Perguntas frequentes

O FlexiProject é um sistema de PPM: software para gerir projetos e portefólios de projetos. Em cada projeto, gere nele o cronograma, o orçamento, os recursos e os riscos e, ao nível da organização, compara os projetos em portefólios, relatórios e objetivos estratégicos. Utiliza-o no navegador, na nuvem ou instalado no seu próprio servidor. Veja como funciona o nosso software de gestão de projetos.

Para organizações que gerem muitos projetos em simultâneo e querem vê-los num só lugar: desde as tarefas de uma pessoa até ao portefólio de projetos e aos objetivos estratégicos. É utilizado por gestores de projeto, gabinetes de gestão de projetos (PMO), dirigentes e pelas pessoas que executam as tarefas. No nosso site descrevemos a sua utilização em mais de 30 setores, incluindo indústria transformadora, energia, finanças, saúde, administração pública e TI: consulte o software de PPM para o seu setor.

O FlexiProject não impõe uma metodologia única. Na mesma organização pode gerir projetos em cascata, com fases e marcos, projetos ágeis no quadro Kanban do sistema e projetos híbridos que combinam ambos. Elementos conhecidos do PRINCE2 ou do Stage-Gate, como a carta do projeto, os fluxos de aprovação, o registo de riscos e os produtos do projeto, podem ser configurados em modelos de projeto.

A interface do FlexiProject está disponível em 28 idiomas: inglês (britânico e americano), búlgaro, chinês, checo, dinamarquês, neerlandês, estónio, finlandês, francês, alemão, grego, húngaro, indonésio, italiano, japonês, letão, lituano, norueguês, polaco, português, romeno, russo, eslovaco, esloveno, espanhol, sueco, turco e ucraniano. Cada utilizador escolhe o idioma no seu perfil, e as notificações por e-mail chegam no idioma do destinatário.

Sim, para iOS e Android. Na aplicação móvel, vê as tarefas que lhe foram atribuídas em todos os projetos, atualiza o respetivo progresso, adiciona comentários e anexos e regista o tempo de trabalho. O planeamento do projeto, os orçamentos e os relatórios estão disponíveis no navegador. A aplicação móvel está incluída no preço da licença.

O FlexiProject reúne num só sistema a gestão de um projeto individual (cronograma, orçamento, recursos, riscos), o portefólio de projetos, os fluxos de aprovação e a estratégia da organização. As pessoas que apenas executam tarefas utilizam-no gratuitamente, e o sistema funciona na nuvem ou no seu próprio servidor. Para ver como se compara com ferramentas específicas, consulte as comparações do FlexiProject com outros sistemas.

O projeto inteiro: a carta do projeto, o cronograma com gráfico de Gantt, o orçamento, os recursos, os riscos, os produtos e o tempo de trabalho. Ao nível da organização, existem portefólios e programas de projetos, pontuação, fluxos de aprovação, revisões, relatórios e a estratégia com objetivos e indicadores. Veja, por exemplo, o módulo de cronograma de projetos.

Sim. Um portefólio agrupa projetos para que possa avaliá-los, compará-los e acompanhá-los em conjunto. Tem um resumo, uma lista de projetos, um cronograma partilhado e uma simulação, além do orçamento e dos riscos, depois de esses módulos estarem ativados. Um projeto pode pertencer a vários portefólios. Veja como funciona o software de gestão de portefólios de projetos.

Sim. Os relatórios são criados a partir dos dados atuais da sua organização, pelo que mostram sempre o estado mais recente. Só vê os projetos a que tem acesso. O relatório do projeto tem também uma vista de Gantt e um resumo, e pode exportar os resultados para o Excel. O módulo de relatórios está incluído na licença Completa.

Sim, sem qualquer programação. Um administrador configura modelos de carta do projeto, atributos personalizados para projetos e tarefas, fluxos de aprovação, funções no projeto, estados e espaços de trabalho, por exemplo um para cada empresa ou filial. Pode fazê-lo por si ou em conjunto connosco durante a implementação: veja como configurar o sistema de acordo com as suas próprias normas.

A IA prepara um rascunho de projeto a partir de uma descrição escrita pelas suas palavras: o nome, a descrição, a data de início e uma hierarquia de tarefas com durações. As tarefas passam para o cronograma, onde as corrige e acrescenta riscos, o orçamento e dependências. Na nuvem, a funcionalidade está ativada por predefinição e é gratuita, e desativamo-la a pedido. Quando instalado no seu próprio servidor, pode ligar o seu próprio serviço de IA.

Três: uma Lista na estrutura WBS, um gráfico de Gantt e um quadro Kanban. Todas mostram as mesmas tarefas e marcos, pelo que uma alteração feita numa vista fica imediatamente visível nas outras. O cronograma é composto por tarefas, fases (tarefas de resumo) e marcos.

Quatro: Fim-Início, Início-Início, Fim-Fim e Início-Fim, cada uma com um atraso contado em dias úteis. A opção «Atraso fixo» mantém o intervalo entre as tarefas quando estas são movidas. Pode também escrever as dependências como atalho nas colunas Antecessoras e Sucessoras, por exemplo 4SS+2.

Sim. Na vista de Gantt, o botão «Gráfico» abre as definições com um interruptor «Caminho crítico», que vem desativado por predefinição. Depois de ativado, o gráfico destaca as tarefas e as dependências que determinam a data de fim do projeto. O caminho baseia-se nas dependências que introduziu, por isso adicione-as primeiro na ferramenta de gráfico de Gantt.

Sim. Arrastar uma barra move a tarefa no tempo, a extremidade esquerda altera a data de início, a extremidade direita altera a data de fim e a seta por baixo da barra define o progresso. Cria uma dependência arrastando o ponto de uma barra para outra. Se as datas forem diferentes depois de as dependências serem recalculadas, uma mensagem informa que as datas foram atualizadas.

Sim. O progresso de uma fase, ou de qualquer tarefa com subtarefas, é calculado a partir do progresso das suas subtarefas. A fase começa na data de início mais antiga das suas subtarefas e termina na data de fim mais recente. Marcar uma tarefa de resumo como concluída conclui todas as suas subtarefas. O progresso é a percentagem de conclusão das tarefas.

Em parte. Na lista do cronograma, a data de fim de uma tarefa cujo prazo já passou e cujo progresso é inferior a 100% fica a vermelho. O resumo do projeto mostra o número de tarefas em atraso, e pode adicionar ao Painel de controlo um widget com o critério «Atrasado». Um marco em atraso recebe um losango vermelho na coluna Marcos. Não destacamos as barras das tarefas no gráfico de Gantt.

Sim. O módulo de plano do projeto guarda como linha de base as datas do cronograma e os valores do orçamento aprovados. As colunas «Início planeado» e «Fim planeado» e os desvios mostram como as datas atuais diferem e, no gráfico de Gantt, ativa a barra «Linha de base». As alterações posteriores ao cronograma não modificam o plano, apenas o desvio em relação a ele.

Através de uma «Alteração do plano» no separador Plano. O pedido tem um nome, uma descrição, uma justificação, as alternativas consideradas e a data de fim e o orçamento pretendidos para o projeto, com o desvio em relação à linha de base, e segue depois o circuito de aprovação que escolher. Assim, um único lugar regista o que mudou, porquê, quanto custa e quem concordou.

Não diretamente. Os desvios são calculados em relação ao primeiro e ao último plano aprovados. Cada aprovação seguinte é guardada como «Alteração do plano», e pode abrir os planos anteriores na janela do plano. Quando existem pelo menos dois planos aprovados, o botão «Mostrar diagrama» representa num gráfico como a data de fim e os custos do projeto se alteraram.

Sim. Define os dias úteis e os feriados separadamente para cada projeto, em Definições, Dias úteis: assinala os dias da semana e acrescenta folgas com um nome e uma data. Um projeto novo tem como dias úteis de segunda a sexta-feira e não tem feriados. Depois de guardar, as datas de todas as tarefas e marcos são recalculadas, e esta alteração não pode ser desfeita com o botão «Anular alterações».

Sim. Pode adicionar uma dependência a uma tarefa de outro projeto, desde que tenha permissões para esse projeto. As datas só são recalculadas após a aprovação no programa, que agrupa projetos e mostra um cronograma combinado, pelo que a alteração não produz efeito de imediato.

Sim. A equipa trabalha no mesmo projeto no navegador, sem que o projeto fique bloqueado e sem cópias de ficheiros. Pode ver quem está ativo no cronograma. Quando alguém faz uma alteração, os outros recebem uma mensagem com o nome do autor e carregam os novos dados com um botão, porque as alterações de outras pessoas não são atualizadas automaticamente.

Sim, os atributos do cronograma permitem-no. Um administrador define-os nas Definições do sistema, atribuindo-lhes um nome e um tipo, por exemplo uma lista com opções coloridas ou um número que pode ser somado. Num projeto, ativa um atributo como coluna da lista e como campo no painel da tarefa, colore as barras do gráfico de Gantt de acordo com ele e adiciona-o como coluna nos relatórios de tarefas.

Sim. O botão «Exportar» na vista de Gantt guarda o gráfico como documento PDF ou imagem PNG, com o filtro, as colunas, as definições de aspeto e o zoom atuais. O PDF abre na pré-visualização do navegador, onde o pode guardar ou imprimir. Pode também exportar o próprio cronograma para o Excel e para MS Project XML.

