Fișiere

Fila Fișiere adună într-un singur loc toate fișierele și linkurile folosite în proiect. Aici găsiți atașamentele adăugate oriunde în proiect — la activități și jaloane, riscuri, linii bugetare, produse, schimbări de bază, revizuiri și carta proiectului — împreună cu elementul de care este legat fiecare dintre ele.

Puteți adăuga fișiere și linkuri și direct în această filă și le puteți organiza în foldere. Tot ce se află aici poate fi ulterior legat de un element al proiectului fără a încărca din nou același document.

Fila este disponibilă când în proiect este activată funcționalitatea Fișiere și numai pentru utilizatorii cu permisiunea de a vedea fișierele proiectului. Șabloanele de proiect au aceeași filă, astfel încât un șablon poate aduce cu sine un set de documente gata pregătit.

Adăugarea unui fișier sau a unui link

Fișierele și linkurile adăugate în această filă aparțin întregului proiect. Sunt disponibile ca atașamente în elementele proiectului imediat, chiar înainte de a le lega undeva.

Pentru a adăuga un fișier sau un link, parcurgeți pașii de mai jos:

1. În proiect, deschideți fila Fișiere.
2. Faceți clic pe butonul Adaugă din colțul din dreapta sus. Va apărea o listă de opțiuni.
3. Alegeți opțiunea necesară:
   • Fișier — deschide fereastra de selectare a fișierelor. Puteți selecta mai multe deodată; fiecare este adăugat ca element separat.
   • Link — deschide o fereastră în care introduceți adresa și numele linkului.
   • Folder — creează un folder nou.
4. Confirmați alegerea. Noul element va apărea în listă.

Butonul de adăugare este vizibil doar dacă aveți permisiunea de a gestiona fișierele proiectului. Fără ea puteți consulta și deschide lista, dar nu o puteți modifica.

Organizarea fișierelor în foldere

Folderele ajută la păstrarea ordinii când în proiect se adună multe documente — de exemplu pentru a separa contractele de procesele-verbale ale ședințelor. Folderele pot fi imbricate.

Pentru a muta un element într-un folder, trageți-l și eliberați-l pe numele folderului. Pentru a-l scoate înapoi, eliberați-l pe zona marcată cu Trageți aici pentru a muta la nivelul principal.

Mutarea unui fișier între foldere schimbă doar locul în care este stocat. Rămâne legat de aceleași elemente ale proiectului.

Legarea unui fișier al proiectului de un element

Când adăugați un atașament într-un element al proiectului, puteți refolosi un document aflat deja în proiect, în loc să îl încărcați din nou. Același fișier este atunci vizibil în ambele locuri și este numărat ca un singur fișier în fila Fișiere.

Pentru a lega un fișier existent, parcurgeți pașii de mai jos:

1. Deschideți elementul la care doriți să adăugați atașamentul — de exemplu o activitate, un risc sau o linie bugetară.
2. Faceți clic pe simbolul agrafei. Va apărea o listă de opțiuni.



3. Alegeți Adaugă existent. Se va deschide o fereastră cu fișierele proiectului.
4. Parcurgeți folderele și bifați fișierele și linkurile necesare. Puteți bifa mai multe deodată.
5. Faceți clic pe butonul de salvare. Elementele selectate vor apărea ca atașamente în element.

Opțiunea Adaugă existent apare doar dacă aveți permisiunea de a vedea fișierele proiectului. Celelalte opțiuni — adăugarea unui fișier nou și a unui link nou — sunt disponibile întotdeauna.

Verificarea locului în care este folosit un fișier

Pentru fiecare fișier și link, lista afișează în coloana Legătură numele elementului de care este legat. Un fișier poate fi legat de mai multe elemente în același timp, iar un fișier adăugat direct în fila Fișiere nu trebuie să fie legat nicăieri.

Lista arată de asemenea cine a adăugat elementul și când.

Pentru a găsi un element după nume, folosiți filtrul.

Faceți clic pe numele elementului legat pentru a ajunge direct la el — sistemul deschide fila în care se află și evidențiază elementul.

