Soubory

Záložka Soubory shromažďuje na jednom místě všechny soubory a odkazy používané v projektu. Najdete zde přílohy přidané kdekoli v projektu — v úkolech a milnících, rizicích, rozpočtových položkách, produktech, změnách plánu, přehledech a chartě projektu — spolu s prvkem, ke kterému je každá z nich připojena.

Soubory a odkazy můžete přidávat také přímo v této záložce a třídit je do složek. Vše, co je zde uloženo, lze následně připojit k prvku projektu bez opětovného nahrávání téhož dokumentu.

Záložka je dostupná, pokud je v projektu zapnuta funkce Soubory, a pouze uživatelům s oprávněním prohlížet soubory projektu. Šablony projektů mají stejnou záložku, takže šablona může nést připravenou sadu dokumentů.

Přidání souboru nebo odkazu

Soubory a odkazy přidané v této záložce patří celému projektu. Jsou dostupné jako přílohy v prvcích projektu ihned, ještě než je kamkoli připojíte.

Pro přidání souboru nebo odkazu postupujte takto:

1. V projektu přejděte na záložku Soubory.
2. Klikněte na tlačítko Přidat v pravém horním rohu. Zobrazí se seznam možností.
3. Vyberte potřebnou možnost:
   • Soubor — otevře okno pro výběr souboru. Můžete vybrat několik souborů najednou; každý bude přidán jako samostatná položka.
   • Odkaz — otevře okno, kde zadáte adresu a název odkazu.
   • Složka — vytvoří novou složku.
4. Potvrďte výběr. Nová položka se objeví v seznamu.

Tlačítko pro přidání je viditelné pouze tehdy, máte-li oprávnění spravovat soubory projektu. Bez něj můžete seznam prohlížet a otevírat, ale nemůžete jej měnit.

Uspořádání souborů do složek

Složky pomáhají udržet pořádek, když se v projektu nahromadí mnoho dokumentů — například oddělit smlouvy od zápisů ze schůzek. Složky lze vnořovat.

Chcete-li položku přesunout do složky, přetáhněte ji na název složky. Pro přesun zpět ji pusťte na oblast označenou Přetáhněte sem pro přesun na hlavní úroveň.

Přesun souboru mezi složkami mění pouze místo jeho uložení. Soubor zůstává připojen ke stejným prvkům projektu.

Připojení souboru projektu k prvku

Při přidávání přílohy v prvku projektu můžete využít dokument, který už v projektu je, místo jeho opětovného nahrání. Tentýž soubor je pak vidět na obou místech a v záložce Soubory se počítá jako jeden soubor.

Pro připojení existujícího souboru postupujte takto:

1. Otevřete prvek, ke kterému chcete přidat přílohu — například úkol, riziko nebo rozpočtovou položku.
2. Klikněte na symbol kancelářské sponky. Zobrazí se seznam možností.



3. Vyberte Přidat existující. Otevře se okno se soubory projektu.
4. Projděte složky a označte potřebné soubory a odkazy. Můžete jich označit několik najednou.
5. Klikněte na tlačítko uložení. Vybrané položky se objeví jako přílohy v prvku.

Možnost Přidat existující se zobrazí pouze tehdy, máte-li oprávnění prohlížet soubory projektu. Ostatní možnosti — přidání nového souboru a nového odkazu — jsou dostupné vždy.

Kde je soubor použit

Seznam u každého souboru a odkazu zobrazuje ve sloupci Vazba název prvku, ke kterému je připojen. Jeden soubor může být připojen k několika prvkům současně a soubor přidaný přímo v záložce Soubory nemusí být připojen nikam.

Seznam rovněž ukazuje, kdo a kdy položku přidal.

Pro nalezení položky podle názvu použijte filtr.

Kliknutím na název propojeného prvku přejdete přímo na něj — systém otevře záložku, ve které se nachází, a daný prvek zvýrazní.

