File

La scheda File riunisce in un unico posto tutti i file e i link di un progetto: quelli aggiunti direttamente nella scheda e gli allegati aggiunti nelle attività e nelle pietre miliari, nei rischi, nelle linee di budget, negli effettivi, nei prodotti, nelle baseline, nelle revisioni e nelle carte di progetto, con l’indicazione dell’elemento a cui ciascuno è collegato. File e link possono essere organizzati in cartelle, e ognuno può essere collegato a un elemento del progetto senza caricare di nuovo il documento.

La scheda è disponibile quando è selezionata nel menu del progetto (Funzionalità, vedi Funzionalità del progetto) e l’utente ha il permesso di progetto File (vedi Accesso ai file). I modelli di progetto hanno una propria scheda dei file, quindi un modello può contenere un insieme di documenti già pronto per ogni progetto creato a partire da esso (vedi File in un modello).

La tabella ha le colonne Nome, Data (di aggiunta), Utente (chi ha aggiunto la voce) e Collegamento (gli elementi a cui la voce è collegata). Il campo Filtrare per nome restringe l’elenco in base a una parola. Quando il progetto non ha voci, la scheda mostra Nessun file aggiunto al progetto. Fai clic Aggiungi per aggiungere un elemento.

Aggiungere un file, un link e una cartella

I file, i link e le cartelle aggiunti in questa scheda appartengono all’intero progetto e sono subito disponibili come allegati negli elementi del progetto.

1. Apri la scheda File del progetto.
2. Clicca su Aggiungi nell’angolo in alto a destra e scegli un’opzione:
   • File — apre il selettore dei file. Puoi selezionarne più di uno alla volta; ciascuno finisce nell’elenco come voce separata,
   • Link — apre una finestra in cui inserisci l’indirizzo e il nome del link,
   • Cartella — apre una finestra con il campo Nome della cartella.
3. Conferma la finestra. La nuova voce compare nell’elenco.

Il pulsante Aggiungi è disponibile per gli utenti con il permesso Amministrazione per i file. Gli altri sfogliano l’elenco, aprono i link e scaricano i file cliccando sul nome. Un file può pesare al massimo 10 MB e alcuni tipi di file possono essere bloccati nella configurazione dell’applicazione; in tal caso compare un messaggio su un’estensione non consentita.

Struttura delle cartelle

Le cartelle organizzano i documenti di un progetto, per esempio separando i contratti dai verbali delle riunioni. Le cartelle possono essere annidate.

• Per spostare una voce in una cartella, afferrala per la maniglia a sinistra della riga (visibile al passaggio del mouse) e rilasciala sul nome della cartella.
• Per riportarla al livello principale, rilasciala sull’area Trascina qui per spostare al livello principale.
• Le cartelle si spostano come i file. Una nuova cartella viene creata al livello principale e la annidi trascinandola.

Spostare un file tra le cartelle cambia soltanto il punto dell’elenco in cui è conservato. Il file resta collegato agli stessi elementi del progetto. Gli utenti con il permesso Amministrazione per i file possono trascinare le voci.

Collegare un file a un elemento

Quando aggiungi un allegato in un elemento del progetto, puoi usare un documento già presente nel progetto invece di caricarlo di nuovo. Lo stesso file è allora visibile in entrambi i punti e conta come una sola voce nella scheda File.

1. Apri l’elemento che deve ricevere l’allegato (per esempio un’attività, un rischio o una linea di budget).
2. Clicca sulla graffetta. Si apre un elenco di opzioni.
3. Scegli Aggiungi esistente. Si apre una finestra con i file e i link del progetto.
4. Sfoglia le cartelle, seleziona le voci che ti servono (puoi selezionarne più di una) e conferma la finestra.

L’opzione Aggiungi esistente è visibile solo agli utenti autorizzati a vedere i file del progetto. Aggiungere un nuovo file e un nuovo link è sempre possibile. Lo stesso meccanismo funziona nelle attività e nelle pietre miliari, nei rischi, nei prodotti, nelle linee di budget, negli effettivi, nelle baseline, nelle carte di progetto e nelle revisioni.

