План проекту

План проєкту — це затверджена опорна точка: збережені дати графіка та суми бюджету, з якими порівнюється поточний стан проєкту. Кожне затвердження зберігає новий план; перший і поточний (останній затверджений) плани стають видимими як значення плану та відхилення. Плани містяться на вкладці План проєкту (вкладку треба позначити в меню проєкту, Функціональні можливості; див. Функціональні можливості проєкту). Перший план називається План, наступні — Зміна плану.

Список планів має стовпці Назва (з кольоровою позначкою статусу), Затвердження (коли в організації є модуль «Затвердження»), Дата рішення, Заявник, Кінець проєкту і Витрати проєкту, з валютою. Кнопка Стовпці ховає й показує стовпці; браузер запам’ятовує вибір. Коли затверджено щонайменше два плани з графіком або бюджетом, кнопка Показати діаграму (Приховати діаграму) показує діаграми змін кінцевої дати проєкту та витрат проєкту.

Позначка показує статус: сіра — Очікує, синя — Триває затвердження, зелена — Затверджено, червона — Відхилено, помаранчева — Потребує доопрацювання. Вкладка видима користувачам із правом проєкту План (Перегляд або Адміністрація). Кнопка Новий план і редагування потребують права Адміністрація (див. Права доступу до проєкту).

Значення плану для графіка

Плани з увімкненим перемикачем Графік зберігають план графіка. Після затвердження кожен елемент графіка отримує дату початку й кінця плану, а проєкт — дату кінця плану. Зберігається стан на момент, коли план було надіслано на затвердження, а не на момент рішення (план, затверджений без шляху, зберігає стан на момент затвердження). Подальші зміни в графіку не змінюють план, а змінюють лише відхилення від нього.

Щойно затверджений план замінює поточний. Перший план зберігається лише один раз — під час першого затвердження — і залишається опорною точкою. Попередні плани доступні у вікні плану, на вкладці Графік.

Значення плану видно:

• у списку графіка, у стовпцях Початок плану, Кінець плану і Тривалість плану,
• на панелі елемента графіка, у розділі Базові дати,
• на діаграмі Ганта після ввімкнення параметра Базовий план у налаштуваннях,
• у портфелях, у стовпцях із кінцевою датою плану проєкту, та у звітах,
• у паспортах проєкту, у полях плану та відхиленнях (поточний і початковий план).

Значення плану для бюджету

Плани з увімкненим перемикачем Бюджет зберігають план бюджету (перемикач доступний, коли модуль «Бюджет» увімкнено). Після затвердження кожна бюджетна позиція отримує суму плану, а проєкт — витрати й доходи плану. Як і для графіка, зберігається стан на момент надсилання на затвердження, новий план замінює поточний, а перший план залишається опорною точкою. Попередні плани містяться у вікні плану, на вкладці Бюджет.

Значення плану видно:

• у списку бюджету, у стовпцях План і Відхилення,
• на панелі бюджетної позиції, у розділі плану,
• на осі часу бюджету після ввімкнення відхилення в налаштуваннях,
• у портфелях, у стовпцях із планом бюджету та відхиленням, та у звітах,
• у паспортах проєкту, у полях плану та відхиленнях (поточний і початковий план).

Про бюджетні позиції див. Бюджетні позиції.

Затвердження паспорта проєкту

План може містити один або кілька паспортів проєкту. Перемикач Паспорт проєкту на вкладці Інформація плану (видимий, коли модуль «Паспорти проєкту» увімкнено й є паспорти для додавання) розблоковує список паспортів. Додати можна лише паспорти, що не належать до іншого плану.

Паспорт, надісланий на затвердження з його власного екрана (див. Затвердження паспорта проєкту), автоматично створює такий план — з назвою паспорта та з увімкненими перемикачами Графік і Бюджет. Тож затвердження паспорта зберігає також план графіка й бюджету, якщо лише у вікні Затвердження не вимкнути один із перемикачів.

Паспорти, додані до плану, змінюють статус разом із ним, а у вікні плану кожен має власну вкладку з вмістом на момент надсилання на затвердження. Затверджений паспорт можна переглядати й після пізніших змін у проєкті: він показує дані на момент надсилання (вкладка Паспорт проєкту проєкту).

Зміна плану проєкту

1. Відкрийте вкладку План у проєкті.
2. Натисніть Новий план. Відкриється вікно План. Підпис біля поля назви — План (для наступних планів — Зміна плану).
3. Введіть назву плану (обов’язкова, до 256 символів).
4. Установіть перемикачі Графік, Бюджет і Паспорт проєкту, тобто що зберігає план. Коли ввімкнено Графік і Бюджет, у вікні показано дату кінця проєкту за планом і запитану, а також бюджет за планом і запитаний із відхиленням.
5. Заповніть описи (необов’язково): Опис (для наступних планів — Опис та обґрунтування зміни), Обсяг проєкту (Зміна обсягу проєкту) і Альтернативи, що розглядаються (лише для змін), коментар і вкладення.
6. Натисніть Зберегти. План збережеться зі статусом Очікує, а вікно закриється.

У вікні плану є вкладки Інформація, Графік і Бюджет (коли ввімкнено відповідний перемикач), по одній вкладці для кожного доданого паспорта та Затвердження (після надсилання на затвердження). Вкладки Графік і Бюджет показують значення, які збереже план (поточні для плану, що очікує, а для інших — на момент надсилання).

