprietar a unei persoane din afara echipei proiectului adaugă acea persoană în proiect cu permisiuni de participant și îi trimite o notificare. Proprietarul anterior părăsește echipa proiectului dacă nu mai are alte legături cu proiectul (activități, produse, riscuri, roluri). Un utilizator care se desemnează pe sine ca proprietar nu primește notificare.

Starea riscului

Un risc are una dintre trei stări: Identificat, Activ sau Închis. Un risc nou este identificat. Schimbați starea în panoul riscului, în câmpul Stare; se salvează imediat, fără confirmare.

• Data identificării este data la care a fost adăugat riscul. Schimbarea stării nu o modifică.
• În coloana Riscuri din lista programării sunt numărate doar riscurile identificate și active. Riscurile închise dispar din această coloană (vezi Legarea unui risc de programare).
• Starea poate fi schimbată de utilizatorii cu permisiunea Administrație pentru riscuri sau de proprietarul riscului, dacă proiectul pune la dispoziția proprietarilor grupul de câmpuri Stare și progres (vezi Panoul riscului).

Legarea unui risc de programare

Un risc se poate raporta la o activitate, un jalon sau o activitate-rezumat din programare.

1. Deschideți panoul riscului (faceți clic pe nume în tabel).
2. Faceți clic pe câmpul Programare. Se deschide lista elementelor din programare.
3. Alegeți un element și faceți clic pe Confirmați.

Numele elementului apare în câmpul Programare din panoul riscului; faceți clic pe el pentru a deschide panoul acelui element. Legătura se salvează imediat și o puteți schimba alegând alt element.

Riscurile se văd și din partea programării:

• coloana Riscuri din lista programării afișează o pictogramă triunghi cu cercuri: un cerc gri indică numărul de riscuri identificate, iar unul roșu numărul de riscuri active. Coloana nu afișează riscurile închise,
• panoul unei activități sau al unui jalon are o secțiune Riscuri care listează riscurile legate, inclusiv pe cele închise, și butonul Adaugă un alt risc.

Coloanele listei de riscuri

Butonul Coloane de deasupra tabelului vă permite să alegeți coloanele vizibile și să le setați ordinea prin tragere. Coloana cu numele riscului este întotdeauna vizibilă și fixată.

În mod implicit, tabelul afișează Stare, Proprietar, Programare, Categoria, Impact, Probabilitate și Data identificării. Puteți adăuga coloanele Impact asupra programării (în zile) și Impact asupra bugetului.

Sortați tabelul făcând clic pe antetul unei coloane. Browserul reține aranjarea coloanelor, sortarea și filtrul separat pentru fiecare proiect, astfel că, atunci când reveniți în fila Riscuri, vizualizarea este aceeași. Setările nu se transferă într-un alt browser sau pe alt dispozitiv.