Soubory

Záložka Soubory shromažďuje na jednom místě všechny soubory a odkazy projektu: ty, které byly přidány přímo na záložce, i přílohy přidané v úkolech a milnících, rizicích, rozpočtových položkách, skutečných hodnotách, produktech, plánech, přehledech a chartách projektů, spolu s informací, ke kterému prvku je každá z nich připojena. Soubory a odkazy lze uspořádat do složek a každý z nich lze připojit k prvku projektu, aniž by bylo nutné dokument nahrávat znovu.

Záložka je dostupná, když je zaškrtnutá v nabídce projektu (Funkce, viz Funkce projektu) a uživatel má oprávnění Soubory k projektu (viz Přístup k souborům). Šablony projektů mají vlastní záložku souborů, takže šablona může obsahovat hotovou sadu dokumentů pro každý projekt, který z ní vznikne (viz Soubory v šabloně).

Tabulka má sloupce Název, Datum (přidání), Uživatel (kdo položku přidal) a Vazba (prvky, ke kterým je položka připojena). Pole Filtrovat podle názvu zúží seznam podle zadaného slova. Pokud projekt nemá žádné položky, záložka zobrazí zprávu Žádné soubory přidané k projektu. Klikněte Přidat pro přidání prvku.

Přidání souboru, odkazu a složky

Soubory, odkazy a složky přidané na této záložce patří celému projektu a jsou okamžitě k dispozici jako přílohy v prvcích projektu.

1. Otevřete v projektu záložku Soubory.
2. Klikněte vpravo nahoře na Přidat a zvolte možnost:
   • Soubor — otevře výběr souborů. Můžete vybrat několik najednou, každý se na seznamu objeví jako samostatná položka,
   • Odkaz — otevře okno, ve kterém zadáte adresu a název odkazu,
   • Složka — otevře okno s polem Název složky.
3. Potvrďte okno. Nová položka se objeví v seznamu.

Tlačítko Přidat je dostupné uživatelům s oprávněním Správa k souborům. Ostatní si seznam prohlížejí, otevírají odkazy a soubory stahují kliknutím na název. Soubor může mít nejvýše 10 MB a některé typy souborů mohou být v konfiguraci aplikace zablokované — pak se zobrazí zpráva o zakázané příponě.

Struktura složek

Složky třídí dokumenty v projektu, například oddělují smlouvy od zápisů ze schůzek. Složky lze vnořovat.

• Chcete-li položku přesunout do složky, uchopte ji za úchyt vlevo od řádku (zobrazí se po najetí myší) a pusťte ji na název složky.
• Chcete-li položku vrátit zpět, pusťte ji do oblasti Přetáhněte sem pro přesun na hlavní úroveň.
• Složky se přesouvají stejně jako soubory. Nová složka vznikne na hlavní úrovni a vnoříte ji přetažením.

Přesunutí souboru mezi složkami mění jen to, kde je v seznamu uložen. Soubor zůstává připojen ke stejným prvkům projektu. Přetahovat mohou uživatelé s oprávněním Správa k souborům.

Připojení souboru k prvku

Když v prvku projektu přidáváte přílohu, můžete místo opětovného nahrávání použít dokument, který už v projektu je. Stejný soubor je pak vidět na obou místech a na záložce Soubory se počítá jako jedna položka.

1. Otevřete prvek, který má dostat přílohu (například úkol, riziko nebo rozpočtovou položku).
2. Klikněte na sponku. Otevře se seznam možností.
3. Zvolte Přidat existující. Otevře se okno se soubory a odkazy projektu.
4. Procházejte složky, zaškrtněte potřebné položky (můžete jich zaškrtnout několik) a potvrďte okno.

Možnost Přidat existující vidí jen uživatelé s oprávněním zobrazit soubory projektu. Přidat nový soubor a nový odkaz je možné vždy. Stejný mechanismus funguje v úkolech a milnících, rizicích, produktech, rozpočtových položkách, skutečných hodnotách, plánech, chartách projektů a přehledech.

