Risiken

Risiken bilden das Risikoregister des Projekts. Jedes Risiko hat einen Status, eine Wahrscheinlichkeit, Auswirkungen, einen Eigentümer und optional eine Verknüpfung mit einer Aufgabe oder einem Meilenstein im Zeitplan. Das Register finden Sie auf der Registerkarte Risiken des Projekts, sofern das Modul Risiken für Ihre Organisation eingeschaltet ist (siehe Risikokonfiguration) und im Projekt angehakt ist (Projektmenü, Funktionalitäten; siehe Projektfunktionalitäten).

Über der Risikotabelle befindet sich die Schaltfläche Matrix anzeigen (Matrix ausblenden). Die Risikomatrix ist ein Raster aus Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen, in dem jede Zelle die Anzahl der Risiken mit dieser Kombination zeigt. Sie zählt alle Risiken des Projekts, auch geschlossene, unabhängig vom Filter. Ein Klick auf eine Zelle stellt den Tabellenfilter auf diese Wahrscheinlichkeit und diese Auswirkungen ein. Der Browser merkt sich, ob die Matrix angezeigt wird.

Die Tabelle lässt sich mit dem Filter eingrenzen: mit einem Wort im Feld Nach Namen filtern und einer Auswahl bei Eigentümer, Kategorie, Auswirkungen und Wahrscheinlichkeit. Der Browser merkt sich Filter, Sortierung und Spaltenanordnung für jedes Projekt getrennt (siehe Spalten der Risikoliste).

Die Registerkarte ist für Benutzer mit einer Projektberechtigung für Risiken (Vorschau oder Verwaltung) sichtbar sowie für Risikoeigentümer, die die Risiken des Projekts auch ohne diese Berechtigung sehen. Die Schaltfläche Hinzufügen steht mit der Berechtigung Verwaltung zur Verfügung. Zu den Berechtigungen siehe Projektberechtigungen.

Risikokonfiguration

Das Modul konfigurieren Sie im Hauptmenü unter Systemeinstellungen auf der Registerkarte Risiken. Die Einstellungen gelten für die gesamte Organisation.

• Der Schalter Aktiviert / Aus schaltet das Modul ein und aus. Das Ausschalten löscht keine Daten; es blendet lediglich die Registerkarte Risiken für alle Benutzer aus.
• Die Registerkarten Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen enthalten die Skalen, aus denen die Risikomatrix aufgebaut wird. Eine Skala hat 2 bis 10 Werte. Der erste Wert ist der niedrigste, der letzte der höchste.
• Die Registerkarte Risikokategorien enthält eine freie Liste von Kategorien, die in einem Risiko ausgewählt werden können.

Einen Wert zu einer Skala hinzufügen

1. Öffnen Sie die Registerkarte Wahrscheinlichkeit oder Auswirkungen.
2. Klicken Sie auf Hinzufügen.
3. Geben Sie im Fenster Hinzufügen von Werten zur Skala den Namen ein und klicken Sie auf Hinzufügen.

Der neue Wert kommt ans Ende der Skala und ist damit der höchste. Die Reihenfolge ändern Sie, indem Sie eine Zeile am Griff links ziehen. Ein Klick auf einen Namen öffnet das Fenster Bearbeiten von Skalenwerten, in dem Sie den Wert umbenennen können.

Einen Wert aus einer Skala löschen

1. Klicken Sie auf den Namen des Werts und im Fenster Bearbeiten von Skalenwerten auf die Schaltfläche zum Löschen.
2. Wählen Sie im Fenster Löschen des Skalenwerts den Ersatzwert aus (Sind Sie sicher, dass Sie den Wert entfernen wollen? Wählen Sie einen neuen Wert für bestehende Risiken.).
3. Bestätigen Sie.

Risiken, die den gelöschten Wert hatten, erhalten den Ersatzwert. Einen Wert können Sie nur löschen, wenn in der Skala mindestens 2 Werte verbleiben.

Risikokategorien

Auf der Registerkarte Risikokategorien öffnet Hinzufügen das Fenster Kategorie hinzufügen, und ein Klick auf einen Namen öffnet das Fenster Kategorien bearbeiten, in dem Sie die Kategorie auch löschen können. Beim Löschen einer Kategorie wird sie aus allen Risiken entfernt, die sie hatten, ohne Ersatz.

Risiko hinzufügen

1. Öffnen Sie im Projekt die Registerkarte Risiken.
2. Klicken Sie auf Hinzufügen. Das Fenster Risiko hinzufügen wird geöffnet.
3. Geben Sie den Namen ein (erforderlich, bis zu 256 Zeichen) und klicken Sie auf Hinzufügen.

Das Risiko erscheint in der Tabelle, und rechts öffnet sich sein Panel. Ein neues Risiko erhält den Status Identifiziert, die niedrigste Wahrscheinlichkeit und die niedrigsten Auswirkungen der Skalen sowie das aktuelle Datum als Datum der Identifizierung. Die übrigen Felder füllen Sie im Panel aus (siehe Risikopanel).

Ein Risiko können Sie auch im Panel einer Aufgabe oder eines Meilensteins hinzufügen: Klicken Sie im Abschnitt Risiken auf Weiteres Risiko hinzufügen. Ein solches Risiko ist sofort mit diesem Zeitplanelement verknüpft.

