Archivos

La pestaña Archivos reúne en un solo lugar todos los archivos y enlaces utilizados en el proyecto. Aquí encontrará los adjuntos añadidos en cualquier parte del proyecto — en tareas e hitos, riesgos, líneas de presupuesto, productos, cambios de plan, revisiones y la carta de proyecto — junto con el elemento al que está vinculado cada uno.

También puede añadir archivos y enlaces directamente en esta pestaña y organizarlos en carpetas. Todo lo que se guarda aquí puede vincularse después a un elemento del proyecto sin volver a subir el mismo documento.

La pestaña está disponible cuando la funcionalidad Archivos está activada en el proyecto y solo para usuarios con permiso para ver los archivos del proyecto. Las plantillas de proyecto tienen la misma pestaña, por lo que una plantilla puede incluir un conjunto de documentos ya preparado.

Añadir un archivo o un enlace

Los archivos y enlaces añadidos en esta pestaña pertenecen a todo el proyecto. Están disponibles como adjuntos en los elementos del proyecto de inmediato, incluso antes de vincularlos en alguno.

Para añadir un archivo o un enlace, siga los pasos siguientes:

1. En el proyecto, vaya a la pestaña Archivos.
2. Haga clic en el botón Añadir en la esquina superior derecha. Aparecerá una lista de opciones.
3. Seleccione la opción que necesite:
   • Archivo — abre la ventana de selección de archivos. Puede seleccionar varios a la vez; cada uno se añade como un elemento independiente.
   • Enlace — abre una ventana donde introduce la dirección y el nombre del enlace.
   • Carpeta — crea una carpeta nueva.
4. Confirme la selección. El nuevo elemento aparecerá en la lista.

El botón para añadir solo es visible si tiene permiso para gestionar los archivos del proyecto. Sin él puede consultar y abrir la lista, pero no modificarla.

Organizar los archivos en carpetas

Las carpetas ayudan a mantener el orden cuando el proyecto acumula muchos documentos — por ejemplo, para separar los contratos de las actas de reunión. Las carpetas se pueden anidar.

Para mover un elemento a una carpeta, arrástrelo y suéltelo sobre el nombre de la carpeta. Para sacarlo, suéltelo en el área marcada como Suelte aquí para mover al nivel principal.

Mover un archivo entre carpetas solo cambia dónde está guardado. Sigue vinculado a los mismos elementos del proyecto.

Vincular un archivo del proyecto a un elemento

Al añadir un adjunto en un elemento del proyecto puede reutilizar un documento que ya está en el proyecto, en lugar de subirlo otra vez. El mismo archivo se muestra entonces en ambos sitios y cuenta como un único archivo en la pestaña Archivos.

Para vincular un archivo existente, siga los pasos siguientes:

1. Abra el elemento al que quiere añadir el adjunto — por ejemplo, una tarea, un riesgo o una línea de presupuesto.
2. Haga clic en el símbolo del clip. Aparecerá una lista de opciones.



3. Seleccione Añadir existente. Se abrirá una ventana con los archivos del proyecto.
4. Recorra las carpetas y marque los archivos y enlaces que necesite. Puede marcar varios a la vez.
5. Haga clic en el botón de guardar. Los elementos seleccionados aparecerán como adjuntos en el elemento.

La opción Añadir existente solo aparece si tiene permiso para ver los archivos del proyecto. Las demás opciones — añadir un archivo nuevo y un enlace nuevo — están siempre disponibles.

Comprobar dónde se usa un archivo

La lista muestra para cada archivo y enlace, en la columna Vínculo, el nombre del elemento al que está vinculado. Un mismo archivo puede estar vinculado a varios elementos a la vez, y un archivo añadido directamente en la pestaña Archivos no tiene por qué estar vinculado a ninguno.

La lista muestra también quién añadió el elemento y cuándo.

Utilice el filtro para encontrar un elemento por su nombre.

Haga clic en el nombre del elemento vinculado para ir directamente a él — el sistema abre la pestaña que lo contiene y lo resalta.