Kontrola, kde se soubor používá

Sloupec Vazba ukazuje u každé položky názvy prvků, ke kterým je připojena. Jedna položka může být připojena k mnoha prvkům a položka přidaná přímo na záložce nemusí být připojena nikam. Kliknutím na název prvku se k němu dostanete přímo: aplikace otevře příslušnou záložku projektu a panel prvku. Vazba na skutečnou hodnotu rozpočtu se zobrazí jako Skutečná hodnota s datem.

Přejmenování

Přejmenování mění název zobrazený v projektu. U souboru nemění název stahovaného dokumentu a u odkazu nemění adresu.

1. Najděte položku na záložce Soubory.
2. Otevřete nabídku položky (ikona tří teček po najetí myší nebo pravé tlačítko myši) a zvolte Přejmenovat (u složky Přejmenovat složku).
3. Zadejte nový název v okně Přejmenovat soubor (Přejmenovat odkaz) a uložte.

U souboru okno ukazuje název bez přípony; přípona se při uložení doplní zpět, takže se typ souboru nezmění omylem. U odkazu se upravuje celý název. Název nesmí být prázdný. Nový název je vidět všude, kde je položka připojena. Nabídka je dostupná uživatelům s oprávněním Správa k souborům.

Odstranění

Odstranění smaže soubor nebo odkaz z projektu i ze všech prvků, ke kterým je připojen. Přestane být dostupný jako příloha. Operaci nelze vrátit zpět.

Některé prvky už nelze měnit, takže se z nich příloha odebrat nedá. Týká se to plánů a chart projektů ve stavu Při schvalování, Schváleno nebo Odmítnuto a archivovaných přehledů. Výsledek závisí na tom, kde je položka připojena:

• pokud operaci neblokuje žádný z propojených prvků, položka se odstraní úplně,
• pokud ji blokuje jen část prvků, položka zmizí z ostatních a v blokovaných zůstane. Okno pak nabídne Odstranit částečně a po operaci se zobrazí zpráva Soubor byl odstraněn částečně. Některé vazby byly přeskočeny. (u odkazu Odkaz byl odstraněn částečně. Některé vazby byly přeskočeny.),
• pokud ji blokují všechny prvky, nelze ji odstranit a zobrazí se zpráva Soubor je propojen pouze s prvky, které nelze upravovat.

1. Najděte položku na záložce Soubory.
2. Otevřete nabídku položky a zvolte Odstranit.
3. Přečtěte si zprávu, která říká, zda se položka odstraní úplně, nebo částečně, a potvrďte.

Odstranění složky smaže celý její obsah včetně vnořených složek. Platí stejná tři pravidla: pokud je část obsahu připojena k prvkům, které nelze upravovat, složka zůstane i s touto částí (Složka byla odstraněna částečně. Část obsahu byla přeskočena.) a pokud je zablokováno vše, složka zůstane beze změny. Odstraňovat mohou uživatelé s oprávněním Správa k souborům.

Přístup k souborům

Přístup k záložce Soubory uděluje oprávnění Soubory k projektu, které se nastavuje v oprávněních uživatele v projektu nebo v projektové roli. Má tři úrovně:

• Žádný přístup — záložka není viditelná,
• Náhled — můžete procházet seznam, otevírat odkazy a stahovat soubory. V prvcích projektu je viditelná možnost Přidat existující,
• Správa — můžete navíc přidávat soubory, odkazy a složky, přejmenovávat je, přesouvat a odstraňovat.

Oprávnění se týká všech souborů a složek projektu; k jednotlivému souboru nebo složce přístup udělit nelze. Výchozí oprávnění účastníka projektu soubory nezahrnují, dokud se neudělí. K oprávněním viz Oprávnění v projektu.

Poznámka: soubor může mít nejvýše 10 MB. Soubor připojený k prvku, který už nelze upravovat (například schválený plán nebo archivovaný přehled), nelze odstranit úplně, jen částečně (viz Odstranění).