Fișiere

Fila Fișiere reunește într-un singur loc toate fișierele și link-urile unui proiect: cele adăugate direct în filă și atașamentele adăugate în activități și jaloane, riscuri, linii bugetare, valori reale, produse, baze, revizuiri și cartele proiectului, cu informații despre elementul de care este atașat fiecare. Fișierele și link-urile pot fi organizate în foldere, iar fiecare poate fi atașat unui element al proiectului fără a încărca din nou documentul.

Fila este disponibilă atunci când este bifată în meniul proiectului (Funcționalități, vezi Funcționalitățile proiectului), iar utilizatorul are permisiunea de proiect Fișiere (vezi Accesul la fișiere). Șabloanele de proiect au propria filă de fișiere, astfel încât un șablon poate conține un set gata făcut de documente pentru fiecare proiect creat pe baza lui (vezi Fișierele într-un șablon).

Tabelul are coloanele Nume, Data (adăugării), Utilizator (cine a adăugat intrarea) și Legătură (elementele de care este atașată intrarea). Câmpul Filtrează după nume restrânge lista după un cuvânt. Când proiectul nu are nicio intrare, fila afișează Nu există fișiere adăugate la proiect. Faceți clic Adaugă pentru a adăuga un element.

Adăugarea unui fișier, a unui link și a unui folder

Fișierele, link-urile și folderele adăugate în această filă aparțin întregului proiect și sunt disponibile imediat ca atașamente în elementele proiectului.

1. Deschideți fila Fișiere din proiect.
2. Faceți clic pe Adaugă în colțul din dreapta sus și alegeți o opțiune:
   • Fișier — deschide selectorul de fișiere. Puteți selecta mai multe deodată; fiecare ajunge în listă ca intrare separată,
   • Link — deschide o fereastră în care introduceți adresa și numele link-ului,
   • Folder — deschide o fereastră cu câmpul Numele folderului.
3. Confirmați fereastra. Noua intrare apare în listă.

Butonul Adaugă este disponibil utilizatorilor cu permisiunea Administrație pentru fișiere. Ceilalți răsfoiesc lista, deschid link-urile și descarcă fișierele făcând clic pe nume. Un fișier poate avea cel mult 10 MB, iar unele tipuri de fișiere pot fi blocate în configurația aplicației — atunci apare un mesaj despre o extensie interzisă.

Structura de foldere

Folderele organizează documentele dintr-un proiect, de exemplu separând contractele de notele de ședință. Folderele pot fi imbricate.

• Pentru a muta o intrare într-un folder, prindeți-o de mânerul din stânga rândului (vizibil la trecerea cursorului) și plasați-o peste numele folderului.
• Pentru a o muta înapoi, plasați-o în zona Trageți aici pentru a muta la nivelul principal.
• Folderele se mută în același mod ca fișierele. Un folder nou se creează la nivelul principal și se imbrică prin tragere.

Mutarea unui fișier între foldere modifică doar locul în care este păstrat în listă. Fișierul rămâne atașat acelorași elemente ale proiectului. Utilizatorii cu permisiunea Administrație pentru fișiere pot trage.

Atașarea unui fișier la un element

Când adăugați un atașament într-un element al proiectului, puteți folosi un document care se află deja în proiect, în loc să îl încărcați din nou. Același fișier este atunci vizibil în ambele locuri și se numără ca o singură intrare în fila Fișiere.

1. Deschideți elementul care trebuie să primească atașamentul (de exemplu, o activitate, un risc sau o linie bugetară).
2. Faceți clic pe agrafă. Se deschide o listă de opțiuni.
3. Alegeți Adaugă existent. Se deschide o fereastră cu fișierele și link-urile proiectului.
4. Răsfoiți folderele, bifați intrările de care aveți nevoie (puteți bifa mai multe) și confirmați fereastra.

Opțiunea Adaugă existent este vizibilă doar utilizatorilor cu permisiunea de a vedea fișierele proiectului. Adăugarea unui fișier nou și a unui link nou este întotdeauna posibilă. Același mecanism funcționează în activități și jaloane, riscuri, produse, linii bugetare, valori reale, baze, cartele proiectului și revizuiri.