Sim, dentro de certos limites. Pode exportar o cronograma para um ficheiro do Microsoft Project (.xml), que abre nesse programa. Importa um ficheiro .mpp em Definições, Importar, Do Microsoft Project, escolhendo «Recalcular dependências» ou «Manter datas». Os novos elementos são adicionados a seguir às tarefas existentes, e não há exportação para um ficheiro .mpp nativo.

Sim. O histórico do cronograma regista quem alterou o quê e, no caso de uma alteração que possa ser anulada, o botão «Anular alterações» repõe o estado anterior. Um utilizador com permissão para editar o cronograma pode anular qualquer alteração; os outros utilizadores só podem anular as suas, desde que ninguém tenha alterado nada no projeto entretanto. As alterações aos dias úteis e as alterações globais não podem ser anuladas.

Não definimos um limite para a profundidade da hierarquia nem para o número de tarefas num projeto. Uma tarefa de resumo pode ter subtarefas em níveis seguintes, e a aplicação atribui o número WBS. Organiza a estrutura subindo e descendo de nível ou arrastando linhas.

Sim. Ao criar um projeto a partir de um modelo, pode introduzir uma data de fim em vez de uma data de início. O cronograma é então organizado para trás a partir dessa data, com base nas durações das tarefas em dias úteis e nas dependências do modelo. A data de fim tem de coincidir com um dia útil do projeto.

O orçamento é composto por itens orçamentais: custos e receitas organizados numa árvore com grupos. A cada item acrescenta previsões, com uma data e um montante, e valores reais, ou seja, os montantes efetivamente gastos ou recebidos. O módulo de orçamento do projeto tem as vistas Lista, Vista por período e Valores reais e, depois de um plano ser aprovado, mostra também as colunas Plano, Desvio e Progresso.

Sim. No separador Orçamento, o botão «Novo custo» adiciona um custo e a seta ao lado permite escolher «Nova receita». Um grupo de itens pode conter custos e receitas em conjunto, e os seus valores são a soma dos subitens. Introduz uma receita de valor fixo como um item com uma previsão e acrescenta-lhe o valor real quando o dinheiro for recebido.

Compare o montante com o plano aprovado no projeto. A coluna Montante é a previsão mais os valores reais e, depois de aprovado um plano que inclua o orçamento, a lista mostra as colunas Plano e Desvio, em montantes e em percentagem. O plano é um instantâneo do momento da aprovação, pelo que as alterações posteriores ao orçamento modificam o desvio, e não o plano. Pode calcular um indicador próprio com um atributo de projeto do tipo Função.

Mude o orçamento para a «Vista por período» e escolha uma escala: mês, trimestre ou ano. O botão «Linhas» seleciona as séries: previsão, valores reais, plano e desvios. Pode escrever os montantes dos períodos diretamente nas células, e introduzir um montante numa célula vazia cria uma previsão. Assim, a equipa financeira vê quando o dinheiro será gasto.

Sim. Liga um item a uma tarefa ou a um marco com o comando «Ligar ao cronograma». A data de uma previsão, por exemplo o vencimento de uma fatura, é então calculada a partir do início ou do fim da tarefa mais um desfasamento em dias ou meses. Quando a data da tarefa muda, as datas das previsões são recalculadas em conformidade.

Introduz os custos restantes como uma previsão com um montante e uma data, o que corresponde ao ETC. A coluna Montante, ou seja, previsão mais valores reais, mostra o custo total esperado do item e do projeto, o que corresponde ao EAC. Compara-o com a coluna Plano e com o desvio depois de o plano ser aprovado. O gestor de projeto introduz a previsão; a aplicação não a deduz de uma fórmula.

Sim, a partir de um ficheiro .xlsx ou .csv num assistente: mapeia as colunas para Data, Débito (custos), Crédito (receitas) e atributos dos valores reais, como o número de um documento, e vê uma pré-visualização antes de confirmar. As regras de mapeamento atribuem os valores reais aos itens do orçamento e sugerem o item nas importações seguintes. Também pode carregar itens do orçamento a partir do Excel para o mesmo orçamento.

De várias formas: importando um ficheiro .xlsx ou .csv com regras de mapeamento, ou através da API REST, que cria valores reais e previsões com um montante, uma data e um item do orçamento. Os documentos do sistema de contabilidade também podem chegar a uma fila dentro do orçamento, onde o gestor de projeto os atribui aos itens. A nossa equipa desenvolve essa integração por encomenda; não existe um conector ERP padrão.

Sim. Um administrador define os atributos dos itens nas Definições do sistema, no separador Orçamento: texto, uma lista, um número, uma data, uma ligação ou um campo de função, por exemplo um montante bruto como o montante líquido multiplicado pelo IVA. Num projeto, os atributos aparecem no painel do item e como colunas da lista, e pode utilizá-los em filtros e relatórios. Pode também adicionar atributos próprios aos valores reais, como o número de uma fatura.

Mostra a diferença entre receitas e custos com um atributo de projeto do tipo Função. O orçamento contém os custos e as receitas planeados, e pode colocar na carta do projeto os campos «Custos planeados – último plano» e «Receitas planeadas – último plano». No portefólio e nos relatórios, o atributo Função aparece como coluna, só de leitura.

Com um atributo de projeto do tipo Função. Um administrador cria um atributo numérico, por exemplo «Taxa horária média», o gestor de projeto introduz o valor no projeto e um atributo «Custo de mão de obra» multiplica o tempo de trabalho do projeto por essa taxa. A taxa é um único número por projeto, porque a aplicação não distingue taxas por pessoa, e o tempo de trabalho é apenas em horas e minutos. O resultado é só de leitura e não flui para o orçamento.

Não. Uma organização tem uma moeda, que define nas Definições do sistema juntamente com o número de casas decimais e a forma de apresentar os montantes. Os montantes noutra moeda são convertidos fora do sistema, porque a aplicação não guarda taxas de câmbio.

Não, a aplicação não calcula estes valores. Introduz-os manualmente: num atributo de projeto numérico, como indicador de benefício na Estratégia ou como receitas e custos no orçamento. No modelo de portefólio, o valor do VAL também é introduzido manualmente, sem cálculo.

O módulo Recursos mostra a carga de trabalho dos colaboradores em todos os projetos, juntamente com a sua disponibilidade numa linha cronológica, em horas, percentagens ou número de tarefas. A carga resulta do esforço das tarefas distribuído pelos responsáveis por elas, e a ultrapassagem da disponibilidade é assinalada com cor. As próprias pessoas alteram a atribuição. Veja como funciona o nosso software de planeamento de recursos.

Sim. Na tabela de carga de trabalho e no separador Recursos do projeto, a ultrapassagem da disponibilidade é mostrada a vermelho, e a janela «Esforço» da tarefa apresenta um ícone de relógio vermelho. O painel de carga de trabalho que ativa por baixo do gráfico de Gantt mostra de imediato como a mudança de uma tarefa altera a carga das pessoas. A aplicação não bloqueia nada, e o gestor ajusta a atribuição.

Sim. Para cada utilizador define uma disponibilidade predefinida em horas (ou dias-homem) para cada dia da semana, além de períodos com disponibilidade diferente, por exemplo horários a tempo parcial. Acrescenta férias ou formação como exceção, em que zero horas significa ausência. Um administrador define os dias de folga de toda a organização, e a carga de trabalho é calculada em função desta disponibilidade.

Sim, com o Microsoft 365, as ausências de dia inteiro do calendário do Outlook são importadas para a disponibilidade dos recursos. Um administrador configura-o na integração com o Microsoft Entra ID. Só são incluídas as ausências de dia inteiro.

Sim. O esforço de uma tarefa atribuída a um departamento é distribuído pelos dias úteis da tarefa e entra na carga de trabalho do departamento, que o reparte em partes iguais pelos seus membros. Um departamento resulta do superior hierárquico definido no perfil, pelo que a árvore de departamentos reflete a cadeia hierárquica. Isto ajuda quando se sabe que departamento fará o trabalho, mas ainda não que pessoas.

Sim, na tabela de carga de trabalho. Cada candidato precisa de um cronograma com esforço e com responsáveis ou departamentos, e o seu estado tem de ser um dos estados contabilizados na carga de trabalho (Definições do sistema, Recursos). As vistas «Departamento», «Departamento > Projeto» e «Departamento > Utilizador» mostram então o trabalho total dos próximos meses em comparação com a disponibilidade. É você quem decide que projeto iniciar.

Em partes iguais por predefinição: entre os departamentos e entre os responsáveis fora desses departamentos, e a parte de um departamento é repartida pelos seus membros. A parte de cada pessoa é distribuída pelos dias úteis da tarefa, tendo em conta a sua disponibilidade. No separador Recursos, pode alterar manualmente o total de um responsável ou o valor num intervalo de dias escolhido. Um administrador pode também definir o esforço dos responsáveis como prioritário, para que a adição de uma pessoa não altere os valores das outras.

O separador Estrutura organizacional no módulo Utilizadores mostra a árvore de departamentos com o gestor, o número de colaboradores e a repartição por licença. Um departamento resulta do superior hierárquico definido no perfil e não de uma atribuição manual, pelo que a mudança de um gestor move todo o departamento com os seus subdepartamentos. Pode sincronizar a estrutura com o Microsoft Entra ID, caso em que os dados sincronizados substituem as alterações manuais ao superior hierárquico e ao departamento.

