Riesgos
Los riesgos forman el registro de amenazas del proyecto. Cada riesgo tiene un estado, una probabilidad, un impacto, un propietario y, opcionalmente, un vínculo con una tarea o un hito del cronograma. El registro está en la pestaña Riesgos del proyecto, siempre que el módulo Riesgos esté activado para tu organización (consulta Configuración de riesgos) y marcado en el proyecto (menú del proyecto, Funcionalidades; consulta Funcionalidades del proyecto).
Encima de la tabla de riesgos está el botón Mostrar matriz (Ocultar matriz). La matriz de riesgos es una cuadrícula de probabilidad por impacto en la que cada celda muestra el número de riesgos con esa combinación. Cuenta todos los riesgos del proyecto, también los cerrados, con independencia del filtro. Al hacer clic en una celda, el filtro de la tabla se ajusta a esa probabilidad y a ese impacto. El navegador recuerda si la matriz está visible.
La tabla se puede acotar con el filtro: una palabra en el campo Filtrar por nombre y una selección en Propietario, Categoría, Impacto y Probabilidad. El navegador recuerda el filtro, la ordenación y la disposición de las columnas por separado para cada proyecto (consulta Columnas de la lista de riesgos).
La pestaña es visible para los usuarios con un permiso de proyecto para riesgos (Vista previa o Administración) y para los propietarios de riesgos, que ven los riesgos del proyecto incluso sin ese permiso. El botón Añadir está disponible con el permiso Administración. Sobre los permisos, consulta Permisos del proyecto.
Configuración de riesgos
El módulo se configura en el menú principal: Configuración del sistema, pestaña Riesgos. La configuración se aplica a toda la organización.
- El interruptor Habilitado / Desactivado activa y desactiva el módulo. Desactivarlo no elimina datos; solo oculta la pestaña Riesgos para todos los usuarios.
- Las pestañas Probabilidad e Impacto contienen las escalas con las que se construye la matriz de riesgos. Una escala tiene de 2 a 10 valores. El primer valor es el más bajo y el último, el más alto.
- La pestaña Categorías de riesgos contiene una lista libre de categorías entre las que se puede elegir en un riesgo.
Añadir un valor a una escala
- Abre la pestaña Probabilidad o Impacto.
- Haz clic en Añadir.
- En la ventana Añadir valores a la escala, escribe el nombre y haz clic en Añadir.
El nuevo valor se coloca al final de la escala, así que pasa a ser el más alto. Para cambiar el orden, arrastra una fila por el asa de la izquierda. Al hacer clic en un nombre se abre la ventana Edición de valores de escala, donde puedes cambiar el nombre del valor.
Eliminar un valor de una escala
- Haz clic en el nombre del valor y, en la ventana Edición de valores de escala, en el botón de eliminar.
- En la ventana Eliminación del valor de la escala, elige el valor de reemplazo (¿Está seguro de eliminar el valor? Elija uno nuevo para los riesgos existentes.).
- Confirma.
Los riesgos que tenían el valor eliminado reciben el valor de reemplazo. Solo se puede eliminar un valor si en la escala quedan al menos 2 valores.
Categorías de riesgos
En la pestaña Categorías de riesgos, Añadir abre la ventana Añadir categoría, y al hacer clic en un nombre se abre Editar categorías, donde también puedes eliminar la categoría. Al eliminar una categoría, esta se quita de todos los riesgos que la tenían, sin sustituirla.
Añadir un riesgo
- Abre la pestaña Riesgos del proyecto.
- Haz clic en Añadir. Se abre la ventana Añadir riesgo.
- Escribe el nombre (obligatorio, hasta 256 caracteres) y haz clic en Añadir.
El riesgo aparece en la tabla y su panel se abre a la derecha. Un riesgo nuevo recibe el estado Identificado, la Probabilidad más baja y el Impacto más bajo de las escalas, y la fecha actual como Fecha de identificación. Los demás campos se rellenan en el panel (consulta Panel del riesgo).
También puedes añadir un riesgo desde el panel de una tarea o de un hito: en la sección Riesgos, haz clic en Añadir otro riesgo. Ese riesgo queda vinculado de inmediato a ese elemento del cronograma.