Sarcini atașate

1. În proiect, mergeți la fila Programare.
2. Faceți clic pe numele sarcinii/etapei la care doriți să adăugați un atașament.
3. Va apărea panoul pentru elementul selectat.
4. Faceți clic pe simbolul clește de hârtie din colțul din dreapta sus al panoului.
5. Va apărea o listă de opțiuni.
6. Selectați „Fișiere” pentru a atașa un fișier sau „Link” pentru a atașa un link.
   

Atașare ca fișier:

1. Selectați și confirmați alegerea fișierului.
2. Fișierul va apărea în panoul de activități și poate fi descărcat sau șters.

Atașament ca link:

1. Introduceți URL-ul și numele linkului.
2. Faceți clic pe „Adaugă”.
3. Legătura va apărea în panoul de activități și poate fi deschisă sau ștearsă.

.

Redenumirea unui fișier, link sau folder

Redenumirea privește numele afișat în proiect. În cazul unui fișier nu schimbă numele documentului descărcat, iar în cazul unui link nu schimbă adresa către care duce.

Pentru a redenumi un element, parcurgeți pașii de mai jos:

1. În fila Fișiere, găsiți elementul pe care doriți să îl redenumiți.
2. Deschideți opțiunile acestuia și alegeți comanda de redenumire. Se va deschide o fereastră.



3. Introduceți noul nume și faceți clic pe butonul de salvare.

În cazul unui fișier, fereastra afișează numele fără extensie — sistemul o adaugă înapoi la salvare, astfel încât tipul fișierului să nu se schimbe din greșeală. În cazul unui link, se poate edita numele întreg. Numele nu poate rămâne gol.

Noul nume apare peste tot unde elementul este legat.

Ștergerea unui fișier, link sau folder

Ștergerea elimină fișierul sau linkul din proiect și din toate elementele de care este legat. Nu mai este disponibil ca atașament. Operația este ireversibilă.

Unele elemente nu mai pot fi modificate și din ele nu se poate elimina un atașament. Este vorba despre schimbările de bază și cartele proiectului cu starea În curs de aprobare, Aprobat sau Respins și despre revizuirile arhivate. În funcție de locul în care este legat fișierul, sistemul se comportă în unul dintre cele trei moduri:

• Dacă niciunul dintre elementele legate nu blochează operația, fișierul este șters în întregime.
• Dacă o blochează doar o parte dintre ele, sistemul propune o ștergere parțială. Fișierul dispare din celelalte elemente și rămâne în cele blocate. Confirmă acest lucru mesajul Fișier șters parțial. Unele legături au fost omise.
• Dacă o blochează toate elementele legate, fișierul nu poate fi șters, iar sistemul afișează mesajul Fișierul este legat doar de elemente care nu pot fi editate.

Pentru a șterge un element, parcurgeți pașii de mai jos:

1. În fila Fișiere, găsiți elementul pe care doriți să îl ștergeți.
2. Deschideți opțiunile acestuia și alegeți comanda de ștergere.
3. Citiți mesajul din fereastra care apare — indică dacă elementul va fi șters în întregime sau doar parțial.
4. Confirmați operația.

Ștergerea unui folder elimină tot conținutul acestuia, inclusiv folderele imbricate. Se aplică aceleași trei reguli: dacă o parte din conținut este legată de elemente care nu pot fi editate, acea parte rămâne în folder, iar restul este șters.

Access to files

Access to the Files tab comes from the project role. In the role settings, the files permission has three levels:

• No access — the tab is hidden,
• View — files can be browsed and downloaded,
• Administrator — files, links and folders can also be added, renamed, moved and deleted.

The permission covers all files and folders in the project — there are no access settings for a single file or folder. The default member role has no access to files until you grant it in the role. See Project permissions for roles.

Note: a single file can be up to 10 MB, and an administrator can block some file types. A file linked to an item that can no longer be edited (such as an approved change request or an archived review) cannot be deleted completely — you will see Delete partially, which detaches the file only from the items that can still be edited.