Introduz o tempo manualmente numa tarefa: a opção «Registar tempo» no painel da tarefa ou no módulo Registo de tempo abre uma janela com o tempo em horas:minutos, uma data e um comentário. O módulo mostra o tempo registado como lista ou calendário para uma pessoa e um mês selecionados, e o separador Registo de tempo do projeto mostra-o por pessoa. Veja o módulo de registo de tempo.

Numa tarefa. Regista o tempo numa tarefa ou num marco específico do cronograma, ou numa tarefa operacional, em horas e minutos, com uma data e um comentário opcional. O separador Registo de tempo mostra os totais do projeto, das pessoas e de um período.

Sim, através de tarefas operacionais. Adiciona-as no separador «As minhas tarefas» com o botão «Nova tarefa», define as recorrentes com «Definir repetição» e regista o tempo da mesma forma que em qualquer outra tarefa. No módulo Registo de tempo, essas entradas são assinaladas como «Fora de projetos». As tarefas operacionais não aparecem nos cronogramas dos projetos.

Sim. No cronograma, as colunas Esforço (planeado) e Tempo de trabalho (registado) ficam lado a lado e, para um projeto, existem colunas de resumo, relatórios e a revisão. Pode ver onde o tempo foi excedido e onde ficou dentro do previsto. Os dados de projetos concluídos ajudam a estimar tarefas semelhantes em projetos posteriores, incluindo através da cópia de um projeto com o seu esforço.

Sim. Com o nível de permissão «Próprio e subordinados» para o módulo, vê o tempo dos seus subordinados diretos e indiretos, com base no campo Superior hierárquico do perfil do utilizador. Seleciona a pessoa acima da lista, e o nível Administrador mostra o tempo de todos os utilizadores. Um superior hierárquico vê também a carga de trabalho dos subordinados no módulo Recursos.

Em parte. Um administrador pode ativar nas Definições do sistema a notificação sobre tempo em falta numa tarefa: quando marca uma tarefa como concluída sem qualquer tempo registado, a aplicação pergunta se o quer registar. O aviso aparece dentro da aplicação com uma licença Padrão ou Completa. Não enviamos lembretes recorrentes nem e-mails.

O registo de riscos encontra-se no separador Riscos do projeto. Cada risco tem um estado (Identificado, Ativo, Encerrado), uma probabilidade e um impacto em escalas definidas por um administrador, um responsável, uma categoria, uma descrição com um plano de ação e um impacto no orçamento e no cronograma que introduz manualmente. A matriz mostra o número de riscos em cada combinação de probabilidade e impacto. Veja o nosso módulo de gestão de riscos.

Sim. Nas Definições do sistema, um administrador define as escalas de probabilidade e de impacto, cada uma com 2 a 10 valores, pelo que a matriz pode ser 3×3, 5×5 ou de outra dimensão. As categorias de riscos são uma lista livre que também é mantida por um administrador. A matriz de riscos nos projetos é construída a partir destas escalas.

Sim. Um risco pode estar relacionado com uma tarefa, um marco ou uma tarefa de resumo. Define a ligação no painel do risco ou adiciona o risco diretamente a partir do painel da tarefa. Na lista do cronograma, a coluna Riscos mostra um ícone de triângulo: um círculo cinzento indica riscos identificados e um vermelho indica riscos ativos. O painel da tarefa tem uma secção Riscos com os riscos ligados.

Sim. O separador Riscos do portefólio mostra uma tabela com os riscos de todos os projetos do portefólio, com uma matriz de probabilidade e impacto por baixo. Clicar numa célula da matriz restringe a tabela aos riscos dessa célula, e cada risco abre no respetivo projeto. O módulo Riscos é necessário.

Como riscos com o estado Ativo, com as ações corretivas como tarefas do cronograma que têm um responsável, um prazo e comentários. Um risco tem uma descrição com um plano de ação e campos para o seu impacto no cronograma, em dias, e no orçamento, como montante, e filtra o registo por responsável, categoria, probabilidade e impacto.

No campo «Descrição e plano de ação» do risco, que é um campo de texto formatado: aí pode escrever o sintoma, as sucessivas perguntas «porquê?», a causa raiz e o plano de ação. Pode anexar o seu próprio diagrama ao risco ou aos ficheiros do projeto. A aplicação não sugere uma estrutura de análise, e um administrador pode dar às categorias de risco os nomes das suas categorias de causas.

Um produto é um resultado a entregar do projeto, por exemplo um documento ou uma versão de software. Tem um responsável, uma data de vencimento, um estado (Pendente, Em curso, Concluído), uma descrição com critérios de aceitação e uma ligação opcional a uma tarefa ou a um marco. Anexa-lhe três listas de ficheiros: modelos, boas práticas e o produto final. Veja o módulo de produtos do projeto.

Sim, se ligar o produto a uma tarefa, a um marco ou a uma tarefa de resumo. A data de conclusão do produto assume então a data de fim desse elemento e acompanha-a. O estado do produto é definido manualmente, porque não deriva do progresso das tarefas. Na coluna Produtos da lista do cronograma, vê o número de produtos pendentes, em curso e concluídos.

Sim. Uma carta do projeto é criada a partir de um modelo que define as secções e os campos: dados do projeto, atributos, tabelas e campos de texto. Uma carta tem o estado Rascunho, Em aprovação, Aprovada, Para revisão ou Rejeitada, e os modelos de carta são criados separadamente para cada espaço de trabalho. Veja como funciona o módulo de carta do projeto.

Sim. Envia um rascunho de carta para aprovação segundo o circuito de aprovação que escolher e, após a decisão, fica Aprovada, Rejeitada ou Para revisão e mostra os dados do momento do envio. O botão Exportar abre uma vista de impressão que guarda como PDF, opcionalmente com o histórico de aprovação: níveis, aprovadores, decisões com datas e comentários.

Num documento de projeto criado a partir de um modelo. O campo Tabela tem colunas próprias dos tipos texto, número, data e lista de escolha, pelo que uma tabela de partes interessadas pode ter colunas como pessoa ou função, influência, envolvimento e estratégia de comunicação. A equipa vê-a juntamente com os restantes dados do projeto e pode aprová-la na carta. A aplicação não classifica as partes interessadas nem desenha uma matriz de influência.

Num documento pós-projeto criado a partir de um modelo de documento do projeto: secções, campos de texto para conclusões e recomendações, um campo Tabela e campos com dados do projeto, como os desvios do cronograma e do orçamento. Os campos podem guardar valores em atributos do projeto, por exemplo a principal causa de um atraso, que depois compara nos relatórios e nos filtros da lista de projetos. Não existe um relatório de lições aprendidas já preparado.

No separador Ficheiros. Reúne os ficheiros e as ligações adicionados diretamente, bem como os anexos de tarefas, riscos, itens do orçamento, produtos, planos e cartas do projeto, mostrando o elemento associado. Organiza os ficheiros em pastas e pode anexar a outro elemento um documento já existente no projeto com a opção «Adicionar existente». O acesso ao separador é concedido pela permissão de projeto «Ficheiros».

Sim. Ativa o separador Chat do projeto no menu do projeto, em Funcionalidades. É uma conversa partilhada da equipa: qualquer pessoa com acesso ao projeto pode escrever e ler, e o separador mostra um contador de mensagens novas. Pode formatar uma mensagem e anexar um ficheiro, e escrever @ notifica a pessoa que mencionar. Pode editar ou eliminar as suas próprias mensagens. Veja o módulo de comunicação do projeto.

Sim. Adiciona comentários nos painéis de tarefas e marcos, itens do orçamento, riscos, revisões de projeto e objetivos e indicadores da estratégia. Depois de escrever @, escolhe uma pessoa da lista de utilizadores ativos da organização, e ela recebe uma notificação na aplicação e um e-mail. Só pode editar e eliminar os seus próprios comentários. A licença Gratuita não permite adicionar comentários.

Os acordos sobre uma tarefa, um risco ou um item do orçamento ficam registados em comentários com menções, e as decisões no histórico de aprovação. O relatório recorrente do projeto fica no módulo Revisão, e a equipa resolve questões rápidas no chat do projeto.

Os dirigentes podem utilizar os Portefólios de projetos, que têm os separadores Resumo, Projetos, Cronograma, Orçamento, Riscos e Simulação, bem como as Revisões e os Relatórios. O Painel de controlo é composto por widgets (listas, contadores, gráficos de barras e circulares), mas mostra apenas os dados atribuídos à pessoa com sessão iniciada, pelo que não substitui uma visão geral do portefólio. O que cada pessoa vê depende da licença e das permissões.

Sim. O mesmo projeto pode estar, por exemplo, num portefólio de um departamento e num analisado pela administração. Cria um portefólio com «Adicionar portefólio» e, no separador Projetos, adiciona os projetos cujas definições pode alterar. Eliminar um portefólio remove apenas as ligações, e os projetos permanecem.

Sim. O separador Cronograma mostra os projetos do portefólio como barras do início ao fim. Pode ativar os marcos, as dependências entre tarefas de projetos diferentes, as datas, os gestores de projeto e as barras da primeira e da última linha de base, e colorir as barras por progresso, estado ou atributo do projeto. O gráfico exporta-se para PDF ou PNG.

