Projektterv

Az alapterv a projekt jóváhagyott viszonyítási pontja: eltárolt ütemterv-dátumok és költségvetési összegek, amelyekkel a projekt aktuális állapotát összehasonlítják. Minden jóváhagyás új alaptervet ment; az első alapterv és az aktuális (az utolsó jóváhagyott) ezután alaptervértékekként és eltérésekként látható. Az alaptervek a projekt Alapterv fülén találhatók (a fülnek be kell lennie jelölve a projektmenüben, Funkcionalitások; lásd: Projekt funkciók). Az első alapterv neve Alapterv, a következőké Alaptervmódosítás.

Az alaptervlista oszlopai: Név (színes állapotjelző ponttal), Jóváhagyás (ha a szervezet rendelkezik a Jóváhagyások modullal), Döntés dátuma, Beküldő, A projekt vége és A projekt költségei, a pénznemmel. Az Oszlopok gomb elrejti és megjeleníti az oszlopokat; a böngésző megjegyzi a választást. Ha legalább két ütemtervet vagy költségvetést tartalmazó alapterv van jóváhagyva, a Diagram megjelenítése (Diagram elrejtése) gomb diagramokat mutat a projekt befejezési dátumának és költségeinek változásairól.

A pont az állapotot mutatja: szürke — Függőben, kék — Elfogadás alatt, zöld — Jóváhagyva, piros — Visszautasított, narancssárga — Javítandó. A fül azoknak a felhasználóknak látható, akik rendelkeznek az Alapterv projektjogosultsággal (Előnézet vagy Adminisztráció). Az Új alapterv gombhoz és a szerkesztéshez Adminisztráció jogosultság szükséges (lásd: Projektjogosultságok).

Az ütemterv alaptervértékei

Az Ütemterv kapcsolóval bekapcsolt alaptervek az ütemterv alaptervét mentik. A jóváhagyás után minden ütemterv-elem alapterv szerinti kezdő és befejező dátumot kap, a projekt pedig alapterv szerinti befejezési dátumot. A mentett állapot az, amely az alapterv jóváhagyásra küldésének pillanatában fennállt, nem a döntés pillanatában (az útvonal nélkül jóváhagyott alapterv a jóváhagyás pillanatának állapotát menti). Az ütemterv későbbi módosításai nem változtatják meg az alaptervet, csak az attól való eltérést.

Az újonnan jóváhagyott alapterv felváltja az aktuálisat. Az első alapterv csak egyszer, az első jóváhagyáskor kerül mentésre, és viszonyítási pont marad. A korábbi alaptervek az alapterv ablakában, az Ütemterv fülön érhetők el.

Az alaptervértékek itt láthatók:

• az ütemterv-listában, az Alapterv kezdése, Alapterv vége és Alapterv időtartam oszlopban,
• az ütemterv-elem paneljén, az Alapterv dátumok szakaszban,
• a Gantt-diagramon, ha a beállításokban bekapcsolja az Alapterv elemet,
• a portfóliókban, a projekt alapterv szerinti befejezési dátumát tartalmazó oszlopokban, valamint a jelentésekben,
• a projektalapokmányokban, az alaptervmezőkben és az eltérésekben (aktuális és kezdeti alapterv).

A költségvetés alaptervértékei

A Költségvetés kapcsolóval bekapcsolt alaptervek a költségvetés alaptervét mentik (a kapcsoló akkor érhető el, ha a Költségvetés modul be van kapcsolva). A jóváhagyás után minden költségvetési tétel alapterv szerinti összeget kap, a projekt pedig alapterv szerinti költségeket és bevételeket. Az ütemtervhez hasonlóan a mentett állapot a jóváhagyásra küldés pillanatának állapota, az új alapterv felváltja az aktuálisat, az első alapterv pedig viszonyítási pont marad. A korábbi alaptervek az alapterv ablakában, a Költségvetés fülön találhatók.

Az alaptervértékek itt láthatók:

• a költségvetés-listában, az Alapterv és Eltérés oszlopban,
• a költségvetési tétel paneljén, az alapterv szakaszban,
• a költségvetés idővonalán, ha a beállításokban bekapcsolja az eltérés megjelenítését,
• a portfóliókban, az alapterv szerinti költségvetést és az eltérést tartalmazó oszlopokban, valamint a jelentésekben,
• a projektalapokmányokban, az alaptervmezőkben és az eltérésekben (aktuális és kezdeti alapterv).

A költségvetési tételekről lásd: Költségvetési tételek.

Projektalapokmány jóváhagyása

Egy alapterv egy vagy több projektalapokmányt tartalmazhat. A Projektalapokmány kapcsoló az alapterv Információ fülén (akkor látható, ha a Projektalapokmányok modul be van kapcsolva, és vannak csatolható alapokmányok) feloldja az alapokmányok listáját. Csak azok az alapokmányok csatolhatók, amelyek nem tartoznak másik alaptervhez.

