Piano del progetto

Una baseline del progetto è un punto di riferimento approvato: le date del cronoprogramma e gli importi del budget salvati, con cui viene confrontato lo stato attuale del progetto. Ogni approvazione salva una nuova baseline; la prima baseline e quella corrente (l’ultima approvata) sono poi visibili come valori di baseline e deviazioni. Le baseline si trovano nella scheda Baseline del progetto (la scheda deve essere spuntata nel menu del progetto, Funzionalità; vedi Funzionalità del progetto). La prima baseline si chiama Baseline, le successive Cambio di baseline.

L’elenco delle baseline ha le colonne Nome (con un punto colorato che indica lo stato), Accettazione (quando l’organizzazione ha il modulo Accettazioni), Data della decisione, Richiedente, Fine del progetto e Costi del progetto, con la valuta. Il pulsante Colonne nasconde e mostra le colonne; il browser ricorda la scelta. Quando sono approvate almeno due baseline con cronoprogramma o budget, il pulsante Mostra il diagramma (Nascondi diagramma) mostra i grafici delle modifiche della data di fine del progetto e dei costi del progetto.

Il punto indica lo stato: grigio — In attesa, blu — In fase di accettazione, verde — Approvato, rosso — Rifiutato, arancione — Da migliorare. La scheda è visibile agli utenti con il permesso di progetto Baseline (Anteprima o Amministrazione). Il pulsante Nuova baseline e la modifica richiedono il permesso Amministrazione (vedi Permessi di progetto).

Valori di baseline del cronoprogramma

Le baseline con l’interruttore Cronoprogramma attivo salvano la baseline del cronoprogramma. Dopo l’approvazione ogni elemento del cronoprogramma riceve una data di inizio e di fine di baseline, e il progetto una data di fine di baseline. Lo stato salvato è quello del momento in cui la baseline è stata inviata per l’accettazione, non quello del momento della decisione (una baseline approvata senza percorso salva lo stato al momento dell’approvazione). Le modifiche successive del cronoprogramma non cambiano la baseline, solo la deviazione da essa.

Una baseline appena approvata sostituisce quella corrente. La prima baseline viene salvata una sola volta, alla prima approvazione, e resta come punto di riferimento. Le baseline precedenti sono disponibili nella finestra della baseline, nella scheda Cronoprogramma.

I valori di baseline sono visibili:

• nell’elenco del cronoprogramma, nelle colonne Inizio baseline, Fine baseline e Durata baseline,
• nel pannello di un elemento del cronoprogramma, nella sezione Date di baseline,
• sul diagramma di Gantt dopo aver attivato Baseline nelle impostazioni,
• nei portafogli, nelle colonne con la data di fine di baseline del progetto, e nei rapporti,
• nelle carte di progetto, nei campi di baseline e nelle deviazioni (baseline corrente e iniziale).

Valori di baseline del budget

Le baseline con l’interruttore Budget attivo salvano la baseline del budget (l’interruttore è disponibile quando il modulo Budget è attivo). Dopo l’approvazione ogni linea di budget riceve un importo di baseline, e il progetto i costi e i ricavi di baseline. Come per il cronoprogramma, lo stato salvato è quello del momento dell’invio per l’accettazione, una nuova baseline sostituisce quella corrente e la prima baseline resta come punto di riferimento. Le baseline precedenti sono nella finestra della baseline, nella scheda Budget.

I valori di baseline sono visibili:

• nell’elenco del budget, nelle colonne Baseline e Deviazione,
• nel pannello di una linea di budget, nella sezione della baseline,
• sulla linea temporale del budget dopo aver attivato la deviazione nelle impostazioni,
• nei portafogli, nelle colonne con il budget di baseline e la deviazione, e nei rapporti,
• nelle carte di progetto, nei campi di baseline e nelle deviazioni (baseline corrente e iniziale).

Per le linee di budget, vedi Linee di budget.