O FlexiProject calcula o progresso do projeto a partir do cronograma como uma média ponderada pela duração: uma tarefa de resumo obtém o seu progresso das suas subtarefas, e o projeto obtém-no dos seus elementos de nível superior, excluindo os inativos. Um portefólio não tem um valor único de progresso: a lista mostra uma coluna Progresso para cada projeto, e a linha de totais não o soma. Um gráfico no separador Resumo agrupa os projetos por atraso em relação ao último plano.

Sim. Ambos os projetos aparecem no portefólio como linhas normais, com o mesmo estado, gestor, progresso e data de fim. Num projeto com tarefas do Jira, o progresso provém dos estados das tarefas (por fazer 0%, em curso 50%, concluído 100%), e acrescenta marcos e dependências no respetivo cronograma no FlexiProject. Os marcos e as linhas de base dos dois projetos aparecem nas mesmas colunas e no gráfico de Gantt do portefólio.

Sim, de forma simples. No separador Simulação, assinala projetos e soma os seus valores: os custos planeados, que são comparados com os custos do portefólio (com o módulo Orçamento), e o resultado da pontuação num gráfico de Benefícios e Complexidade. As suas seleções não são guardadas, e a aplicação não otimiza o portefólio nem sugere que projetos escolher.

Na lista de projetos, filtra por nome, estado, gestor, espaço de trabalho e atributos do tipo lista, e o botão Agrupar por organiza os projetos em secções até três níveis de profundidade. A disposição das colunas, a ordenação e os filtros são memorizados separadamente para cada utilizador. Os projetos a que regressa com frequência recebem uma estrela e aparecem no grupo Favoritos no menu lateral.

Um programa agrupa vários projetos relacionados para que possa revê-los e recalculá-los como um todo. Mostra um cronograma combinado de todos os projetos do programa e permite recalcular as dependências entre tarefas de projetos diferentes. Os programas não dependem dos espaços de trabalho. Veja o módulo de programas de projetos.

Um programa é um grupo de projetos relacionados que, em conjunto, servem um objetivo, como o lançamento de um produto num novo mercado. Tem as suas próprias permissões e um cronograma combinado com dependências entre projetos, mas não tem gestor, orçamento nem indicadores de sucesso próprios. Um portefólio é um grupo mais livre de projetos semelhantes, e os seus separadores reúnem cronogramas, orçamentos e riscos.

Não como função separada. Na prática, o gestor de programa é uma pessoa com permissão para o módulo Programas: com o nível Criador, cria os seus próprios programas e, com o nível Administrador, vê-os e altera-os todos. Num programa, obtém o cronograma combinado dos projetos e recalcula as dependências entre projetos, e dá acesso a outras pessoas nas permissões do programa.

As dependências entre tarefas de projetos diferentes não são recalculadas no momento em que as datas mudam. Uma pessoa com direitos de edição executa o recálculo no programa com «Recalcular dependências» e obtém uma pré-visualização das datas antigas e novas. «Guardar» altera então as datas em todos os projetos afetados e adiciona um registo ao histórico do cronograma de cada um.

O módulo Pontuação avalia um projeto com base em perguntas respondidas pelos avaliadores que designar. As respostas são convertidas em pontos em duas dimensões, Benefícios e Complexidade, e o resultado é apresentado numa tabela e num gráfico. Um modelo de pontuação define as perguntas, os pesos e os avaliadores, e pode atribuí-lo a muitos projetos. Veja o módulo de pontuação de projetos.

Sim, mas sem um objeto de pedido separado. Cria uma proposta como um projeto com um estado próprio da lista de estados da sua organização, por exemplo Submetido, Em análise, Aprovado ou Rejeitado, uma vez que a organização define os nomes. A pontuação avalia-o, e a aprovação do plano regista a decisão de arrancar. O portefólio e a lista de projetos permitem filtrar por estado.

Sim. No módulo Estratégia, os objetivos formam uma árvore: um grupo de objetivos, um objetivo, um subobjetivo e um indicador, o equivalente a um KPI. Um indicador tem registos com uma data, um valor planeado e um valor real, e o progresso de um objetivo é a média ponderada do progresso dos seus indicadores e subobjetivos. Liga-lhe os projetos que o apoiam. Um administrador ativa o módulo, e os utilizadores com licença Completa veem-no. Veja o módulo de estratégia.

Uma revisão é uma avaliação recorrente de um grupo de projetos num dia escolhido. Cada projeto tem uma ficha de revisão criada a partir de um modelo, e a revisão no seu conjunto tem uma tabela de projetos e um resumo em gráfico. Cria uma revisão manualmente ou clona-a a partir da anterior, e o gestor de projeto recebe um e-mail quando o seu projeto é adicionado. Não há lembretes de prazos, mas pode registar o ritmo das revisões em atributos do projeto e vê-lo no portefólio. Veja o módulo de revisões de projetos.

Um circuito de aprovação é uma sequência de etapas em que decidem as pessoas que indicar: o gestor de projeto, um utilizador escolhido, um membro de uma função do projeto ou o superior hierárquico do requerente. Uma decisão é uma aprovação, uma rejeição ou uma devolução para retificação com um comentário, e o parecer de um consultor não encerra um nível. Uma rejeição ou «Requer retificação» termina a aprovação de imediato. O separador Aprovações reúne todas as decisões. Veja o módulo de aprovação de projetos.

Um plano de projeto, isto é, uma alteração do plano, passa pelo circuito. No plano, escolhe o que ele abrange: o cronograma, o orçamento e a ficha do projeto, pelo que aprova uma nova data, um novo orçamento ou uma nova ficha submetendo o plano. Os riscos, os produtos, a pontuação e as revisões não têm um circuito de aprovação próprio. Um administrador pode ativar «Exigir circuito de aprovação» nas Definições do sistema e, nesse caso, um plano não pode ser submetido sem um circuito.

Sim. A pessoa indicada numa etapa de aprovação obtém acesso só de leitura aos separadores do projeto durante essa etapa, e o acesso expira quando a etapa termina. O aprovador pode ser o gestor de projeto, um utilizador escolhido, um membro de uma função do projeto ou o superior hierárquico do requerente. O aprovador precisa de uma licença Completa.

Sim. Para cada etapa, o sistema regista a pessoa, o resultado (aprovado, rejeitado, requer retificação), a data da decisão e o comentário. As tentativas anteriores de aprovar o mesmo pedido ficam no histórico, e pode anexar o circuito de aprovação à impressão da ficha do projeto. Uma decisão registada não pode ser alterada.

Sim. Quando começa o nível do circuito do aprovador, este recebe uma notificação na aplicação e um e-mail, se «Aprovação pendente» estiver ativada no seu perfil. O requerente recebe o resultado quando o circuito termina. Não há lembretes repetidos nem prazos para as decisões, mas o aprovador vê um contador vermelho junto de Aprovações e um marcador «Decisão necessária» na lista.

Não. O circuito de aprovação cobre parte do RACI: quem decide é responsável final pela aprovação (A) e quem dá um parecer é consultado (C). Não existe uma função para a pessoa informada (I) nem a atribuição de um executante responsável (R) a uma decisão, pelo que não é possível construir uma matriz completa. Indica as pessoas que fazem o trabalho como responsáveis pelas tarefas e descreve as responsabilidades com as suas próprias funções do projeto.

Sim. Um modelo de projeto é um padrão a partir do qual cria outros projetos: cronograma, orçamento, riscos, produtos e ficheiros. Em vez de datas, o modelo guarda números de dias, pelo que serve para um projeto que começa em qualquer momento. Também pode criar um modelo a partir de um projeto existente. Veja o módulo de modelos de projeto.

Sim. Ao copiar, escolhe o âmbito: descrição, atributos, cronograma, orçamento, riscos, produtos, ficheiros, funções do projeto e permissões. Por predefinição, os estados das tarefas e os valores reais do orçamento não são copiados. Também pode transformar um projeto num modelo com «Criar modelo de projeto» no menu do projeto.

O projeto recebe as tarefas e os marcos com a sua estrutura, dependências, descrições e atributos, os responsáveis e departamentos, os itens do orçamento com previsões, os riscos, os produtos, e os ficheiros e ligações. O cronograma é organizado a partir da data de início ou de fim que indicar, porque o modelo guarda números de dias em vez de datas. Um modelo não contém a equipa do projeto nem as permissões, o circuito de aprovação, os valores dos atributos, os valores reais do orçamento nem o progresso.

Uma alteração a um modelo afeta apenas os projetos e as fichas criados depois. Uma ficha copia os campos do modelo quando é criada, pelo que adicionar ou alterar um campo no modelo não modifica as fichas que já existem. Um projeto criado a partir de um modelo não é mantido sincronizado com ele, e eliminar um modelo de ficha não elimina as fichas criadas a partir dele.

Não. A aplicação não tem modelos de projeto integrados para setores. A sua organização cria os seus próprios modelos de projeto, fichas de projeto e circuitos de aprovação, e os padrões setoriais são configurados durante a implementação.

