Plan del proyecto
Un plan del proyecto es un punto de referencia aprobado: fechas del cronograma e importes del presupuesto guardados, con los que se compara el estado actual del proyecto. Cada aprobación guarda un plan nuevo; el primer plan y el actual (el último aprobado) se ven entonces como valores del plan y desviaciones. Los planes están en la pestaña Plan del proyecto (la pestaña debe estar marcada en el menú del proyecto, Funcionalidades; consulta Funcionalidades del proyecto). El primer plan se llama Plan y los siguientes, Cambio de plan.
La lista de planes tiene las columnas Nombre (con un punto de color que indica el estado), Aceptación (cuando la organización tiene el módulo Aceptaciones), Fecha de decisión, Solicitante, Fin del proyecto y Costes del proyecto, con la moneda. El botón Columnas oculta y muestra columnas; el navegador recuerda la elección. Cuando hay al menos dos planes aprobados con cronograma o presupuesto, el botón Mostrar diagrama (Ocultar diagrama) muestra diagramas de los cambios en el fin del proyecto y en los costes del proyecto.
El punto indica el estado: gris — En espera, azul — En proceso de aceptación, verde — Aprobado, rojo — Rechazado, naranja — A mejorar. La pestaña es visible para los usuarios con el permiso de proyecto Plan (Vista previa o Administración). El botón Nuevo plan y la edición requieren el permiso Administración (consulta Permisos del proyecto).
Valores del plan del cronograma
Los planes con el interruptor Cronograma activado guardan el plan del cronograma. Tras la aprobación, cada elemento del cronograma recibe una fecha de inicio y de fin del plan, y el proyecto, una fecha de fin del plan. Se guarda el estado del momento en que el plan se envió para aprobación, no el del momento de la decisión (un plan aprobado sin ruta guarda el estado del momento de la aprobación). Los cambios posteriores en el cronograma no modifican el plan, solo la desviación respecto a él.
Un plan recién aprobado sustituye al actual. El primer plan se guarda una sola vez, en la primera aprobación, y permanece como punto de referencia. Los planes anteriores están disponibles en la ventana del plan, en la pestaña Cronograma.
Los valores del plan se ven:
- en la lista del cronograma, en las columnas Inicio del plan, Fin del plan y Duración del plan,
- en el panel de un elemento del cronograma, en la sección Fechas del plan,
- en el diagrama de Gantt, tras activar Plan en la configuración,
- en las carteras, en las columnas con el fin del proyecto según el plan, y en los informes,
- en las cartas de proyecto, en los campos del plan y en las desviaciones (último plan y primer plan).
Valores del plan del presupuesto
Los planes con el interruptor Presupuesto activado guardan el plan del presupuesto (el interruptor está disponible cuando el módulo Presupuesto está activado). Tras la aprobación, cada línea presupuestaria recibe un importe del plan, y el proyecto, costes e ingresos del plan. Igual que en el cronograma, se guarda el estado del momento del envío para aprobación, un plan nuevo sustituye al actual y el primer plan permanece como punto de referencia. Los planes anteriores están en la ventana del plan, en la pestaña Presupuesto.
Los valores del plan se ven:
- en la lista del presupuesto, en las columnas Plan y Desviación,
- en el panel de una línea presupuestaria, en la sección del plan,
- en la vista por periodos del presupuesto, tras activar la desviación en la configuración,
- en las carteras, en las columnas con el presupuesto del plan y la desviación, y en los informes,
- en las cartas de proyecto, en los campos del plan y en las desviaciones (último plan y primer plan).
Sobre las líneas presupuestarias, consulta Líneas presupuestarias.
Aprobar una carta de proyecto
Un plan puede contener una o varias cartas de proyecto. El interruptor Carta de proyecto de la pestaña Información del plan (visible cuando el módulo Cartas de proyectos está activado y hay cartas que adjuntar) desbloquea la lista de cartas. Solo se pueden adjuntar cartas que no pertenezcan a otro plan.
Una carta enviada para aprobación desde su propia pantalla (consulta Aprobar una carta de proyecto) crea automáticamente un plan así, con el nombre de la carta y los interruptores Cronograma y Presupuesto activados. Por tanto, aprobar la carta guarda también el plan del cronograma y del presupuesto, salvo que uno de los interruptores se desactive en la ventana Aceptación.
Las cartas adjuntas a un plan cambian de estado junto con él y, en la ventana del plan, cada una tiene su propia pestaña con el contenido del momento del envío para aprobación. Una carta aprobada se puede consultar también después de cambios posteriores en el proyecto: muestra los datos del momento del envío (pestaña Carta de proyecto del proyecto).
Cambiar el plan del proyecto
- Abre la pestaña Plan del proyecto.
- Haz clic en Nuevo plan. Se abre la ventana Plan. La etiqueta junto al campo del nombre es Plan (en los planes posteriores, Cambio de plan).
- Escribe el nombre del plan (obligatorio, hasta 256 caracteres).
- Establece los interruptores Cronograma, Presupuesto y Carta de proyecto, es decir, qué guarda el plan. Con Cronograma y Presupuesto activados, la ventana muestra el fin del proyecto según el plan y el solicitado, y el presupuesto según el plan y el solicitado, con la desviación.
- Rellena las descripciones (opcional): Descripción (en los planes posteriores, Descripción y justificación del cambio), Alcance del proyecto (Modificación del alcance del proyecto) y Alternativas consideradas (solo en los cambios), un comentario y anexos.
- Haz clic en Guardar. El plan se guarda como En espera y la ventana se cierra.
