I rischi
I rischi sono il registro delle minacce del progetto. Ogni rischio ha uno stato, una probabilità, un impatto, un proprietario e, facoltativamente, un collegamento a un’attività o a una pietra miliare del cronoprogramma. Il registro si trova nella scheda Rischi del progetto, a condizione che il modulo Rischi sia attivo per la tua organizzazione (vedi Configurazione dei rischi) e spuntato nel progetto (menu del progetto, Funzionalità; vedi Funzionalità del progetto).
Sopra la tabella dei rischi c’è il pulsante Mostra matrice (Nascondi matrice). La matrice dei rischi è una griglia probabilità per impatto in cui ogni cella mostra il numero di rischi con quella combinazione. Conta tutti i rischi del progetto, compresi quelli chiusi, indipendentemente dal filtro. Clicca su una cella per impostare il filtro della tabella su quella probabilità e quell’impatto. Il browser ricorda se la matrice è mostrata.
La tabella si può restringere con il filtro: una parola nella casella Filtrare per nome e una scelta tra Proprietario, Categoria, Impatto e Probabilità. Il browser ricorda separatamente per ogni progetto il filtro, l’ordinamento e la disposizione delle colonne (vedi Colonne dell’elenco dei rischi).
La scheda è visibile agli utenti con un permesso di progetto per i rischi (Anteprima o Amministrazione) e ai proprietari dei rischi, che vedono i rischi del progetto anche senza quel permesso. Il pulsante Aggiungi è disponibile con il permesso Amministrazione. Per i permessi, vedi Permessi di progetto.
Configurazione dei rischi
Configura il modulo nel menu principale: Impostazioni del sistema, scheda Rischi. Le impostazioni valgono per l’intera organizzazione.
- L’interruttore Abilitato / Spento attiva il modulo. Disattivarlo non elimina i dati, nasconde soltanto la scheda Rischi a tutti gli utenti.
- Le schede Probabilità e Impatto contengono le scale con cui è costruita la matrice dei rischi. Una scala ha da 2 a 10 valori. Il primo valore è il più basso e l’ultimo il più alto.
- La scheda Categorie di rischio contiene un elenco libero di categorie tra cui scegliere in un rischio.
Aggiungere un valore a una scala
- Apri la scheda Probabilità o Impatto.
- Clicca su Aggiungi.
- Nella finestra Aggiunta di valori alla scala inserisci il nome e clicca su Aggiungi.
Il nuovo valore va in fondo alla scala, quindi diventa il più alto. Per cambiare l’ordine, trascina una riga dalla maniglia a sinistra. Clicca su un nome per aprire la finestra Modifica dei valori di scala, dove puoi rinominare il valore.
Eliminare un valore da una scala
- Clicca sul nome del valore, poi sul pulsante di eliminazione nella finestra Modifica dei valori di scala.
- Nella finestra Eliminazione del valore della scala scegli il valore sostitutivo (Siete sicuri di voler rimuovere il valore? Sceglietene uno nuovo per i rischi esistenti.).
- Conferma.
I rischi che avevano il valore eliminato ricevono il valore sostitutivo. Puoi eliminare un valore solo se nella scala restano almeno 2 valori.
Categorie di rischio
Nella scheda Categorie di rischio, Aggiungi apre la finestra Aggiungi categoria, e cliccando su un nome si apre Modifica categorie, dove puoi anche eliminare la categoria. L’eliminazione di una categoria la rimuove da ogni rischio che la aveva, senza sostituirla.
Aggiungere un rischio
- Apri la scheda Rischi del progetto.
- Clicca su Aggiungi. Si apre la finestra Aggiungi rischio.
- Inserisci il nome (obbligatorio, fino a 256 caratteri) e clicca su Aggiungi.
Il rischio compare nella tabella e il suo pannello si apre a destra. Un nuovo rischio riceve lo stato Identificato, i valori più bassi delle scale per Probabilità e Impatto e la data corrente come Data di identificazione. Gli altri campi si compilano nel pannello (vedi Pannello del rischio).
Puoi aggiungere un rischio anche dal pannello di un’attività o di una pietra miliare: nella sezione Rischi clicca su Aggiungi un altro rischio. Un rischio così creato è subito collegato a quell’elemento del cronoprogramma.