Accettazione di una carta di progetto

Una baseline può contenere una o più carte di progetto. L’interruttore Carta di progetto nella scheda Informazioni della baseline (visibile quando il modulo Carte dei progetti è attivo e ci sono carte da allegare) sblocca l’elenco delle carte. Si possono allegare solo carte che non appartengono a un’altra baseline.

Una carta inviata per l’accettazione dalla sua schermata (vedi Accettazione di una carta di progetto) crea automaticamente una tale baseline, con il nome della carta e con gli interruttori Cronoprogramma e Budget attivi. L’approvazione della carta salva quindi anche la baseline del cronoprogramma e del budget, a meno che uno degli interruttori non venga disattivato nella finestra Accettazione.

Le carte allegate a una baseline cambiano stato insieme a essa, e nella finestra della baseline ciascuna ha una propria scheda con il contenuto del momento dell’invio per l’accettazione. Una carta approvata si può consultare anche dopo successive modifiche del progetto: mostra i dati del momento dell’invio (la scheda Carta di progetto del progetto).

Modificare la baseline del progetto

1. Apri la scheda Baseline del progetto.
2. Clicca su Nuova baseline. Si apre la finestra Baseline. L’etichetta accanto al campo del nome è Baseline (per le baseline successive Cambio di baseline).
3. Inserisci il nome della baseline (obbligatorio, fino a 256 caratteri).
4. Imposta gli interruttori Cronoprogramma, Budget e Carta di progetto, cioè ciò che la baseline salva. Con Cronoprogramma e Budget attivi, la finestra mostra la data di fine del progetto di baseline e quella richiesta, e il budget di baseline e quello richiesto con la deviazione.
5. Compila le descrizioni (facoltative): Descrizione (per le baseline successive Descrizione e giustificazione della modifica), Ambito del progetto (Modifica dell’ambito del progetto) e Alternative considerate (solo per le modifiche), un commento e gli allegati.
6. Clicca su Salva. La baseline viene salvata come In attesa e la finestra si chiude.

La finestra della baseline ha le schede Informazioni, Cronoprogramma e Budget (quando l’interruttore corrispondente è attivo), una scheda per ogni carta allegata e Accettazione (dopo l’invio per l’accettazione). Le schede Cronoprogramma e Budget mostrano i valori che la baseline salverà (quelli correnti per una baseline in attesa, e quelli del momento dell’invio per le altre).

Interruttori, descrizioni, carte e allegati si possono modificare solo in una baseline In attesa. Il menu della finestra (l’icona del menu nell’intestazione) ha le opzioni Copiare il link e Cancellare. La baseline mostra la data di invio, la data della decisione e il richiedente.

Accettazione di una modifica della baseline

Approvazione senza percorso

1. Clicca su Accettazione nella finestra della baseline (per una baseline In attesa o Da migliorare).
2. Nella finestra Accettazione lascia l’opzione Nessun percorso nell’elenco Percorso di approvazione. La finestra mostra il messaggio La mancata selezione di un percorso di accettazione comporta l’accettazione automatica della baseline. L’operazione è irreversibile. Siete sicuri di voler approvare la baseline?
3. Clicca su Approvare la baseline. La baseline riceve lo stato Approvato e i valori di baseline vengono salvati.

L’opzione Nessun percorso è nell’elenco solo quando l’organizzazione non richiede un percorso di approvazione (vedi Percorso di approvazione obbligatorio).

Invio per l’accettazione

1. Clicca su Accettazione nella finestra della baseline.
2. Scegli un percorso di approvazione dall’elenco. L’elenco mostra i percorsi assegnati agli spazi di lavoro del progetto (vedi Spazi di lavoro e percorsi di approvazione); sotto il percorso scelto vedi i suoi livelli e gli approvatori, e le persone che non possono diventare approvatori sono contrassegnate da un punto esclamativo rosso con una spiegazione (per esempio mancanza del project manager, o un utente inattivo). Con un errore del genere l’invio è bloccato.
3. Clicca su Inviare per accettazione. La baseline riceve lo stato In fase di accettazione.

