Файли

Вкладка Файли збирає в одному місці всі файли й посилання, що використовуються в проєкті. Тут ви знайдете вкладення, додані в будь-якому місці проєкту — у завданнях і контрольних подіях, ризиках, бюджетних позиціях, продуктах, змінах плану, оглядах і паспорті проєкту — разом з елементом, до якого кожне з них прив’язане.

Файли й посилання можна також додавати безпосередньо на цій вкладці та впорядковувати їх у папках. Усе, що тут зберігається, згодом можна прив’язати до елемента проєкту без повторного завантаження того самого документа.

Вкладка доступна, коли в проєкті увімкнено функціональність Файли, і лише користувачам з дозволом переглядати файли проєкту. Шаблони проєктів мають таку саму вкладку, тож шаблон може нести готовий набір документів.

Додавання файлу або посилання

Файли й посилання, додані на цій вкладці, належать усьому проєкту. Вони доступні як вкладення в елементах проєкту одразу, ще до того, як ви їх кудись прив’яжете.

Щоб додати файл або посилання, виконайте такі дії:

1. У проєкті відкрийте вкладку Файли.
2. Натисніть кнопку Додати у верхньому правому куті. З’явиться список параметрів.
3. Виберіть потрібний параметр:
   • Файл — відкриває вікно вибору файлу. Можна вибрати кілька файлів одночасно; кожен буде доданий як окрема позиція.
   • Посилання — відкриває вікно, де ви вводите адресу та назву посилання.
   • Папка — створює нову папку.
4. Підтвердьте вибір. Нова позиція з’явиться у списку.

Кнопка додавання видима лише тоді, коли ви маєте дозвіл керувати файлами проєкту. Без нього ви можете переглядати й відкривати список, але не змінювати його.

Упорядкування файлів у папках

Папки допомагають зберігати лад, коли в проєкті накопичується багато документів — наприклад, відокремити договори від протоколів зустрічей. Папки можна вкладати одна в одну.

Щоб перемістити позицію до папки, перетягніть її на назву папки. Щоб повернути її назад, відпустіть її на ділянці з написом Перетягніть сюди, щоб перемістити на головний рівень.

Переміщення файлу між папками змінює лише місце його зберігання. Файл залишається прив’язаним до тих самих елементів проєкту.

Прив'язування файлу проєкту до елемента

Додаючи вкладення в елементі проєкту, ви можете скористатися документом, який уже є в проєкті, замість завантажувати його повторно. Той самий файл тоді видно в обох місцях і на вкладці Файли він рахується як один файл.

Щоб прив’язати наявний файл, виконайте такі дії:

1. Відкрийте елемент, до якого хочете додати вкладення — наприклад завдання, ризик або бюджетну позицію.
2. Натисніть символ скріпки. З’явиться список параметрів.



3. Виберіть Додати наявний. Відкриється вікно з файлами проєкту.
4. Перегляньте папки та позначте потрібні файли й посилання. Можна позначити кілька одночасно.
5. Натисніть кнопку збереження. Вибрані позиції з’являться як вкладення в елементі.

Параметр Додати наявний з’являється лише тоді, коли ви маєте дозвіл переглядати файли проєкту. Решта параметрів — додавання нового файлу та нового посилання — доступні завжди.

Перевірка, де використовується файл

Для кожного файлу й посилання список показує у стовпці Зв’язок назву елемента, до якого його прив’язано. Один файл може бути прив’язаний до кількох елементів одночасно, а файл, доданий безпосередньо на вкладці Файли, не мусить бути прив’язаний ніде.

Список також показує, хто й коли додав позицію.

Щоб знайти позицію за назвою, скористайтеся фільтром.

Натисніть назву пов’язаного елемента, щоб перейти просто до нього — система відкриє вкладку, у якій він міститься, і виділить цей елемент.

Додатки до завдання

1. У проекті перейдіть на вкладку Графік.
2. Клацніть назву завдання/етапу, до якого ви хочете додати вкладення.
3. З’явиться панель для вибраного елемента.
4. Натисніть на символ скріпки у верхньому правому куті панелі.
5. З’явиться список варіантів.
6. Виберіть “Файли”, щоб прикріпити файл, або “Посилання”, щоб прикріпити посилання.
   

Вкладення у вигляді файлу:

1. Виберіть і підтвердіть вибір файлу.
2. Файл з’явиться на панелі завдань, і його можна буде завантажити або видалити.

Вкладення як посилання:

1. Введіть URL-адресу та назву посилання.
2. Натисніть “Додати”.
3. Посилання з’явиться на панелі завдань, і його можна буде відкрити або видалити.

.

Перейменування файлу, посилання або папки

Перейменування стосується назви, що відображається у проєкті. Для файлу воно не змінює назви завантажуваного документа, а для посилання — адреси, на яку воно веде.

Щоб перейменувати позицію, виконайте такі дії:

1. На вкладці Файли знайдіть позицію, яку хочете перейменувати.
2. Розгорніть її параметри та виберіть команду перейменування. Відкриється вікно.



3. Введіть нову назву й натисніть кнопку збереження.

Для файлу вікно показує назву без розширення — система додає його назад під час збереження, тож тип файлу не зміниться випадково. Для посилання можна редагувати всю назву. Назву не можна залишити порожньою.

Нова назва з’явиться всюди, де позицію прив’язано.

Видалення файлу, посилання або папки

Видалення прибирає файл або посилання з проєкту та з усіх елементів, до яких його прив’язано. Він перестає бути доступним як вкладення. Операція незворотна.

Деякі елементи вже не можна змінювати, і вкладення з них видалити не вдасться. Це стосується змін плану та паспортів проєкту зі статусом Триває затвердження, Затверджено або Відхилено, а також заархівованих оглядів. Залежно від того, де прив’язано файл, система поведеться в один із трьох способів:

• Якщо жоден із пов’язаних елементів не блокує операцію, файл буде видалено повністю.
• Якщо її блокує лише частина з них, система запропонує часткове видалення. Файл зникне з решти елементів, а в заблокованих залишиться. Це підтверджує повідомлення Файл видалено частково. Частину зв’язків пропущено.
• Якщо її блокують усі пов’язані елементи, файл видалити не вдасться, і система покаже повідомлення Файл пов’язаний лише з елементами, які не можна редагувати.

Щоб видалити позицію, виконайте такі дії:

1. На вкладці Файли знайдіть позицію, яку хочете видалити.
2. Розгорніть її параметри та виберіть команду видалення.
3. Прочитайте повідомлення у вікні, що з’явиться — воно вказує, чи позицію буде видалено повністю, чи лише частково.
4. Підтвердьте операцію.

Видалення папки стирає весь її вміст, включно з вкладеними папками. Діють ті самі три правила: якщо частина вмісту прив’язана до елементів, які не можна редагувати, ця частина залишиться в папці, а решту буде видалено.

Access to files

Access to the Files tab comes from the project role. In the role settings, the files permission has three levels:

• No access — the tab is hidden,
• View — files can be browsed and downloaded,
• Administrator — files, links and folders can also be added, renamed, moved and deleted.

The permission covers all files and folders in the project — there are no access settings for a single file or folder. The default member role has no access to files until you grant it in the role. See Project permissions for roles.

Note: a single file can be up to 10 MB, and an administrator can block some file types. A file linked to an item that can no longer be edited (such as an approved change request or an archived review) cannot be deleted completely — you will see Delete partially, which detaches the file only from the items that can still be edited.