Plán projektu

Plán projektu je schválený referenční bod: uložené termíny harmonogramu a částky rozpočtu, s nimiž se porovnává aktuální stav projektu. Každé schválení uloží nový plán; první plán a aktuální (poslední schválený) jsou pak vidět jako hodnoty plánu a odchylky. Plány jsou na záložce Plán projektu (záložka musí být zaškrtnutá v nabídce projektu, Funkce; viz Funkce projektu). První plán se jmenuje Plán, další Změna plánu.

Seznam plánů má sloupce Název (s barevnou tečkou stavu), Přijetí (pokud má organizace modul Přijetí), Datum rozhodnutí, Žadatel, Konec projektu a Náklady na projekt, s uvedením měny. Tlačítko Sloupce sloupce skrývá a zobrazuje; prohlížeč si volbu pamatuje. Jsou-li schváleny alespoň dva plány s harmonogramem nebo rozpočtem, tlačítko Zobrazit diagram (Skrýt diagram) zobrazí diagramy změn konce projektu a nákladů projektu.

Tečka ukazuje stav: šedá — Čekající, modrá — Při schvalování, zelená — Schváleno, červená — Odmítnuto, oranžová — Ke zlepšení. Záložka je viditelná pro uživatele s oprávněním Plán v projektu (Náhled nebo Správa). Tlačítko Nový plán a úpravy vyžadují oprávnění Správa (viz Oprávnění v projektu).

Hodnoty plánu harmonogramu

Plány se zapnutým přepínačem Harmonogram ukládají plán harmonogramu. Po schválení dostane každý prvek harmonogramu plánovaný start a konec a projekt plánovaný konec. Uloží se stav z okamžiku odeslání plánu ke schválení, nikoli z okamžiku rozhodnutí (plán schválený bez cesty uloží stav v okamžiku schválení). Pozdější změny v harmonogramu plán nemění, mění jen odchylku od něj.

Nově schválený plán nahradí aktuální. První plán se uloží jen jednou, při prvním schválení, a zůstává referenčním bodem. Dřívější plány jsou dostupné v okně plánu na záložce Harmonogram.

Hodnoty plánu jsou vidět:

• v seznamu harmonogramu ve sloupcích Start plánu, Konec plánu a Doba trvání plánu,
• v panelu prvku harmonogramu v sekci Termíny plánu,
• v Ganttově diagramu po zapnutí volby Plán v nastavení,
• v portfoliích ve sloupcích s plánovaným koncem projektu a ve zprávách,
• v chartách projektů v polích plánu a odchylkách (poslední a první plán).

Hodnoty plánu rozpočtu

Plány se zapnutým přepínačem Rozpočet ukládají plán rozpočtu (přepínač je dostupný, když je zapnutý modul Rozpočet). Po schválení dostane každá rozpočtová položka plánovanou částku a projekt plánované náklady a příjmy. Stejně jako u harmonogramu se uloží stav z okamžiku odeslání ke schválení, nový plán nahradí aktuální a první plán zůstává referenčním bodem. Dřívější plány jsou v okně plánu na záložce Rozpočet.

Hodnoty plánu jsou vidět:

• v seznamu rozpočtu ve sloupcích Plán a Odchylka,
• v panelu rozpočtové položky v sekci plánu,
• na časové ose rozpočtu po zapnutí odchylky v nastavení,
• v portfoliích ve sloupcích s plánovaným rozpočtem a odchylkou a ve zprávách,
• v chartách projektů v polích plánu a odchylkách (poslední a první plán).

K rozpočtovým položkám viz Rozpočtové položky.

Schválení charty projektu

Plán může obsahovat jednu nebo několik chart projektů. Přepínač Charta projektu na záložce Informace plánu (viditelný, když je zapnutý modul Charty projektů a existují charty k připojení) odemkne seznam chart. Připojit lze jen charty, které nepatří k jinému plánu.

Charta odeslaná ke schválení z vlastní obrazovky (viz Schválení charty projektu) takový plán vytvoří automaticky, pojmenovaný podle charty a se zapnutými přepínači Harmonogram a Rozpočet. Schválením charty se tedy uloží i plán harmonogramu a rozpočtu, pokud není v okně Přijetí jeden z přepínačů vypnutý.

Charty připojené k plánu mění stav spolu s ním a v okně plánu má každá vlastní záložku s obsahem z okamžiku odeslání ke schválení. Schválenou chartu lze zobrazit i po pozdějších změnách projektu: zobrazuje údaje z okamžiku odeslání (záložka Charta projektu v projektu).

Změna plánu projektu

1. Otevřete v projektu záložku Plán.
2. Klikněte na Nový plán. Otevře se okno Plán. Popisek vedle pole názvu je Plán (u dalších plánů Změna plánu).
3. Zadejte název plánu (povinný, nejvýše 256 znaků).
4. Nastavte přepínače Harmonogram, Rozpočet a Charta projektu, tedy co plán ukládá. Při zapnutých přepínačích Harmonogram a Rozpočet okno zobrazuje plánovaný a požadovaný konec projektu a plánovaný a požadovaný rozpočet s odchylkou.
5. Vyplňte popisy (nepovinné): Popis (u dalších plánů Popis a zdůvodnění změny), Rozsah projektu (Změna rozsahu projektu) a Zvažované alternativy (jen u změn), komentář a přílohy.
6. Klikněte na Uložit. Plán se uloží jako Čekající a okno se zavře.

Okno plánu má záložky Informace, Harmonogram a Rozpočet (pokud je zapnutý příslušný přepínač), po jedné záložce pro každou připojenou chartu a Přijetí (po odeslání ke schválení). Záložky Harmonogram a Rozpočet zobrazují hodnoty, které plán uloží (u čekajícího plánu aktuální, u ostatních hodnoty z okamžiku odeslání).

