Plan projektu

Plan projektu to zatwierdzony punkt odniesienia: zapamiętane daty harmonogramu i kwoty budżetu, z którymi porównuje się bieżący stan projektu. Każde zatwierdzenie zapisuje nowy plan; pierwszy plan i plan bieżący (ostatni zatwierdzony) są potem widoczne jako wartości planowe i odchylenia. Plany są w zakładce Plan projektu (zakładka musi być zaznaczona w menu projektu, Funkcjonalności; zobacz Funkcjonalności projektu). Pierwszy plan nazywa się Plan, kolejne — Zmiana planu.

Lista planów ma kolumny Nazwa (z kolorową kropką statusu), Akceptacja (gdy w organizacji jest moduł Akceptacje), Data decyzji, Zgłaszający, Koniec projektu i Koszty projektu z walutą. Przycisk Kolumny ukrywa i pokazuje kolumny; wybór zapamiętuje przeglądarka. Gdy zatwierdzono co najmniej dwa plany z harmonogramem lub budżetem, przycisk Pokaż diagram (Ukryj diagram) pokazuje wykresy zmian końca projektu i kosztów projektu.

Status planu pokazuje kropka: szara — Oczekujący, niebieska — W trakcie akceptacji, zielona — Zatwierdzono, czerwona — Odrzucono, pomarańczowa — Do poprawy. Zakładkę widzi osoba z uprawnieniem projektowym Plan (Podgląd lub Administracja). Przycisk Nowy plan i edycję ma osoba z uprawnieniem Administracja (zobacz Uprawnienia projektowe).

Planowe wartości harmonogramu

Plany z zaznaczonym przełącznikiem Harmonogram zapisują plan harmonogramu. Po zatwierdzeniu każdy element harmonogramu dostaje planową datę rozpoczęcia i zakończenia, a projekt — planowy koniec. Zapisywany jest stan z chwili wysłania planu do akceptacji, a nie z chwili decyzji (plan zatwierdzany bez ścieżki zapisuje stan z chwili zatwierdzenia). Późniejsze zmiany w harmonogramie nie zmieniają planu, tylko odchylenie od niego.

Nowy zatwierdzony plan zastępuje plan bieżący. Pierwszy plan zapisuje się tylko raz, przy pierwszym zatwierdzeniu, i zostaje jako punkt odniesienia. Wcześniejsze plany są dostępne w oknie planu, w zakładce Harmonogram.

Wartości planowe widać:

• na liście harmonogramu w kolumnach Planowy start, Planowy koniec i Planowe trwanie,
• w panelu elementu harmonogramu, w sekcji Plan bazowy,
• na wykresie Gantta po włączeniu opcji Plan bazowy w ustawieniach,
• w portfelach, w kolumnach z planowym końcem projektu, oraz w raportach,
• w kartach projektu, w polach planowych i odchyleniach (ostatni i pierwszy plan).

Planowe wartości budżetu

Plany z zaznaczonym przełącznikiem Budżet zapisują plan budżetu (przełącznik jest dostępny, gdy włączony jest moduł Budżet). Po zatwierdzeniu każda pozycja budżetowa dostaje planową kwotę, a projekt — planowe koszty i przychody. Tak samo jak w harmonogramie zapisuje się stan z chwili wysłania do akceptacji, nowy plan zastępuje bieżący, a pierwszy plan zostaje jako punkt odniesienia. Wcześniejsze plany są w oknie planu, w zakładce Budżet.

Wartości planowe widać:

• na liście budżetu w kolumnach Plan i Odchylenie,
• w panelu pozycji budżetowej, w sekcji planu,
• na osi czasu budżetu po włączeniu odchylenia w ustawieniach,
• w portfelach, w kolumnach z planowym budżetem i odchyleniem, oraz w raportach,
• w kartach projektu, w polach planowych i odchyleniach (ostatni i pierwszy plan).

Pozycje budżetu opisuje dział Pozycje budżetowe.

Zatwierdzanie karty projektu

Plan może zawierać jedną lub kilka kart projektu. Przełącznik Karta projektu w zakładce Informacje planu (widoczny, gdy jest moduł Karty projektów i karty do dołączenia) odblokowuje listę kart. Do planu można dołączyć tylko karty, które nie należą do innego planu.

