Fájlok

A Fájlok fül egy helyen gyűjti össze a projekt összes fájlját és linkjét: azokat, amelyeket közvetlenül a fülön adtak hozzá, valamint a feladatokhoz és mérföldkövekhez, kockázatokhoz, költségvetési tételekhez, tényadatokhoz, termékekhez, alaptervekhez, ellenőrzésekhez és projektalapokmányokhoz csatolt mellékleteket, azzal az információval, hogy melyik elemhez kapcsolódnak. A fájlok és linkek mappákba rendezhetők, és mindegyik a dokumentum ismételt feltöltése nélkül csatolható a projekt egy eleméhez.

A fül akkor érhető el, ha be van jelölve a projektmenüben (Funkcionalitások, lásd: Projekt funkciók), és a felhasználó rendelkezik a Fájlok projektjogosultsággal (lásd: Hozzáférés a fájlokhoz). A projektsablonoknak saját fájlok füle van, így a sablon kész dokumentumkészletet hordozhat minden belőle létrehozott projekt számára (lásd: Fájlok a sablonban).

A táblázat oszlopai: Név, Dátum (a hozzáadás ideje), Felhasználó (aki a bejegyzést hozzáadta) és Kapcsolat (azok az elemek, amelyekhez a bejegyzés kapcsolódik). A Szűrj név szerint mező egy szó alapján szűkíti a listát. Ha a projektben nincs bejegyzés, a fül ezt írja: Nincsenek a projekthez adott fájlok. Kattintson Hozzáadás egy elem hozzáadásához.

Fájl, link és mappa hozzáadása

Az ezen a fülön hozzáadott fájlok, linkek és mappák az egész projekthez tartoznak, és azonnal elérhetők mellékletként a projekt elemeiben.

1. Nyissa meg a projekt Fájlok fülét.
2. Kattintson a jobb felső sarokban a Hozzáadás gombra, és válasszon egy lehetőséget:
   • Fájl — megnyitja a fájlválasztót. Egyszerre többet is kijelölhet; mindegyik külön bejegyzésként kerül a listára,
   • Link — megnyit egy ablakot, ahol megadja a címet és a link nevét,
   • Mappa — megnyit egy ablakot a Mappa neve mezővel.
3. Erősítse meg az ablakot. Az új bejegyzés megjelenik a listában.

A Hozzáadás gomb azoknak a felhasználóknak érhető el, akik rendelkeznek a fájlokra vonatkozó Adminisztráció jogosultsággal. A többiek böngészhetik a listát, megnyithatják a linkeket, és a névre kattintva letölthetik a fájlokat. Egy fájl legfeljebb 10 MB lehet, és az alkalmazás konfigurációjában bizonyos fájltípusok blokkolva lehetnek — ilyenkor egy tiltott kiterjesztésről szóló üzenet jelenik meg.

Mappaszerkezet

A mappák rendszerezik a projekt dokumentumait, például elkülönítik a szerződéseket a megbeszélések jegyzeteitől. A mappák egymásba ágyazhatók.

• Egy bejegyzés mappába helyezéséhez fogja meg a sor bal oldalán lévő fogantyúnál (az egérmutató fölé vitelekor látható), és húzza a mappa nevére.
• Ha vissza szeretné helyezni, húzza a Húzza ide a főszintre való áthelyezéshez területre.
• A mappákat ugyanúgy kell áthelyezni, mint a fájlokat. Az új mappa a főszinten jön létre, és húzással ágyazhatja be.

A fájl mappák közötti áthelyezése csak azt változtatja meg, hol szerepel a listában. A fájl ugyanazokhoz a projektelemekhez kapcsolva marad. A fájlokra vonatkozó Adminisztráció jogosultsággal rendelkező felhasználók húzhatnak.

Fájl csatolása egy elemhez

Amikor mellékletet ad hozzá egy projektelemben, a dokumentum ismételt feltöltése helyett használhat egy olyat, amely már a projektben van. Ugyanaz a fájl ekkor mindkét helyen látható, és egy bejegyzésnek számít a Fájlok fülön.

1. Nyissa meg azt az elemet, amelyhez mellékletet szeretne csatolni (például egy feladatot, kockázatot vagy költségvetési tételt).
2. Kattintson a gemkapocsra. Megnyílik a lehetőségek listája.
3. Válassza a Meglévő hozzáadása lehetőséget. Megnyílik egy ablak a projekt fájljaival és linkjeivel.
4. Böngéssze a mappákat, jelölje be a szükséges bejegyzéseket (többet is bejelölhet), és erősítse meg az ablakot.

A Meglévő hozzáadása lehetőség csak azoknak a felhasználóknak látható, akik jogosultak a projekt fájljainak megtekintésére. Új fájl és új link hozzáadása mindig lehetséges. Ugyanez a mechanizmus működik a feladatokban és mérföldkövekben, a kockázatokban, a termékekben, a költségvetési tételekben, a tényadatokban, az alaptervekben, a projektalapokmányokban és az ellenőrzésekben.