Přepínače, popisy, charty a přílohy lze měnit jen u plánu ve stavu Čekající. Nabídka okna (ikona nabídky v záhlaví) obsahuje volby Kopírovat odkaz a Odstranit. Plán zobrazuje datum podání, datum rozhodnutí a žadatele.

Schválení změny plánu

Schválení bez cesty

1. Klikněte v okně plánu na Přijetí (u plánu ve stavu Čekající nebo Ke zlepšení).
2. V okně Přijetí ponechte v seznamu Schvalovací cesta volbu Žádná cesta. Okno zobrazí zprávu Pokud nezvolíte způsob přijetí, dojde k automatickému přijetí plánu. Operace je nevratná. Jste si jisti, že chcete plán schválit?
3. Klikněte na Schvalte plán. Plán dostane stav Schváleno a hodnoty plánu se uloží.

Volba Žádná cesta je v seznamu jen tehdy, když organizace nevyžaduje schvalovací cestu (viz Povinná schvalovací cesta).

Odeslání ke schválení

1. Klikněte v okně plánu na Přijetí.
2. Vyberte ze seznamu schvalovací cestu. Seznam zobrazuje cesty přiřazené k pracovním prostorům projektu (viz Pracovní prostory a schvalovací cesty); pod zvolenou cestou vidíte její úrovně a schvalovatele a osoby, které se schvalovateli stát nemohou, jsou označeny červeným vykřičníkem s vysvětlením (například chybí projektový vedoucí nebo je uživatel neaktivní). S takovou chybou je odeslání zablokováno.
3. Klikněte na Odeslat k přijetí. Plán dostane stav Při schvalování.

Důsledky odeslání: uloží se snímek projektu z tohoto okamžiku a osoby na první úrovni cesty dostanou upozornění v aplikaci a e-mail (pokud mají zapnuté upozornění Čeká se na přijetí). Po dobu schvalování mají k projektu přístup.

Rozhodnutí schvalovatele

1. Otevřete záložku Přijetí plánu — ze záložky Plán, ze seznamu v části Přijetí nebo z odkazu v e-mailu.
2. Zadejte komentář (nepovinný) do pole Mé přijetí a vyberte jednu z voleb: Přijímám, Ke zlepšení, Odmítám.
3. Potvrďte v okně s dotazem Jste si jisti, že chcete toto rozhodnutí odeslat? Uložený výběr nelze změnit.

Úrovně se procházejí postupně. Úroveň končí podle nastavení cesty: potřebuje rozhodnutí všech schvalovatelů, nebo kteréhokoli z nich. Volba Přijímám otevře další úroveň a po poslední plán dostane stav Schváleno a hodnoty plánu se uloží. Volba Odmítám ukončí schvalování se stavem Odmítnuto. Volba Ke zlepšení ho ukončí se stavem Ke zlepšení: plán a připojené charty se vracejí k opravě a snímek se odstraní. Osoba, která dává názor (role Názor), komentuje, ale úroveň neuzavírá. Žadatel je o výsledku upozorněn (a dostane e-mail, má-li zapnuté upozornění Ukončené přijetí).

Stažení a opětovné odeslání

Probíhající schvalování stáhnete tlačítkem Odvolat přijetí v okně plánu: cesta přejde do historie, plán se vrátí do stavu Čekající a snímek se odstraní. Plán ve stavu Ke zlepšení se odesílá znovu jako nový tlačítkem Přijetí. Dřívější průběhy zůstávají na záložce Přijetí jako historie.

Podrobnosti průběhu popisují články Přijetí a Schvalovací cesty.

Odstranění schváleného plánu

1. Otevřete plán na záložce Plán.
2. V nabídce okna (ikona nabídky v záhlaví) zvolte Odstranit.
3. Potvrďte zprávu Operace odstranění může být nevratná. Jste si jisti, že chcete pokračovat?

Důsledek závisí na odstraňovaném plánu:

• jediný schválený plán — projekt ztratí aktuální i první plán; sloupce plánu a odchylky v harmonogramu a rozpočtu zůstanou prázdné do schválení dalšího plánu,
• poslední schválený plán — aktuálním se znovu stane předchozí schválený plán,
• první schválený plán — prvním se stane další schválený plán; aktuální plán se nezmění,
• plán mezi nimi — hodnoty plánu se nemění.

Odstraněním se odstraní také snímek projektu, schvalovací cesta plánu a jeho přílohy. Připojené charty projektů zůstanou, vrátí se do stavu Návrh a lze je odeslat znovu.

Poznámka: odmítnutý plán a plán schválený přes schvalovací cestu (její průběh zůstává u plánu) nelze odstranit. Odstranit lze plány schválené bez cesty, plány importované z MS Project a plány, které čekají, jsou při schvalování nebo se vracejí ke zlepšení. Volba vyžaduje oprávnění Správa k plánu.

Import plánů z MS Project

Když vytvoříte projekt ze souboru Microsoft Project (viz Přidání projektu ze souboru Microsoft Project), aplikace převezme také plány uložené v souboru: hlavní plán a plány 1 až 10, pokud jsou vyplněné. Každý z nich se objeví na záložce Plán jako samostatný, již schválený plán s názvem Microsoft Project [číslo] (hlavní plán má číslo 0). Datum rozhodnutí pochází ze souboru, nebo je okamžikem importu, pokud ho soubor neobsahuje. Nic se nemusí vybírat.

Poznámka: z plánů se přenášejí jen termíny a doby trvání úkolů a milníků, takže tyto plány mají pouze část Harmonogram. Náklady a práce z plánů MS Project se neimportují.