A saját képernyőjéről jóváhagyásra elküldött alapokmány (lásd: Projektalapokmány jóváhagyása) automatikusan létrehoz egy ilyen alaptervet, amely az alapokmányról kapja a nevét, és amelyen az Ütemterv és a Költségvetés kapcsoló be van kapcsolva. Az alapokmány jóváhagyása ezért az ütemterv és a költségvetés alaptervét is menti, hacsak az egyik kapcsolót ki nem kapcsolják a Jóváhagyás ablakban.

Az alaptervhez csatolt alapokmányok az alaptervvel együtt változtatják az állapotukat, és az alapterv ablakában mindegyiknek saját füle van a jóváhagyásra küldés pillanatának tartalmával. A jóváhagyott alapokmány a projekt későbbi módosításai után is megtekinthető: a küldés pillanatának adatait mutatja (a projekt Projektalapokmány füle).

Az alapterv módosítása

1. Nyissa meg a projekt Alapterv fülét.
2. Kattintson az Új alapterv gombra. Megnyílik az Alapterv ablak. A névmező melletti felirat Alapterv (a későbbi alaptervek esetén Alaptervmódosítás).
3. Adja meg az alapterv nevét (kötelező, legfeljebb 256 karakter).
4. Állítsa be az Ütemterv, a Költségvetés és a Projektalapokmány kapcsolót, vagyis azt, hogy mit ment az alapterv. Ha az Ütemterv és a Költségvetés be van kapcsolva, az ablak mutatja a projekt alapterv szerinti és kért befejezési dátumát, valamint az alapterv szerinti és a kért költségvetést az eltéréssel.
5. Töltse ki a leírásokat (nem kötelező): Leírás (a későbbi alaptervek esetén A változás leírása és indoklása), A projekt hatóköre (A projekt hatókörének megváltoztatása) és Megfontolt alternatívák (csak módosításoknál), egy megjegyzést és mellékleteket.
6. Kattintson a Mentés gombra. Az alapterv Függőben állapotban kerül mentésre, és az ablak bezárul.

Az alapterv ablakának fülei: Információ, Ütemterv és Költségvetés (ha a megfelelő kapcsoló be van kapcsolva), minden csatolt alapokmányhoz egy-egy fül, valamint Jóváhagyás (a jóváhagyásra küldés után). Az Ütemterv és a Költségvetés fül azokat az értékeket mutatja, amelyeket az alapterv menteni fog (függő alaptervnél az aktuális értékeket, a többinél a jóváhagyásra küldés pillanatának értékeit).

A kapcsolók, a leírások, az alapokmányok és a mellékletek csak Függőben állapotú alaptervben módosíthatók. Az ablak menüje (a fejlécben lévő menü ikon) tartalmazza a Link másolása és a Törlés lehetőséget. Az alapterv mutatja a beküldés dátumát, a döntés dátumát és a beküldőt.

Alaptervmódosítás jóváhagyása

Jóváhagyás útvonal nélkül

1. Kattintson a Jóváhagyás gombra az alapterv ablakában (Függőben vagy Javítandó állapotú alaptervnél).
2. A Jóváhagyás ablakban hagyja meg a Nincs útvonal lehetőséget a Jóváhagyási útvonal listában. Az ablak megjeleníti az Az elfogadási útvonal kiválasztásának elmulasztása az alapterv automatikus elfogadását eredményezi. A művelet visszafordíthatatlan. Biztos, hogy jóvá akarja hagyni az alaptervet? üzenetet.
3. Kattintson a Hagyja jóvá az alaptervet gombra. Az alapterv Jóváhagyva állapotot kap, és az alaptervértékek mentésre kerülnek.

A Nincs útvonal lehetőség csak akkor szerepel a listában, ha a szervezet nem követel meg jóváhagyási útvonalat (lásd: Kötelező jóváhagyási útvonal).

Elküldés jóváhagyásra

1. Kattintson a Jóváhagyás gombra az alapterv ablakában.
2. Válasszon jóváhagyási útvonalat a listából. A lista a projekt munkaterületeihez rendelt útvonalakat mutatja (lásd: Munkaterületek és jóváhagyási útvonalak); a kiválasztott útvonal alatt látható a szintjei és a jóváhagyói, azokat a személyeket pedig, akik nem lehetnek jóváhagyók, piros felkiáltójel jelöli magyarázattal (például nincs projektvezető, vagy inaktív felhasználó). Ilyen hiba esetén az elküldés le van tiltva.
3. Kattintson az Elküldés jóváhagyásra gombra. Az alapterv Elfogadás alatt állapotot kap.