Panel del riesgo
Haz clic en el nombre de un riesgo de la tabla para abrir su panel a la derecha. Ciérralo con el botón x de la esquina superior derecha. El panel contiene:
- el nombre, arriba,
- los campos Estado (consulta Estado del riesgo), Probabilidad e Impacto — valores de las escalas definidas en la configuración,
- la Fecha de identificación — de solo lectura,
- el campo Propietario — se elige entre el equipo del proyecto y se puede borrar,
- los campos Categoría y Cronograma — el vínculo con un elemento del cronograma (consulta Vincular un riesgo al cronograma),
- el campo Descripción y plan de acción, con formato de texto,
- la sección Impacto, con los campos Cronograma (días) y Presupuesto (un importe en la moneda del proyecto), cada uno con una descripción, y una descripción del impacto en el Producto final del proyecto,
- anexos (archivos de tu ordenador o de los archivos del proyecto) y comentarios con menciones (consulta Comentarios y menciones).
Cada cambio se guarda automáticamente al pulsar Enter o al salir del campo, y aparece el mensaje Cambios guardados. El nombre es obligatorio.
Para borrar un riesgo, elige Borrar en el menú del panel y confirma. El borrado no se puede deshacer. La opción está disponible con el permiso Administración para riesgos.
Los usuarios con el permiso Administración para riesgos pueden cambiar todos los campos. Un propietario del riesgo sin ese permiso solo puede cambiar los grupos de campos que el proyecto pone a disposición de los propietarios de elementos (consulta Propietarios de elementos del cronograma). Todos los demás ven el panel de solo lectura.
Nota: si eliges un propietario ajeno al equipo del proyecto, esa persona se añade al proyecto con permisos de participante y recibe una notificación. El propietario anterior sale del equipo del proyecto si no tiene otros vínculos con él (tareas, productos, riesgos, roles). Un usuario que se designa a sí mismo como propietario no recibe notificación.
Estado del riesgo
Un riesgo tiene uno de tres estados: Identificado, Activo o Cerrado. Un riesgo nuevo está identificado. El estado se cambia en el panel del riesgo, en el campo Estado; se guarda de inmediato, sin confirmación.
- La Fecha de identificación es la fecha en que se añadió el riesgo. Cambiar el estado no la modifica.
- En la columna Riesgos de la lista del cronograma solo se cuentan los riesgos identificados y activos. Los riesgos cerrados desaparecen de esa columna (consulta Vincular un riesgo al cronograma).
- El estado lo pueden cambiar los usuarios con el permiso Administración para riesgos o el propietario del riesgo, si el proyecto pone a disposición de los propietarios el grupo de campos Estado y progreso (consulta Panel del riesgo).
Vincular un riesgo al cronograma
Un riesgo puede referirse a una tarea, un hito o una tarea resumen del cronograma.
- Abre el panel del riesgo (haz clic en el nombre en la tabla).
- Haz clic en el campo Cronograma. Se abre la lista de elementos del cronograma.
- Elige un elemento y haz clic en Confirme.
El nombre del elemento aparece en el campo Cronograma del panel del riesgo; al hacer clic en él se abre el panel de ese elemento. El vínculo se guarda de inmediato y puedes cambiarlo eligiendo otro elemento.
Los riesgos también se ven desde el lado del cronograma:
- la columna Riesgos de la lista del cronograma muestra un icono de triángulo con círculos: un círculo gris indica el número de riesgos identificados y uno rojo, el de riesgos activos. La columna no muestra los riesgos cerrados,
- el panel de una tarea o de un hito tiene una sección Riesgos que enumera los riesgos vinculados, también los cerrados, y el botón Añadir otro riesgo.
Columnas de la lista de riesgos
El botón Columnas, encima de la tabla, permite elegir las columnas visibles y establecer su orden arrastrando. La columna con el nombre del riesgo siempre está visible y fija.
De forma predeterminada, la tabla muestra Estado, Propietario, Cronograma, Categoría, Impacto, Probabilidad y Fecha de identificación. Puedes añadir las columnas Impacto en el cronograma (en días) e Impacto en el presupuesto.
Ordena la tabla haciendo clic en el encabezado de una columna. El navegador recuerda la disposición de las columnas, la ordenación y el filtro por separado para cada proyecto, de modo que al volver a la pestaña Riesgos la vista es la misma. La configuración no se traslada a otro navegador ni a otro dispositivo.