Tareas Adjuntas

1. En el proyecto, ve a la pestaña Cronograma.
2. Haz clic en el nombre de la tarea/hito al que quieres añadir un adjunto.
3. Aparecerá el panel del elemento seleccionado.
4. Pulsa el símbolo del clip en la esquina superior derecha del panel.
5. Aparecerá una lista de opciones.
6. Selecciona «Archivos» para adjuntar un archivo o «Enlace» para adjuntar un enlace.
   

Adjuntar como archivo:

1. Selecciona y confirma el archivo elegido.
2. El archivo aparecerá en el panel de tareas y podrás descargarlo o eliminarlo.

Adjuntar como enlace:

1. Introduce la URL y el nombre del enlace.
2. Haz clic en «Añadir».
3. El enlace aparecerá en el panel de tareas y podrás abrirlo o eliminarlo.

.

Cambiar el nombre de un archivo, enlace o carpeta

El cambio de nombre afecta al nombre mostrado en el proyecto. En el caso de un archivo no cambia el nombre del documento descargado, y en el de un enlace no cambia la dirección a la que apunta.

Para cambiar el nombre de un elemento, siga los pasos siguientes:

1. En la pestaña Archivos, localice el elemento cuyo nombre quiere cambiar.
2. Despliegue sus opciones y elija el comando de cambio de nombre. Se abrirá una ventana.



3. Escriba el nuevo nombre y haga clic en el botón de guardar.

En el caso de un archivo, la ventana muestra el nombre sin la extensión — el sistema la vuelve a añadir al guardar, de modo que el tipo de archivo no cambia por accidente. En el caso de un enlace se puede editar el nombre completo. El nombre no puede quedar vacío.

El nuevo nombre aparece en todos los sitios donde el elemento está vinculado.

Eliminar un archivo, enlace o carpeta

La eliminación borra el archivo o el enlace del proyecto y de todos los elementos a los que está vinculado. Deja de estar disponible como adjunto. La operación es irreversible.

Algunos elementos ya no se pueden modificar y no es posible quitarles un adjunto. Esto afecta a los cambios de plan y las cartas de proyecto con estado En proceso de aceptación, Aprobado o Rechazado, y a las revisiones archivadas. Según dónde esté vinculado el archivo, el sistema actuará de una de estas tres formas:

• Si ninguno de los elementos vinculados bloquea la operación, el archivo se elimina por completo.
• Si solo la bloquean algunos, el sistema propone una eliminación parcial. El archivo desaparece de los demás elementos y permanece en los bloqueados. Lo confirma el mensaje Archivo eliminado parcialmente. Se omitieron algunos vínculos.
• Si la bloquean todos los elementos vinculados, el archivo no se puede eliminar y el sistema muestra el mensaje El archivo solo está vinculado a elementos que no se pueden editar.

Para eliminar un elemento, siga los pasos siguientes:

1. En la pestaña Archivos, localice el elemento que quiere eliminar.
2. Despliegue sus opciones y elija el comando de eliminación.
3. Lea el mensaje de la ventana que aparece — indica si el elemento se eliminará por completo o solo parcialmente.
4. Confirme la operación.

Eliminar una carpeta borra todo su contenido, incluidas las carpetas anidadas. Se aplican las mismas tres reglas: si parte del contenido está vinculada a elementos que no se pueden editar, esa parte permanece en la carpeta y el resto se elimina.

Access to files

Access to the Files tab comes from the project role. In the role settings, the files permission has three levels:

• No access — the tab is hidden,
• View — files can be browsed and downloaded,
• Administrator — files, links and folders can also be added, renamed, moved and deleted.

The permission covers all files and folders in the project — there are no access settings for a single file or folder. The default member role has no access to files until you grant it in the role. See Project permissions for roles.

Note: a single file can be up to 10 MB, and an administrator can block some file types. A file linked to an item that can no longer be edited (such as an approved change request or an archived review) cannot be deleted completely — you will see Delete partially, which detaches the file only from the items that can still be edited.