Archivos
La pestaña Archivos reúne en un solo lugar todos los archivos y enlaces de un proyecto: los añadidos directamente en la pestaña y los anexos añadidos en tareas e hitos, riesgos, líneas presupuestarias, reales, productos, planes, revisiones y cartas de proyecto, con información sobre a qué elemento está vinculado cada uno. Los archivos y enlaces se pueden organizar en carpetas, y cada uno de ellos se puede vincular a un elemento del proyecto sin volver a subir el documento.
La pestaña está disponible cuando está marcada en el menú del proyecto (Funcionalidades, consulta Funcionalidades del proyecto) y el usuario tiene el permiso de proyecto Archivos (consulta Acceso a los archivos). Las plantillas de proyecto tienen su propia pestaña de archivos, de modo que una plantilla puede incluir un conjunto de documentos ya preparado para cada proyecto que se cree a partir de ella (consulta Archivos en una plantilla).
La tabla tiene las columnas Nombre, Fecha (de adición), Usuario (quien añadió la entrada) y Vínculo (los elementos a los que está vinculada la entrada). El cuadro Filtrar por nombre reduce la lista según una palabra. Cuando el proyecto no tiene entradas, la pestaña muestra el mensaje No hay archivos añadidos al proyecto. Haga clic Añadir para añadir un elemento.
Añadir un archivo, un enlace y una carpeta
Los archivos, enlaces y carpetas añadidos en esta pestaña pertenecen a todo el proyecto y están disponibles de inmediato como anexos en los elementos del proyecto.
- Abre la pestaña Archivos del proyecto.
- Haz clic en Añadir en la esquina superior derecha y elige una opción:
- Archivo — abre el selector de archivos. Puedes seleccionar varios a la vez; cada uno se añade a la lista como una entrada independiente,
- Enlace — abre una ventana en la que introduces la dirección y el nombre del enlace,
- Carpeta — abre una ventana con el campo Nombre de la carpeta.
- Confirma la ventana. La nueva entrada aparece en la lista.
El botón Añadir está disponible para los usuarios con el permiso Administración sobre los archivos. Los demás consultan la lista, abren enlaces y descargan archivos haciendo clic en el nombre. Un archivo puede pesar como máximo 10 MB, y algunos tipos de archivo pueden estar bloqueados en la configuración de la aplicación; en ese caso aparece un mensaje sobre una extensión no permitida.
Estructura de carpetas
Las carpetas organizan los documentos de un proyecto, por ejemplo separando los contratos de las notas de reunión. Las carpetas se pueden anidar.
- Para mover una entrada a una carpeta, agárrala por el tirador situado a la izquierda de la fila (visible al pasar el cursor) y suéltala sobre el nombre de la carpeta.
- Para devolver una entrada al nivel principal, suéltala en la zona Suelte aquí para mover al nivel principal.
- Las carpetas se mueven igual que los archivos. Una carpeta nueva se crea en el nivel principal y la anidas arrastrándola.
Mover un archivo entre carpetas solo cambia dónde se guarda en la lista. El archivo sigue vinculado a los mismos elementos del proyecto. Pueden arrastrar los usuarios con el permiso Administración sobre los archivos.
Anexar un archivo a un elemento
Cuando añades un anexo en un elemento del proyecto, puedes usar un documento que ya está en el proyecto en lugar de subirlo de nuevo. El mismo archivo se ve entonces en ambos sitios y cuenta como una sola entrada en la pestaña Archivos.
- Abre el elemento que debe recibir el anexo (por ejemplo, una tarea, un riesgo o una línea presupuestaria).
- Haz clic en el clip. Se abre una lista de opciones.
- Elige Añadir existente. Se abre una ventana con los archivos y enlaces del proyecto.
- Recorre las carpetas, marca las entradas que necesites (puedes marcar varias) y confirma la ventana.
La opción Añadir existente solo es visible para los usuarios con permiso para ver los archivos del proyecto. Añadir un archivo nuevo y un enlace nuevo siempre es posible. El mismo mecanismo funciona en tareas e hitos, riesgos, productos, líneas presupuestarias, reales, planes, cartas de proyecto y revisiones.