Annak ellenőrzése, hol használják a fájlt

A Kapcsolat oszlop minden bejegyzésnél megmutatja azoknak az elemeknek a nevét, amelyekhez a bejegyzés kapcsolódik. Egy bejegyzés több elemhez is kapcsolódhat, a közvetlenül a fülön hozzáadott bejegyzésnek pedig nem kell sehova kapcsolódnia. Egy elem nevére kattintva közvetlenül oda ugorhat: az alkalmazás megnyitja a megfelelő projektfület és az elem panelét. A költségvetési tényadathoz való kapcsolódás Tényadat néven jelenik meg, dátummal.

Átnevezés

Az átnevezés a projektben megjelenő nevet módosítja. Fájl esetén nem változtatja meg a letöltött dokumentum nevét, link esetén pedig a címet.

1. Keresse meg a bejegyzést a Fájlok fülön.
2. Nyissa meg a bejegyzés menüjét (az egérmutató fölé vitelekor megjelenő hárompontos ikon, vagy a jobb egérgomb), és válassza az Átnevezés lehetőséget (mappa esetén a Mappa átnevezése lehetőséget).
3. Adja meg az új nevet a Fájl átnevezése (Link átnevezése) ablakban, és mentse.

Fájl esetén az ablak a nevet kiterjesztés nélkül mutatja; a kiterjesztést mentéskor az alkalmazás visszailleszti, így a fájl típusa nem változik meg véletlenül. Link esetén a teljes név szerkeszthető. A név nem lehet üres. Az új név mindenhol látható, ahová a bejegyzés kapcsolódik. A menü a fájlokra vonatkozó Adminisztráció jogosultsággal rendelkező felhasználóknak érhető el.

Törlés

A törlés eltávolít egy fájlt vagy linket a projektből és az összes elemből, amelyhez kapcsolódik. Többé nem érhető el mellékletként. A művelet nem vonható vissza.

Egyes elemek már nem módosíthatók, ezért belőlük nem lehet eltávolítani mellékletet. Ez vonatkozik az Elfogadás alatt, Jóváhagyva vagy Visszautasított állapotú alaptervekre és projektalapokmányokra, valamint az archivált ellenőrzésekre. Az eredmény attól függ, hová kapcsolódik a bejegyzés:

• ha a kapcsolt elemek egyike sem akadályozza a műveletet, a bejegyzés teljesen törlődik,
• ha csak néhány elem akadályozza, a bejegyzés eltűnik a többiből, és az akadályozó elemekben megmarad. Az ablak ilyenkor a Részleges törlés lehetőséget kínálja, a művelet után pedig a következő üzenet jelenik meg: A fájl részlegesen törölve. Néhány kapcsolat kihagyásra került. (link esetén: A link részlegesen törölve. Néhány kapcsolat kihagyásra került.),
• ha az összes elem akadályozza, nem törölhető, és a következő üzenet jelenik meg: A fájl csak nem szerkeszthető elemekhez kapcsolódik.

1. Keresse meg a bejegyzést a Fájlok fülön.
2. Nyissa meg a bejegyzés menüjét, és válassza a Törlés lehetőséget.
3. Olvassa el az üzenetet, amely megmondja, hogy a bejegyzés teljesen vagy részlegesen törlődik-e, és erősítse meg.

Egy mappa törlése eltávolítja a teljes tartalmát, a beágyazott mappákat is. Ugyanaz a három szabály érvényes: ha a tartalom egy része nem szerkeszthető elemekhez kapcsolódik, a mappa ezzel a résszel együtt megmarad (A mappa részlegesen törölve. A tartalom egy része kihagyásra került.), ha pedig minden blokkolt, a mappa változatlan marad. A fájlokra vonatkozó Adminisztráció jogosultsággal rendelkező felhasználók törölhetnek.

Hozzáférés a fájlokhoz

A Fájlok fül elérését a Fájlok projektjogosultság adja, amelyet a felhasználó projektben megadott jogosultságai között vagy egy projektszerepkörben állítanak be. Három szintje van:

• Nincs hozzáférés — a fül nem látható,
• Előnézet — böngészheti a listát, megnyithatja a linkeket és letöltheti a fájlokat. A Meglévő hozzáadása lehetőség látható a projekt elemeiben,
• Adminisztráció — emellett fájlokat, linkeket és mappákat is hozzáadhat, átnevezheti, áthelyezheti és törölheti őket.

A jogosultság a projekt összes fájljára és mappájára kiterjed; egyes fájlokhoz vagy mappákhoz nincs külön hozzáférés. A projektrésztvevő alapértelmezett jogosultságai nem tartalmazzák a fájlokat, amíg meg nem kapja őket. A jogosultságokról lásd: Projektjogosultságok.

Megjegyzés: egy fájl legfeljebb 10 MB lehet. Az olyan elemhez csatolt fájl, amely már nem szerkeszthető (például egy jóváhagyott alapterv vagy egy archivált ellenőrzés), nem törölhető teljesen, csak részlegesen (lásd: Törlés).