Dateien

Die Registerkarte Dateien sammelt alle Dateien und Links eines Projekts an einem Ort: die direkt auf der Registerkarte hinzugefügten sowie die Anhänge, die zu Aufgaben und Meilensteinen, Risiken, Budgetlinien, Ist-Werten, Produkten, Basisplänen, Überprüfungen und Projektchartas hinzugefügt wurden — mit der Information, an welchem Element sie jeweils angehängt sind. Dateien und Links lassen sich in Ordnern organisieren, und jede von ihnen kann an ein Projektelement angehängt werden, ohne das Dokument erneut hochzuladen.

Die Registerkarte ist verfügbar, wenn sie im Projektmenü angehakt ist (Funktionalitäten, siehe Projektfunktionalitäten) und der Benutzer die Projektberechtigung Dateien besitzt (siehe Zugriff auf Dateien). Projektvorlagen haben eine eigene Registerkarte für Dateien, sodass eine Vorlage für jedes daraus erstellte Projekt einen fertigen Satz von Dokumenten mitbringen kann (siehe Dateien in einer Vorlage).

Die Tabelle hat die Spalten Name, Datum (des Hinzufügens), Benutzer (wer den Eintrag hinzugefügt hat) und Verknüpfung (die Elemente, an die der Eintrag angehängt ist). Das Feld Nach Namen filtern schränkt die Liste nach einem Wort ein. Wenn das Projekt keine Einträge hat, zeigt die Registerkarte die Meldung Keine Dateien zum Projekt hinzugefügt. Klicken Sie Hinzufügen um ein Element hinzuzufügen.

Datei, Link und Ordner hinzufügen

Dateien, Links und Ordner, die auf dieser Registerkarte hinzugefügt werden, gehören zum gesamten Projekt und stehen sofort als Anhänge in Projektelementen zur Verfügung.

1. Öffnen Sie im Projekt die Registerkarte Dateien.
2. Klicken Sie oben rechts auf Hinzufügen und wählen Sie eine Option:
   • Datei — öffnet die Dateiauswahl. Sie können mehrere gleichzeitig auswählen; jede kommt als eigener Eintrag in die Liste,
   • Link — öffnet ein Fenster, in dem Sie die Adresse und den Namen des Links eingeben,
   • Ordner — öffnet ein Fenster mit dem Feld Ordnername.
3. Bestätigen Sie das Fenster. Der neue Eintrag erscheint in der Liste.

Die Schaltfläche Hinzufügen steht Benutzern mit der Berechtigung Verwaltung für Dateien zur Verfügung. Alle anderen können die Liste durchsehen, Links öffnen und Dateien herunterladen, indem sie auf den Namen klicken. Eine Datei darf höchstens 10 MB groß sein, und einige Dateitypen können in der Anwendungskonfiguration gesperrt sein — dann erscheint eine Meldung über eine unzulässige Erweiterung.

Ordnerstruktur

Ordner gliedern die Dokumente in einem Projekt, zum Beispiel indem sie Verträge von Besprechungsnotizen trennen. Ordner können verschachtelt werden.

• Um einen Eintrag in einen Ordner zu verschieben, fassen Sie ihn am Griff links in der Zeile an (beim Darüberfahren sichtbar) und legen Sie ihn auf dem Ordnernamen ab.
• Um einen Eintrag zurückzuverschieben, legen Sie ihn im Bereich Hierher ziehen, um auf die oberste Ebene zu verschieben ab.
• Ordner werden genauso verschoben wie Dateien. Ein neuer Ordner wird auf der obersten Ebene angelegt, und Sie verschachteln ihn durch Ziehen.

Das Verschieben einer Datei zwischen Ordnern ändert nur, wo sie in der Liste abgelegt ist. Die Datei bleibt an dieselben Projektelemente angehängt. Ziehen können Benutzer mit der Berechtigung Verwaltung für Dateien.

Datei an ein Element anhängen

Wenn Sie in einem Projektelement einen Anhang hinzufügen, können Sie ein Dokument verwenden, das bereits im Projekt liegt, statt es erneut hochzuladen. Dieselbe Datei ist dann an beiden Stellen sichtbar und zählt auf der Registerkarte Dateien als ein Eintrag.

1. Öffnen Sie das Element, das den Anhang erhalten soll (zum Beispiel eine Aufgabe, ein Risiko oder eine Budgetlinie).
2. Klicken Sie auf die Büroklammer. Eine Liste mit Optionen wird geöffnet.
3. Wählen Sie Vorhandene hinzufügen. Ein Fenster mit den Projektdateien und Links wird geöffnet.
4. Blättern Sie durch die Ordner, haken Sie die benötigten Einträge an (Sie können mehrere anhaken) und bestätigen Sie das Fenster.

Die Option Vorhandene hinzufügen ist nur für Benutzer sichtbar, die Projektdateien ansehen dürfen. Eine neue Datei und einen neuen Link hinzuzufügen ist immer möglich. Derselbe Mechanismus funktioniert bei Aufgaben und Meilensteinen, Risiken, Produkten, Budgetlinien, Ist-Werten, Basisplänen, Projektchartas und Überprüfungen.

