Rizika

Rizika tvoří rejstřík hrozeb projektu. Každé riziko má stav, pravděpodobnost, dopad, majitele a volitelně také vazbu na úkol nebo milník v harmonogramu. Rejstřík najdete na záložce Rizika projektu, pokud je modul Rizika zapnutý pro vaši organizaci (viz Konfigurace rizik) a zaškrtnutý v projektu (nabídka projektu, Funkce; viz Funkce projektu).

Nad tabulkou rizik je tlačítko Zobrazit matici (Skrýt matici). Matice rizik je mřížka pravděpodobnosti a dopadu, v níž každá buňka ukazuje počet rizik s danou kombinací. Počítá všechna rizika projektu včetně uzavřených, bez ohledu na filtr. Kliknutím na buňku nastavíte filtr tabulky na danou pravděpodobnost a dopad. Prohlížeč si pamatuje, zda je matice zobrazená.

Tabulku zúžíte filtrem: slovem v poli Filtrovat podle názvu a výběrem v polích Majitel, Kategorie, Dopad a Pravděpodobnost. Prohlížeč si filtr, řazení a rozložení sloupců pamatuje zvlášť pro každý projekt (viz Sloupce seznamu rizik).

Záložka je viditelná pro uživatele s oprávněním k rizikům v projektu (Náhled nebo Správa) a pro majitele rizik, kteří rizika projektu vidí i bez tohoto oprávnění. Tlačítko Přidat je dostupné s oprávněním Správa. K oprávněním viz Oprávnění v projektu.

Konfigurace rizik

Modul se konfiguruje v hlavní nabídce: Nastavení systému, záložka Rizika. Nastavení platí pro celou organizaci.

• Přepínač Zapnuto / Vypnuto modul zapíná a vypíná. Vypnutím se data nesmažou, všem uživatelům se pouze skryje záložka Rizika.
• Záložky Pravděpodobnost a Dopad obsahují stupnice, z nichž se skládá matice rizik. Stupnice má 2 až 10 hodnot. První hodnota je nejnižší, poslední nejvyšší.
• Záložka Kategorie rizik obsahuje volný seznam kategorií, z nichž lze v riziku vybírat.

Přidání hodnoty na stupnici

1. Otevřete záložku Pravděpodobnost nebo Dopad.
2. Klikněte na Přidat.
3. V okně Přidání hodnot na stupnici zadejte název a klikněte na Přidat.

Nová hodnota se přidá na konec stupnice, takže se stane nejvyšší. Pořadí změníte přetažením řádku za úchyt vlevo. Kliknutím na název otevřete okno Úprava hodnot stupnice, v němž hodnotu přejmenujete.

Odstranění hodnoty ze stupnice

1. Klikněte na název hodnoty a v okně Úprava hodnot stupnice na tlačítko odstranění.
2. V okně Odstranění hodnoty stupnice zvolte náhradní hodnotu (Určitě chcete hodnotu odstranit? Zvolte novou pro stávající rizika.).
3. Potvrďte.

Rizika, která měla odstraněnou hodnotu, dostanou hodnotu náhradní. Hodnotu lze odstranit, jen pokud na stupnici zůstanou alespoň 2 hodnoty.

Kategorie rizik

Na záložce Kategorie rizik otevře tlačítko Přidat okno Přidat kategorii a kliknutím na název se otevře okno Upravit kategorie, v němž lze kategorii také odstranit. Odstranění kategorie ji odebere ze všech rizik, která ji měla, bez náhrady.

Přidání rizika

1. Otevřete v projektu záložku Rizika.
2. Klikněte na Přidat. Otevře se okno Přidat riziko.
3. Zadejte název (povinný, nejvýše 256 znaků) a klikněte na Přidat.

Riziko se objeví v tabulce a vpravo se otevře jeho panel. Nové riziko má stav Identifikováno, nejnižší Pravděpodobnost a nejnižší Dopad ze stupnic a aktuální datum jako Datum identifikace. Ostatní pole vyplníte v panelu (viz Panel rizika).

Riziko můžete přidat také z panelu úkolu nebo milníku: v sekci Rizika klikněte na Přidat další riziko. Takové riziko je s daným prvkem harmonogramu propojeno hned.