Az elküldés hatásai: a rendszer elmenti a projekt akkori pillanatfelvételét, az útvonal első szintjén lévő személyek pedig értesítést kapnak az alkalmazásban, valamint e-mailt (ha be van kapcsolva a Jóváhagyásra vár értesítésük). A jóváhagyás idejére hozzáférést kapnak a projekthez.

A jóváhagyó döntése

1. Nyissa meg az alapterv Jóváhagyás fülét — az Alapterv fülről, a Jóváhagyások alatti listából vagy az e-mailben lévő linkről.
2. Írjon megjegyzést (nem kötelező) az Elfogadásom mezőbe, és válassza az egyik lehetőséget: Elfogadom, Javítandó, Visszautasítom.
3. Erősítse meg a döntés elküldését kérdező ablakban (Biztos, hogy el akarja küldeni ezt a határozatot? A mentett kiválasztás nem módosítható.).

A szintek sorrendben követik egymást. A szint az útvonal beállítása szerint zárul le: vagy az összes jóváhagyó döntése kell hozzá, vagy bármelyiké. Az Elfogadom megnyitja a következő szintet, és az utolsó után az alapterv Jóváhagyva állapotot kap, az alaptervértékek pedig mentésre kerülnek. A Visszautasítom a jóváhagyást Visszautasított állapottal zárja le. A Javítandó a Javítandó állapottal zárja le: az alapterv és a csatolt alapokmányok javításra visszakerülnek, a pillanatfelvétel pedig törlődik. A véleményt adó személy (a Vélemény szerep) hozzászól, de nem zár le szintet. A beküldő értesítést kap az eredményről (és e-mailt is, ha be van kapcsolva a Befejezett jóváhagyás értesítése).

Visszavonás és újraküldés

A folyamatban lévő jóváhagyást az alapterv ablakában a Visszavonja a jóváhagyást gombbal vonhatja vissza: az útvonal az előzmények közé kerül, az alapterv visszatér a Függőben állapotba, a pillanatfelvétel pedig törlődik. A Javítandó állapotú alaptervet az új alaptervhez hasonlóan, a Jóváhagyás gombbal küldheti el újra. A korábbi folyamatok előzményként megmaradnak a Jóváhagyás fülön.

A folyamat részleteiről lásd: Jóváhagyások és Jóváhagyási útvonalak.

Jóváhagyott alapterv törlése

1. Nyissa meg az alaptervet az Alapterv fülön.
2. Válassza a Törlés parancsot az ablak menüjében (a fejlécben lévő menü ikon).
3. Erősítse meg az Az eltávolító műtét visszafordíthatatlan lehet. Biztos, hogy folytatni szeretné? üzenetet.

A hatás attól függ, melyik alaptervet törli:

• az egyetlen jóváhagyott alapterv — a projekt elveszíti az aktuális és az első alaptervét; az ütemterv és a költségvetés alapterv-oszlopai és eltérései üresek maradnak a következő alapterv jóváhagyásáig,
• az utolsó jóváhagyott alapterv — az előző jóváhagyott alapterv újra az aktuális lesz,
• az első jóváhagyott alapterv — a következő jóváhagyott alapterv lesz az első; az aktuális alapterv nem változik,
• egy köztes alapterv — az alaptervértékek nem változnak.

A törlés eltávolítja a projekt pillanatfelvételét, az alapterv jóváhagyási útvonalát és mellékleteit is. A csatolt projektalapokmányok megmaradnak, visszatérnek a Tervezet állapotba, és újra elküldhetők.

Megjegyzés: a visszautasított alapterv, valamint a jóváhagyási útvonalon keresztül jóváhagyott alapterv (a folyamata az alaptervnél marad) nem törölhető. Törölhetők az útvonal nélkül jóváhagyott alaptervek, az MS Projectből importált alaptervek, valamint a függőben lévő, jóváhagyásra váró vagy javításra szoruló alaptervek. A lehetőséghez az alaptervre vonatkozó Adminisztráció jogosultság szükséges.

Alaptervek importálása MS Projectből

Ha Microsoft Project-fájlból hoz létre projektet (lásd: Projekt hozzáadása Microsoft Project-fájlból), az alkalmazás átveszi a fájlban mentett alaptervet is: a fő alaptervet és az 1–10. alaptervet, ha ki vannak töltve. Mindegyik külön, már jóváhagyott alaptervként jelenik meg az Alapterv fülön, Microsoft Project [szám] néven (a fő alapterv száma 0). A döntés dátuma a fájlból származik, vagy az importálás pillanata, ha a fájl nem tartalmaz ilyet. Semmit nem kell kijelölni.

Megjegyzés: az alaptervekből csak a feladatok és mérföldkövek dátumai és időtartamai kerülnek át, ezért ezeknek az alaptervnek csak az Ütemterv része van. Az MS Project-alaptervek költségeit és munkáját a rendszer nem importálja.