Prüfen, wo eine Datei verwendet wird

Die Spalte Verknüpfung zeigt zu jedem Eintrag die Namen der Elemente, an die er angehängt ist. Ein Eintrag kann an viele Elemente angehängt sein, und ein direkt auf der Registerkarte hinzugefügter Eintrag muss nirgends angehängt sein. Mit einem Klick auf einen Elementnamen gelangen Sie direkt dorthin: Die Anwendung öffnet die passende Projekt-Registerkarte und das Panel des Elements. Eine Verknüpfung mit einem Budget-Ist-Wert wird als Ist-Wert mit einem Datum angezeigt.

Umbenennen

Das Umbenennen ändert den im Projekt angezeigten Namen. Bei einer Datei ändert es nicht den Namen des heruntergeladenen Dokuments, bei einem Link nicht die Adresse.

1. Suchen Sie den Eintrag auf der Registerkarte Dateien.
2. Öffnen Sie das Menü des Eintrags (das Symbol mit drei Punkten beim Darüberfahren oder die rechte Maustaste) und wählen Sie Umbenennen (bei einem Ordner Ordner umbenennen).
3. Geben Sie im Fenster Datei umbenennen (Link umbenennen) den neuen Namen ein und speichern Sie.

Bei einer Datei zeigt das Fenster den Namen ohne die Erweiterung; die Erweiterung wird beim Speichern wieder angefügt, damit sich der Dateityp nicht versehentlich ändert. Bei einem Link wird der gesamte Name bearbeitet. Der Name darf nicht leer sein. Der neue Name ist überall sichtbar, wo der Eintrag angehängt ist. Das Menü steht Benutzern mit der Berechtigung Verwaltung für Dateien zur Verfügung.

Löschen

Das Löschen entfernt eine Datei oder einen Link aus dem Projekt und aus allen Elementen, an denen sie angehängt sind. Als Anhang stehen sie nicht mehr zur Verfügung. Der Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Einige Elemente lassen sich nicht mehr ändern, daher kann aus ihnen kein Anhang entfernt werden. Das betrifft Basispläne und Projektchartas mit dem Status In Genehmigung, Genehmigt oder Abgelehnt sowie archivierte Überprüfungen. Das Ergebnis hängt davon ab, wo der Eintrag angehängt ist:

• wenn keines der verknüpften Elemente den Vorgang blockiert, wird der Eintrag vollständig gelöscht,
• wenn nur einige Elemente den Vorgang blockieren, verschwindet der Eintrag aus den übrigen und bleibt in den blockierten bestehen. Das Fenster bietet dann Teilweise löschen an, und nach dem Vorgang erscheint die Meldung Datei teilweise gelöscht. Einige Verknüpfungen wurden übersprungen. (bei einem Link Link teilweise gelöscht. Einige Verknüpfungen wurden übersprungen.),
• wenn alle Elemente den Vorgang blockieren, kann der Eintrag nicht gelöscht werden, und es erscheint die Meldung Die Datei ist nur mit Elementen verknüpft, die nicht bearbeitet werden können.

1. Suchen Sie den Eintrag auf der Registerkarte Dateien.
2. Öffnen Sie das Menü des Eintrags und wählen Sie Löschen.
3. Lesen Sie die Meldung, die angibt, ob der Eintrag vollständig oder teilweise gelöscht wird, und bestätigen Sie.

Das Löschen eines Ordners entfernt seinen gesamten Inhalt, einschließlich verschachtelter Ordner. Es gelten dieselben drei Regeln: Wenn ein Teil des Inhalts an Elementen angehängt ist, die nicht bearbeitet werden können, bleibt der Ordner zusammen mit diesem Teil bestehen (Ordner teilweise gelöscht. Ein Teil des Inhalts wurde übersprungen.), und wenn alles blockiert ist, bleibt der Ordner unverändert. Löschen können Benutzer mit der Berechtigung Verwaltung für Dateien.

Zugriff auf Dateien

Der Zugriff auf die Registerkarte Dateien wird durch die Projektberechtigung Dateien gewährt, die in den Berechtigungen eines Benutzers im Projekt oder in einer Projektrolle festgelegt wird. Sie hat drei Stufen:

• Kein Zugang — die Registerkarte ist nicht sichtbar,
• Vorschau — Sie können die Liste durchsehen, Links öffnen und Dateien herunterladen. In Projektelementen ist die Option Vorhandene hinzufügen sichtbar,
• Verwaltung — Sie können außerdem Dateien, Links und Ordner hinzufügen, umbenennen, verschieben und löschen.

Die Berechtigung gilt für alle Dateien und Ordner des Projekts; es gibt keinen Zugriff auf eine einzelne Datei oder einen einzelnen Ordner. Die Standardberechtigungen eines Projektteilnehmers enthalten keine Dateien, bis sie erteilt werden. Zu den Berechtigungen siehe Projektberechtigungen.

Hinweis: Eine Datei darf höchstens 10 MB groß sein. Eine Datei, die an einem nicht mehr bearbeitbaren Element angehängt ist (zum Beispiel an einem genehmigten Basisplan oder einer archivierten Überprüfung), kann nicht vollständig gelöscht werden, sondern nur teilweise (siehe Löschen).