Projektplan

Ein Projektbasisplan ist ein genehmigter Bezugspunkt: gespeicherte Termine des Zeitplans und Beträge des Budgets, mit denen der aktuelle Stand des Projekts verglichen wird. Jede Genehmigung speichert einen neuen Basisplan; der erste Basisplan und der aktuelle (der zuletzt genehmigte) sind danach als Basisplanwerte und Abweichungen sichtbar. Basispläne finden Sie auf der Registerkarte Basisplan des Projekts (die Registerkarte muss im Projektmenü unter Funktionalitäten angehakt sein; siehe Projektfunktionalitäten). Der erste Basisplan heißt Basisplan, die folgenden heißen Änderung des Basisplans.

Die Basisplanliste hat die Spalten Name (mit einem farbigen Statuspunkt), Akzeptanz (wenn die Organisation das Modul Akzeptanz hat), Entscheidungsdatum, Antragsteller, Ende des Projekts und Kosten für das Projekt, mit Angabe der Währung. Die Schaltfläche Spalten blendet Spalten aus und ein; der Browser merkt sich die Auswahl. Sind mindestens zwei Basispläne mit Zeitplan oder Budget genehmigt, zeigt die Schaltfläche Diagramm anzeigen (Diagramm ausblenden) Diagramme der Änderungen von Projektende und Projektkosten.

Der Punkt zeigt den Status: grau — Ausstehend, blau — In Genehmigung, grün — Genehmigt, rot — Abgelehnt, orange — Noch zu verbessern. Die Registerkarte ist für Benutzer mit der Projektberechtigung Basisplan (Vorschau oder Verwaltung) sichtbar. Die Schaltfläche Neuer Basisplan und das Bearbeiten erfordern die Berechtigung Verwaltung (siehe Projektberechtigungen).

Basisplanwerte des Zeitplans

Basispläne mit eingeschaltetem Schalter Zeitplan speichern den Basisplan des Zeitplans. Nach der Genehmigung erhält jedes Zeitplanelement einen Basisplan-Start- und -Endtermin und das Projekt ein Basisplan-Enddatum. Gespeichert wird der Stand zum Zeitpunkt der Einreichung des Basisplans zur Genehmigung, nicht zum Zeitpunkt der Entscheidung (ein ohne Pfad genehmigter Basisplan speichert den Stand zum Zeitpunkt der Genehmigung). Spätere Änderungen im Zeitplan ändern den Basisplan nicht, sondern nur die Abweichung von ihm.

Ein neu genehmigter Basisplan ersetzt den aktuellen. Der erste Basisplan wird nur einmal gespeichert, bei der ersten Genehmigung, und bleibt als Bezugspunkt bestehen. Frühere Basispläne finden Sie im Basisplan-Fenster auf der Registerkarte Zeitplan.

Basisplanwerte sind sichtbar:

• in der Zeitplanliste in den Spalten Basisplan-Start, Basisplan-Ende und Basisplan-Dauer,
• im Panel eines Zeitplanelements im Abschnitt Basisplan-Termine,
• im Gantt-Diagramm, nachdem in den Einstellungen Basisplan eingeschaltet wurde,
• in Portfolios in den Spalten mit dem Basisplan-Projektende und in Berichten,
• in Projektchartas in den Basisplanfeldern und Abweichungen (aktueller und erster Basisplan).

Basisplanwerte des Budgets

Basispläne mit eingeschaltetem Schalter Budget speichern den Basisplan des Budgets (der Schalter steht zur Verfügung, wenn das Modul Budget eingeschaltet ist). Nach der Genehmigung erhält jede Budgetlinie einen Basisplan-Betrag und das Projekt Basisplan-Kosten und -Einnahmen. Wie beim Zeitplan wird der Stand zum Zeitpunkt der Einreichung zur Genehmigung gespeichert, ein neuer Basisplan ersetzt den aktuellen, und der erste Basisplan bleibt als Bezugspunkt bestehen. Frühere Basispläne finden Sie im Basisplan-Fenster auf der Registerkarte Budget.

Basisplanwerte sind sichtbar:

• in der Budgetliste in den Spalten Basisplan und Abweichung,
• im Panel einer Budgetlinie im Abschnitt des Basisplans,
• auf der Budget-Zeitleiste, nachdem in den Einstellungen die Abweichung eingeschaltet wurde,
• in Portfolios in den Spalten mit dem Basisplan-Budget und der Abweichung sowie in Berichten,
• in Projektchartas in den Basisplanfeldern und Abweichungen (aktueller und erster Basisplan).

Zu den Budgetlinien siehe Budgetlinien.

Projektcharta genehmigen

Ein Basisplan kann eine oder mehrere Projektchartas enthalten. Der Schalter Projektcharta auf der Registerkarte Informationen des Basisplans (sichtbar, wenn das Modul Projektcharta eingeschaltet ist und es anzuhängende Chartas gibt) schaltet die Chartaliste frei. Angehängt werden können nur Chartas, die nicht zu einem anderen Basisplan gehören.

