Planul de proiect

Aprobarea unui plan de proiect este o parte vitală a managementului de proiect, care aduce multe avantaje. Crearea unui plan de proiect clarifică obiectivele și domeniul de aplicare al proiectului și atribuie responsabilități și roluri fiecărui membru al echipei. Un plan de proiect aprobat este un punct de referință pentru urmărirea progresului lucrărilor și o bază pentru comunicarea cu părțile interesate, menținându-i pe toți la curent cu progresul și realizările proiectului.
Înainte de a merge mai departe, managerii, sponsorii sau alte persoane autorizate solicită adesea aprobarea planului de proiect. Această aprobare este esențială pentru sprijinul și resursele proiectului.

Stocarea liniei de bază a calendarului proiectului

Din fila Baseline (Linie de bază) sau acceptând Project Card (Card de proiect), valorile planificate ale programului sunt salvate. În timpul procesului de aprobare, puteți verifica valorile amânate sau stocate, cum ar fi numele elementului programat, data de începere și data de încheiere, în fila Baseline a proiectului.

În FlexiProject, puteți vedea valorile salvate în aceste locuri:

• În fila Programare a proiectului:
  • Pe panoul de program, sub Beeline
  • În lista de programări, atunci când afișați coloanele pentru Baseline Start date, End date și durată
  • Pe linia de timp a proiectului, dacă activați Baseline în Settings
• În fila Portofolii de proiecte:
  • În portofoliul Proiectului, în fila Proiecte, atunci când afișați coloana pentru Data de sfârșit a liniei de bază
  • În fila Programare din portofoliul Proiectului, dacă bifați Planul de bază în Setări
• În fila Reports (Rapoarte):
  • Într-un raport de proiect care corespunde proiectului, atunci când afișați coloanele pentru Începutul, Sfârșitul și Durata liniei de bază
  • Într-un raport Sarcini care face să corespundă sarcinile proiectului cu valorile salvate ale programului, atunci când afișați coloanele pentru Începutul, Sfârșitul și durata liniei de bază
  • Într-un raport Repere care potrivește reperele proiectului cu valorile salvate ale programului, atunci când afișați coloana pentru Sfârșitul bazei de referință
  • Într-un raport Plan care face să corespundă planul proiectului cu valorile salvate ale calendarului, atunci când afișați coloana pentru linia de bază la sfârșitul proiectului

Dacă salvați din nou planul de planificare, acesta se potrivește cu programul curent. Puteți găsi vechea versiune a planului de planificare în fila Project Baseline.

Stocarea bazei de referință a bugetului proiectului

Valorile bugetului planificat sunt stocate atunci când bifați caseta de selectare Buget în timp ce modificați planul din fila Plan sau acceptați fișa de proiect. În timpul acceptării planului de proiect, puteți verifica valori precum numele articolului bugetar, data și suma. Puteți vedea aceste valori stocate în FlexiProject:

• În fila Buget a proiectului:
  • În panoul elementului bugetar, în secțiunea Plan
  • În lista de buget, după afișarea coloanelor Plan, Abatere
  • Pe linia de timp a bugetului, atunci când opțiunea Diferență din secțiunea Setări este activată.
• În fila Portofolii de proiecte:
  • În portofoliul din care face parte proiectul, în fila Proiecte, când apare coloana: Buget planificat este afișată
  • În fila Buget a portofoliului din care face parte proiectul, după ce se afișează coloanele Plan, Diferență
• În fila Reports (Rapoarte):
  • Într-un raport din categoria Proiecte care se potrivește cu valorile proiectului, după ce se afișează coloanele Plan bugetar, Diferență de buget
  • Într-un raport din categoria Buget care face corespondența între valorile elementelor bugetare aparținând proiectului și valorile bugetului planificat și amânat, după ce sunt afișate coloanele Plan, Abatere
  • Într-un raport din categoria Plan care face să corespundă valorile planului de proiect amânat cu valorile bugetului planificat amânat, atunci când coloana: Buget proiect este afișată

Dacă salvați din nou valorile bugetului planificat, acestea se vor potrivi cu cele actuale.

Vechea versiune a planului de buget se află în fila Project Baseline

Acceptarea cartei de bază a proiectului

Acceptarea aprobă planul cartei proiectului. În timpul acceptării, toate valorile introduse în cardul de proiect sunt stocate. Valorile stocate depind de șablonul fișei de proiect. Cardurile de proiect stocate istoric pot fi găsite în fila Card de proiect din proiect.

Consultați modelul cardului de proiect și cardul de proiect

Acceptarea bazei de referință a proiectului

Modificarea liniei de bază a proiectului

1. Navigați la fila Baseline din proiect.
2. Odată ce fila Baseline este deschisă, faceți clic pe butonul Add (Adăugare).
   Se va deschide o nouă fereastră de linie de bază.
3. Introduceți numele noii linii de bază.
4. Bifați sau debifați căsuțele de lângă datele pe care le afectează modificarea liniei de bază: Program sau Buget.
5. Opțional, puteți introduce un comentariu, puteți adăuga atașamente și puteți completa descrierea și explicația planului de modificare, descrierea modificării domeniului de aplicare a proiectului și alternativele disponibile.
6. Confirmați datele pe care le-ați introdus făcând clic pe butonul Save and Close (Salvare și închidere).

Acceptarea modificării liniei de bază a proiectului

Acceptarea liniei de bază fără o cale de acceptare

1. Navigați la fila de bază a proiectului
2. Deschideți fereastra de bază a proiectului selectat
3. În fereastra liniei de bază, faceți clic pe butonul Acceptance (Acceptare)
4. Se va deschide fereastra Acceptance (Acceptare) cu opțiunea de a alege calea de acceptare.
5. Acceptance Path (Calea de acceptare) este implicit setată la gol. Lăsați această opțiune neschimbată.
6. Faceți clic pe butonul Approve Baseline (Aprobă linia de bază). Se va deschide o fereastră de confirmare.
7. Confirmați modificarea. Linia de bază este acum aprobată, iar statutul acesteia a fost schimbat în aprobat.

Trimiterea liniei de bază pentru aprobare

1. Navigați la fila Linia de bază a proiectului.
2. Deschideți fereastra de bază a proiectului selectat.
3. În fereastra liniei de bază, faceți clic pe butonul Acceptance (Acceptare).
4. Se va deschide fereastra Acceptance (Acceptare) cu opțiunea de a selecta calea de acceptare.
5. Din lista derulantă, selectați calea de acceptare dorită.
6. Faceți clic pe butonul Trimitere pentru acceptare.
7. Planul este acum trimis spre aprobare. Utilizatorii de nivel 1 vor primi notificări prin e-mail care îi vor informa cu privire la acceptarea necesară. Statutul planului a fost schimbat în „în curs de desfășurare”.

Acceptarea liniei de bază în conformitate cu calea de acceptare

1. În proiect, accesați fila Plan, deschideți fereastra de referință selectată și accesați vizualizarea Acceptare sau utilizați link-ul de redirecționare din e-mail. Se va afișa fereastra Baseline Change, iar vizualizarea Acceptance va fi activă. Starea modificării liniei de bază este În curs.
2. În câmpul My Acceptance (Acceptarea mea), introduceți o descriere și faceți clic pe una dintre opțiuni: Accept, Needs Work sau Reject. Se va deschide o fereastră de confirmare.
3. Faceți clic pe butonul Confirmare.
4. Acceptarea este acum stocată.

Pentru informații privind modul de creare a căilor de acceptare, consultați Crearea căilor de acceptare