Pliki projektu

Zakładka Pliki gromadzi w jednym miejscu wszystkie pliki i linki projektu: te dodane bezpośrednio w zakładce oraz załączniki dodane w zadaniach i kamieniach milowych, ryzykach, pozycjach budżetowych, wykonaniach, produktach, planach, przeglądach i kartach projektu, razem z informacją, do jakiego elementu każdy z nich jest podpięty. Pliki i linki można porządkować w folderach, a każdy z nich można podpiąć do elementu projektu bez ponownego wgrywania dokumentu.

Zakładka jest dostępna, gdy zaznaczono ją w menu projektu (Funkcjonalności, zobacz Funkcjonalności projektu) i gdy użytkownik ma uprawnienie projektowe Pliki (zobacz Dostęp do plików). Szablony projektów mają własną zakładkę plików, więc szablon może nieść gotowy zestaw dokumentów dla każdego projektu utworzonego z niego (zobacz Pliki w szablonie).

Tabela ma kolumny Nazwa, Data (dodania), Użytkownik (kto dodał) i Powiązanie (elementy, do których pozycja jest podpięta). Filtr Filtruj po nazwie zawęża listę po słowie. Gdy w projekcie nie ma żadnej pozycji, zakładka podpowiada Brak plików dodanych do projektu. Kliknij Dodaj aby dodać element.

Dodanie pliku, linku i folderu

Pliki, linki i foldery dodane w tej zakładce należą do całego projektu i od razu są dostępne jako załączniki w elementach projektu.

1. W projekcie należy otworzyć zakładkę Pliki.
2. Następnie należy kliknąć przycisk Dodaj w prawym górnym rogu i wybrać opcję:
   • Plik — otworzy się okno wyboru plików. Można zaznaczyć kilka naraz; każdy trafi na listę jako osobna pozycja,
   • Link — otworzy się okno, w którym podaje się adres i nazwę linku,
   • Folder — otworzy się okno z polem Nazwa folderu.
3. Należy zatwierdzić okno. Nowa pozycja pojawi się na liście.

Przycisk Dodaj ma osoba z uprawnieniem Administracja do plików. Pozostałe osoby przeglądają listę, otwierają linki i pobierają pliki po kliknięciu nazwy. Plik może mieć najwyżej 10 MB, a niektóre typy plików mogą być zablokowane w konfiguracji aplikacji — wtedy pojawia się komunikat o niedozwolonym rozszerzeniu.

Struktura w folderach

Foldery porządkują dokumenty w projekcie, na przykład oddzielają umowy od notatek ze spotkań. Foldery można zagnieżdżać.

• Aby przenieść pozycję do folderu, należy chwycić ją za uchwyt po lewej stronie wiersza (widoczny po najechaniu) i upuścić na nazwie folderu.
• Aby przenieść pozycję z powrotem, upuszcza się ją na obszarze Upuść tutaj, aby przenieść do głównego poziomu.
• Foldery przenosi się tak samo jak pliki. Nowy folder powstaje na głównym poziomie, a zagnieżdża się go przeciągnięciem.

Przeniesienie pliku między folderami zmienia tylko miejsce jego przechowywania na liście. Plik zostaje podpięty do tych samych elementów projektu. Przeciągać mogą osoby z uprawnieniem Administracja do plików.

Podpięcie pliku do elementu

Dodając załącznik w elemencie projektu, można wykorzystać dokument, który już jest w projekcie, zamiast wgrywać go ponownie. Ten sam plik jest wtedy widoczny w obu miejscach i liczy się jako jedna pozycja w zakładce Pliki.

1. Należy otworzyć element, do którego ma trafić załącznik (na przykład zadanie, ryzyko albo pozycję budżetową).
2. Po kliknięciu spinacza otworzy się lista opcji.
3. Należy wybrać opcję Dodaj istniejący. Otworzy się okno z plikami i linkami projektu.
4. W oknie należy przejrzeć foldery, zaznaczyć potrzebne pozycje (można kilka) i zatwierdzić. Wybrane pliki zostaną podpięte do elementu jako załączniki.

Opcja Dodaj istniejący jest widoczna tylko dla osoby z uprawnieniem do przeglądania plików projektu. Dodanie nowego pliku i nowego linku jest możliwe zawsze. Ten sam mechanizm działa w zadaniach i kamieniach milowych, ryzykach, produktach, pozycjach budżetowych, wykonaniach, planach, kartach projektu i przeglądach.

