Dateien

Der Reiter Dateien sammelt an einer Stelle alle im Projekt verwendeten Dateien und Links. Hier finden Sie Anhänge, die an beliebiger Stelle im Projekt hinzugefügt wurden — in Vorgängen und Meilensteinen, Risiken, Budgetpositionen, Produkten, Änderungen des Basisplans, Überprüfungen und der Projektcharta — zusammen mit dem Element, dem sie jeweils zugeordnet sind.

Dateien und Links können Sie auch direkt in diesem Reiter hinzufügen und in Ordnern strukturieren. Alles, was hier abgelegt ist, lässt sich anschließend einem Projektelement zuordnen, ohne dasselbe Dokument erneut hochzuladen.

Der Reiter ist verfügbar, wenn im Projekt die Funktion Dateien aktiviert ist, und nur für Benutzer mit der Berechtigung, Projektdateien anzusehen. Projektvorlagen haben denselben Reiter, sodass eine Vorlage einen fertigen Satz Dokumente mitbringen kann.

Datei oder Link hinzufügen

In diesem Reiter hinzugefügte Dateien und Links gehören zum gesamten Projekt. Sie stehen sofort als Anhänge in Projektelementen zur Verfügung, noch bevor Sie sie irgendwo zuordnen.

Um eine Datei oder einen Link hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wechseln Sie im Projekt zum Reiter Dateien.
2. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Hinzufügen. Eine Liste mit Optionen wird angezeigt.
3. Wählen Sie die benötigte Option:
   • Datei — öffnet das Fenster zur Dateiauswahl. Sie können mehrere Dateien gleichzeitig auswählen; jede wird als eigener Eintrag hinzugefügt.
   • Link — öffnet ein Fenster, in dem Sie Adresse und Namen des Links eingeben.
   • Ordner — legt einen neuen Ordner an.
4. Bestätigen Sie die Auswahl. Der neue Eintrag erscheint in der Liste.

Die Schaltfläche zum Hinzufügen ist nur sichtbar, wenn Sie die Berechtigung zum Verwalten von Projektdateien besitzen. Ohne sie können Sie die Liste ansehen und öffnen, aber nicht ändern.

Dateien in Ordnern strukturieren

Ordner helfen, die Übersicht zu behalten, wenn sich im Projekt viele Dokumente ansammeln — etwa um Verträge von Besprechungsprotokollen zu trennen. Ordner lassen sich verschachteln.

Um einen Eintrag in einen Ordner zu verschieben, ziehen Sie ihn auf den Ordnernamen. Um ihn wieder herauszuholen, legen Sie ihn auf dem Bereich Hierher ziehen, um auf die oberste Ebene zu verschieben ab.

Das Verschieben einer Datei zwischen Ordnern ändert nur ihren Ablageort. Sie bleibt denselben Projektelementen zugeordnet.

Eine Projektdatei einem Element zuordnen

Wenn Sie in einem Projektelement einen Anhang hinzufügen, können Sie ein bereits im Projekt vorhandenes Dokument wiederverwenden, statt es erneut hochzuladen. Dieselbe Datei ist dann an beiden Stellen sichtbar und zählt im Reiter Dateien als eine Datei.

Um eine vorhandene Datei zuzuordnen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das Element, dem Sie den Anhang hinzufügen möchten — zum Beispiel einen Vorgang, ein Risiko oder eine Budgetposition.
2. Klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol. Eine Liste mit Optionen wird angezeigt.



3. Wählen Sie Vorhandene hinzufügen. Ein Fenster mit den Projektdateien wird geöffnet.
4. Durchsuchen Sie die Ordner und markieren Sie die benötigten Dateien und Links. Sie können mehrere gleichzeitig markieren.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Speichern. Die ausgewählten Einträge erscheinen als Anhänge im Element.

Die Option Vorhandene hinzufügen erscheint nur, wenn Sie die Berechtigung zum Ansehen von Projektdateien besitzen. Die übrigen Optionen — eine neue Datei und ein neuer Link — stehen immer zur Verfügung.

Nachsehen, wo eine Datei verwendet wird

Die Liste zeigt zu jeder Datei und jedem Link in der Spalte Verknüpfung den Namen des Elements, dem sie zugeordnet ist. Eine Datei kann mehreren Elementen gleichzeitig zugeordnet sein, und eine direkt im Reiter Dateien hinzugefügte Datei muss nirgends zugeordnet sein.

Die Liste zeigt außerdem, wer den Eintrag wann hinzugefügt hat.

Verwenden Sie den Filter, um einen Eintrag über den Namen zu finden.

Klicken Sie auf den Namen des verknüpften Elements, um direkt dorthin zu gelangen — das System öffnet den Reiter, in dem es sich befindet, und hebt das Element hervor.