Pannello del rischio
Clicca sul nome di un rischio nella tabella per aprire il suo pannello a destra. Chiudilo con il pulsante x nell’angolo in alto a destra. Il pannello contiene:
- il nome in alto,
- i campi Stato (vedi Stato del rischio), Probabilità e Impatto — valori delle scale definite nelle impostazioni,
- la Data di identificazione — di sola lettura,
- il campo Proprietario — da scegliere tra i membri del team di progetto, e si può svuotare,
- i campi Categoria e Cronoprogramma — quest’ultimo è il collegamento a un elemento del cronoprogramma (vedi Collegare un rischio al cronoprogramma),
- il campo Descrizione e piano d’azione con formattazione del testo,
- la sezione Impatto con i campi Cronoprogramma (giorni) e Budget (un importo nella valuta del progetto), ciascuno con una descrizione, e una descrizione dell’impatto sul Prodotto finale del progetto,
- gli allegati (file del tuo computer o dai file del progetto) e i commenti con menzioni (vedi Commenti e menzioni).
Ogni modifica viene salvata automaticamente, dopo aver premuto Invio o aver lasciato il campo, e compare il messaggio Modifiche salvate. Il nome è obbligatorio.
Per eliminare un rischio, scegli Cancellare nel menu del pannello e conferma. L’eliminazione non si può annullare. L’opzione è disponibile con il permesso Amministrazione per i rischi.
Gli utenti con il permesso Amministrazione per i rischi possono modificare ogni campo. Un proprietario di rischio senza quel permesso può modificare solo i gruppi di campi che il progetto rende disponibili ai proprietari degli elementi (vedi Proprietari degli elementi). Tutti gli altri vedono il pannello in sola lettura.
Nota: scegliere un proprietario esterno al team di progetto aggiunge quella persona al progetto con i permessi di partecipante e le invia una notifica. Il proprietario precedente lascia il team di progetto se non ha altri legami con il progetto (attività, prodotti, rischi, ruoli). Un utente che si indica come proprietario non riceve alcuna notifica.
Stato del rischio
Un rischio ha uno di tre stati: Identificato, Attivo o Chiuso. Un nuovo rischio è identificato. Cambia lo stato nel pannello del rischio, nel campo Stato; viene salvato subito, senza conferma.
- La Data di identificazione è la data in cui il rischio è stato aggiunto. Il cambio di stato non la modifica.
- Nella colonna Rischi dell’elenco del cronoprogramma vengono contati solo i rischi identificati e attivi. I rischi chiusi scompaiono da quella colonna (vedi Collegare un rischio al cronoprogramma).
- Lo stato può essere cambiato dagli utenti con il permesso Amministrazione per i rischi, oppure dal proprietario del rischio se il progetto rende disponibile ai proprietari il gruppo di campi Stato e progresso (vedi Pannello del rischio).
Collegare un rischio al cronoprogramma
Un rischio può riguardare un’attività, una pietra miliare o un’attività di riepilogo del cronoprogramma.
- Apri il pannello del rischio (clicca sul nome nella tabella).
- Clicca sul campo Cronoprogramma. Si apre l’elenco degli elementi del cronoprogramma.
- Scegli un elemento e clicca su Confermare.
Il nome dell’elemento compare nel campo Cronoprogramma del pannello del rischio; cliccandoci si apre il pannello di quell’elemento. Il collegamento viene salvato subito e puoi cambiarlo scegliendo un altro elemento.
I rischi si vedono anche dal lato del cronoprogramma:
- la colonna Rischi dell’elenco del cronoprogramma mostra un’icona a triangolo con dei cerchi: un cerchio grigio indica il numero di rischi identificati e uno rosso il numero di rischi attivi. La colonna non mostra i rischi chiusi,
- il pannello di un’attività o di una pietra miliare ha una sezione Rischi che elenca i rischi collegati, compresi quelli chiusi, e il pulsante Aggiungi un altro rischio.
Colonne dell'elenco dei rischi
Il pulsante Colonne sopra la tabella permette di scegliere le colonne visibili e di impostarne l’ordine trascinando. La colonna con il nome del rischio è sempre visibile e bloccata.
Per impostazione predefinita la tabella mostra Stato, Proprietario, Cronoprogramma, Categoria, Impatto, Probabilità e Data di identificazione. Puoi aggiungere le colonne Impatto sul cronoprogramma (in giorni) e Impatto sul budget.
Ordina la tabella cliccando sull’intestazione di una colonna. Il browser ricorda separatamente per ogni progetto la disposizione delle colonne, l’ordinamento e il filtro, quindi quando torni alla scheda Rischi la vista è la stessa. Le impostazioni non si trasferiscono su un altro browser o dispositivo.