Перемикачі, описи, паспорти й вкладення можна змінювати лише в плані зі статусом Очікує. У меню вікна (іконка меню в заголовку) є пункти Копіювати посилання та Видалити. План показує дату надсилання, дату рішення та заявника.

Затвердження зміни плану

Затвердження без шляху

1. Натисніть Затвердження у вікні плану (для плану зі статусом Очікує або Потребує доопрацювання).
2. У вікні Затвердження залиште варіант Немає шляху у списку Шлях затвердження. У вікні з’явиться повідомлення Відсутність обраного шляху затвердження призведе до автоматичного затвердження плану. Операція незворотна. Ви впевнені, що хочете затвердити план?
3. Натисніть Затвердити план. План отримає статус Затверджено, а значення плану буде збережено.

Варіант Немає шляху є в списку лише тоді, коли організація не вимагає шляху затвердження (див. Обов’язковий шлях затвердження).

Надсилання на затвердження

1. Натисніть Затвердження у вікні плану.
2. Виберіть шлях затвердження у списку. У списку є шляхи, призначені робочим областям проєкту (див. Робочі області та шляхи затвердження); під вибраним шляхом видно його етапи й затверджувачів, а особи, які не можуть бути затверджувачами, позначені червоним знаком оклику з поясненням (наприклад, немає керівника проєкту або неактивний користувач). За такої помилки надсилання заблоковано.
3. Натисніть Надіслати на затвердження. План отримає статус Триває затвердження.

Наслідки надсилання: зберігається знімок проєкту на цей момент, а особи на першому етапі шляху отримують сповіщення в застосунку та електронний лист (коли в них увімкнено сповіщення Затвердження, що очікується). На час затвердження вони отримують доступ до проєкту.

Рішення затверджувача

1. Відкрийте вкладку Затвердження плану — з вкладки План, зі списку в розділі Затвердження або за посиланням в електронному листі.
2. Введіть коментар (необов’язково) у полі Моє затвердження і виберіть одне з: Затверджую, Потребує доопрацювання, Відхиляю.
3. Підтвердьте у вікні із запитанням Ви впевнені, що хочете надіслати це рішення? Збережений вибір не можна змінити.

Етапи проходять по черзі. Етап завершується відповідно до налаштування шляху: потрібне рішення всіх затверджувачів або будь-кого з них. Варіант Затверджую відкриває наступний етап, а після останнього план отримує статус Затверджено і значення плану зберігаються. Варіант Відхиляю завершує затвердження зі статусом Відхилено. Варіант Потребує доопрацювання завершує його зі статусом Потребує доопрацювання: план і додані паспорти повертаються на виправлення, а знімок видаляється. Особа, яка висловлює думку (роль Думка), коментує, але не закриває етап. Заявник отримує сповіщення про результат (і лист, якщо в нього увімкнено сповіщення Завершене затвердження).

Скасування й повторне надсилання

Затвердження, що триває, скасовують кнопкою Скасувати затвердження у вікні плану: шлях потрапляє до історії, план повертається до статусу Очікує, а знімок видаляється. План зі статусом Потребує доопрацювання надсилають знову, як новий, кнопкою Затвердження. Попередні перебіги залишаються на вкладці Затвердження як історія.

Подробиці перебігу див. у розділах Затвердження та Шляхи затвердження.

Видалення затвердженого плану

1. Відкрийте план на вкладці План.
2. Виберіть Видалити в меню вікна (іконка меню в заголовку).
3. Підтвердьте повідомлення Дія з видалення може бути незворотною. Ви впевнені, що хочете продовжити?

Наслідки залежать від того, який план ви видаляєте:

• єдиний затверджений план — проєкт втрачає поточний і перший план; стовпці плану та відхилення в графіку й бюджеті залишаються порожніми до затвердження наступного плану,
• останній затверджений план — попередній затверджений план знову стає поточним,
• перший затверджений план — наступний затверджений план стає першим; поточний план не змінюється,
• проміжний план — значення плану не змінюються.

Видалення також прибирає знімок проєкту, шлях затвердження плану та його вкладення. Додані паспорти проєкту залишаються, повертаються до статусу Робоча і їх можна надіслати знову.

Примітка: відхилений план і план, затверджений через шлях затвердження (його перебіг залишається з планом), видалити не можна. Можна видаляти плани, затверджені без шляху, плани, імпортовані з MS Project, та плани, що очікують, перебувають на затвердженні або потребують доопрацювання. Пункт потребує права Адміністрація на план.

Імпорт планів з MS Project

Коли ви створюєте проєкт із файлу Microsoft Project (див. Імпорт проєкту з MS Project), застосунок переносить також плани, збережені у файлі: основний план і плани від 1 до 10, якщо вони заповнені. Кожен з’являється на вкладці План як окремий, уже затверджений план із назвою Microsoft Project [номер] (основний план має номер 0). Дата рішення береться з файлу або є моментом імпорту, якщо у файлі її немає. Нічого вибирати не потрібно.

Примітка: з планів переносяться лише дати й тривалості завдань і контрольних подій, тож ці плани мають лише частину Графік. Витрати й трудомісткість із планів MS Project не імпортуються.