La ventana del plan tiene las pestañas Información, Cronograma y Presupuesto (cuando el interruptor correspondiente está activado), una pestaña por cada carta adjunta y Aceptación (tras el envío para aprobación). Las pestañas Cronograma y Presupuesto muestran los valores que guardará el plan (los actuales en un plan en espera, y los del momento del envío en los demás).
Los interruptores, las descripciones, las cartas y los anexos solo se pueden cambiar en un plan en estado En espera. El menú de la ventana (el icono de menú del encabezado) tiene las opciones Copiar enlace y Borrar. El plan muestra la fecha de envío, la fecha de decisión y el solicitante.
Aprobar un cambio de plan
Aprobación sin ruta
- Haz clic en Aceptación en la ventana del plan (en un plan en estado En espera o A mejorar).
- En la ventana Aceptación, deja la opción No hay camino en la lista Ruta de aprobación. La ventana muestra el mensaje Si no se selecciona una vía de aceptación, el plan se aceptará automáticamente. La operación es irreversible. ¿Está seguro de que desea aprobar el plan?
- Haz clic en Aprobar el plan. El plan pasa al estado Aprobado y se guardan los valores del plan.
La opción No hay camino está en la lista solo cuando la organización no exige una ruta de aprobación (consulta Ruta de aprobación obligatoria).
Enviar para aprobación
- Haz clic en Aceptación en la ventana del plan.
- Elige una ruta de aprobación de la lista. La lista muestra las rutas asignadas a los espacios de trabajo del proyecto (consulta Espacios de trabajo y rutas de aprobación); bajo la ruta elegida ves sus niveles y aprobadores, y las personas que no pueden ser aprobadoras se marcan con un signo de exclamación rojo con una explicación (por ejemplo, falta el gerente de proyecto o el usuario está inactivo). Con un error así, el envío queda bloqueado.
- Haz clic en Enviar para aceptación. El plan pasa al estado En proceso de aceptación.
Efectos del envío: se guarda una instantánea del proyecto de ese momento, y las personas del primer nivel de la ruta reciben una notificación en la aplicación y un correo electrónico (cuando tienen activada la notificación En espera de aceptación). Obtienen acceso al proyecto mientras dura la aprobación.
La decisión de un aprobador
- Abre la pestaña Aceptación del plan — desde la pestaña Plan, desde la lista de Aceptaciones o desde el enlace del correo electrónico.
- Escribe un comentario (opcional) en el campo Mi aceptación y elige una de las opciones: Acepto, A mejorar, Rechazo.
- Confirma en la ventana que pregunta ¿Está seguro de que desea enviar esta decisión? Una selección guardada no puede modificarse.
Los niveles se recorren en orden. Un nivel termina según la configuración de la ruta: necesita la decisión de todos los aprobadores o la de cualquiera de ellos. Acepto abre el nivel siguiente y, tras el último, el plan pasa al estado Aprobado y se guardan los valores del plan. Rechazo termina la aprobación con el estado Rechazado. A mejorar la termina con el estado A mejorar: el plan y las cartas adjuntas vuelven para corregirse y la instantánea se elimina. Una persona que da su opinión (el rol Opinión) comenta, pero no cierra un nivel. El solicitante recibe una notificación del resultado (y un correo electrónico, cuando tiene activada la notificación Aceptación completa).
Retirar y volver a enviar
Una aprobación en curso se retira con el botón Retirar la aceptación de la ventana del plan: la ruta pasa al historial, el plan vuelve a En espera y la instantánea se elimina. Un plan en estado A mejorar se envía de nuevo como uno nuevo, con el botón Aceptación. Los procesos anteriores permanecen en la pestaña Aceptación como historial.
Para más detalles del proceso, consulta Aceptaciones y Rutas de aprobación.
Eliminar un plan aprobado
- Abre el plan en la pestaña Plan.
- Elige Borrar en el menú de la ventana (el icono de menú del encabezado).
- Confirma el mensaje La cirugía de extirpación puede ser irreversible. ¿Está seguro de querer continuar?
El efecto depende del plan que elimines:
- el único plan aprobado — el proyecto pierde el plan actual y el primero; las columnas del plan y las desviaciones del cronograma y del presupuesto quedan vacías hasta que se apruebe el siguiente plan,
- el último plan aprobado — el plan aprobado anterior vuelve a ser el actual,
- el primer plan aprobado — el siguiente plan aprobado pasa a ser el primero; el plan actual no cambia,
- un plan intermedio — los valores del plan no cambian.
Al eliminar también se quitan la instantánea del proyecto, la ruta de aprobación del plan y sus anexos. Las cartas de proyecto adjuntas permanecen, vuelven al estado Borrador y se pueden enviar de nuevo.
Nota: un plan rechazado y un plan aprobado mediante una ruta de aprobación (su proceso permanece con el plan) no se pueden eliminar. Se pueden eliminar los planes aprobados sin ruta, los planes importados de MS Project y los planes que están en espera, en proceso de aceptación o pendientes de mejora. La opción requiere el permiso Administración para el plan.
Importar planes desde MS Project
Cuando creas un proyecto a partir de un archivo de Microsoft Project (consulta Añadir un proyecto desde un archivo de Microsoft Project), la aplicación trae también los planes guardados en el archivo: el plan principal y los planes 1 a 10, si están rellenados. Cada uno aparece en la pestaña Plan como un plan independiente y ya aprobado, con el nombre Microsoft Project [número] (el plan principal tiene el número 0). La fecha de decisión procede del archivo o es el momento de la importación, si el archivo no la tiene. No hace falta seleccionar nada.
Nota: de los planes solo se trasladan las fechas y las duraciones de las tareas y los hitos, de modo que estos planes solo tienen la parte de Cronograma. Los costes y el trabajo de los planes de MS Project no se importan.