Effetti dell’invio: viene salvata un’istantanea del progetto di quel momento, e le persone del primo livello del percorso ricevono una notifica nell’applicazione e un’e-mail (quando la loro notifica In attesa di accettazione è attiva). Ottengono l’accesso al progetto per la durata dell’accettazione.

La decisione di un approvatore

1. Apri la scheda Accettazione della baseline — dalla scheda Baseline, dall’elenco in Accettazioni o dal link nell’e-mail.
2. Inserisci un commento (facoltativo) nel campo La mia accettazione e scegli una delle opzioni: Accetto, Da migliorare, Rifiuto.
3. Conferma nella finestra che chiede Siete sicuri di voler inviare questa decisione? Una selezione salvata non può essere modificata.

I livelli si superano in ordine. Un livello termina secondo l’impostazione del percorso: richiede la decisione di tutti gli approvatori o di uno qualsiasi. Accetto apre il livello successivo, e dopo l’ultimo la baseline riceve lo stato Approvato e i valori di baseline vengono salvati. Rifiuto chiude l’accettazione con lo stato Rifiutato. Da migliorare la chiude con lo stato Da migliorare: la baseline e le carte allegate tornano per la correzione e l’istantanea viene eliminata. Una persona che esprime un parere (il ruolo Opinione) commenta ma non chiude un livello. Il richiedente viene informato del risultato (e riceve un’e-mail quando la sua notifica Accettazione completata è attiva).

Ritiro e nuovo invio

Un’accettazione in corso si ritira con il pulsante Ritirare l’accettazione nella finestra della baseline: il percorso passa nella cronologia, la baseline torna a In attesa e l’istantanea viene eliminata. Una baseline Da migliorare si invia di nuovo come una nuova, con il pulsante Accettazione. Gli svolgimenti precedenti restano nella scheda Accettazione come cronologia.

Per i dettagli dello svolgimento, vedi Accettazioni e Percorsi di approvazione.

Eliminare una baseline approvata

1. Apri la baseline nella scheda Baseline.
2. Scegli Cancellare nel menu della finestra (l’icona del menu nell’intestazione).
3. Conferma il messaggio L’intervento di rimozione può essere irreversibile. Siete sicuri di voler continuare?

L’effetto dipende dalla baseline che elimini:

• l’unica baseline approvata — il progetto perde la baseline corrente e la prima; le colonne di baseline e le deviazioni nel cronoprogramma e nel budget restano vuote fino all’approvazione della baseline successiva,
• l’ultima baseline approvata — la baseline approvata precedente torna a essere quella corrente,
• la prima baseline approvata — la baseline approvata successiva diventa la prima; la baseline corrente non cambia,
• una baseline intermedia — i valori di baseline non cambiano.

L’eliminazione rimuove anche l’istantanea del progetto, il percorso di approvazione della baseline e i suoi allegati. Le carte di progetto allegate restano, tornano allo stato Bozza e si possono inviare di nuovo.

Nota: una baseline rifiutata e una baseline approvata tramite un percorso di approvazione (il suo svolgimento resta con la baseline) non si possono eliminare. Si possono eliminare le baseline approvate senza percorso, le baseline importate da MS Project e quelle in attesa, in fase di accettazione o da migliorare. L’opzione richiede il permesso Amministrazione per la baseline.

Importare le baseline da MS Project

Quando crei un progetto da un file Microsoft Project (vedi Aggiungere un progetto da un file Microsoft Project), l’applicazione porta con sé anche le baseline salvate nel file: la baseline principale e le baseline da 1 a 10, se sono compilate. Ciascuna compare nella scheda Baseline come baseline separata, già approvata, con il nome Microsoft Project [numero] (la baseline principale ha il numero 0). La data della decisione proviene dal file, oppure è il momento dell’importazione se il file non ne ha. Non occorre selezionare nulla.

Nota: dalle baseline vengono riportate solo le date e le durate di attività e pietre miliari, quindi queste baseline hanno solo la parte Cronoprogramma. Costi e lavoro delle baseline di MS Project non vengono importati.