Um PMO mantém o padrão de forma indireta. Atribui modelos e circuitos a espaços de trabalho, dá a pessoas selecionadas o direito de os gerir e marca atributos escolhidos do cronograma como sempre visíveis («Campo obrigatório»). A única coisa que pode impor é o circuito de aprovação ao submeter um plano, com o interruptor «Exigir circuito de aprovação». O sistema não obriga à utilização de um modelo nem ao preenchimento de uma ficha.

Sim, em parte. As fases do modelo contêm marcos, e a aprovação do plano passa por um circuito que o requerente escolhe. Pode registar uma decisão Go ou No-Go com um atributo do cronograma do tipo lista e a respetiva data com um atributo do tipo data. Não existem regras que encaminhem um projeto para a fase seguinte.

Um espaço de trabalho é uma parte de uma organização, como uma empresa, uma filial ou uma unidade de negócio, com os seus próprios projetos, modelos e definições. Um colaborador vê apenas os projetos dos espaços de trabalho em que tem permissões. Toda a organização tem pelo menos um espaço de trabalho, e um administrador cria-os nas Definições do sistema. Veja o módulo de espaços de trabalho.

Há duas formas. Cada empresa pode ter uma organização separada, com os seus próprios dados, utilizadores, definições e licenças, e uma pessoa com conta em várias organizações alterna entre elas no menu do perfil. Em alternativa, utilize uma organização com espaços de trabalho, que separam o acesso a projetos, modelos e definições. Não existe um relatório que combine dados de várias organizações.

Sim, se a sua função for separar o acesso e a configuração. Um espaço de trabalho tem apenas um nome e uma cor, pelo que pode representar uma empresa, uma divisão, um tipo de projeto ou um processo como o desenvolvimento de produtos. Um projeto pode pertencer a vários espaços de trabalho em simultâneo. Um espaço de trabalho é um grupo de projetos, modelos e permissões, e não tem regras de fluxo de trabalho nem de processo.

Altera os espaços de trabalho de um projeto no painel Informações, no campo Espaços de trabalho: adicionar e remover um espaço de trabalho são alterações separadas, e cada uma exige permissões nesse espaço de trabalho. Pode mover todos os projetos de um espaço de trabalho de uma só vez eliminando-o e escolhendo um espaço de trabalho de substituição, que também assume os seus modelos e circuitos de aprovação. Não existe alteração em massa para projetos selecionados a partir da lista.

Sim. Os atributos do projeto são campos personalizados dos tipos Texto curto, Texto longo, Lista de seleção única e múltipla, Número, Data, Função e Ligação. Aparecem no painel Informações, na lista de projetos, nos relatórios, na ficha do projeto e nas revisões. O cronograma, o orçamento e os valores reais também têm atributos personalizados, mas os riscos e os produtos não.

Sim. Um atributo do tipo Função (num projeto e num item do orçamento) calcula uma fórmula com as operações +, -, *, / e parênteses sobre valores como Orçamento, Custos, Receitas, desvios em relação ao plano, Progresso, Esforço e Tempo de trabalho. A fórmula não tem condições nem comparações, e o resultado é só de leitura.

Sim. O estado do projeto é uma lista definida pela sua organização, por exemplo Pendente, Em curso, Em pausa ou Cancelado. Um projeto novo recebe o primeiro estado da lista. Pode registar o motivo da suspensão de um projeto num comentário ou num atributo do projeto, porque a alteração do estado não pede um motivo.

Sim. Um administrador define as funções do projeto nas Definições do sistema e, num projeto, atribui-lhes pessoas. As funções aparecem nos circuitos de aprovação e nas permissões do projeto. As permissões do projeto também podem vir de um espaço de trabalho: um utilizador com permissão total sobre os projetos de um espaço de trabalho, com licença Completa, tem direitos de administrador em todos os seus projetos.

Sim. Nas Definições do sistema, um administrador ativa e desativa os módulos Orçamento, Riscos, Tempo de trabalho, Recursos, Revisão, Pontuação, Fichas de projeto, Produtos e Estratégia. Desativar um módulo não elimina dados, apenas oculta o separador. Num projeto, escolhe também que módulos ficam visíveis. O cronograma não pode ser desativado.

O item de menu Tarefas reúne num só lugar todas as tarefas atribuídas à pessoa com sessão iniciada, tanto as dos projetos como as operacionais, e é a vista predefinida após o início de sessão. Tem os separadores As minhas tarefas, Delegadas (licença Completa) e Acompanhadas. Pode acompanhar uma tarefa ou um marco clicando no ícone de sino no respetivo painel, e passa a ser notificado das alterações.

Sim. As tarefas operacionais são tarefas fora dos projetos. Vê-as no item de menu Tarefas juntamente com as tarefas dos projetos, e a licença Completa dá-lhe ainda o separador Delegadas, com as tarefas que passou a outras pessoas. Veja o módulo de tarefas operacionais.

Sim. A opção Definir repetição no menu do painel permite escolher Semanal (com os dias da semana), Mensal (um dia de 1 a 28, ou o último dia) ou Anual. Quando o progresso da tarefa atinge 100%, a aplicação cria a seguinte com uma nova data de vencimento: assume o nome, os responsáveis, a descrição, os anexos e a duração, mas começa com 0% de progresso, sem comentários nem tempo de trabalho. Só as tarefas operacionais podem repetir-se.

Não. O e-mail é apenas de saída: o FlexiProject não aceita tarefas por e-mail, Slack ou Teams. Cria as tarefas na aplicação, importa-as do Jira, do Excel e do MS Project, ou gera-as a partir de uma descrição com IA.

Sim. O Kanban é uma vista do cronograma: os cartões das tarefas e dos marcos ficam em colunas, e uma alteração no quadro passa para o cronograma, a lista e o gráfico de Gantt. Agrupa os cartões por estado, responsável, data de fim ou atributo do cronograma do tipo lista. O quadro não mostra tarefas de resumo.

Arrastar um cartão para outra coluna altera o campo pelo qual o quadro está agrupado: por estado, a tarefa fica com 0%, 50% ou 100% de progresso; por data de fim, recebe a data de vencimento da coluna; e por atributo, recebe o valor desse atributo. Quando agrupado por responsável, a pessoa da coluna de destino passa a ser o único responsável e os responsáveis existentes são removidos. Cada alteração fica no histórico do cronograma.

Uma equipa Agile trabalha no quadro Kanban e na lista de tarefas. A aplicação não tem o conceito de sprints nem de story points, mas pode introduzir manualmente a prioridade e os story points do Jira como atributos do cronograma. Define as colunas do quadro com o botão Agrupar por, por exemplo por estado ou por responsável.

Não. Não há limites de WIP. As colunas resultam do agrupamento, por exemplo por estado: Pendente, Em curso e Concluído seguem o progresso da tarefa, e altera o agrupamento com o botão Agrupar por.

As notificações vão para o painel da aplicação (o ícone de sino) e por e-mail. Recebe-as, entre outras situações, quando lhe é atribuído um elemento, quando uma tarefa começa, quando se aproxima uma data de fim, quando há elementos em atraso, quando antecessoras são concluídas, quando é mencionado em comentários, quando há aprovações pendentes, quando há uma nova revisão e quando há uma atualização de pontuação. Inícios, prazos e elementos em atraso chegam num resumo diário. Não é notificado das suas próprias alterações.

No seu perfil, no separador Notificações por e-mail, ativa ou desativa separadamente cada um dos 16 tipos de mensagem, e a alteração é guardada de imediato. Para o início de uma tarefa e para uma data de fim que se aproxima, define a antecedência: no próprio dia ou de 1 a 5 dias antes. Nos riscos, apenas a atribuição como responsável e a menção num comentário desencadeiam uma notificação. Um administrador não tem um ecrã para regras de notificação.

Sim. Quando todas as tarefas antecessoras ativas atingem 100% de progresso, os responsáveis pela tarefa ou pelo marco seguinte recebem uma notificação na aplicação e por e-mail, mesmo que as antecessoras estejam noutros projetos. O e-mail depende da definição «Conclusão de antecessoras» no perfil. Não é enviada nenhuma notificação se a tarefa seguinte já estiver concluída.

Na nuvem, sim: cada organização tem um limite diário de e-mails, mais baixo para organizações de demonstração do que para as pagas, e depois de esgotado não são enviados e-mails até ao dia seguinte. No servidor do próprio cliente não há limite.

Sim. Cria o Painel de controlo, o primeiro item do menu, a partir de widgets: listas, contadores, gráficos de barras e circulares, e uma lista Visto por último. Os widgets mostram as tarefas, os marcos, os produtos, os riscos, as avaliações de pontuação e as aprovações que lhe estão atribuídos, e os projetos apenas na lista Visto por último. Os desvios em relação ao plano vê-os nos Portefólios, nas Revisões e nos Relatórios.

Sim. «Adicionar painel de controlo» cria outro, «Clonar painel de controlo» copia um existente e «Editar nome» altera-lhe o nome. Adiciona widgets com «Adicionar widget» e organiza-os numa grelha. Um painel de controlo pertence ao seu utilizador e não é partilhado com outros, pelo que uma vista partilhada para dirigentes cabe nos resumos dos portefólios, das revisões e dos relatórios.

