Fájlok

A Fájlok fül egy helyen gyűjti össze a projektben használt összes fájlt és linket. Itt találja a projekt bármely pontján hozzáadott mellékleteket — feladatoknál és mérföldköveknél, kockázatoknál, költségvetési tételeknél, termékeknél, alaptervmódosításoknál, ellenőrzéseknél és a projektalapokmánynál — azzal az elemmel együtt, amelyhez az adott melléklet kapcsolódik.

Fájlokat és linkeket közvetlenül ezen a fülön is hozzáadhat, és mappákba rendezheti őket. Minden, ami itt található, utólag hozzákapcsolható egy projektelemhez anélkül, hogy ugyanazt a dokumentumot újra fel kellene tölteni.

A fül akkor érhető el, ha a projektben be van kapcsolva a Fájlok funkció, és csak azoknak a felhasználóknak, akik jogosultak a projekt fájljainak megtekintésére. A projektsablonok ugyanezzel a füllel rendelkeznek, így egy sablon kész dokumentumkészletet hozhat magával.

Fájl vagy link hozzáadása

Az ezen a fülön hozzáadott fájlok és linkek az egész projekthez tartoznak. Azonnal elérhetők mellékletként a projektelemekben, még mielőtt bárhová hozzákapcsolná őket.

Fájl vagy link hozzáadásához tegye a következőket:

1. A projektben lépjen a Fájlok fülre.
2. Kattintson a jobb felső sarokban a Hozzáadás gombra. Megjelenik a lehetőségek listája.
3. Válassza ki a szükséges lehetőséget:
   • Fájl — megnyitja a fájlválasztó ablakot. Egyszerre több fájlt is kijelölhet; mindegyik külön tételként kerül be.
   • Link — megnyit egy ablakot, ahol megadja a link címét és nevét.
   • Mappa — új mappát hoz létre.
4. Erősítse meg a választást. Az új tétel megjelenik a listában.

A hozzáadás gomb csak akkor látható, ha jogosult a projekt fájljainak kezelésére. Enélkül a listát megtekintheti és megnyithatja, de nem módosíthatja.

Fájlok rendezése mappákba

A mappák segítenek rendet tartani, ha a projektben sok dokumentum gyűlik össze — például elkülöníthetők a szerződések az emlékeztetőktől. A mappák egymásba ágyazhatók.

Egy tétel mappába helyezéséhez húzza rá a mappa nevére. Visszahelyezéshez engedje el a Húzza ide a főszintre való áthelyezéshez felirattal jelölt területen.

A fájl mappák közötti mozgatása csak a tárolás helyét változtatja meg. A fájl ugyanazokhoz a projektelemekhez marad kapcsolva.

Projektfájl hozzákapcsolása elemhez

Amikor egy projektelemhez mellékletet ad hozzá, felhasználhat egy már a projektben lévő dokumentumot ahelyett, hogy újra feltöltené. Ugyanaz a fájl ekkor mindkét helyen látszik, és a Fájlok fülön egyetlen fájlnak számít.

Meglévő fájl hozzákapcsolásához tegye a következőket:

1. Nyissa meg azt az elemet, amelyhez a mellékletet hozzá szeretné adni — például egy feladatot, kockázatot vagy költségvetési tételt.
2. Kattintson a gemkapocs jelre. Megjelenik a lehetőségek listája.



3. Válassza a Meglévő hozzáadása lehetőséget. Megnyílik a projekt fájljait tartalmazó ablak.
4. Járja végig a mappákat, és jelölje ki a szükséges fájlokat és linkeket. Egyszerre többet is kijelölhet.
5. Kattintson a mentés gombra. A kijelölt tételek mellékletként megjelennek az elemben.

A Meglévő hozzáadása lehetőség csak akkor jelenik meg, ha jogosult a projekt fájljainak megtekintésére. A többi lehetőség — új fájl és új link hozzáadása — mindig elérhető.

Hol használják a fájlt

A lista minden fájlnál és linknél a Kapcsolat oszlopban mutatja annak az elemnek a nevét, amelyhez kapcsolódik. Egy fájl egyszerre több elemhez is kapcsolódhat, a közvetlenül a Fájlok fülön hozzáadott fájlnak pedig egyáltalán nem kell kapcsolódnia sehová.

A lista azt is mutatja, ki és mikor adta hozzá a tételt.

A tétel név szerinti megkereséséhez használja a szűrőt.