Sprawdzenie, gdzie plik jest używany

Kolumna Powiązanie pokazuje przy każdej pozycji nazwy elementów, do których jest podpięta. Jedna pozycja może być podpięta do wielu elementów, a pozycja dodana bezpośrednio w zakładce nie musi być podpięta nigdzie. Po kliknięciu nazwy elementu aplikacja przenosi prosto do niego: aplikacja otwiera właściwą zakładkę projektu i panel elementu. Powiązanie z wykonaniem budżetu pokazuje się jako Wykonanie z datą.

Zmiana nazwy

Zmiana nazwy dotyczy nazwy wyświetlanej w projekcie. W przypadku pliku nie zmienia nazwy pobieranego dokumentu, a w przypadku linku nie zmienia adresu.

1. W zakładce Pliki należy odszukać pozycję.
2. Następnie należy otworzyć menu pozycji (ikona z trzema kropkami po najechaniu na wiersz albo prawy przycisk myszy) i wybrać opcję Zmień nazwę (dla folderu Zmień nazwę folderu). Otworzy się okno Zmień nazwę pliku (Zmień nazwę linku).
3. W tym oknie należy wpisać nową nazwę i zapisać. Nowa nazwa zostanie wyświetlona na liście.

W przypadku pliku okno pokazuje nazwę bez rozszerzenia; rozszerzenie jest dopisywane przy zapisie, więc typ pliku nie zmienia się przypadkiem. W przypadku linku edytuje się całą nazwę. Nazwa nie może być pusta. Nowa nazwa jest widoczna wszędzie, gdzie pozycja jest podpięta. Menu ma osoba z uprawnieniem Administracja do plików.

Usuwanie

Usunięcie kasuje plik lub link z projektu i ze wszystkich elementów, do których jest podpięty. Przestaje być dostępny jako załącznik. Operacja jest nieodwracalna.

Niektórych elementów nie można już zmieniać, więc nie da się z nich usunąć załącznika. Dotyczy to planów i kart projektu o statusie W trakcie akceptacji, Zatwierdzono (karty: Zatwierdzona) lub Odrzucono (Odrzucona) oraz zarchiwizowanych przeglądów. Skutek zależy od tego, gdzie pozycja jest podpięta:

• jeśli żaden z powiązanych elementów nie blokuje operacji, pozycja jest usuwana w całości,
• jeśli blokuje ją tylko część elementów, pozycja znika z pozostałych, a w zablokowanych zostaje. Okno proponuje wtedy Usuń częściowo, a po operacji pojawia się komunikat Plik usunięto częściowo. Część powiązań została pominięta. (dla linku Link usunięto częściowo…),
• jeśli blokują ją wszystkie elementy, nie da się jej usunąć i pojawia się komunikat Plik jest powiązany wyłącznie z elementami, których nie można edytować, dlatego nie można go usunąć.

1. W zakładce Pliki należy odszukać pozycję.
2. Następnie należy otworzyć menu pozycji i wybrać opcję Usuń. Otworzy się okno potwierdzenia.
3. Należy przeczytać komunikat, który mówi, czy pozycja zostanie usunięta w całości, czy częściowo, i potwierdzić. Pozycja zostanie usunięta zgodnie z tym komunikatem.

Usunięcie folderu kasuje całą jego zawartość, także foldery zagnieżdżone. Obowiązują te same trzy zasady: jeśli część zawartości jest podpięta do elementów, których nie można edytować, folder zostaje razem z tą częścią (Folder usunięto częściowo. Część zawartości została pominięta.), a gdy wszystko jest zablokowane, folder pozostaje bez zmian. Usuwać mogą osoby z uprawnieniem Administracja do plików.

Dostęp do plików

Dostęp do zakładki Pliki nadaje uprawnienie projektowe Pliki, ustawiane w uprawnieniach użytkownika w projekcie albo w roli projektowej. Ma trzy poziomy:

• Brak dostępu — zakładka jest niewidoczna,
• Podgląd — można przeglądać listę, otwierać linki i pobierać pliki. Przy elementach projektu widać opcję Dodaj istniejący,
• Administracja — można też dodawać pliki, linki i foldery, zmieniać nazwy, przenosić i usuwać.

Uprawnienie dotyczy wszystkich plików i folderów projektu; nie ma dostępu do pojedynczego pliku ani folderu. Domyślne uprawnienia uczestnika projektu nie obejmują plików, dopóki nie zostaną nadane. Uprawnienia opisuje dział Uprawnienia projektowe.

Uwaga: plik może mieć najwyżej 10 MB. Pliku podpiętego do elementu, którego nie można już edytować (na przykład zatwierdzonego planu albo zarchiwizowanego przeglądu), nie da się usunąć w całości, tylko częściowo (zobacz Usuwanie).