Panel rizika

Kliknutím na název rizika v tabulce otevřete jeho panel vpravo. Zavřete ho tlačítkem x v pravém horním rohu. Panel obsahuje:

• název nahoře,
• pole Stav (viz Stav rizika), Pravděpodobnost a Dopad — hodnoty ze stupnic definovaných v nastavení,
• Datum identifikace — pouze pro čtení,
• pole Majitel — vybírá se z projektového týmu a lze ho vymazat,
• pole Kategorie a Harmonogram — vazba na prvek harmonogramu (viz Propojení rizika s harmonogramem),
• pole Popis a akční plán s formátováním textu,
• sekci Dopad s poli Harmonogram (dny) a Rozpočet (částka v měně projektu), každé s popisem, a popis dopadu na Konečný produkt projektu,
• přílohy (soubory z počítače nebo ze souborů projektu) a komentáře se zmínkami (viz Komentáře a zmínky).

Každá změna se uloží automaticky po stisknutí klávesy Enter nebo po opuštění pole a zobrazí se zpráva Změny uloženy. Název je povinný.

Riziko odstraníte volbou Odstranit v nabídce panelu a potvrzením. Odstranění nelze vrátit zpět. Volba je dostupná s oprávněním Správa k rizikům.

Uživatelé s oprávněním Správa k rizikům mohou měnit všechna pole. Majitel rizika bez tohoto oprávnění může měnit jen skupiny polí, které projekt majitelům prvků zpřístupní (viz Majitelé prvků harmonogramu). Ostatní vidí panel pouze pro čtení.

Poznámka: výběrem majitele mimo projektový tým se tato osoba přidá do projektu s oprávněními účastníka a dostane upozornění. Dosavadní majitel opustí projektový tým, pokud nemá k projektu žádné jiné vazby (úkoly, produkty, rizika, role). Uživatel, který jako majitele zvolí sám sebe, upozornění nedostane.

Stav rizika

Riziko má jeden ze tří stavů: Identifikováno, Aktivní nebo Uzavřeno. Nové riziko je identifikované. Stav změníte v panelu rizika v poli Stav; uloží se okamžitě, bez potvrzení.

• Datum identifikace je datum přidání rizika. Změnou stavu se nemění.
• Ve sloupci Rizika seznamu harmonogramu se počítají jen identifikovaná a aktivní rizika. Uzavřená rizika z tohoto sloupce zmizí (viz Propojení rizika s harmonogramem).
• Stav mohou měnit uživatelé s oprávněním Správa k rizikům, nebo majitel rizika, pokud projekt majitelům zpřístupňuje skupinu polí Stav a pokrok (viz Panel rizika).

Propojení rizika s harmonogramem

Riziko se může vztahovat k jednomu úkolu, milníku nebo souhrnnému úkolu harmonogramu.

1. Otevřete panel rizika (klikněte na název v tabulce).
2. Klikněte na pole Harmonogram. Otevře se seznam prvků harmonogramu.
3. Vyberte prvek a klikněte na Potvrďte.

Název prvku se zobrazí v poli Harmonogram panelu rizika; kliknutím na něj otevřete panel tohoto prvku. Vazba se uloží okamžitě a změníte ji výběrem jiného prvku.

Rizika vidíte také ze strany harmonogramu:

• sloupec Rizika seznamu harmonogramu zobrazuje ikonu trojúhelníku s kolečky: šedé kolečko udává počet identifikovaných rizik a červené počet aktivních rizik. Uzavřená rizika sloupec nezobrazuje,
• panel úkolu nebo milníku má sekci Rizika, která vypisuje propojená rizika včetně uzavřených, a tlačítko Přidat další riziko.

Sloupce seznamu rizik

Tlačítkem Sloupce nad tabulkou vyberete viditelné sloupce a přetažením nastavíte jejich pořadí. Sloupec s názvem rizika je vždy viditelný a ukotvený.

Ve výchozím nastavení tabulka zobrazuje Stav, Majitel, Harmonogram, Kategorie, Dopad, Pravděpodobnost a Datum identifikace. Můžete přidat sloupce Dopad na harmonogram (ve dnech) a Dopad na rozpočet.

Tabulku seřadíte kliknutím na záhlaví sloupce. Prohlížeč si rozložení sloupců, řazení a filtr pamatuje zvlášť pro každý projekt, takže po návratu na záložku Rizika je zobrazení stejné. Nastavení se nepřenáší do jiného prohlížeče ani zařízení.