Eine Charta, die von ihrem eigenen Bildschirm aus zur Genehmigung gesendet wird (siehe Projektcharta genehmigen), erstellt automatisch einen solchen Basisplan, der nach der Charta benannt ist und bei dem die Schalter Zeitplan und Budget eingeschaltet sind. Die Genehmigung der Charta speichert daher auch den Basisplan des Zeitplans und des Budgets, es sei denn, einer der Schalter wird im Fenster Akzeptanz ausgeschaltet.

An einen Basisplan angehängte Chartas wechseln den Status zusammen mit ihm, und im Basisplan-Fenster hat jede eine eigene Registerkarte mit dem Inhalt zum Zeitpunkt der Einreichung zur Genehmigung. Eine genehmigte Charta lässt sich auch nach späteren Änderungen am Projekt ansehen: Sie zeigt die Daten zum Zeitpunkt der Einreichung (Registerkarte Projektcharta des Projekts).

Basisplan des Projekts ändern

1. Öffnen Sie im Projekt die Registerkarte Basisplan.
2. Klicken Sie auf Neuer Basisplan. Das Fenster Basisplan wird geöffnet. Die Beschriftung neben dem Namensfeld lautet Basisplan (bei späteren Basisplänen Änderung des Basisplans).
3. Geben Sie den Namen des Basisplans ein (erforderlich, bis zu 256 Zeichen).
4. Stellen Sie die Schalter Zeitplan, Budget und Projektcharta ein, also was der Basisplan speichert. Sind Zeitplan und Budget eingeschaltet, zeigt das Fenster das Basisplan-Projektende und das angefragte Projektende sowie das Basisplan-Budget und das angefragte Budget mit der Abweichung.
5. Füllen Sie die Beschreibungen aus (optional): Beschreibung (bei späteren Basisplänen Beschreibung und Rechtfertigung der Änderung), Umfang des Projekts (Änderung des Umfangs des Projekts) und Geprüfte Alternativen (nur bei Änderungen), einen Kommentar und Anhänge.
6. Klicken Sie auf Speichern. Der Basisplan wird als Ausstehend gespeichert, und das Fenster schließt sich.

Das Basisplan-Fenster hat die Registerkarten Informationen, Zeitplan und Budget (wenn der jeweilige Schalter eingeschaltet ist), je eine Registerkarte für jede angehängte Charta und Akzeptanz (nach dem Senden zur Genehmigung). Die Registerkarten Zeitplan und Budget zeigen die Werte, die der Basisplan speichern wird (bei einem ausstehenden Basisplan die aktuellen, bei den übrigen die Werte zum Zeitpunkt des Sendens).

Schalter, Beschreibungen, Chartas und Anhänge lassen sich nur bei einem Basisplan im Status Ausstehend ändern. Das Fenstermenü (das Menüsymbol in der Kopfzeile) enthält die Optionen Link kopieren und Löschen. Der Basisplan zeigt das Einreichungsdatum, das Entscheidungsdatum und den Antragsteller.

Basisplanänderung genehmigen

Genehmigung ohne Pfad

1. Klicken Sie im Basisplan-Fenster auf Akzeptanz (bei einem Basisplan im Status Ausstehend oder Noch zu verbessern).
2. Belassen Sie im Fenster Akzeptanz in der Liste Genehmigungspfad die Option Kein Pfad. Das Fenster zeigt die Meldung Wird kein Akzeptanzpfad ausgewählt, wird der Basisplan automatisch angenommen. Der Vorgang ist unumkehrbar. Sind Sie sicher, dass Sie den Basisplan genehmigen wollen?
3. Klicken Sie auf Basisplan genehmigen. Der Basisplan erhält den Status Genehmigt, und die Basisplanwerte werden gespeichert.

Die Option Kein Pfad steht nur dann in der Liste, wenn die Organisation keinen Genehmigungspfad verlangt (siehe Erforderlicher Genehmigungspfad).

Zur Genehmigung senden

1. Klicken Sie im Basisplan-Fenster auf Akzeptanz.
2. Wählen Sie in der Liste einen Genehmigungspfad aus. Die Liste zeigt die Pfade, die den Arbeitsbereichen des Projekts zugeordnet sind (siehe Arbeitsbereiche und Genehmigungspfade); unter dem gewählten Pfad sehen Sie seine Ebenen und Genehmiger, und Personen, die nicht Genehmiger werden können, sind mit einem roten Ausrufezeichen und einer Erklärung markiert (zum Beispiel fehlender Projektleiter oder ein inaktiver Benutzer). Bei einem solchen Fehler ist das Senden gesperrt.
3. Klicken Sie auf Zur Akzeptanz senden. Der Basisplan erhält den Status In Genehmigung.

Folgen des Sendens: Eine Momentaufnahme des Projekts von diesem Zeitpunkt wird gespeichert, und Personen auf der ersten Ebene des Pfads erhalten eine Benachrichtigung in der Anwendung und eine E-Mail (wenn ihre Benachrichtigung Akzeptanz ausstehend eingeschaltet ist). Sie erhalten für die Dauer der Genehmigung Zugriff auf das Projekt.