Aufgabe Anhänge

1. Gehen Sie im Projekt auf die Registerkarte Zeitplan.
2. Klicken Sie auf den Namen der Aufgabe/des Meilensteins, zu dem Sie einen Anhang hinzufügen möchten.
3. Das Panel für das ausgewählte Element wird angezeigt.
4. Klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol in der oberen rechten Ecke des Fensters.
5. Es wird eine Liste mit Optionen angezeigt.
6. Wählen Sie „Dateien“, um eine Datei anzuhängen, oder „Link“, um einen Link anzuhängen.
   

Anhängen als Datei:

1. Wählen Sie die gewünschte Datei aus und bestätigen Sie sie.
2. Die Datei wird im Aufgabenbereich angezeigt und kann heruntergeladen oder gelöscht werden.

Anhang als Link:

1. Geben Sie die URL und den Namen des Links ein.
2. Klicken Sie auf „Hinzufügen“.
3. Der Link wird im Aufgabenbereich angezeigt und kann geöffnet oder gelöscht werden.

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Datei, Link oder Ordner umbenennen

Das Umbenennen betrifft den im Projekt angezeigten Namen. Bei einer Datei ändert es nicht den Namen des heruntergeladenen Dokuments, bei einem Link nicht die Zieladresse.

Um einen Eintrag umzubenennen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Suchen Sie im Reiter Dateien den Eintrag, den Sie umbenennen möchten.
2. Öffnen Sie dessen Optionen und wählen Sie den Befehl zum Umbenennen. Ein Fenster wird geöffnet.



3. Geben Sie den neuen Namen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche zum Speichern.

Bei einer Datei zeigt das Fenster den Namen ohne Erweiterung — das System hängt sie beim Speichern wieder an, sodass sich der Dateityp nicht versehentlich ändert. Bei einem Link ist der gesamte Name bearbeitbar. Der Name darf nicht leer bleiben.

Der neue Name erscheint überall dort, wo der Eintrag zugeordnet ist.

Datei, Link oder Ordner löschen

Das Löschen entfernt die Datei oder den Link aus dem Projekt und aus allen Elementen, denen sie zugeordnet ist. Sie steht dann nicht mehr als Anhang zur Verfügung. Der Vorgang ist unwiderruflich.

Manche Elemente lassen sich nicht mehr ändern; aus ihnen kann ein Anhang nicht entfernt werden. Das betrifft Änderungen des Basisplans und Projektcharten mit dem Status In Genehmigung, Genehmigt oder Abgelehnt sowie archivierte Überprüfungen. Je nachdem, wo die Datei zugeordnet ist, verhält sich das System auf eine von drei Arten:

• Blockiert keines der verknüpften Elemente den Vorgang, wird die Datei vollständig gelöscht.
• Blockiert ihn nur ein Teil, bietet das System ein teilweises Löschen an. Die Datei verschwindet aus den übrigen Elementen und bleibt in den blockierten erhalten. Bestätigt wird dies durch die Meldung Datei teilweise gelöscht. Einige Verknüpfungen wurden übersprungen.
• Blockieren ihn alle verknüpften Elemente, lässt sich die Datei nicht löschen und das System zeigt die Meldung Die Datei ist nur mit Elementen verknüpft, die nicht bearbeitet werden können.

Um einen Eintrag zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Suchen Sie im Reiter Dateien den Eintrag, den Sie löschen möchten.
2. Öffnen Sie dessen Optionen und wählen Sie den Befehl zum Löschen.
3. Lesen Sie die Meldung im erscheinenden Fenster — sie gibt an, ob der Eintrag vollständig oder nur teilweise gelöscht wird.
4. Bestätigen Sie den Vorgang.

Das Löschen eines Ordners entfernt dessen gesamten Inhalt einschließlich verschachtelter Ordner. Es gelten dieselben drei Regeln: Ist ein Teil des Inhalts Elementen zugeordnet, die nicht bearbeitet werden können, bleibt dieser Teil im Ordner und der Rest wird gelöscht.

Access to files

Access to the Files tab comes from the project role. In the role settings, the files permission has three levels:

• No access — the tab is hidden,
• View — files can be browsed and downloaded,
• Administrator — files, links and folders can also be added, renamed, moved and deleted.

The permission covers all files and folders in the project — there are no access settings for a single file or folder. The default member role has no access to files until you grant it in the role. See Project permissions for roles.

Note: a single file can be up to 10 MB, and an administrator can block some file types. A file linked to an item that can no longer be edited (such as an approved change request or an archived review) cannot be deleted completely — you will see Delete partially, which detaches the file only from the items that can still be edited.