A kapcsolódó elem nevére kattintva közvetlenül odaugorhat — a rendszer megnyitja az azt tartalmazó fület, és kiemeli az elemet.

Feladat mellékletek

1. A projektben lépjen az Ütemterv fülre.
2. Kattintson annak a feladatnak/mérföldkőnek a nevére, amelyhez mellékletet szeretne hozzáadni.
3. Megjelenik a kiválasztott elem panelje.
4. Kattintson a panel jobb felső sarkában lévő gemkapocs szimbólumra.
5. Megjelenik a lehetőségek listája.
6. Válassza a „Fájlok” lehetőséget egy fájl csatolásához, vagy a „Link” lehetőséget egy link csatolásához.
   

Csatolás fájlként:

1. Válassza ki és erősítse meg a kiválasztott fájlt.
2. A fájl megjelenik a feladatpanelen, és letölthető vagy törölhető.

Csatolás mint link:

1. Adja meg a link URL-címét és nevét.
2. Kattintson a „Hozzáadás” gombra.
3. A hivatkozás megjelenik a feladatpanelen, és megnyitható vagy törölhető.

.

Fájl, link vagy mappa átnevezése

Az átnevezés a projektben megjelenő névre vonatkozik. Fájl esetén nem változtatja meg a letöltött dokumentum nevét, link esetén pedig azt a címet, amelyre mutat.

Tétel átnevezéséhez tegye a következőket:

1. A Fájlok fülön keresse meg az átnevezni kívánt tételt.
2. Nyissa le a lehetőségeit, és válassza az átnevezés parancsot. Megnyílik egy ablak.



3. Írja be az új nevet, és kattintson a mentés gombra.

Fájl esetén az ablak a nevet kiterjesztés nélkül mutatja — a rendszer mentéskor visszailleszti, így a fájltípus véletlenül sem változik meg. Link esetén a teljes név szerkeszthető. A név nem maradhat üres.

Az új név mindenütt megjelenik, ahol a tétel kapcsolódik.

Fájl, link vagy mappa törlése

A törlés eltávolítja a fájlt vagy linket a projektből és minden elemből, amelyhez kapcsolódik. Mellékletként többé nem lesz elérhető. A művelet visszavonhatatlan.

Egyes elemek már nem módosíthatók, és belőlük melléklet nem távolítható el. Ez az Elfogadás alatt, Jóváhagyva vagy Visszautasított állapotú alaptervmódosításokra és projektalapokmányokra, valamint az archivált ellenőrzésekre vonatkozik. Attól függően, hogy a fájl hol kapcsolódik, a rendszer háromféleképpen viselkedhet:

• Ha egyik kapcsolódó elem sem gátolja a műveletet, a fájl teljesen törlődik.
• Ha csak egy részük gátolja, a rendszer részleges törlést ajánl fel. A fájl eltűnik a többi elemből, a gátolt elemekben pedig megmarad. Ezt az A fájl részlegesen törölve. Néhány kapcsolat kihagyásra került. üzenet erősíti meg.
• Ha minden kapcsolódó elem gátolja, a fájl nem törölhető, és a rendszer az A fájl csak nem szerkeszthető elemekhez kapcsolódik. üzenetet jeleníti meg.

Tétel törléséhez tegye a következőket:

1. A Fájlok fülön keresse meg a törölni kívánt tételt.
2. Nyissa le a lehetőségeit, és válassza a törlés parancsot.
3. Olvassa el a megjelenő ablak üzenetét — ez jelzi, hogy a tétel teljesen vagy csak részlegesen törlődik.
4. Erősítse meg a műveletet.

A mappa törlése a teljes tartalmát törli, beleértve a beágyazott mappákat is. Ugyanaz a három szabály érvényes: ha a tartalom egy része nem szerkeszthető elemekhez kapcsolódik, az a rész a mappában marad, a többi pedig törlődik.

Access to files

Access to the Files tab comes from the project role. In the role settings, the files permission has three levels:

• No access — the tab is hidden,
• View — files can be browsed and downloaded,
• Administrator — files, links and folders can also be added, renamed, moved and deleted.

The permission covers all files and folders in the project — there are no access settings for a single file or folder. The default member role has no access to files until you grant it in the role. See Project permissions for roles.

Note: a single file can be up to 10 MB, and an administrator can block some file types. A file linked to an item that can no longer be edited (such as an approved change request or an archived review) cannot be deleted completely — you will see Delete partially, which detaches the file only from the items that can still be edited.