Os relatórios são consultas aos dados atuais da organização, apresentadas como tabela: o mesmo relatório aberto uma semana depois mostra um estado diferente. Cria-os a partir de condições e colunas, incluindo atributos do projeto. Um relatório de Projetos tem também as vistas Gantt e Resumo. Um relatório guardado só é visível para o seu proprietário até este o partilhar. O separador Relatórios exige uma licença Completa.

Sim. Um relatório mostra apenas os projetos e os elementos a que o utilizador tem acesso, e apenas dos espaços de trabalho onde tem permissões. O resultado provém sempre dos dados atuais.

Sim, com utilizadores que tenham licença Completa. O proprietário e quem tem permissão de Edição partilham um relatório guardado através do item Partilhar no menu do relatório. O nível Visualização permite ver e exportar o resultado, e a Edição permite também alterar filtros e colunas e partilhar com outras pessoas. As pessoas que adicionar recebem uma notificação.

Sim. O botão Exportar na vista de lista guarda o relatório como um ficheiro Excel (.xlsx) com as colunas visíveis, e o nome do ficheiro é composto pelo nome do relatório e pela data. A exportação também está disponível com a permissão de Visualização. A vista de Gantt de um relatório guarda-se com o seu próprio botão Exportar, como PDF ou imagem PNG.

Um membro da equipa atualiza tarefas e introduz tempo de trabalho a partir do telemóvel. Consulta as tarefas de todos os projetos (com um filtro), abre os detalhes e as subtarefas, altera o progresso, conclui uma tarefa juntamente com as suas subtarefas, adiciona tarefas, incluindo operacionais, e muda-lhes o nome. Pode também comentar com texto formatado, adicionar fotografias e ficheiros e escolher o idioma da aplicação.

Abre a sua lista de tarefas, que abrange todos os projetos, e introduz o tempo de trabalho manualmente: horas e minutos, mais um título e uma descrição para o registo. Pode editar o registo mais tarde. O tempo que introduz é guardado no FlexiProject, e o gestor de projeto e a equipa podem vê-lo.

Sim. As alterações são guardadas no FlexiProject, e o gestor de projeto e a equipa podem vê-las, por exemplo uma alteração do progresso de uma tarefa e o tempo de trabalho introduzido.

Com uma conta FlexiProject, Google ou Microsoft. Se a autenticação de dois fatores estiver ativada para a organização ou para o utilizador, introduz também um código enviado para o seu endereço de e-mail, pois não existe uma aplicação de autenticação. A conta tem de existir na organização, porque as contas de utilizador são criadas por um administrador.

Não. O planeamento, o orçamento, os riscos e os relatórios estão disponíveis apenas no navegador, tal como o cronograma com o gráfico de Gantt. A aplicação móvel trata das tarefas e do tempo de trabalho.

A aplicação está na App Store, onde requer o iOS 16.0 ou posterior, e no Google Play. O planeamento, o orçamento e os relatórios estão no navegador, na aplicação de gestão de projetos, enquanto a aplicação móvel serve para o trabalho diário nas tarefas.

Sim. A aplicação está na Teams Store como separador pessoal. Inicia sessão com a sua conta do Teams sem uma palavra-passe separada, desde que tenha uma conta com o mesmo endereço de e-mail no FlexiProject.

Instala a aplicação FlexiProject a partir da Teams Store e abre-a como separador pessoal. Inicia sessão com a sua conta Microsoft sem uma palavra-passe separada, desde que exista uma conta com o mesmo endereço de e-mail na sua organização do FlexiProject. Por isso, um administrador deve garantir que os endereços de e-mail coincidem nos dois locais.

Tem de existir na organização do FlexiProject uma conta com o mesmo endereço de e-mail. Se não existir, a aplicação mostra uma mensagem a indicar que a conta Microsoft não existe no FlexiProject. Os pagamentos e as informações sobre o período de teste não são visíveis no Teams.

Sim. As tarefas do Jira (Cloud e Data Center) aparecem no cronograma do projeto do FlexiProject ao lado das outras tarefas. Um projeto pode obter tarefas de um ou vários projetos do Jira, e pode restringir a lista por tipo de issue ou por um filtro JQL. A integração funciona num só sentido, pelo que essas tarefas são editadas no Jira. Consulte a página da integração com o Jira para mais detalhes.

Sim. A API REST permite que outros sistemas leiam e alterem os dados da sua organização, por exemplo para alimentar relatórios numa ferramenta de BI. As chamadas utilizam um token pessoal que um utilizador com licença Completa cria no seu perfil, e a API devolve os mesmos dados que essa pessoa vê na aplicação. Os webhooks podem notificar outros sistemas quando um projeto é criado ou eliminado e quando uma aprovação começa ou termina. Os endpoints estão descritos na documentação da API.

Sim. Os utilizadores podem iniciar sessão com uma conta Microsoft, incluindo o Microsoft Entra ID, ou com uma conta Google. Com o Microsoft Entra ID, pode também sincronizar utilizadores e as respetivas ausências do calendário do Outlook, e a aplicação FlexiProject está disponível no Microsoft Teams. Quando instalado no seu próprio servidor, os utilizadores podem ser sincronizados com um Active Directory local. Consulte a lista completa na página de integrações do FlexiProject.

Sim. Pode carregar um cronograma a partir de um ficheiro Excel ou CSV num assistente com mapeamento de colunas, ou a partir de um ficheiro do MS Project (.mpp). O orçamento e os valores reais podem ser importados do Excel. Durante a implementação, ajudamo-lo gratuitamente a transferir os seus projetos existentes, e o âmbito dessa ajuda é acordado no contrato.

O título, o estado, a tarefa principal, as etiquetas, o responsável atribuído, o tipo de issue e a descrição. As datas e as estimativas não vêm do Jira, e a prioridade não é transferida, mas pode introduzi-la manualmente num atributo do cronograma do tipo lista. As tarefas do Jira são obtidas numa sincronização cíclica.

No Jira. No cronograma do FlexiProject, o nome, a descrição, o progresso, o responsável e a hierarquia dessa tarefa estão bloqueados, tal como a sua eliminação e clonagem. O tempo de trabalho regista-se no FlexiProject, e as alterações feitas no FlexiProject não regressam ao Jira.

Sim, desde que o utilizador do Jira esteja associado a um utilizador do FlexiProject (também pode carregar as associações a partir de um ficheiro CSV). A tarefa passa então a ter um responsável, mas só o esforço que introduz manualmente no FlexiProject conta para a carga de trabalho, porque o Jira não envia datas nem estimativas. Também pode ligar uma tarefa do Jira, através de uma dependência, a uma tarefa ou a um marco do FlexiProject.

Sim, com o Microsoft Entra ID e, quando instalado no seu próprio servidor, também com um Active Directory local através de LDAP. A sincronização adiciona novas contas e atualiza nomes, endereços de e-mail e a estrutura organizacional, pelo que a sua equipa de TI não tem de manter uma lista de utilizadores em dois lugares.

A conta no FlexiProject é marcada como eliminada: o utilizador perde a licença (passa a Gratuita) e quaisquer permissões de administrador, mas o seu histórico permanece. Se a conta for desbloqueada no diretório, volta a figurar entre as ativas.

A API exige um token de acesso pessoal, que é criado por um utilizador com licença Completa ou por um administrador. Um token expira ao fim de um máximo de 365 dias, não podem estar ativos mais de 10 em simultâneo, e pode revogar qualquer um a qualquer momento. Funciona com as permissões do seu proprietário, pelo que, através da API, só vê os dados que o proprietário vê na aplicação.

Sim. A API pública permite criar, alterar, eliminar e ler os valores reais do orçamento de um projeto (montante, data, item do orçamento e atributos dos valores reais) e as previsões dos itens. A nossa equipa desenvolve por encomenda uma integração com o seu sistema de contabilidade.

Sim. Um administrador com permissão ao nível da organização descarrega os registos de um dia com o comando GET api/logs e o parâmetro date (por predefinição, o dia de hoje em UTC). O registo guarda a criação, a alteração e a eliminação de elementos como projetos, portefólios, utilizadores, funções do projeto, modelos, atributos, webhooks, espaços de trabalho, revisões, riscos e produtos. Cada registo tem um tipo de elemento, nome, operação, descrição, utilizador e data.

Quatro: projeto criado, projeto eliminado, aprovação iniciada e aprovação concluída. Um webhook envia a um sistema externo um pedido POST com dados em JSON, e um webhook associa um evento a um endereço. Um administrador configura-o nas Definições do sistema.

Sim. Cada pedido é assinado com o algoritmo HMAC-SHA256 através de um segredo que só vê uma vez, ao guardar o webhook, para que o recetor possa verificar o remetente. O botão Testar na janela do webhook envia um pedido de teste.

Não, não existem conectores prontos para estas ferramentas. Pode importar dados para o Power BI com uma consulta própria à API REST e exportar os resultados dos relatórios para o Excel. Para ligar uma ferramenta de automatização como o Zapier, o Power Automate ou o Make, utilize a API REST e os webhooks. As notificações chegam por e-mail e no painel da aplicação, e o FlexiProject está também disponível como aplicação no Microsoft Teams.

A partir de um ficheiro .mpp, a importação traz tarefas e marcos com a respetiva hierarquia, dependências com atrasos, progresso, datas, folgas do calendário e linhas de base, que ficam no separador Linha de base como planos aprovados. Os recursos tornam-se responsáveis pelas tarefas quando o seu e-mail coincide com o de um utilizador da sua organização. Os campos e as vistas personalizados não passam: os atributos do cronograma são o equivalente dos campos, e volta a configurar colunas e filtros na aplicação.