Karta wysłana do akceptacji z własnego ekranu (zobacz Akceptacja karty projektu) tworzy taki plan automatycznie, z nazwą karty i z włączonymi przełącznikami Harmonogram i Budżet. Zatwierdzenie karty zapisuje więc także plan harmonogramu i budżetu, chyba że któryś przełącznik zostanie wyłączony w oknie Akceptacja.

Karty dołączone do planu zmieniają status razem z nim, a w oknie planu każda ma własną zakładkę z treścią z chwili wysłania do akceptacji. Zatwierdzoną kartę można oglądać także po późniejszych zmianach projektu: pokazuje dane z chwili wysłania (zakładka Karta projektu projektu).

Zmiana planu projektu

1. W projekcie należy otworzyć zakładkę Plan.
2. Po kliknięciu przycisku Nowy plan otworzy się okno Plan. Obok pola nazwy stoi etykieta Plan (przy kolejnych planach Zmiana planu).
3. Należy wpisać nazwę planu (wymagana, do 256 znaków).
4. Następnie należy ustawić przełączniki Harmonogram, Budżet i Karta projektu, czyli wskazać, co plan zapisuje. Przy zaznaczonych Harmonogram i Budżet okno pokazuje planowy i wnioskowany koniec projektu oraz planowy i wnioskowany budżet z odchyleniem.
5. Opcjonalnie można uzupełnić opisy: Opis (w kolejnych planach Opis i uzasadnienie zmiany), Zakres projektu (Zmiana zakresu projektu) i Rozważane alternatywy (tylko przy zmianie planu), komentarza i załączników.
6. Po kliknięciu przycisku Zapisz plan zostanie zapisany jako Oczekujący, a okno się zamknie.

Okno planu ma zakładki: Informacje, Harmonogram i Budżet (gdy odpowiedni przełącznik jest włączony), po jednej zakładce na każdą dołączoną kartę i Akceptacja (po wysłaniu do akceptacji). W zakładkach Harmonogram i Budżet widać wartości, które plan zapisze (dla planu oczekującego bieżące, dla pozostałych — z chwili wysłania).

Przełączniki, opisy, karty i załączniki zmienia się tylko w planie Oczekującym. Menu okna (ikona menu w nagłówku) zawiera opcje Kopiuj link i Usuń. Plan pokazuje datę zgłoszenia, datę decyzji i zgłaszającego.

Akceptacja zmiany planu

Zatwierdzenie bez ścieżki

1. W oknie planu (dla planu Oczekującego lub Do poprawy) należy kliknąć przycisk Akceptacja. Otworzy się okno Akceptacja.
2. Na liście Ścieżka akceptacji należy pozostawić opcję Brak ścieżki. Okno pokaże komunikat Brak wybranej ścieżki akceptacji spowoduje automatyczną akceptację planu. Operacja jest nieodwracalna. Czy na pewno chcesz zatwierdzić plan?
3. Po kliknięciu przycisku Zatwierdź plan plan otrzyma status Zatwierdzono, a wartości planowe zostaną zapisane.

Opcja Brak ścieżki jest na liście tylko wtedy, gdy organizacja nie wymaga ścieżki akceptacji (zobacz Wymagana ścieżka akceptacji).

Wysłanie do akceptacji

1. W oknie planu należy kliknąć przycisk Akceptacja. Otworzy się okno Akceptacja.
2. Na liście należy wybrać ścieżkę akceptacji. Lista pokazuje ścieżki przypisane do obszarów pracy projektu (zobacz Obszary pracy i ścieżki akceptacji); pod wybraną ścieżką widać jej poziomy i akceptantów, a osoby, które nie mogą zostać akceptantami, są oznaczone czerwonym wykrzyknikiem z opisem (na przykład brak kierownika projektu albo nieaktywny użytkownik). Przy takim błędzie wysłanie jest zablokowane.
3. Po kliknięciu przycisku Wyślij do akceptacji plan otrzyma status W trakcie akceptacji.

Skutki wysłania: zapisuje się migawka projektu z tej chwili, a osoby z pierwszego poziomu ścieżki dostają powiadomienie w aplikacji i wiadomość e-mail (gdy mają włączone powiadomienie Oczekująca akceptacja). Na czas akceptacji uzyskują dostęp do projektu.

