Kockázatok

A kockázatok a projekt fenyegetéseinek nyilvántartását alkotják. Minden kockázatnak van állapota, valószínűsége, hatása és tulajdonosa, továbbá opcionálisan kapcsolható az ütemterv egy feladatához vagy mérföldkövéhez. A nyilvántartás a projekt Kockázatok fülén található, feltéve hogy a Kockázatok modul be van kapcsolva a szervezetben (lásd: Kockázatok beállítása), és be van jelölve a projektben (projektmenü, Funkcionalitások; lásd: Projekt funkciók).

A kockázattáblázat felett található a Mátrix megjelenítése gomb (Mátrix elrejtése). A kockázati mátrix egy valószínűség és hatás szerinti rács, amelynek minden cellája azt mutatja, hány kockázat tartozik az adott kombinációhoz. A mátrix a projekt összes kockázatát számolja, a zártakat is, a szűrőtől függetlenül. Egy cellára kattintva a táblázat szűrője az adott valószínűségre és hatásra áll be. A böngésző megjegyzi, hogy a mátrix látható-e.

A táblázat szűrővel szűkíthető: a Szűrj név szerint mezőbe írt szóval, valamint a Tulajdonos, a Kategória, a Hatás és a Valószínűség kiválasztásával. A böngésző projektenként külön megjegyzi a szűrőt, a rendezést és az oszlopok elrendezését (lásd: A kockázatlista oszlopai).

A fül azoknak a felhasználóknak látható, akik rendelkeznek a kockázatokra vonatkozó projektjogosultsággal (Előnézet vagy Adminisztráció), valamint a kockázatok tulajdonosainak, akik ezen jogosultság nélkül is látják a projekt kockázatait. A Hozzáadás gomb az Adminisztráció jogosultsággal érhető el. A jogosultságokról lásd: Projektjogosultságok.

Kockázatok beállítása

A modult a főmenüben állíthatja be: Rendszerbeállítások, Kockázatok fül. A beállítások az egész szervezetre érvényesek.

• Az Engedélyezve / Kikapcsolva kapcsoló kapcsolja be a modult. A kikapcsolás nem törli az adatokat, csak elrejti a Kockázatok fület minden felhasználó elől.
• A Valószínűség és a Hatás fülön találhatók azok a skálák, amelyekből a kockázati mátrix épül fel. Egy skála 2 és 10 közötti számú értékből áll. Az első érték a legalacsonyabb, az utolsó a legmagasabb.
• A Kockázati kategóriák fülön szabadon meghatározható kategóriák listája található, amelyekből egy kockázatnál választhat.

Érték hozzáadása a skálához

1. Nyissa meg a Valószínűség vagy a Hatás fület.
2. Kattintson a Hozzáadás gombra.
3. Az Értékek hozzáadása a skálához ablakban adja meg a nevet, és kattintson a Hozzáadás gombra.

Az új érték a skála végére kerül, így ez lesz a legmagasabb. A sorrend módosításához húzza el a sort a bal oldali fogantyúnál fogva. Egy névre kattintva megnyílik a Skálaértékek szerkesztése ablak, ahol átnevezheti az értéket.

Érték törlése a skálából

1. Kattintson az érték nevére, majd a Skálaértékek szerkesztése ablakban a törlés gombra.
2. A Skálaérték törlése ablakban válassza ki a helyettesítő értéket (Biztos, hogy el akarja távolítani az értéket? Válasszon újat a meglévő kockázatokhoz.).
3. Erősítse meg.

Azok a kockázatok, amelyeknek a törölt értéke volt, a helyettesítő értéket kapják. Csak akkor törölhet értéket, ha a skálán legalább 2 érték marad.

Kockázati kategóriák

A Kockázati kategóriák fülön a Hozzáadás gomb megnyitja a Kategória hozzáadása ablakot, egy névre kattintva pedig a Kategóriák szerkesztése ablak nyílik meg, ahol a kategóriát törölni is lehet. A kategória törlése eltávolítja azt minden kockázatból, amelyen szerepelt, csere nélkül.

Kockázat hozzáadása

1. Nyissa meg a projekt Kockázatok fülét.
2. Kattintson a Hozzáadás gombra. Megnyílik a Kockázat hozzáadása ablak.
3. Adja meg a nevet (kötelező, legfeljebb 256 karakter), és kattintson a Hozzáadás gombra.

A kockázat megjelenik a táblázatban, és jobb oldalon megnyílik a panelje. Az új kockázat Azonosított állapotot kap, a skálák legalacsonyabb Valószínűség és Hatás értékét, azonosítási dátumként (Az azonosítás dátuma) pedig az aktuális dátumot. A többi mezőt a panelen töltheti ki (lásd: A kockázat panelje).

Kockázatot hozzáadhat egy feladat vagy mérföldkő paneljéről is: a Kockázatok szakaszban kattintson a Következő kockázat hozzáadása gombra. Az ilyen kockázat azonnal ehhez az ütemterv-elemhez kapcsolódik.

