File

La scheda File raccoglie in un unico punto tutti i file e i link utilizzati nel progetto. Qui trovi gli allegati aggiunti in qualsiasi punto del progetto — nelle attività e nelle pietre miliari, nei rischi, nelle linee di budget, nei prodotti, nei cambi di baseline, nelle revisioni e nella carta di progetto — insieme all’elemento a cui ciascuno è collegato.

Puoi anche aggiungere file e link direttamente in questa scheda e organizzarli in cartelle. Tutto ciò che è conservato qui può poi essere collegato a un elemento del progetto senza caricare di nuovo lo stesso documento.

La scheda è disponibile quando nel progetto è attivata la funzionalità File e solo per gli utenti autorizzati a consultare i file del progetto. I modelli di progetto hanno la stessa scheda, così un modello può portare con sé una serie di documenti già pronta.

Aggiungere un file o un link

I file e i link aggiunti in questa scheda appartengono all’intero progetto. Sono disponibili come allegati negli elementi del progetto fin da subito, ancor prima di collegarli da qualche parte.

Per aggiungere un file o un link, procedi come segue:

1. Nel progetto apri la scheda File.
2. Fai clic sul pulsante Aggiungi in alto a destra. Comparirà un elenco di opzioni.
3. Scegli l’opzione desiderata:
   • File — apre la finestra di selezione dei file. Puoi selezionarne più di uno alla volta; ciascuno viene aggiunto come voce separata.
   • Link — apre una finestra in cui inserisci l’indirizzo e il nome del link.
   • Cartella — crea una nuova cartella.
4. Conferma la scelta. La nuova voce comparirà nell’elenco.

Il pulsante di aggiunta è visibile solo se disponi dell’autorizzazione a gestire i file del progetto. Senza di essa puoi consultare e aprire l’elenco, ma non modificarlo.

Organizzare i file in cartelle

Le cartelle aiutano a mantenere l’ordine quando nel progetto si accumulano molti documenti — per esempio per separare i contratti dai verbali delle riunioni. Le cartelle possono essere annidate.

Per spostare una voce in una cartella, trascinala sul nome della cartella. Per riportarla fuori, rilasciala sull’area contrassegnata con Trascina qui per spostare al livello principale.

Spostare un file tra cartelle cambia soltanto dove è archiviato. Resta collegato agli stessi elementi del progetto.

Collegare un file del progetto a un elemento

Quando aggiungi un allegato in un elemento del progetto puoi riutilizzare un documento già presente nel progetto invece di caricarlo di nuovo. Lo stesso file compare allora in entrambi i punti e nella scheda File conta come un unico file.

Per collegare un file esistente, procedi come segue:

1. Apri l’elemento a cui vuoi aggiungere l’allegato — per esempio un’attività, un rischio o una linea di budget.
2. Fai clic sul simbolo della graffetta. Comparirà un elenco di opzioni.



3. Scegli Aggiungi esistente. Si aprirà una finestra con i file del progetto.
4. Scorri le cartelle e seleziona i file e i link che ti servono. Puoi selezionarne più di uno alla volta.
5. Fai clic sul pulsante di salvataggio. Le voci selezionate compariranno come allegati nell’elemento.

L’opzione Aggiungi esistente compare solo se disponi dell’autorizzazione a consultare i file del progetto. Le altre opzioni — aggiungere un nuovo file e un nuovo link — sono sempre disponibili.

Verificare dove viene usato un file

Per ogni file e link l’elenco mostra nella colonna Collegamento il nome dell’elemento a cui è collegato. Uno stesso file può essere collegato a più elementi contemporaneamente e un file aggiunto direttamente nella scheda File non deve essere collegato da nessuna parte.

L’elenco mostra anche chi ha aggiunto la voce e quando.

Usa il filtro per trovare una voce in base al nome.

Fai clic sul nome dell’elemento collegato per andarci direttamente — il sistema apre la scheda che lo contiene e mette in evidenza l’elemento.

Allegati alle attività

1. Nel progetto, vai alla scheda Cronoprogramma.
2. Clicca sul nome dell’attività/milestone a cui vuoi aggiungere un allegato.
3. Apparirà il pannello dell’elemento selezionato.
4. Clicca sul simbolo della graffetta nell’angolo superiore destro del pannello.
5. Apparirà un elenco di opzioni.
6. Seleziona “File” per allegare un file o “Link” per allegare un link.
   

Allegato come file:

1. Seleziona e conferma la scelta del file.
2. Il file apparirà nel pannello delle attività e potrà essere scaricato o eliminato.

Allegato come link:

1. Inserisci l’URL e il nome del link.
2. Clicca su “Aggiungi”.
3. Il collegamento apparirà nel pannello delle attività e potrà essere aperto o eliminato.

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Rinominare un file, un link o una cartella

La rinomina riguarda il nome visualizzato nel progetto. Per un file non cambia il nome del documento scaricato e per un link non cambia l’indirizzo a cui punta.

Per rinominare una voce, procedi come segue:

1. Nella scheda File individua la voce da rinominare.
2. Apri le sue opzioni e scegli il comando di rinomina. Si aprirà una finestra.



3. Digita il nuovo nome e fai clic sul pulsante di salvataggio.

Per un file la finestra mostra il nome senza estensione — il sistema la riaggiunge al salvataggio, così il tipo di file non cambia per errore. Per un link è modificabile l’intero nome. Il nome non può restare vuoto.

Il nuovo nome compare ovunque la voce sia collegata.

Eliminare un file, un link o una cartella

L’eliminazione rimuove il file o il link dal progetto e da tutti gli elementi a cui è collegato. Smette di essere disponibile come allegato. L’operazione è irreversibile.

Alcuni elementi non sono più modificabili e da essi non è possibile rimuovere un allegato. Riguarda i cambi di baseline e le carte di progetto con stato In fase di accettazione, Approvato o Rifiutato e le revisioni archiviate. A seconda di dove il file è collegato, il sistema si comporta in uno di tre modi:

• Se nessuno degli elementi collegati blocca l’operazione, il file viene eliminato completamente.
• Se la bloccano solo alcuni, il sistema propone un’eliminazione parziale. Il file sparisce dagli altri elementi e resta in quelli bloccati. Lo conferma il messaggio File eliminato parzialmente. Alcuni collegamenti sono stati ignorati.
• Se la bloccano tutti gli elementi collegati, il file non può essere eliminato e il sistema mostra il messaggio Il file è collegato solo a elementi che non possono essere modificati.

Per eliminare una voce, procedi come segue:

1. Nella scheda File individua la voce da eliminare.
2. Apri le sue opzioni e scegli il comando di eliminazione.
3. Leggi il messaggio nella finestra che compare — indica se la voce sarà eliminata del tutto o solo in parte.
4. Conferma l’operazione.

L’eliminazione di una cartella cancella tutto il suo contenuto, comprese le cartelle annidate. Valgono le stesse tre regole: se una parte del contenuto è collegata a elementi non modificabili, quella parte resta nella cartella e il resto viene eliminato.

Access to files

Access to the Files tab comes from the project role. In the role settings, the files permission has three levels:

• No access — the tab is hidden,
• View — files can be browsed and downloaded,
• Administrator — files, links and folders can also be added, renamed, moved and deleted.

The permission covers all files and folders in the project — there are no access settings for a single file or folder. The default member role has no access to files until you grant it in the role. See Project permissions for roles.

Note: a single file can be up to 10 MB, and an administrator can block some file types. A file linked to an item that can no longer be edited (such as an approved change request or an archived review) cannot be deleted completely — you will see Delete partially, which detaches the file only from the items that can still be edited.