Verificare dove viene usato un file

La colonna Collegamento mostra, per ogni voce, i nomi degli elementi a cui è collegata. Una voce può essere collegata a molti elementi, e una voce aggiunta direttamente nella scheda non deve essere collegata da nessuna parte. Clicca sul nome di un elemento per passarci direttamente: l’applicazione apre la scheda giusta del progetto e il pannello dell’elemento. Un collegamento con un effettivo del budget è mostrato come Effettivo con una data.

Rinominare

La rinomina cambia il nome visualizzato nel progetto. Per un file non cambia il nome del documento scaricato, per un link non cambia l’indirizzo.

1. Trova la voce nella scheda File.
2. Apri il menu della voce (l’icona a tre puntini al passaggio del mouse, oppure il tasto destro del mouse) e scegli Rinomina (per una cartella Rinomina cartella).
3. Inserisci il nuovo nome nella finestra Rinomina file (Rinomina link) e salva.

Per un file la finestra mostra il nome senza estensione; l’estensione viene riaggiunta al salvataggio, così il tipo di file non cambia per errore. Per un link si modifica l’intero nome. Il nome non può essere vuoto. Il nuovo nome è visibile ovunque la voce sia collegata. Il menu è disponibile per gli utenti con il permesso Amministrazione per i file.

Eliminare

L’eliminazione rimuove un file o un link dal progetto e da tutti gli elementi a cui è collegato. Non è più disponibile come allegato. L’operazione non può essere annullata.

Alcuni elementi non possono più essere modificati, quindi da essi non si può rimuovere un allegato. Riguarda le baseline e le carte di progetto con lo stato In fase di accettazione, Approvato o Rifiutato, e le revisioni archiviate. Il risultato dipende da dove è collegata la voce:

• se nessuno degli elementi collegati blocca l’operazione, la voce viene eliminata completamente,
• se la bloccano solo alcuni elementi, la voce scompare dagli altri e resta in quelli bloccati. La finestra propone allora Elimina parzialmente, e dopo l’operazione compare il messaggio File eliminato parzialmente. Alcuni collegamenti sono stati ignorati. (per un link Link eliminato parzialmente. Alcuni collegamenti sono stati ignorati.),
• se la bloccano tutti gli elementi, non può essere eliminata e compare il messaggio Il file è collegato solo a elementi che non possono essere modificati.

1. Trova la voce nella scheda File.
2. Apri il menu della voce e scegli Cancellare.
3. Leggi il messaggio, che indica se la voce verrà eliminata completamente o in parte, e conferma.

L’eliminazione di una cartella rimuove tutto il suo contenuto, comprese le cartelle annidate. Valgono le stesse tre regole: se una parte del contenuto è collegata a elementi non modificabili, la cartella resta insieme a quella parte (Cartella eliminata parzialmente. Parte del contenuto è stata ignorata.), e quando tutto è bloccato la cartella resta invariata. Possono eliminare gli utenti con il permesso Amministrazione per i file.

Accesso ai file

L’accesso alla scheda File è concesso dal permesso di progetto File, impostato nei permessi di un utente nel progetto o in un ruolo di progetto. Ha tre livelli:

• Nessun accesso — la scheda non è visibile,
• Anteprima — puoi sfogliare l’elenco, aprire i link e scaricare i file. L’opzione Aggiungi esistente è visibile negli elementi del progetto,
• Amministrazione — puoi inoltre aggiungere file, link e cartelle, rinominarli, spostarli ed eliminarli.

Il permesso riguarda tutti i file e le cartelle del progetto; non esiste l’accesso a un singolo file o a una singola cartella. I permessi predefiniti di un partecipante al progetto non comprendono i file finché non vengono concessi. Per i permessi vedi Permessi del progetto.

Nota: un file può pesare al massimo 10 MB. Un file collegato a un elemento che non può più essere modificato (per esempio una baseline approvata o una revisione archiviata) non può essere eliminato completamente, ma solo in parte (vedi Eliminare).