Ризики

Ризики — це реєстр загроз проєкту. Кожен ризик має статус, ймовірність, вплив, власника та, за потреби, зв’язок із завданням або контрольною подією в графіку. Реєстр міститься на вкладці Ризики проєкту за умови, що модуль «Ризики» увімкнено для вашої організації (див. Налаштування ризиків) і позначено в проєкті (меню проєкту, Функціональні можливості; див. Функціональні можливості проєкту).

Над таблицею ризиків розташовано кнопку Показати матрицю (Приховати матрицю). Матриця ризиків — це сітка «ймовірність × вплив», у кожній клітинці якої показано кількість ризиків із такою комбінацією. Вона враховує всі ризики проєкту, зокрема закриті, незалежно від фільтра. Клацніть клітинку, щоб установити фільтр таблиці на цю ймовірність і цей вплив. Браузер запам’ятовує, чи показано матрицю.

Таблицю можна звузити фільтром: словом у полі Фільтрувати за назвою та вибором у списках Власник, Категорія, Вплив і Ймовірність. Браузер запам’ятовує фільтр, сортування та розташування стовпців окремо для кожного проєкту (див. Стовпці списку ризиків).

Вкладка видима користувачам, які мають право проєкту на ризики (Перегляд або Адміністрація), і власникам ризиків, які бачать ризики проєкту навіть без цього права. Кнопка Додати доступна з правом Адміністрація. Про права див. Права доступу до проєкту.

Налаштування ризиків

Модуль налаштовують у головному меню: Системні налаштування, вкладка Ризики. Налаштування діють для всієї організації.

• Перемикач Ввімкнено / Вимкнено вмикає модуль. Вимкнення не видаляє дані, а лише приховує вкладку Ризики для всіх користувачів.
• Вкладки Ймовірність і Вплив містять шкали, з яких будується матриця ризиків. Шкала має від 2 до 10 значень. Перше значення найнижче, а останнє найвище.
• Вкладка Категорії ризиків містить вільний список категорій, з яких можна вибирати в ризику.

Додавання значення до шкали

1. Відкрийте вкладку Ймовірність або Вплив.
2. Натисніть Додати.
3. У вікні Додавання значень до шкали введіть назву й натисніть Додати.

Нове значення потрапляє в кінець шкали, тож стає найвищим. Щоб змінити порядок, перетягніть рядок за ручку ліворуч. Клацніть назву, щоб відкрити вікно Редагування значень шкали, де можна змінити назву значення.

Видалення значення зі шкали

1. Клацніть назву значення, а потім кнопку видалення у вікні Редагування значень шкали.
2. У вікні Видалення значення шкали виберіть значення-замінник (Ви впевнені, що хочете видалити значення? Виберіть нове для існуючих ризиків).
3. Підтвердьте.

Ризики, які мали видалене значення, отримують значення-замінник. Значення можна видалити, лише якщо у шкалі залишаються щонайменше 2 значення.

Категорії ризиків

На вкладці Категорії ризиків кнопка Додати відкриває вікно Додати категорію, а клацання назви відкриває Редагувати категорії, де категорію також можна видалити. Видалення категорії прибирає її з усіх ризиків, які її мали, без заміни.

Додавання ризику

1. Відкрийте вкладку Ризики в проєкті.
2. Натисніть Додати. Відкриється вікно Додати ризик.
3. Введіть назву (обов’язкова, до 256 символів) і натисніть Додати.

Ризик з’явиться в таблиці, а праворуч відкриється його панель. Новий ризик отримує статус Ідентифіковано, найнижчу Ймовірність і найнижчий Вплив зі шкал, а поточну дату — у полі Дата ідентифікації. Решту полів ви заповнюєте в панелі (див. Панель ризику).

Ризик можна також додати з панелі завдання або контрольної події: у розділі Ризики натисніть Додати ще один ризик. Такий ризик одразу пов’язується з цим елементом графіка.