Decyzja akceptanta

1. Należy otworzyć zakładkę Akceptacja planu — z zakładki Plan, z listy w sekcji Akceptacje albo z linku w wiadomości e-mail. Pojawi się formularz decyzji.
2. W polu Moja akceptacja można wpisać komentarz (opcjonalnie), a następnie należy wybrać jedną z opcji: Akceptuję, Do poprawy, Odrzucam.
3. Następnie należy potwierdzić wybór w oknie z pytaniem Czy na pewno chcesz przesłać tę decyzję? Zapisany wybór nie może zostać zmieniony. Decyzja zostanie zapisana, a akceptacja przejdzie do kolejnego etapu.

Poziomy przechodzi się po kolei. Poziom kończy się zależnie od ustawienia ścieżki: wymaga decyzji wszystkich albo jednej z osób decyzyjnych. Decyzja Akceptuję otwiera następny poziom, a po ostatnim plan ma status Zatwierdzono i zapisują się wartości planowe. Decyzja Odrzucam kończy akceptację ze statusem Odrzucono. Decyzja Do poprawy kończy ją ze statusem Do poprawy: plan i dołączone karty wracają do poprawy, a migawka jest usuwana. Osoba wydająca opinię (rola Opinia) komentuje, ale nie zamyka poziomu. Zgłaszający dostaje powiadomienie o wyniku (i wiadomość e-mail, gdy ma włączone powiadomienie Zakończona akceptacja).

Wycofanie i ponowne wysłanie

Akceptację w toku wycofuje przycisk Cofnij akceptację w oknie planu: ścieżka trafia do historii, plan wraca do statusu Oczekujący, a migawka jest usuwana. Plan Do poprawy wysyła się ponownie tak samo jak nowy, przyciskiem Akceptacja. Poprzednie przebiegi zostają w zakładce Akceptacja jako historia.

Szczegóły przebiegu opisują działy Akceptacje i Ścieżki akceptacji.

Usunięcie zatwierdzonego planu bazowego

1. W zakładce Plan należy otworzyć plan.
2. W menu okna (ikona menu w nagłówku) należy wybrać opcję Usuń. Pojawi się komunikat z prośbą o potwierdzenie.
3. Należy potwierdzić komunikat Operacja usunięcia może być nieodwracalna. Czy na pewno chcesz kontynuować? Plan zostanie usunięty.

Skutek zależy od usuwanego planu:

• jedyny zatwierdzony plan — projekt traci plan bieżący i pierwszy; kolumny planowe i odchylenia w harmonogramie i budżecie są puste do zatwierdzenia następnego planu,
• ostatni zatwierdzony plan — planem bieżącym znów jest poprzedni zatwierdzony,
• pierwszy zatwierdzony plan — pierwszym planem zostaje następny zatwierdzony; plan bieżący się nie zmienia,
• plan pośredni — wartości planowe się nie zmieniają.

Usunięcie kasuje też migawkę projektu, ścieżkę akceptacji planu i jego załączniki. Dołączone karty projektu zostają, wracają do statusu Robocza i można je wysłać ponownie.

Uwaga: nie można usunąć planu odrzuconego ani zatwierdzonego przez ścieżkę akceptacji (jej przebieg pozostaje przy planie). Usuwa się plany zatwierdzone bez ścieżki, zaimportowane z MS Project oraz plany oczekujące, w trakcie akceptacji i do poprawy. Opcja wymaga uprawnienia Administracja do planu.

Import planów bazowych z MS Project

Przy tworzeniu projektu z pliku Microsoft Project (zobacz Dodanie projektu z pliku Microsoft Project) aplikacja przenosi też plany bazowe zapisane w pliku: plan podstawowy i plany od 1 do 10, o ile są wypełnione. Każdy z nich pojawia się w zakładce Plan jako osobny, od razu zatwierdzony plan o nazwie Microsoft Project [numer] (plan podstawowy ma numer 0). Data decyzji pochodzi z pliku, a gdy jej w nim nie ma, jest to chwila importu. Nic nie trzeba zaznaczać.

Uwaga: z planów bazowych przenoszone są tylko daty i czas trwania zadań oraz kamieni milowych, więc plany mają tylko część Harmonogram. Koszty i praca z planów MS Project nie są importowane.