Ryzyka

Ryzyka to rejestr zagrożeń projektu: każde ma status, prawdopodobieństwo, wpływ, właściciela i opcjonalnie powiązanie z zadaniem lub kamieniem milowym harmonogramu. Rejestr jest w zakładce Ryzyka projektu, o ile moduł Ryzyka jest włączony w organizacji (zobacz Konfiguracja ryzyk) i zaznaczony w projekcie (menu projektu, Funkcjonalności; zobacz Funkcjonalności projektu).

Nad tabelą ryzyk jest przycisk Pokaż matrycę (Ukryj matrycę). Matryca ryzyka to siatka prawdopodobieństwa i wpływu, w której każde pole pokazuje liczbę ryzyk o takiej kombinacji. Zlicza wszystkie ryzyka projektu, także zamknięte, niezależnie od filtra. Kliknięcie pola ustawia filtr tabeli na to prawdopodobieństwo i ten wpływ. To, czy matryca jest widoczna, zapamiętuje przeglądarka.

Tabelę zawęża filtr: słowo w polu Filtruj po nazwie oraz wybór Właściciela, Kategorii, Wpływu i Prawdopodobieństwa. Filtr, sortowanie i układ kolumn zapamiętuje przeglądarka osobno dla każdego projektu (zobacz Kolumny listy ryzyk).

Zakładkę widzi osoba z uprawnieniem projektowym do ryzyk (Podgląd lub Administracja) oraz właściciel ryzyka, który widzi ryzyka projektu mimo braku tego uprawnienia. Przycisk Dodaj ma osoba z uprawnieniem Administracja. Uprawnienia opisuje dział Uprawnienia projektowe.

Konfiguracja ryzyk

Moduł konfiguruje się w menu głównym: Ustawienia systemowe, zakładka Ryzyka. Ustawienia obowiązują w całej organizacji.

• Przełącznik Włączony / Wyłączony włącza moduł. Wyłączenie nie usuwa danych, tylko chowa zakładkę Ryzyka wszystkim użytkownikom.
• Zakładki Prawdopodobieństwo i Wpływ zawierają skale, z których budowana jest matryca ryzyka. Skala ma od 2 do 10 wartości. Pierwsza wartość jest najniższa, ostatnia najwyższa.
• Zakładka Kategorie ryzyk zawiera dowolną listę kategorii do wyboru w ryzyku.

Dodanie wartości do skali

1. Należy wybrać zakładkę Prawdopodobieństwo albo Wpływ. Pojawi się lista wartości skali.
2. Następnie należy kliknąć przycisk Dodaj. Otworzy się okno Dodanie wartości do skali.
3. W tym oknie należy wpisać nazwę i kliknąć Dodaj. Nowa wartość zostanie dodana do skali.

Nowa wartość trafia na koniec skali, czyli jest najwyższa. Kolejność zmienia się przeciągnięciem wiersza za uchwyt po lewej stronie. Kliknięcie nazwy otwiera okno Edycja wartości skali, w którym zmienia się nazwę.

Usunięcie wartości ze skali

1. Należy kliknąć nazwę wartości, a w oknie Edycja wartości skali kliknąć przycisk usuwania. Otworzy się okno Usuwanie wartości skali.
2. Następnie należy wybrać wartość zastępczą (Czy na pewno usunąć wartość? Wybierz nową dla istniejących ryzyk.).
3. Po potwierdzeniu wartość zostanie usunięta ze skali.

Ryzyka, które miały usuniętą wartość, dostają wartość zastępczą. Usunąć można tylko taką wartość, po której w skali zostają co najmniej 2 wartości.

Kategorie ryzyk

W zakładce Kategorie ryzyk przycisk Dodaj otwiera okno Dodaj kategorie, a kliknięcie nazwy — okno Edytuj kategorie, w którym można też usunąć kategorię. Usunięcie zdejmuje kategorię ze wszystkich ryzyk, które ją miały, bez zastępowania jej inną.

Dodanie ryzyka

1. W projekcie należy otworzyć zakładkę Ryzyka.
2. Po kliknięciu przycisku Dodaj otworzy się okno Dodaj ryzyko.
3. Należy wpisać nazwę (wymagana, do 256 znaków) i kliknąć Dodaj. Ryzyko zostanie dodane do rejestru.

Ryzyko pojawia się w tabeli, a po prawej stronie otwiera się jego panel. Nowe ryzyko dostaje status Zidentyfikowane, najniższe Prawdopodobieństwo i najniższy Wpływ ze skal oraz Datę identyfikacji równą bieżącej dacie. Pozostałe pola wypełnia się w panelu (zobacz Panel ryzyka).

Ryzyko można też dodać z panelu zadania lub kamienia milowego: sekcja Ryzyka i przycisk Dodaj kolejne ryzyko. Takie ryzyko od razu jest powiązane z tym elementem harmonogramu.