Die Entscheidung eines Genehmigers

1. Öffnen Sie die Registerkarte Akzeptanz des Basisplans — über die Registerkarte Basisplan, über die Liste unter Akzeptanzen oder über den Link in der E-Mail.
2. Geben Sie einen Kommentar (optional) im Feld Meine Akzeptanz ein und wählen Sie eines von: Ich akzeptiere, Noch zu verbessern, Ich lehne ab.
3. Bestätigen Sie im Fenster mit der Frage Sind Sie sicher, dass Sie diese Entscheidung senden wollen? Eine gespeicherte Auswahl kann nicht geändert werden.

Die Ebenen werden der Reihe nach durchlaufen. Eine Ebene endet entsprechend der Einstellung des Pfads: Sie braucht die Entscheidung aller Genehmiger oder die eines beliebigen von ihnen. Ich akzeptiere öffnet die nächste Ebene, und nach der letzten erhält der Basisplan den Status Genehmigt, und die Basisplanwerte werden gespeichert. Ich lehne ab beendet die Genehmigung mit dem Status Abgelehnt. Noch zu verbessern beendet sie mit dem Status Noch zu verbessern: Der Basisplan und die angehängten Chartas kehren zur Korrektur zurück, und die Momentaufnahme wird entfernt. Eine Person, die eine Stellungnahme abgibt (die Rolle Stellungnahme), kommentiert, schließt aber keine Ebene ab. Der Antragsteller wird über das Ergebnis benachrichtigt (und erhält eine E-Mail, wenn seine Benachrichtigung Abgeschlossene Akzeptanz eingeschaltet ist).

Zurückziehen und erneut senden

Eine laufende Genehmigung ziehen Sie mit der Schaltfläche Akzeptanz widerrufen im Basisplan-Fenster zurück: Der Pfad geht in den Verlauf, der Basisplan kehrt zu Ausstehend zurück, und die Momentaufnahme wird entfernt. Ein Basisplan im Status Noch zu verbessern wird wie ein neuer erneut gesendet, mit der Schaltfläche Akzeptanz. Frühere Abläufe bleiben auf der Registerkarte Akzeptanz als Verlauf erhalten.

Einzelheiten zum Ablauf finden Sie unter Akzeptanzen und Genehmigungspfade.

Genehmigten Basisplan löschen

1. Öffnen Sie den Basisplan auf der Registerkarte Basisplan.
2. Wählen Sie im Fenstermenü (das Menüsymbol in der Kopfzeile) Löschen.
3. Bestätigen Sie die Meldung Die Operation zur Entfernung kann irreversibel sein. Sind Sie sicher, dass Sie weitermachen wollen?

Die Auswirkung hängt vom gelöschten Basisplan ab:

• der einzige genehmigte Basisplan — das Projekt verliert den aktuellen und den ersten Basisplan; die Basisplanspalten und Abweichungen in Zeitplan und Budget bleiben leer, bis der nächste Basisplan genehmigt wird,
• der zuletzt genehmigte Basisplan — der vorherige genehmigte Basisplan wird wieder zum aktuellen,
• der erste genehmigte Basisplan — der nächste genehmigte Basisplan wird zum ersten; der aktuelle Basisplan ändert sich nicht,
• ein Basisplan dazwischen — die Basisplanwerte ändern sich nicht.

Das Löschen entfernt auch die Momentaufnahme des Projekts, den Genehmigungspfad des Basisplans und seine Anhänge. Angehängte Projektchartas bleiben bestehen, kehren in den Status Entwurf zurück und können erneut gesendet werden.

Hinweis: Ein abgelehnter Basisplan und ein über einen Genehmigungspfad genehmigter Basisplan (sein Ablauf bleibt beim Basisplan) lassen sich nicht löschen. Löschen können Sie ohne Pfad genehmigte Basispläne, aus MS Project importierte Basispläne sowie Basispläne, die ausstehend sind, in Genehmigung sind oder noch zu verbessern sind. Die Option erfordert die Berechtigung Verwaltung für den Basisplan.

Basispläne aus MS Project importieren

Wenn Sie ein Projekt aus einer Microsoft-Project-Datei erstellen (siehe Ein Projekt aus einer Microsoft-Project-Datei hinzufügen), übernimmt die Anwendung auch die in der Datei gespeicherten Basispläne: den Hauptbasisplan und die Basispläne 1 bis 10, sofern sie ausgefüllt sind. Jeder von ihnen erscheint auf der Registerkarte Basisplan als eigener, bereits genehmigter Basisplan mit dem Namen Microsoft Project [Nummer] (der Hauptbasisplan hat die Nummer 0). Das Entscheidungsdatum stammt aus der Datei oder ist der Zeitpunkt des Imports, wenn die Datei keines enthält. Es muss nichts ausgewählt werden.

Hinweis: Aus den Basisplänen werden nur Termine und Dauern von Aufgaben und Meilensteinen übernommen, daher haben diese Basispläne nur den Teil Zeitplan. Kosten und Arbeit aus MS-Project-Basisplänen werden nicht importiert.