Verificarea locului în care este folosit un fișier

Coloana Legătură arată, pentru fiecare intrare, numele elementelor de care este atașată. O intrare poate fi atașată la mai multe elemente, iar o intrare adăugată direct în filă nu trebuie să fie atașată nicăieri. Faceți clic pe numele unui element pentru a ajunge direct la el: aplicația deschide fila corectă a proiectului și panoul elementului. O legătură cu o valoare reală din buget apare ca Valoare reală, cu o dată.

Redenumire

Redenumirea schimbă numele afișat în proiect. Pentru un fișier nu schimbă numele documentului descărcat, iar pentru un link nu schimbă adresa.

1. Găsiți intrarea în fila Fișiere.
2. Deschideți meniul intrării (pictograma cu trei puncte la trecerea cursorului sau butonul drept al mouse-ului) și alegeți Redenumește (pentru un folder, Redenumește folderul).
3. Introduceți noul nume în fereastra Redenumește fișierul (Redenumește link-ul) și salvați.

Pentru un fișier, fereastra afișează numele fără extensie; extensia este adăugată la loc la salvare, astfel încât tipul fișierului să nu se schimbe din greșeală. Pentru un link se editează întregul nume. Numele nu poate fi gol. Noul nume este vizibil peste tot unde este atașată intrarea. Meniul este disponibil utilizatorilor cu permisiunea Administrație pentru fișiere.

Ștergere

Ștergerea elimină un fișier sau un link din proiect și din toate elementele de care este atașat. Acesta nu mai este disponibil ca atașament. Operația nu poate fi anulată.

Unele elemente nu mai pot fi modificate, așa că din ele nu se poate elimina un atașament. Aceasta se referă la bazele și la cartele proiectului cu starea În curs de aprobare, Aprobat sau Respins, precum și la revizuirile arhivate. Rezultatul depinde de locul în care este atașată intrarea:

• dacă niciunul dintre elementele legate nu blochează operația, intrarea este ștearsă complet,
• dacă o blochează doar unele elemente, intrarea dispare din celelalte și rămâne în cele blocate. Fereastra oferă atunci opțiunea Șterge parțial, iar după operație apare mesajul Fișier șters parțial. Unele legături au fost omise. (pentru un link, Link șters parțial. Unele legături au fost omise.),
• dacă o blochează toate elementele, intrarea nu poate fi ștearsă și apare mesajul Fișierul este legat doar de elemente care nu pot fi editate.

1. Găsiți intrarea în fila Fișiere.
2. Deschideți meniul intrării și alegeți Ștergeți.
3. Citiți mesajul, care spune dacă intrarea va fi ștearsă complet sau parțial, și confirmați.

Ștergerea unui folder elimină tot conținutul lui, inclusiv folderele imbricate. Se aplică aceleași trei reguli: dacă o parte din conținut este atașată la elemente care nu pot fi editate, folderul rămâne împreună cu acea parte (Folder șters parțial. O parte din conținut a fost omisă.), iar când totul este blocat, folderul rămâne neschimbat. Utilizatorii cu permisiunea Administrație pentru fișiere pot șterge.

Accesul la fișiere

Accesul la fila Fișiere este acordat de permisiunea de proiect Fișiere, setată în permisiunile unui utilizator din proiect sau într-un rol de proiect. Are trei niveluri:

• Fără acces — fila nu este vizibilă,
• Previzualizare — puteți răsfoi lista, deschide link-uri și descărca fișiere. Opțiunea Adaugă existent este vizibilă în elementele proiectului,
• Administrație — puteți, de asemenea, adăuga fișiere, link-uri și foldere, le puteți redenumi, muta și șterge.

Permisiunea cuprinde toate fișierele și folderele proiectului; nu există acces la un singur fișier sau folder. Permisiunile implicite ale unui participant la proiect nu includ fișierele până când nu sunt acordate. Despre permisiuni, vezi Permisiunile proiectului.

Notă: un fișier poate avea cel mult 10 MB. Un fișier atașat la un element care nu mai poate fi editat (de exemplu, o bază aprobată sau o revizuire arhivată) nu poate fi șters complet, ci doar parțial (vezi Ștergere).