Přílohy k úkolům

1. V projektu přejděte na kartu Harmonogram.
2. Klikněte na název úkolu/cíle, ke kterému chcete přidat přílohu.
3. Zobrazí se panel vybraného prvku.
4. Klikněte na symbol sponky v pravém horním rohu panelu.
5. Zobrazí se seznam možností.
6. Chcete-li připojit soubor, vyberte možnost „Soubory“, chcete-li připojit odkaz, vyberte možnost „Odkaz“.
   

Příloha jako soubor:

1. Vyberte a potvrďte výběr souboru.
2. Soubor se zobrazí na panelu úloh a lze jej stáhnout nebo odstranit.

Příloha jako odkaz:

1. Zadejte adresu URL a název odkazu.
2. Klikněte na tlačítko „Přidat“.
3. Odkaz se zobrazí na panelu úloh a lze jej otevřít nebo odstranit.

.

Přejmenování souboru, odkazu nebo složky

Přejmenování se týká názvu zobrazovaného v projektu. U souboru nemění název stahovaného dokumentu a u odkazu nemění adresu, na kterou vede.

Pro přejmenování položky postupujte takto:

1. V záložce Soubory najděte položku, kterou chcete přejmenovat.
2. Rozbalte její možnosti a vyberte příkaz pro přejmenování. Otevře se okno.



3. Zadejte nový název a klikněte na tlačítko uložení.

U souboru okno zobrazuje název bez přípony — systém ji při uložení doplní zpět, takže se typ souboru omylem nezmění. U odkazu je editovatelný celý název. Název nelze nechat prázdný.

Nový název se projeví všude, kde je položka připojena.

Odstranění souboru, odkazu nebo složky

Odstranění smaže soubor nebo odkaz z projektu i ze všech prvků, ke kterým je připojen. Přestane být dostupný jako příloha. Operace je nevratná.

Některé prvky už nelze měnit a přílohu z nich odstranit nejde. Týká se to změn plánu a chart projektu se stavem Při schvalování, Schváleno nebo Odmítnuto a archivovaných přehledů. Podle toho, kde je soubor připojen, se systém zachová jedním ze tří způsobů:

• Pokud žádný z propojených prvků operaci neblokuje, soubor bude odstraněn celý.
• Pokud ji blokuje jen část z nich, systém nabídne částečné odstranění. Soubor zmizí z ostatních prvků a v blokovaných zůstane. Potvrzuje to hlášení Soubor byl odstraněn částečně. Některé vazby byly přeskočeny.
• Pokud ji blokují všechny propojené prvky, soubor odstranit nelze a systém zobrazí hlášení Soubor je propojen pouze s prvky, které nelze upravovat.

Pro odstranění položky postupujte takto:

1. V záložce Soubory najděte položku, kterou chcete odstranit.
2. Rozbalte její možnosti a vyberte příkaz pro odstranění.
3. Přečtěte si hlášení v okně, které se zobrazí — uvádí, zda bude položka odstraněna celá, nebo jen částečně.
4. Potvrďte operaci.

Odstranění složky smaže celý její obsah včetně vnořených složek. Platí stejná tři pravidla: je-li část obsahu připojena k prvkům, které nelze upravovat, tato část ve složce zůstane a zbytek bude odstraněn.

Access to files

Access to the Files tab comes from the project role. In the role settings, the files permission has three levels:

• No access — the tab is hidden,
• View — files can be browsed and downloaded,
• Administrator — files, links and folders can also be added, renamed, moved and deleted.

The permission covers all files and folders in the project — there are no access settings for a single file or folder. The default member role has no access to files until you grant it in the role. See Project permissions for roles.

Note: a single file can be up to 10 MB, and an administrator can block some file types. A file linked to an item that can no longer be edited (such as an approved change request or an archived review) cannot be deleted completely — you will see Delete partially, which detaches the file only from the items that can still be edited.