Sim, para um ficheiro XML do MS Project (.xml). Ou seja, a exportação faz-se através de um ficheiro XML e a importação através de um ficheiro .mpp.

O cronograma para o Excel (.xlsx) e para o XML do MS Project, o gráfico de Gantt para PDF e PNG, e os resultados dos relatórios, o orçamento, os recursos e o registo de tempo para o Excel.

Um ficheiro de cronograma ou de orçamento pode ter até 10 MB, e um ficheiro maior tem de ser dividido. O assistente de importação do cronograma mostra uma pré-visualização e mapeia as colunas Nome, Início, Fim, Duração, Descrição, Progresso, WBS e «Responsável – e-mail». Os dados que não sejam o cronograma e o orçamento, como o registo de riscos, introduz-os na aplicação.

Paga as licenças Padrão e Completa, por utilizador, com faturação mensal ou anual, e a faturação anual é 20% mais barata. As licenças Gratuitas, destinadas às pessoas que executam tarefas, não têm custo e são ilimitadas. Os preços também não limitam o número de projetos nem de tarefas. Os preços atuais e uma comparação das licenças estão na página de preços do FlexiProject.

A licença Gratuita não tem custo: as pessoas que apenas executam tarefas veem as suas tarefas e alteram o respetivo estado sem encargos, e pode ter tantas licenças deste tipo quantas quiser. As licenças Padrão e Completa são pagas; destinam-se às pessoas que consultam projetos, registam tempo ou gerem projetos. Pode também experimentar todo o sistema gratuitamente durante o período de teste de 30 dias.

A licença Gratuita destina-se às pessoas que executam tarefas, a licença Padrão acrescenta a visualização do projeto e o registo de tempo, e a licença Completa destina-se aos gestores de projeto, ao PMO e aos administradores: permite gerir projetos e portefólios, aprovar projetos e utilizar relatórios, estratégia e a API. Pode combinar os três tipos na mesma organização, e a tabela na página de preços mostra a lista completa de funcionalidades.

Sim. O período de teste gratuito dura 30 dias e abrange todas as funcionalidades do sistema, sem compromisso e sem necessidade de cartão de pagamento. Configura a conta por si: inicie um ambiente de teste, que inclui projetos de exemplo, e convide quantos colegas quiser. Se precisar de mais tempo para o avaliar, contacte-nos e prolongaremos o seu período de teste.

Sim, a demonstração é gratuita. Assinale no formulário de contacto que deseja uma e enviar-lhe-emos uma ligação de calendário onde escolhe a hora que lhe convém. Se nos enviar dados de exemplo dos seus projetos, mostraremos o sistema com esses dados.

As licenças são contadas por função. As pessoas que apenas executam as suas próprias tarefas e alteram o respetivo estado recebem a licença Gratuita sem encargos, enquanto as pessoas que consultam o cronograma, o orçamento e os riscos de um projeto ou registam tempo de trabalho precisam da licença Padrão. A licença Completa destina-se a quem gere projetos, aprova, utiliza Relatórios e Estratégia ou administra o sistema. Por exemplo, numa equipa de 85 pessoas em que 5 gerem e acertam projetos e 80 executam tarefas, só essas 5 precisam de licenças pagas, e as restantes podem manter a licença Gratuita desde que não registem tempo.

Não há um número mínimo de licenças a comprar. Cada ambiente, seja de teste ou de produção, precisa de pelo menos uma licença Completa ativa.

Sim, a pedido. Para equipas maiores e para a instalação no seu próprio servidor, preparamos uma proposta, e não há um limite de licenças a partir do qual uma proposta passe a ser personalizada. Contacte-nos e prepararemos uma para a sua organização.

Vê as tarefas e os marcos que lhe estão atribuídos, reunidos de todos os projetos em Tarefas no menu, e altera o respetivo estado. Não tem acesso à vista do próprio projeto, pelo que a licença Gratuita se destina a pessoas que executam tarefas.

Dá acesso à vista dos separadores do projeto: Cronograma, Orçamento, Riscos, Produtos, Recursos, Registo de tempo, Pontuação, Linha de base, Revisões, Documentos e Ficheiros. O utilizador gere os elementos que lhe estão atribuídos e regista tempo de trabalho nas tarefas. Num projeto, pode atribuir-lhe Visualização como nível máximo.

Permite atribuir qualquer nível de permissão num projeto, incluindo administrador do projeto. Só a licença Completa inclui, entre outras coisas, Relatórios, Aprovações e Estratégia, o separador Delegadas em Tarefas, a alteração da disponibilidade dos recursos e os tokens de API pessoais.

A licença Gratuita é suficiente se o subcontratado só precisar de ver e atualizar as suas próprias tarefas. A licença Padrão acrescenta a visualização do projeto e o registo de tempo. O subcontratado trabalha na sua própria conta na sua organização, porque não existe acesso anónimo sem iniciar sessão.

Um administrador altera-a na ficha do utilizador. Depois de uma licença ser rebaixada, o utilizador perde as permissões e o acesso anteriores, e a aplicação mostra um aviso antes da alteração.

Não. Não é possível alterar o tipo de licença do administrador do sistema, cujas permissões decorrem da função de administrador e abrangem todos os elementos e a área de administração.

A aplicação mostra a mensagem «O número de licenças foi excedido». Na nuvem, um administrador aumenta o número de licenças no módulo Pagamentos e clica em «Aceitar e pagar»: o aumento é cobrado proporcionalmente ao resto do período e produz efeito logo que o pagamento é processado. No seu próprio servidor, em vez do módulo Pagamentos abre-se um formulário de contacto.

Sim. Uma redução produz efeito a partir do período de faturação seguinte e não pode ficar abaixo do número de utilizadores que têm essa licença. Um administrador altera o número de licenças no módulo Pagamentos.

O módulo Pagamentos gere a subscrição da sua organização: o número de licenças, o ciclo de faturação, o método de pagamento, os dados de faturação e as faturas. Está disponível apenas na nuvem e apenas para os administradores da organização. Quando instalado no seu próprio servidor, a aplicação responde com a mensagem «Não tem acesso aos pagamentos».

Sim. Um administrador da organização cancela a subscrição no módulo Pagamentos, o acesso ao serviço mantém-se ativo até ao fim do período pago, e não são feitas mais cobranças. Pode anular o cancelamento.

Não. Depois de cancelar, o acesso ao sistema continua até ao fim do período pago, mas não reembolsamos a parte não utilizada.

Na nuvem, sim. Depois do prazo, a aplicação bloqueia o acesso e mostra a mensagem «O acesso ao FlexiProject foi bloqueado» com um pedido para entrar em contacto.

Realizamos a implementação em conjunto consigo, à distância ou nas suas instalações. Gratuitamente, configuramos o sistema para os processos da sua empresa (estruturas de projeto, campos, permissões e modelos), formamos a sua equipa e ajudamo-lo a transferir os seus projetos existentes. Na nuvem, pode começar a trabalhar assim que o seu ambiente for criado, e a transferência de dados dos seus sistemas atuais costuma demorar até um mês, consoante o volume. A instalação no seu próprio servidor demora normalmente cerca de um mês. O âmbito da implementação é acordado no contrato.

Sim, para todos os clientes, incluindo durante o período de teste. Ajudamos em inglês e polaco nos dias úteis, das 9:00 às 17:00 CET, e normalmente respondemos em poucas horas. Pode enviar um pedido por e-mail, através do formulário na página de suporte técnico ou diretamente a partir da aplicação.

O guia do utilizador com vídeos é gratuito e aberto a todos. Na aplicação, o botão de ajuda abre uma lista de guias para o ecrã em que está a trabalhar. Podemos também organizar formação individual para a sua equipa, à distância ou nas suas instalações, em inglês e polaco. O âmbito é acordado no contrato.

O mínimo é um administrador do sistema que configure a organização: Definições do sistema, utilizadores, licenças e espaços de trabalho. Os padrões, ou seja, modelos, atributos, cartas do projeto e circuitos de aprovação, são mantidos por pessoas com permissões de configuração num espaço de trabalho, normalmente do PMO. Os gestores de projeto dirigem os projetos, e todos os outros recebem a licença que se adequa à sua função.

Não. Depois de confirmar o seu endereço de e-mail, pode criar o seu primeiro projeto e convidar colegas de imediato. Os estados, as funções, os modelos e os circuitos de aprovação são configurados mais tarde por um administrador nas Definições do sistema, quando a organização precisar deles.

Ajudamos nisso durante a implementação, gratuitamente, e o âmbito é acordado no contrato. Também o pode fazer por si: carregue o cronograma a partir do Excel, de CSV ou de um ficheiro do MS Project, obtenha tarefas do Jira e importe o orçamento e os valores reais do Excel. Os dados que não sejam o cronograma e o orçamento, como o registo de riscos, introduz-os na aplicação.

O guia do utilizador e os vídeos de formação são gratuitos. Organizamos reuniões e formações individuais a pedido e, nos contratos com clientes maiores, um pacote de horas de formação está incluído no preço. O âmbito da formação é acordado no contrato.

