Crearea unui proiect

Pentru a adăuga un proiect, mergeți la modulul Proiecte și faceți clic pe Proiect nou. Butonul deschide o listă de opțiuni:

• Proiect gol — un proiect fără programare,
• Din șablon — programarea, bugetul, riscurile și produsele unui șablon pregătit,
• Din Microsoft Excel — o programare dintr-un fișier .xlsx sau .csv,
• Importuri din Microsoft Project — o programare dintr-un fișier .mpp,
• Cu AI — o programare schițată pe baza descrierii proiectului dvs. (apare când AI este activat în instalarea dvs.).

Puteți crea un proiect dacă aveți dreptul de a adăuga proiecte într-un spațiu de lucru. Dacă aveți acest drept în mai multe spații de lucru, alegeți-le în câmpul Spații de lucru. Dacă îl aveți doar într-un singur spațiu, câmpul nu este afișat, iar proiectul ajunge în acel spațiu.

Asistentul se încheie cu pasul Funcționalități, în care alegeți modulele proiectului, precum Buget, Riscuri sau Chat. Programare este întotdeauna activă. Modulele pot fi schimbate și mai târziu (vezi Funcționalitățile proiectului).

Persoana care creează proiectul devine managerul acestuia. Proiectul primește prima etapă din lista de etape și se deschide în lista programării.

Adăugarea unui proiect gol

1. Faceți clic pe Proiect nou și alegeți Proiect gol.
2. În fereastra Proiect nou, introduceți numele și, dacă este nevoie, alegeți spațiile de lucru.
3. La pasul Funcționalități, alegeți modulele proiectului și finalizați asistentul.

Un proiect gol nu are activități, iar zilele lucrătoare sunt de luni până vineri. Programarea se construiește de la zero (vezi Adăugarea elementelor de programare).

Adăugarea unui proiect dintr-un șablon

1. Faceți clic pe Proiect nou și alegeți Din șablon.
2. Introduceți numele și alegeți spațiile de lucru. Lista Șablon de proiect afișează șabloanele atribuite spațiilor de lucru alese (vezi Spațiile de lucru și permisiunile pentru șabloane).
3. Alegeți un șablon.
4. Selectați Data de începere sau Data de încheiere și introduceți data. Programarea se construiește înainte sau înapoi pornind de la această dată.
5. În câmpul Zile lucrătoare, selectați zilele lucrătoare ale proiectului. Data aleasă trebuie să cadă într-o zi lucrătoare.
6. La pasul Funcționalități, alegeți modulele.
7. Verificați programarea la pasul Previzualizare programare și finalizați asistentul.

Din șablon, proiectul primește:

• activitățile și jaloanele cu dependențele lor, cu datele recalculate pornind de la data aleasă,
• efortul proprietarilor și al departamentelor,
• coloanele listei programării,
• liniile bugetare cu previziunile lor și cu regulile de mapare a valorilor reale,
• riscurile, produsele și fișierele.

Pentru a pregăti un șablon, vezi Șablon de proiect. Dacă nu există niciun șablon pentru spațiile de lucru alese, apare mesajul Nu există șabloane de proiect disponibile.

Importul unui proiect din Excel

1. Faceți clic pe Proiect nou și alegeți Din Microsoft Excel.
2. Adăugați un fișier .xlsx sau .csv (până la 10 MB). Dacă nu introduceți numele proiectului, se folosește numele fișierului.
3. La pasul Maparea datelor, atribuiți câte un câmp fiecărei coloane din fișier: WBS, Nume, Start, Sfârșit, Durata, Progres, Descriere, Proprietar – e-mail sau Omite. Coloanele cu aceste antete se atribuie automat.
4. Pentru date, alegeți Formatul datei folosit în fișier.
5. Corectați celulele marcate cu roșu, alegeți modulele la pasul Funcționalități și finalizați asistentul.

Se citește doar prima foaie. Coloana cu numele este obligatorie. Coloana WBS construiește structura: activitatea 1.2 ajunge sub activitatea 1. Introduceți progresul ca procent de la 0 la 100. Proprietarii sunt identificați după adresele de e-mail ale utilizatorilor din organizația dvs. Separați mai multe adrese cu punct și virgulă; adresele necunoscute sunt omise.

Notă: un import din Excel nu aduce dependențele dintre activități, iar toate zilele săptămânii devin zile lucrătoare. Dependențele și zilele lucrătoare se stabilesc ulterior în programare.

Importul unui proiect din MS Project

1. Faceți clic pe Proiect nou și alegeți Importuri din Microsoft Project.
2. Adăugați un fișier .mpp. Numele proiectului se completează din fișier.
3. La pasul Maparea datelor, alegeți modul în care sunt preluate datele:
   • Recalculează dependențele — datele activităților sunt actualizate pe baza dependențelor și duratelor,
   • Păstrează datele — datele din fișier rămân, iar dependențelor li se adaugă decalaje.
4. Verificați tabelele de modificări, alegeți modulele la pasul Funcționalități și finalizați asistentul.

Tabelele de sub opțiuni arată ce schimbă importul: elemente cu date modificate, jaloane transformate în activități (rămâne jalon doar un element cu durata zero) și dependențe problematice care au fost eliminate. Dacă importul nu schimbă nimic, asistentul trece direct la pasul Funcționalități.

Proiectul primește activitățile și jaloanele cu ierarhia lor, dependențele cu decalaje, progresul, notițele ca descrieri, precum și zilele lucrătoare și zilele libere din calendar. Resursele din fișier devin proprietari ai activităților dacă adresa lor de e-mail corespunde unui utilizator din organizația dvs. Planurile de bază din fișier devin planuri de proiect aprobate, numite Microsoft Project 1, Microsoft Project 2 și așa mai departe (vezi Planul proiectului).

Adăugarea unui proiect cu AI

1. În modulul Proiecte, faceți clic pe Proiect nou și alegeți Cu AI.
2. În fereastra Descrie-ți proiectul, scrieți ce doriți să realizați — obiectivul, etapele principale, cât ar trebui să dureze. Descrierea trebuie să aibă între 5 și 500 de caractere.
3. Dacă puteți crea proiecte în mai multe spații de lucru, alegeți spațiul de lucru.
4. Faceți clic pe Genera. Pregătirea proiectului poate dura puțin.

Aplicația creează un proiect cu nume, descriere, dată de începere și programare: activități cu durate, organizate în activități-părinte și subactivități. AI nu pregătește riscuri, buget sau produse. Proiectul este salvat imediat și se deschide în lista programării, unde îl puteți modifica ca pe orice alt proiect.

Notă: într-un proiect generat, toate zilele săptămânii sunt lucrătoare. Dacă echipa dvs. nu lucrează în weekend, modificați zilele lucrătoare în programare.

Dacă descrierea este prea vagă, veți vedea mesajul: Se pare că descrierea furnizată este vagă, incompletă sau nu este relevantă pentru proiect. Încercați din nou, descriind mai clar scopul principal și elementele cheie ale inițiativei dvs.

Opțiunea Cu AI este afișată doar dacă AI este activat în instalarea dvs. de FlexiProject. Această cale nu are pasul Funcționalități — toate modulele sunt activate în proiect.