Planul de proiect
Baza proiectului este un punct de referință aprobat: datele programării și sumele bugetului salvate, cu care se compară starea curentă a proiectului. Fiecare aprobare salvează o bază nouă; prima bază și cea curentă (ultima aprobată) devin apoi vizibile ca valori ale bazei și abateri. Bazele se află în fila Baza a proiectului (fila trebuie bifată în meniul proiectului, Funcționalități; vezi Funcționalitățile proiectului). Prima bază se numește Baza, cele următoare Schimbare de bază.
Lista bazelor are coloanele Nume (cu un punct colorat de stare), Aprobare (când organizația are modulul Aprobări), Data deciziei, Solicitant, Sfârșitul proiectului și Costurile proiectului, cu moneda. Butonul Coloane ascunde și afișează coloane; browserul reține alegerea. Când sunt aprobate cel puțin două baze cu programare sau buget, butonul Arată diagrama (Ascunde diagrama) afișează diagrame ale modificărilor datei de sfârșit a proiectului și ale costurilor proiectului.
Punctul indică starea: gri — În așteptare, albastru — În curs de aprobare, verde — Aprobat, roșu — Respins, portocaliu — De îmbunătățit. Fila este vizibilă pentru utilizatorii cu permisiunea de proiect Baza (Previzualizare sau Administrație). Butonul Bază nouă și editarea necesită permisiunea Administrație (vezi Permisiunile proiectului).
Valorile bazei pentru programare
Bazele cu comutatorul Programare activat salvează baza programării. După aprobare, fiecare element din programare primește o dată de început și de sfârșit a bazei, iar proiectul o dată de sfârșit a bazei. Starea salvată este cea din momentul în care baza a fost trimisă spre aprobare, nu cea din momentul deciziei (o bază aprobată fără cale salvează starea din momentul aprobării). Modificările ulterioare din programare nu schimbă baza, ci doar abaterea față de ea.
O bază nou aprobată înlocuiește baza curentă. Prima bază se salvează o singură dată, la prima aprobare, și rămâne punctul de referință. Bazele anterioare sunt disponibile în fereastra bazei, în fila Programare.
Valorile bazei sunt vizibile:
- în lista programării, în coloanele Startul bazei, Sfârșitul bazei și Durata de bază,
- în panoul elementului din programare, în secțiunea Date de bază,
- pe diagrama Gantt, după activarea opțiunii Baza în setări,
- în portofolii, în coloanele cu data de sfârșit a bazei proiectului, și în rapoarte,
- în cartele proiectului, în câmpurile bazei și în abateri (baza curentă și cea inițială).
Valorile bazei pentru buget
Bazele cu comutatorul Buget activat salvează baza bugetului (comutatorul este disponibil când modulul Buget este activat). După aprobare, fiecare linie bugetară primește o sumă a bazei, iar proiectul primește costurile și veniturile bazei. Ca și la programare, starea salvată este cea din momentul trimiterii spre aprobare, o bază nouă înlocuiește baza curentă, iar prima bază rămâne punctul de referință. Bazele anterioare se află în fereastra bazei, în fila Buget.
Valorile bazei sunt vizibile:
- în lista bugetului, în coloanele Baza și Abatere,
- în panoul liniei bugetare, în secțiunea bazei,
- pe cronologia bugetului, după activarea abaterii în setări,
- în portofolii, în coloanele cu baza bugetului și abaterea, și în rapoarte,
- în cartele proiectului, în câmpurile bazei și în abateri (baza curentă și cea inițială).
Despre liniile bugetare, vezi Liniile bugetare.
Aprobarea cartei proiectului
O bază poate conține una sau mai multe carte de proiect. Comutatorul Carta proiectului din fila Informații a bazei (vizibil când modulul Carta proiectului este activat și există carte de atașat) deblochează lista cartelor. Pot fi atașate doar carte care nu aparțin altei baze.
O cartă trimisă spre aprobare de pe propriul ecran (vezi Aprobarea cartei proiectului) creează automat o astfel de bază, cu numele cartei și cu comutatoarele Programare și Buget activate. Aprobarea cartei salvează, așadar, și baza programării și a bugetului, cu excepția cazului în care unul dintre comutatoare este dezactivat în fereastra Aprobare.
Cartele atașate unei baze își schimbă starea odată cu ea, iar în fereastra bazei fiecare are propria filă, cu conținutul din momentul trimiterii spre aprobare. O cartă aprobată poate fi vizualizată și după modificări ulterioare ale proiectului: arată datele din momentul trimiterii (fila Carta proiectului a proiectului).
Schimbarea bazei proiectului
- Deschideți fila Baza din proiect.
- Faceți clic pe Bază nouă. Se deschide fereastra Baza. Eticheta de lângă câmpul de nume este Baza (pentru bazele următoare Schimbare de bază).
- Introduceți numele bazei (obligatoriu, până la 256 de caractere).
- Setați comutatoarele Programare, Buget și Carta proiectului, adică ce salvează baza. Cu Programare și Buget activate, fereastra afișează data de sfârșit a bazei și cea solicitată a proiectului, precum și bugetul bazei și cel solicitat, cu abaterea.
- Completați descrierile (opțional): Descriere (pentru bazele următoare Descrierea și justificarea modificării), Domeniul de aplicare al proiectului (Modificarea domeniului de aplicare a proiectului) și Alternative luate în considerare (doar pentru modificări), un comentariu și atașamente.
- Faceți clic pe Salvare. Baza se salvează cu starea În așteptare, iar fereastra se închide.