Em 11 idiomas: inglês, polaco, checo, alemão, espanhol, francês, húngaro, italiano, português, romeno e ucraniano. O botão de ajuda na aplicação abre o guia no idioma do utilizador e, quando não existe guia nesse idioma, mostra a versão em inglês. A própria interface da aplicação está disponível em 28 idiomas.

Sim, os vídeos de formação são gratuitos e estão disponíveis em inglês e polaco. Na aplicação, o painel de ajuda conduz do ecrã atual ao guia online, e os itens com um ícone de reprodução levam a um guia com um vídeo do YouTube. Não é possível reproduzir o vídeo dentro do painel, porque se abre a página do guia.

Uma conta de teste não se converte numa paga por si só. Passa para um plano pago adicionando um cartão no separador Pagamentos ou ao abrigo de um contrato separado, e os dados do teste passam para o ambiente de produção.

Não, a versão paga destina-se a organizações, isto é, empresas e instituições. Os particulares sem atividade empresarial só podem utilizar a conta de teste.

Depois de enviar o formulário de contacto na página de vendas, respondemos no prazo de 24 horas. Os pedidos de suporte técnico são tratados em separado: através do formulário no site e na aplicação, ou por e-mail, em inglês e polaco.

Ambas as opções estão disponíveis. Na nuvem, o FlexiProject funciona no Microsoft Azure, e nós tratamos das atualizações e das cópias de segurança. Pode também instalar o sistema no seu próprio servidor: os módulos e os tipos de licença são os mesmos e, em ambos os casos, os utilizadores trabalham no navegador. As diferenças são poucas; por exemplo, o módulo Pagamentos funciona apenas na nuvem, e a sincronização com um Active Directory local apenas na instalação no seu servidor. O preço da instalação no seu próprio servidor é acordado individualmente.

Sim, os módulos e os tipos de licença são os mesmos. Há quatro diferenças: o módulo Pagamentos funciona apenas na nuvem, a sincronização com um Active Directory local através de LDAP funciona apenas no seu servidor, e o limite diário de notificações por e-mail da organização e o código de início de sessão obrigatório para administradores aplicam-se apenas na nuvem. Assim, a instalação no seu próprio servidor não é uma versão com menos funcionalidades.

Normalmente cerca de um mês, consoante o seu ambiente e a sua infraestrutura. Indicamos os requisitos técnicos no momento da encomenda, juntamente com o modelo de compra e a forma como instalamos e atualizamos o sistema. Os tipos de licença são os mesmos que na nuvem, e o preço é acordado individualmente.

O serviço de IA que utilizamos na nuvem não está disponível nesse caso, mas o sistema pode ser configurado para utilizar o serviço de IA da sua própria empresa. Escolhe o fornecedor na configuração da instalação, e a opção «Com IA», que cria um rascunho de projeto a partir de uma descrição, só aparece ao criar um projeto depois de o serviço estar configurado.

Não. O FlexiProject funciona num navegador, sem nada para instalar no computador, tanto na nuvem como no seu próprio servidor. Para trabalhar no telemóvel existem também aplicações móveis, e no Microsoft Teams pode abrir o FlexiProject como aplicação.

No computador: Chrome e Edge a partir da versão 108, Firefox a partir da 101, Safari a partir da 15.6.1 (macOS) e Opera a partir da versão 87. Se o navegador for mais antigo, a aplicação mostra uma mensagem com a lista dos navegadores suportados. O Internet Explorer não consta da lista de navegadores suportados.

Sim. No iOS funcionam o Safari, o Chrome, o Firefox, o Brave e o DuckDuckGo e, no Android, o Chrome, o Firefox, o Opera, o Edge, o Samsung Internet, o Brave e o DuckDuckGo. Num ecrã estreito, algumas vistas são simplificadas, por exemplo o Kanban passa a lista. Existe também uma aplicação móvel para o trabalho diário com tarefas.

Na nuvem, armazenamos os dados no Microsoft Azure, na região da União Europeia. Os dados são cifrados tanto em trânsito como no local onde estão armazenados. Fazemos cópias de segurança diárias, testamo-las regularmente e guardamo-las em centros de dados do Azure na UE. A nossa política de privacidade explica melhor como os dados são tratados.

Os utilizadores iniciam sessão com um nome de utilizador e uma palavra-passe ou com uma conta Microsoft ou Google. Um administrador pode permitir o início de sessão apenas com contas Microsoft ou Google e pode ativar a autenticação de dois fatores para toda a organização: depois de introduzir a palavra-passe, o utilizador escreve um código de utilização única enviado por e-mail. O que cada pessoa vê no sistema depende da sua licença e das suas permissões nos espaços de trabalho e nos projetos.

Sim. Até assinarmos um acordo separado, os termos do serviço FlexiProject fazem as vezes de um, nos termos do artigo 28.º do RGPD. A lista de subcontratantes é publicada num anexo aos termos, e comunicamos uma violação de dados pessoais no prazo de 36 horas após a sua deteção.

Quando a sua subscrição ou o seu contrato terminar, bloqueamos o acesso ao ambiente e conservamos os seus dados durante mais 90 dias. Durante esse período, pode pedir-nos a exportação. Passados 90 dias, eliminamos os dados, as cópias de segurança expiram nos 30 dias seguintes e, a pedido, confirmamos a eliminação.

Em regra, sim. Se alguma vez os dados forem transferidos para fora do EEE, aplicamos cláusulas contratuais-tipo e medidas técnicas. A política de privacidade indica serviços da Microsoft, da Google e do LinkedIn como possíveis transferências, e estas dizem respeito ao site e ao início de sessão com SSO.

A lista das entidades que tratam dados em nosso nome é pública e constitui o Anexo 1 dos termos. Abrange estas categorias: e-mail, pedidos de assistência, CRM, nuvem da Microsoft, licenças da Microsoft, gestão de infraestrutura e faturação. Se for acrescentada uma nova entidade, pode opor-se a ela.

Sim, em vários locais. O histórico de alterações do cronograma e dos elementos mostra na aplicação quem alterou o quê e quando, e uma alteração pode ser anulada. O histórico de aprovação regista a pessoa, o resultado, a data e o comentário de cada decisão. O registo de eventos guarda a criação, a alteração e a eliminação de muitos objetos, e um administrador lê-o através da API.

Sim. Nas Definições do sistema, no separador Organização, um administrador escolhe Métodos de início de sessão: «Palavra-passe + SSO» ou «Apenas SSO». Com «Apenas SSO», os colaboradores iniciam sessão unicamente com uma conta Microsoft ou Google, e antes da alteração a aplicação avisa que as pessoas sem uma conta desse tipo perderão o acesso. Com o SSO, o segundo fator de autenticação é configurado junto do fornecedor de identidade.

Depois de introduzir a palavra-passe correta, o utilizador recebe por e-mail um código de 6 dígitos, válido durante 5 minutos, e escreve-o na janela de início de sessão. Pode ser enviado um novo código ao fim de um minuto, e o número de tentativas de introdução de um código é limitado. Um administrador ativa a autenticação de dois fatores para toda a organização, e um utilizador pode ativá-la para si no seu perfil.

Na nuvem, sim: um administrador inicia sessão com um código por e-mail mesmo que a organização não tenha ativado a autenticação de dois fatores. No seu próprio servidor, os administradores não são obrigados a utilizar o código. Com o início de sessão por SSO, o código por e-mail não se aplica.

Não, o segundo fator é o código enviado por e-mail. Se iniciar sessão através de SSO (uma conta Microsoft ou Google), configura o segundo fator, incluindo uma aplicação de autenticação, junto do seu fornecedor de identidade.

Uma palavra-passe tem de ter pelo menos 8 carateres, incluindo uma letra minúscula, uma letra maiúscula, um algarismo e um caráter especial. Os utilizadores alteram a palavra-passe no seu perfil, e a reposição da palavra-passe funciona através de uma ligação enviada por e-mail.

Sim. A aplicação conta as tentativas falhadas de início de sessão com palavra-passe e bloqueia a conta quando o número definido na configuração da instalação é excedido. Um administrador da organização não pode alterar esse limite, porque a aplicação não tem essa definição.

O acesso depende da licença, das permissões para espaços de trabalho e módulos e das permissões no projeto. Num projeto, as permissões são atribuídas separadamente para cada separador, ao nível de Visualização ou de Administrador, também através de funções do projeto e de grupos de utilizadores. A licença Gratuita não dá acesso a um projeto, e a licença Padrão dá, no máximo, Visualização.

Sim. O módulo Utilizadores tem um separador Grupos, onde um grupo tem membros, permissões globais e permissões para espaços de trabalho. Num projeto, pode também atribuir permissões a grupos de utilizadores e a funções do projeto.

Sim. O orçamento é um separador de projeto separado, com a sua própria permissão de projeto (Visualização ou Administrador), pelo que as pessoas sem essa permissão não o veem. Também pode desativar o módulo Orçamento para toda a organização ou para um único projeto.

A conta é marcada como eliminada: o utilizador perde o acesso, a licença e os tokens de API pessoais, mas o seu histórico e os seus comentários permanecem. Um utilizador eliminado aparece riscado nas listas de aprovadores e não pode ser responsável por tarefas. A eliminação completa dos seus dados é pedida por um administrador da sua organização, e nós efetuamo-la na base de dados.