Файли

Вкладка Файли збирає в одному місці всі файли та посилання проєкту: додані безпосередньо на вкладці й вкладення, додані до завдань і контрольних подій, ризиків, бюджетних позицій, виконання, продуктів, планів, оглядів і паспортів проєкту, з інформацією про те, до якого елемента прикріплено кожен із них. Файли й посилання можна впорядковувати в папки, а кожен із них можна прикріпити до елемента проєкту без повторного завантаження документа.

Вкладка доступна, коли її позначено в меню проєкту (Функціональні можливості, див. Функціональні можливості проєкту), а користувач має право проєкту Файли (див. Доступ до файлів). Шаблони проєктів мають власну вкладку файлів, тож шаблон може містити готовий набір документів для кожного проєкту, створеного на його основі (див. Файли в шаблоні).

Таблиця має стовпці Назва, Дата (додавання), Користувач (хто додав запис) і Зв’язок (елементи, до яких прикріплено запис). Поле Фільтрувати за назвою звужує список за словом. Коли в проєкті немає записів, на вкладці показано Немає файлів, доданих до проєкту. Натисніть Додати щоб додати елемент.

Додавання файлу, посилання та папки

Файли, посилання та папки, додані на цій вкладці, належать до всього проєкту й одразу доступні як вкладення в елементах проєкту.

1. Відкрийте вкладку Файли в проєкті.
2. Натисніть Додати у верхньому правому куті та виберіть варіант:
   • Файл — відкриває вікно вибору файлів. Можна вибрати кілька одразу; кожен потрапляє до списку як окремий запис,
   • Посилання — відкриває вікно, де вводять адресу й назву посилання,
   • Папка — відкриває вікно з полем Назва папки.
3. Підтвердьте вікно. Новий запис з’являється у списку.

Кнопка Додати доступна користувачам із правом Адміністрація для файлів. Інші переглядають список, відкривають посилання та завантажують файли, натискаючи назву. Розмір файлу не може перевищувати 10 МБ, а деякі типи файлів можуть бути заблоковані в конфігурації застосунку — тоді з’являється повідомлення про заборонене розширення.

Структура папок

Папки впорядковують документи в проєкті, наприклад, відокремлюючи договори від нотаток із нарад. Папки можуть бути вкладеними.

• Щоб перемістити запис до папки, візьміть його за маркер ліворуч від рядка (видно при наведенні курсора) і опустіть на назву папки.
• Щоб повернути запис назад, опустіть його на область Перетягніть сюди, щоб перемістити на головний рівень.
• Папки переміщують так само, як файли. Нова папка створюється на головному рівні, а вкладають її перетягуванням.

Переміщення файлу між папками змінює лише те, де він зберігається у списку. Файл залишається прикріпленим до тих самих елементів проєкту. Перетягувати можуть користувачі з правом Адміністрація для файлів.

Прикріплення файлу до елемента

Коли ви додаєте вкладення до елемента проєкту, можна скористатися документом, який уже є в проєкті, замість того щоб завантажувати його знову. Той самий файл тоді видно в обох місцях, і він рахується як один запис на вкладці Файли.

1. Відкрийте елемент, до якого потрібно додати вкладення (наприклад, завдання, ризик або бюджетну позицію).
2. Натисніть скріпку. Відкриється список варіантів.
3. Виберіть Додати наявний. Відкриється вікно з файлами та посиланнями проєкту.
4. Перегляньте папки, позначте потрібні записи (можна позначити кілька) і підтвердьте вікно.

Варіант Додати наявний видимий лише користувачам, які мають право переглядати файли проєкту. Додати новий файл і нове посилання можна завжди. Той самий механізм працює в завданнях і контрольних подіях, ризиках, продуктах, бюджетних позиціях, виконанні, планах, паспортах проєкту та оглядах.

Перевірка, де використовується файл

Стовпець Зв’язок показує для кожного запису назви елементів, до яких його прикріплено. Один запис можна прикріпити до багатьох елементів, а запис, доданий безпосередньо на вкладці, не обов’язково має бути прикріплений будь-де. Натисніть назву елемента, щоб перейти просто до нього: застосунок відкриє потрібну вкладку проєкту й панель елемента. Зв’язок із виконанням бюджету показано як Виконання з датою.

Перейменування

Перейменування змінює назву, що показується в проєкті. Для файлу воно не змінює назву завантаженого документа, а для посилання — адресу.

1. Знайдіть запис на вкладці Файли.
2. Відкрийте меню запису (значок із трьома крапками при наведенні курсора або права кнопка миші) і виберіть Перейменувати (для папки — Перейменувати папку).
3. Введіть нову назву у вікні Перейменувати файл (Перейменувати посилання) і збережіть.

Для файлу у вікні показано назву без розширення; розширення додається назад під час збереження, щоб тип файлу не змінився випадково. Для посилання редагується вся назва. Назва не може бути порожньою. Нова назва видима скрізь, де прикріплено запис. Меню доступне користувачам із правом Адміністрація для файлів.

Видалення

Видалення прибирає файл або посилання з проєкту та з усіх елементів, до яких його прикріплено. Файл або посилання перестає бути доступним як вкладення. Операцію не можна скасувати.

Деякі елементи вже не можна змінювати, тому з них не можна вилучити вкладення. Це стосується планів і паспортів проєкту зі статусом Триває затвердження, Затверджено або Відхилено, а також архівованих оглядів. Результат залежить від того, де прикріплено запис:

• якщо жоден із пов’язаних елементів не блокує операцію, запис видаляється повністю,
• якщо блокують її лише деякі елементи, запис зникає з інших і залишається в заблокованих. Тоді у вікні пропонується Видалити частково, а після операції з’являється повідомлення Файл видалено частково. Частину зв’язків пропущено. (для посилання — Посилання видалено частково. Частину зв’язків пропущено.),
• якщо блокують усі елементи, запис не можна видалити, і з’являється повідомлення Файл пов’язаний лише з елементами, які не можна редагувати.

1. Знайдіть запис на вкладці Файли.
2. Відкрийте меню запису та виберіть Видалити.
3. Прочитайте повідомлення, у якому сказано, чи запис буде видалено повністю, чи частково, і підтвердьте.

Видалення папки прибирає весь її вміст, зокрема вкладені папки. Діють ті самі три правила: якщо частину вмісту прикріплено до елементів, які не можна редагувати, папка залишається разом із цією частиною (Папку видалено частково. Частину вмісту пропущено.), а коли все заблоковано, папка залишається без змін. Видаляти можуть користувачі з правом Адміністрація для файлів.

Доступ до файлів

Доступ до вкладки Файли надає право проєкту Файли, яке задається в правах користувача в проєкті або в ролі проєкту. Воно має три рівні:

• Немає доступу — вкладка не видима,
• Перегляд — можна переглядати список, відкривати посилання та завантажувати файли. Варіант Додати наявний видимий в елементах проєкту,
• Адміністрація — можна також додавати файли, посилання та папки, перейменовувати, переміщувати й видаляти їх.

Право охоплює всі файли й папки проєкту; доступу до окремого файлу чи папки не існує. Типові права учасника проєкту не включають файли, доки їх не надано. Про права доступу див. Права доступу до проєкту.

Примітка: розмір файлу не може перевищувати 10 МБ. Файл, прикріплений до елемента, який уже не можна редагувати (наприклад, затвердженого плану чи архівованого огляду), не можна видалити повністю, а лише частково (див. Видалення).