Fereastra bazei are filele Informații, Programare și Buget (când comutatorul corespunzător este activat), câte o filă pentru fiecare cartă atașată și Aprobare (după trimiterea spre aprobare). Filele Programare și Buget arată valorile pe care le va salva baza (cele curente pentru o bază în așteptare, iar pentru celelalte cele din momentul trimiterii).
Comutatoarele, descrierile, cartele și atașamentele pot fi modificate doar într-o bază În așteptare. Meniul ferestrei (pictograma de meniu din antet) are opțiunile Copiază link-ul și Ștergeți. Baza afișează data trimiterii, data deciziei și solicitantul.
Aprobarea unei modificări a bazei
Aprobarea fără cale
- Faceți clic pe Aprobare în fereastra bazei (pentru o bază În așteptare sau De îmbunătățit).
- În fereastra Aprobare, lăsați opțiunea Nu există cale în lista Calea de aprobare. Fereastra afișează mesajul Dacă nu se selectează o cale de aprobare, baza va fi aprobată automat. Operațiunea este ireversibilă. Sunteți sigur că doriți să aprobați baza?
- Faceți clic pe Aprobați baza. Baza primește starea Aprobat, iar valorile bazei se salvează.
Opțiunea Nu există cale apare în listă doar când organizația nu cere o cale de aprobare (vezi Calea de aprobare obligatorie).
Trimiterea spre aprobare
- Faceți clic pe Aprobare în fereastra bazei.
- Alegeți o cale de aprobare din listă. Lista arată căile atribuite spațiilor de lucru ale proiectului (vezi Spații de lucru și căi de aprobare); sub calea aleasă vedeți etapele și aprobatorii ei, iar persoanele care nu pot deveni aprobatori sunt marcate cu un semn de exclamare roșu și o explicație (de exemplu lipsa managerului de proiect sau un utilizator inactiv). Cu o astfel de eroare, trimiterea este blocată.
- Faceți clic pe Trimiteți pentru aprobare. Baza primește starea În curs de aprobare.
Efectele trimiterii: se salvează o captură a stării proiectului din acel moment, iar persoanele de la prima etapă a căii primesc o notificare în aplicație și un e-mail (când notificarea În așteptarea aprobării este activă). Ele primesc acces la proiect pe durata aprobării.
Decizia unui aprobator
- Deschideți fila Aprobare a bazei — din fila Baza, din lista de la Aprobări sau din linkul din e-mail.
- Introduceți un comentariu (opțional) în câmpul Aprobarea mea și alegeți una dintre opțiunile: Accept, De îmbunătățit, Resping.
- Confirmați în fereastra care întreabă Sunteți sigur că doriți să trimiteți această decizie? O selecție salvată nu poate fi modificată.
Etapele se parcurg în ordine. O etapă se încheie conform setării căii: necesită decizia tuturor aprobatorilor sau a oricăruia dintre ei. Opțiunea Accept deschide etapa următoare, iar după ultima baza primește starea Aprobat și valorile bazei se salvează. Opțiunea Resping încheie aprobarea cu starea Respins. Opțiunea De îmbunătățit o încheie cu starea De îmbunătățit: baza și cartele atașate se întorc la corectare, iar captura este eliminată. O persoană care își spune părerea (rolul Opinie) comentează, dar nu închide o etapă. Cel care a trimis baza este notificat despre rezultat (și primește un e-mail când notificarea Aprobare finalizată este activă).
Retragerea și retrimiterea
O aprobare în curs se retrage cu butonul Retrageți aprobarea din fereastra bazei: calea trece în istoric, baza revine la În așteptare, iar captura este eliminată. O bază De îmbunătățit se trimite din nou ca una nouă, cu butonul Aprobare. Parcursurile anterioare rămân în fila Aprobare ca istoric.
Pentru detaliile parcursului, vezi Aprobări și Căi de aprobare.
Ștergerea unei baze aprobate
- Deschideți baza din fila Baza.
- Alegeți Ștergeți din meniul ferestrei (pictograma de meniu din antet).
- Confirmați mesajul Operația de îndepărtare poate fi ireversibilă. Sunteți sigur că doriți să continuați?
Efectul depinde de baza pe care o ștergeți:
- unica bază aprobată — proiectul pierde baza curentă și pe prima; coloanele și abaterile bazei din programare și din buget rămân goale până la aprobarea următoarei baze,
- ultima bază aprobată — baza aprobată anterioară redevine cea curentă,
- prima bază aprobată — următoarea bază aprobată devine prima; baza curentă nu se schimbă,
- o bază intermediară — valorile bazei nu se schimbă.
Ștergerea elimină și captura proiectului, calea de aprobare a bazei și atașamentele ei. Cartele de proiect atașate rămân, revin la starea Ciornă și pot fi trimise din nou.
Notă: o bază respinsă și o bază aprobată printr-o cale de aprobare (parcursul rămâne la bază) nu pot fi șterse. Puteți șterge bazele aprobate fără cale, bazele importate din MS Project și bazele aflate în așteptare, în curs de aprobare sau de îmbunătățit. Opțiunea necesită permisiunea Administrație pentru bază.
Importul bazelor din MS Project
Când creați un proiect dintr-un fișier Microsoft Project (vezi Importul unui proiect din MS Project), aplicația aduce și bazele salvate în fișier: baza principală și bazele de la 1 la 10, dacă sunt completate. Fiecare apare în fila Baza ca o bază separată, deja aprobată, cu numele Microsoft Project [număr] (baza principală are numărul 0). Data deciziei provine din fișier sau este momentul importului, dacă fișierul nu are una. Nu trebuie selectat nimic.
Notă: din baze se preiau doar datele și duratele activităților și jaloanelor, deci aceste baze au doar partea de Programare. Costurile și lucrul din bazele MS Project nu se importă.