Comprobar dónde se usa un archivo
La columna Vínculo muestra, para cada entrada, los nombres de los elementos a los que está vinculada. Una entrada puede estar vinculada a muchos elementos, y una entrada añadida directamente en la pestaña no tiene por qué estar vinculada a ninguno. Haz clic en el nombre de un elemento para ir directamente a él: la aplicación abre la pestaña del proyecto correspondiente y el panel del elemento. Un vínculo con un real del presupuesto se muestra como Real con una fecha.
Cambio de nombre
Cambiar el nombre modifica el nombre que se muestra en el proyecto. En un archivo no cambia el nombre del documento descargado, y en un enlace no cambia la dirección.
- Busca la entrada en la pestaña Archivos.
- Abre el menú de la entrada (el icono de tres puntos al pasar el cursor, o el botón derecho del ratón) y elige Renombrar (en una carpeta, Renombrar carpeta).
- Escribe el nuevo nombre en la ventana Renombrar archivo (Renombrar enlace) y guarda.
En un archivo, la ventana muestra el nombre sin la extensión; la extensión se vuelve a añadir al guardar, de modo que el tipo de archivo no cambia por descuido. En un enlace se edita el nombre completo. El nombre no puede estar vacío. El nuevo nombre es visible en todos los sitios a los que está vinculada la entrada. El menú está disponible para los usuarios con el permiso Administración sobre los archivos.
Eliminación
Borrar elimina un archivo o un enlace del proyecto y de todos los elementos a los que está vinculado. Deja de estar disponible como anexo. La operación no se puede deshacer.
Algunos elementos ya no se pueden modificar, por lo que no se les puede quitar un anexo. Esto afecta a los planes y las cartas de proyecto con el estado En proceso de aceptación, Aprobado o Rechazado, y a las revisiones archivadas. El resultado depende de dónde esté vinculada la entrada:
- si ninguno de los elementos vinculados bloquea la operación, la entrada se elimina por completo,
- si solo bloquean algunos de los elementos, la entrada desaparece de los demás y permanece en los bloqueados. La ventana ofrece entonces Eliminar parcialmente, y después de la operación aparece el mensaje Archivo eliminado parcialmente. Se omitieron algunos vínculos. (en un enlace, Enlace eliminado parcialmente. Se omitieron algunos vínculos.),
- si bloquean todos los elementos, no se puede eliminar y aparece el mensaje El archivo solo está vinculado a elementos que no se pueden editar.
- Busca la entrada en la pestaña Archivos.
- Abre el menú de la entrada y elige Borrar.
- Lee el mensaje, que indica si la entrada se eliminará por completo o parcialmente, y confirma.
Borrar una carpeta elimina todo su contenido, incluidas las carpetas anidadas. Se aplican las mismas tres reglas: si parte del contenido está vinculada a elementos que no se pueden editar, la carpeta permanece junto con esa parte (Carpeta eliminada parcialmente. Se omitió parte del contenido.), y cuando todo está bloqueado, la carpeta permanece sin cambios. Pueden borrar los usuarios con el permiso Administración sobre los archivos.
Acceso a los archivos
El acceso a la pestaña Archivos lo concede el permiso de proyecto Archivos, que se define en los permisos de un usuario en el proyecto o en un rol de proyecto. Tiene tres niveles:
- Sin acceso — la pestaña no es visible,
- Vista previa — puedes consultar la lista, abrir enlaces y descargar archivos. En los elementos del proyecto es visible la opción Añadir existente,
- Administración — además puedes añadir archivos, enlaces y carpetas, renombrarlos, moverlos y borrarlos.
El permiso abarca todos los archivos y carpetas del proyecto; no hay acceso a un archivo o una carpeta concretos. Los permisos predeterminados de un participante del proyecto no incluyen los archivos hasta que se conceden. Sobre los permisos, consulta Permisos del proyecto.
Nota: un archivo puede pesar como máximo 10 MB. Un archivo vinculado a un elemento que ya no se puede editar (por ejemplo, un plan aprobado o una revisión archivada) no se puede eliminar por completo, solo parcialmente (consulta Eliminación).