Panel ryzyka

Po kliknięciu nazwy ryzyka w tabeli otwiera się panel po prawej stronie. Zamyka go przycisk x w prawym górnym rogu. Panel zawiera:

• nazwę na górze panelu,
• pola Status (zobacz Status ryzyka), Prawdopodobieństwo i Wpływ — wartości ze skal z ustawień,
• Datę identyfikacji — tylko do odczytu,
• pole Właściciel — wybór spośród zespołu projektu, z możliwością wyczyszczenia,
• pola Kategoria i Harmonogram — powiązanie z elementem harmonogramu (zobacz Powiązanie ryzyka z harmonogramem),
• pole Opis i plan działania z formatowaniem tekstu,
• sekcję Wpływ z polami Harmonogram (dni) i Budżet (kwota w walucie projektu), każde z opisem, oraz opis wpływu na Finalny produkt projektu,
• załączniki (pliki z dysku albo z plików projektu) i komentarze ze wzmiankami (zobacz Komentarze i wzmianki).

Każda zmiana zapisuje się sama, po naciśnięciu Enter albo po opuszczeniu pola, i pojawia się komunikat Zapisano zmiany. Nazwa jest wymagana.

Aby usunąć ryzyko, należy wybrać opcję Usuń w menu panelu i potwierdzić. Ryzyko zniknie z rejestru. Usunięcia nie można cofnąć. Opcję ma osoba z uprawnieniem Administracja do ryzyk.

Osoba z uprawnieniem Administracja do ryzyk zmienia wszystkie pola. Właściciel ryzyka bez tego uprawnienia zmienia tylko te grupy pól, które w projekcie udostępniono właścicielom elementów (zobacz Właściciele elementów). Pozostałe osoby widzą panel bez możliwości zmian.

Uwaga: wskazanie właściciela spoza zespołu projektu dodaje tę osobę do projektu z uprawnieniami uczestnika i wysyła jej powiadomienie. Poprzedni właściciel przestaje należeć do zespołu, jeśli nie ma w projekcie innych powiązań (zadań, produktów, ryzyk, ról). Osoba, która wskazuje siebie jako właściciela, nie dostaje powiadomienia.

Status ryzyka

Ryzyko ma jeden z trzech statusów: Zidentyfikowane, Aktywne lub Zamknięte. Nowe ryzyko jest zidentyfikowane. Status zmienia się w panelu ryzyka, w polu Status, i zapisuje od razu, bez potwierdzenia.

• Data identyfikacji to data dodania ryzyka. Zmiana statusu jej nie zmienia.
• W kolumnie Ryzyka listy harmonogramu liczą się tylko ryzyka zidentyfikowane i aktywne. Ryzyka zamknięte znikają z tej kolumny (zobacz Powiązanie ryzyka z harmonogramem).
• Status zmienia osoba z uprawnieniem Administracja do ryzyk albo właściciel ryzyka, któremu projekt udostępnia grupę pól Status i postęp (zobacz Panel ryzyka).

Powiązanie ryzyka z harmonogramem

Ryzyko może dotyczyć jednego zadania, kamienia milowego lub zadania zbiorczego harmonogramu.

1. Należy otworzyć panel ryzyka, klikając nazwę w tabeli. Panel pojawi się po prawej stronie.
2. Następnie należy kliknąć pole Harmonogram. Otworzy się lista elementów harmonogramu.
3. Należy wybrać element i kliknąć Potwierdź. Ryzyko zostanie powiązane z wybranym elementem.

Nazwa elementu pojawia się w polu Harmonogram panelu ryzyka, a jej kliknięcie otwiera panel tego elementu. Powiązanie zapisuje się od razu i można je zmienić, wybierając inny element.

Ryzyka widać też po stronie harmonogramu:

• w kolumnie Ryzyka listy harmonogramu jest trójkątna ikona z kółkami: szare oznacza liczbę ryzyk zidentyfikowanych, czerwone — aktywnych. Ryzyk zamkniętych kolumna nie pokazuje,
• w panelu zadania lub kamienia milowego jest sekcja Ryzyka z listą powiązanych ryzyk, także zamkniętych, i przyciskiem Dodaj kolejne ryzyko.

Kolumny listy ryzyk

Przycisk Kolumny nad tabelą pozwala wybrać widoczne kolumny i ustawić ich kolejność przeciągnięciem. Kolumna z nazwą ryzyka jest zawsze widoczna i zamrożona.

Domyślnie widać: Status, Właściciel, Harmonogram, Kategoria, Wpływ, Prawdopodobieństwo i Data identyfikacji. Można dodać kolumny Wpływ na harmonogram (w dniach) i Wpływ na budżet.

Tabelę sortuje się kliknięciem nagłówka kolumny. Układ kolumn, sortowanie i filtr zapamiętuje przeglądarka osobno dla projektu, więc po powrocie do zakładki Ryzyka widok jest taki sam. Ustawienia nie przenoszą się do innej przeglądarki ani na inne urządzenie.