Панель ризику

Клацніть назву ризику в таблиці, щоб відкрити його панель праворуч. Закрийте її кнопкою x у правому верхньому куті. Панель містить:

• назву вгорі,
• поля Статус (див. Статус ризику), Ймовірність і Вплив — значення зі шкал, визначених у налаштуваннях,
• поле Дата ідентифікації — лише для читання,
• поле Власник — вибирається з команди проєкту, його можна очистити,
• поля Категорія та Графік — зв’язок з елементом графіка (див. Зв’язування ризику з графіком),
• поле Опис та план дій із форматуванням тексту,
• розділ Вплив з полями Графік (днів) і Бюджет (сума у валюті проєкту), кожне з описом, та опис впливу на кінцевий продукт (поле Кінцевий продукт проєкту),
• вкладення (файли з вашого комп’ютера або з файлів проєкту) і коментарі зі згадками (див. Коментарі та згадки).

Кожна зміна зберігається автоматично — після натискання Enter або виходу з поля — і з’являється повідомлення Збережено зміни. Назва обов’язкова.

Щоб видалити ризик, виберіть Видалити в меню панелі й підтвердьте. Видалення неможливо скасувати. Пункт доступний з правом Адміністрація на ризики.

Користувачі з правом Адміністрація на ризики можуть змінювати всі поля. Власник ризику без цього права може змінювати лише ті групи полів, які проєкт робить доступними для власників елементів (див. Власники елементів). Усі інші бачать панель лише для читання.

Примітка: якщо вибрати власником особу не з команди проєкту, її буде додано до проєкту з правами учасника й надіслано їй сповіщення. Попередній власник залишає команду проєкту, якщо не має інших зв’язків із проєктом (завдань, продуктів, ризиків, ролей). Користувач, який призначає власником самого себе, сповіщення не отримує.

Статус ризику

Ризик має один із трьох статусів: Ідентифіковано, Активні або Закрито. Новий ризик ідентифіковано. Змініть статус у панелі ризику, у полі Статус; він зберігається одразу, без підтвердження.

• Дата ідентифікації — це дата додавання ризику. Зміна статусу її не змінює.
• У стовпці Ризики списку графіка враховуються лише ідентифіковані й активні ризики. Закриті ризики зникають із цього стовпця (див. Зв’язування ризику з графіком).
• Статус можуть змінювати користувачі з правом Адміністрація на ризики або власник ризику, якщо проєкт робить для власників доступною групу полів Стан та прогрес (див. Панель ризику).

Зв'язування ризику з графіком

Ризик може стосуватися одного завдання, контрольної події або підсумкового завдання графіка.

1. Відкрийте панель ризику (клацніть назву в таблиці).
2. Клацніть поле Графік. Відкриється список елементів графіка.
3. Виберіть елемент і натисніть Підтвердити.

Назва елемента з’явиться в полі Графік панелі ризику; клацніть її, щоб відкрити панель цього елемента. Зв’язок зберігається одразу, і його можна змінити, вибравши інший елемент.

Ризики видно й з боку графіка:

• стовпець Ризики списку графіка показує іконку трикутника з колами: сіре коло — кількість ідентифікованих ризиків, червоне — кількість активних ризиків. Закритих ризиків стовпець не показує,
• панель завдання або контрольної події має розділ Ризики, який перелічує пов’язані ризики, зокрема закриті, і кнопку Додати ще один ризик.

Стовпці списку ризиків

Кнопка Стовпці над таблицею дозволяє вибрати видимі стовпці та задати їхній порядок перетягуванням. Стовпець із назвою ризику видно завжди, він закріплений.

За замовчуванням таблиця показує Статус, Власник, Графік, Категорія, Вплив, Ймовірність і Дата ідентифікації. Можна додати стовпці Вплив на графік (у днях) і Вплив на бюджет.

Щоб відсортувати таблицю, клацніть заголовок стовпця. Браузер запам’ятовує розташування стовпців, сортування та фільтр окремо для кожного проєкту, тож після повернення на вкладку Ризики вигляд буде тим самим. Налаштування не переносяться в інший браузер чи на інший пристрій.