A kockázat panelje

A táblázatban egy kockázat nevére kattintva jobb oldalon megnyílik a panelje. Az x gombbal zárhatja be a jobb felső sarokban. A panel tartalma:

• a név felül,
• az Állapot (lásd: A kockázat állapota), a Valószínűség és a Hatás mező — a beállításokban meghatározott skálák értékei,
• Az azonosítás dátuma — csak olvasható,
• a Tulajdonos mező — a projektcsapatból választható, és törölhető,
• a Kategória és az Ütemterv mező — az utóbbi egy ütemterv-elemhez kapcsolódik (lásd: Kockázat kapcsolása az ütemtervhez),
• a Leírás és cselekvési terv mező szövegformázással,
• a Hatás szakasz az Ütemterv (napok) és a Költségvetés mezővel (a projekt pénznemében megadott összeg), mindkettőhöz leírással, valamint a projekt végtermékére gyakorolt hatás leírásával (A projekt végterméke),
• mellékletek (a számítógépről vagy a projektfájlok közül) és említéseket tartalmazó hozzászólások (lásd: Hozzászólások és említések).

Minden módosítás automatikusan mentésre kerül, az Enter billentyű lenyomása vagy a mező elhagyása után, és megjelenik a Változások mentve üzenet. A név kötelező.

Kockázat törléséhez válassza a panelmenü Törlés parancsát, és erősítse meg. A törlés nem vonható vissza. A lehetőség a kockázatokra vonatkozó Adminisztráció jogosultsággal érhető el.

A kockázatokra vonatkozó Adminisztráció jogosultsággal rendelkező felhasználók minden mezőt módosíthatnak. A jogosultság nélküli kockázattulajdonos csak azokat a mezőcsoportokat módosíthatja, amelyeket a projekt elérhetővé tesz az elemek tulajdonosai számára (lásd: Az elemek tulajdonosai). Mindenki más csak olvasható módban látja a panelt.

Megjegyzés: ha a projektcsapaton kívüli tulajdonost választ, a rendszer felveszi az illetőt a projektbe résztvevői jogosultságokkal, és értesítést küld neki. Az előző tulajdonos kikerül a projektcsapatból, ha nincs más kapcsolata a projekttel (feladatok, termékek, kockázatok, szerepek). Az a felhasználó, aki saját magát jelöli meg tulajdonosként, nem kap értesítést.

A kockázat állapota

A kockázatnak három állapota lehet: Azonosított, Aktív vagy Zárt. Az új kockázat azonosított. Az állapotot a kockázat paneljén, az Állapot mezőben módosíthatja; azonnal mentésre kerül, megerősítés nélkül.

• Az azonosítás dátuma a kockázat felvételének napja. Az állapot módosítása nem változtatja meg.
• Az ütemterv-lista Kockázatok oszlopában csak az azonosított és az aktív kockázatok számítanak. A zárt kockázatok eltűnnek ebből az oszlopból (lásd: Kockázat kapcsolása az ütemtervhez).
• Az állapotot a kockázatokra vonatkozó Adminisztráció jogosultsággal rendelkező felhasználók módosíthatják, vagy a kockázat tulajdonosa, ha a projekt elérhetővé teszi a tulajdonosok számára az Állapot és előrehaladás mezőcsoportot (lásd: A kockázat panelje).

Kockázat kapcsolása az ütemtervhez

A kockázat az ütemterv egy feladatára, mérföldkövére vagy gyűjtőfeladatára vonatkozhat.

1. Nyissa meg a kockázat panelját (kattintson a nevére a táblázatban).
2. Kattintson az Ütemterv mezőre. Megnyílik az ütemterv-elemek listája.
3. Válasszon ki egy elemet, és kattintson a Megerősítés gombra.

Az elem neve megjelenik a kockázat paneljének Ütemterv mezőjében; rákattintva megnyílik az adott elem panelje. A kapcsolat azonnal mentésre kerül, és másik elem kiválasztásával módosítható.

A kockázatokat az ütemterv oldaláról is láthatja:

• az ütemterv-lista Kockázatok oszlopában egy háromszög ikon látható körökkel: a szürke kör az azonosított, a piros kör az aktív kockázatok számát mutatja. Az oszlop nem mutatja a zárt kockázatokat,
• egy feladat vagy mérföldkő paneljén van egy Kockázatok szakasz, amely felsorolja a kapcsolt kockázatokat, a zártakat is, valamint a Következő kockázat hozzáadása gomb.

A kockázatlista oszlopai

A táblázat feletti Oszlopok gombbal kiválaszthatja a látható oszlopokat, és húzással beállíthatja a sorrendjüket. A kockázat nevét tartalmazó oszlop mindig látható és rögzített.

Alapértelmezés szerint a táblázat az Állapot, Tulajdonos, Ütemterv, Kategória, Hatás, Valószínűség és Az azonosítás dátuma oszlopot mutatja. Hozzáadhatja a Hatás az ütemtervre (napokban) és a Költségvetési hatás oszlopot.

A táblázatot az oszlopfejlécre kattintva rendezheti. A böngésző projektenként külön megjegyzi az oszlopok elrendezését, a rendezést és a szűrőt, így a Kockázatok fülre visszatérve ugyanazt a nézetet látja. A beállítások nem kerülnek át másik böngészőbe vagy eszközre.