Risikopanel

Ein Klick auf einen Risikonamen in der Tabelle öffnet rechts das zugehörige Panel. Schließen Sie es mit der Schaltfläche x in der oberen rechten Ecke. Das Panel enthält:

• den Namen oben,
• die Felder Status (siehe Risikostatus), Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen — Werte aus den in den Einstellungen definierten Skalen,
• das Datum der Identifizierung — nur lesbar,
• das Feld Eigentümer — Auswahl aus dem Projektteam; das Feld lässt sich leeren,
• die Felder Kategorie und Zeitplan — die Verknüpfung mit einem Zeitplanelement (siehe Risiko mit dem Zeitplan verknüpfen),
• das Feld Beschreibung und Aktionsplan mit Textformatierung,
• den Abschnitt Auswirkungen mit den Feldern Zeitplan (Tage) und Budget (ein Betrag in der Projektwährung), jeweils mit einer Beschreibung, sowie eine Beschreibung der Auswirkungen auf das Endprodukt des Projekts,
• Anhänge (Dateien von Ihrem Computer oder aus den Projektdateien) und Kommentare mit Erwähnungen (siehe Kommentare und Erwähnungen).

Jede Änderung wird automatisch gespeichert, nachdem Sie Enter drücken oder das Feld verlassen, und die Meldung Änderungen gespeichert erscheint. Der Name ist erforderlich.

Um ein Risiko zu löschen, wählen Sie im Panelmenü Löschen und bestätigen Sie. Das Löschen lässt sich nicht rückgängig machen. Die Option steht mit der Berechtigung Verwaltung für Risiken zur Verfügung.

Benutzer mit der Berechtigung Verwaltung für Risiken können jedes Feld ändern. Ein Risikoeigentümer ohne diese Berechtigung kann nur die Feldgruppen ändern, die das Projekt den Elementeigentümern zur Verfügung stellt (siehe Eigentümer von Zeitplanelementen). Alle anderen sehen das Panel schreibgeschützt.

Hinweis: Wird ein Eigentümer von außerhalb des Projektteams gewählt, wird diese Person mit den Berechtigungen eines Teilnehmers zum Projekt hinzugefügt und erhält eine Benachrichtigung. Der bisherige Eigentümer verlässt das Projektteam, wenn er keine anderen Verbindungen zum Projekt hat (Aufgaben, Produkte, Risiken, Rollen). Ein Benutzer, der sich selbst als Eigentümer einträgt, erhält keine Benachrichtigung.

Risikostatus

Ein Risiko hat einen von drei Status: Identifiziert, Aktiv oder Geschlossen. Ein neues Risiko ist identifiziert. Den Status ändern Sie im Risikopanel im Feld Status; er wird sofort und ohne Bestätigung gespeichert.

• Das Datum der Identifizierung ist das Datum, an dem das Risiko hinzugefügt wurde. Eine Statusänderung ändert es nicht.
• In der Spalte Risiken der Zeitplanliste werden nur identifizierte und aktive Risiken gezählt. Geschlossene Risiken verschwinden aus dieser Spalte (siehe Risiko mit dem Zeitplan verknüpfen).
• Den Status können Benutzer mit der Berechtigung Verwaltung für Risiken ändern oder der Risikoeigentümer, wenn das Projekt den Eigentümern die Feldgruppe Status und Fortschritt zur Verfügung stellt (siehe Risikopanel).

Risiko mit dem Zeitplan verknüpfen

Ein Risiko kann sich auf eine Aufgabe, einen Meilenstein oder eine Sammelaufgabe des Zeitplans beziehen.

1. Öffnen Sie das Risikopanel (Klick auf den Namen in der Tabelle).
2. Klicken Sie auf das Feld Zeitplan. Die Liste der Zeitplanelemente wird geöffnet.
3. Wählen Sie ein Element aus und klicken Sie auf Bestätigen Sie.

Der Name des Elements erscheint im Feld Zeitplan des Risikopanels; ein Klick darauf öffnet das Panel dieses Elements. Die Verknüpfung wird sofort gespeichert, und Sie können sie ändern, indem Sie ein anderes Element wählen.

Risiken sehen Sie auch auf der Zeitplanseite:

• die Spalte Risiken der Zeitplanliste zeigt ein Dreieckssymbol mit Kreisen: Ein grauer Kreis steht für die Anzahl der identifizierten Risiken, ein roter für die Anzahl der aktiven Risiken. Geschlossene Risiken zeigt die Spalte nicht an,
• das Panel einer Aufgabe oder eines Meilensteins hat einen Abschnitt Risiken, der die verknüpften Risiken auflistet, auch geschlossene, sowie die Schaltfläche Weiteres Risiko hinzufügen.

Spalten der Risikoliste

Mit der Schaltfläche Spalten über der Tabelle wählen Sie die sichtbaren Spalten aus und legen ihre Reihenfolge durch Ziehen fest. Die Spalte mit dem Risikonamen ist immer sichtbar und fixiert.

Standardmäßig zeigt die Tabelle Status, Eigentümer, Zeitplan, Kategorie, Auswirkungen, Wahrscheinlichkeit und Datum der Identifizierung. Sie können die Spalten Auswirkungen auf den Zeitplan (in Tagen) und Auswirkungen auf das Budget hinzufügen.

Sortieren Sie die Tabelle per Klick auf eine Spaltenüberschrift. Der Browser merkt sich Spaltenanordnung, Sortierung und Filter für jedes Projekt getrennt, sodass die Ansicht beim Zurückkehren zur Registerkarte Risiken dieselbe ist. Die Einstellungen werden nicht in einen anderen Browser oder auf ein anderes Gerät übertragen.