Tworzenie projektu

Nowy projekt utworzysz w module Projekty. Kliknij przycisk Nowy projekt i wybierz jedną z dostępnych opcji:

• Pusty projekt — projekt bez wstępnego harmonogramu,
• Z szablonu — zawiera harmonogram, budżet, ryzyka oraz produkty przeniesione z przygotowanego wcześniej wzorca,
• Z Microsoft Excel — generuje harmonogram na podstawie pliku .xlsx lub .csv,
• Z Microsoft Project — przenosi harmonogram z pliku .mpp,
• Za pomocą AI — buduje harmonogram automatycznie na podstawie podanego opisu (opcja dostępna, gdy w instancji FlexiProject włączono obsługę AI).

Projekt może utworzyć osoba, która ma uprawnienia do tworzenia projektów w danym obszarze pracy. Jeśli masz takie uprawnienia w kilku obszarach, podczas tworzenia wyświetli się pole Obszary pracy, w którym wskazujesz miejsca docelowe. Gdy masz uprawnienie tylko w jednym obszarze, pole to nie pojawi się, a projekt trafi tam automatycznie.

Proces tworzenia projektu kończy krok Funkcjonalności, w którym wybierasz moduły (np. Budżet, Ryzyka czy Czat). Moduł Harmonogram jest włączony zawsze. Wybrane moduły możesz dostosować również w późniejszym czasie (zobacz Funkcjonalności projektu).

Osoba zakładająca projekt zostaje automatycznie jego kierownikiem projektu, a sam projekt otrzymuje pierwszy status zdefiniowany na liście statusów. Po zakończeniu konfiguracji projekt otworzy się w widoku harmonogramu.

Dodanie pustego projektu

1. Kliknij przycisk Nowy projekt i wybierz z listy opcję Pusty projekt. Otworzy się okno Nowy projekt.
2. Podaj nazwę projektu i w razie potrzeby wskaż obszar pracy.
3. W kroku Funkcjonalności wybierz moduły projektu i zatwierdź wybór.

System utworzy pusty projekt bez zadań, z domyślnym harmonogramem dni roboczych od poniedziałku do piątku. Harmonogram budujesz od podstaw (zobacz Dodawanie elementów harmonogramu).

Dodanie projektu z szablonu

1. Kliknij przycisk Nowy projekt i wybierz opcję Z szablonu.
2. Wpisz nazwę projektu i wybierz obszary pracy. Pole Szablon projektu wyświetli szablony dostępne dla wybranych obszarów (zobacz Obszary pracy i uprawnienia do szablonów).
3. Wybierz odpowiedni szablon z listy Szablon projektu.
4. Zaznacz opcję Data startu lub Data końca i wprowadź datę. Harmonogram zostanie przeliczony od tej daty w przód lub wstecz.
5. Określ Dni robocze projektu (wskazana data musi być dniem roboczym).
6. W kroku Funkcjonalności zaznacz moduły, z których chcesz korzystać.
7. W kroku Podgląd harmonogramu sprawdź przygotowany plan i zatwierdź go.

Z szablonu do nowego projektu trafiają:

• zadania i kamienie milowe wraz z zależnościami (z datami przeliczonymi względem wyznaczonego terminu),
• czasochłonność przypisana do właścicieli i działów,
• układ kolumn listy harmonogramu,
• pozycje budżetowe wraz z prognozami i regułami mapowania wykonań,
• ryzyka, produkty oraz załączone pliki.

Jeśli dla wybranych obszarów brak dostępnych szablonów, system wyświetli komunikat: Brak dostępnych szablonów projektu. Jak przygotować szablon, opisuje dział Szablon projektu.

Import projektu z Excel

1. Kliknij przycisk Nowy projekt i wybierz opcję Z Microsoft Excel. Otworzy się kreator importu.
2. Wgraj plik .xlsx lub .csv (maksymalny rozmiar to 10 MB). Jeśli nie podasz nazwy projektu, system użyje nazwy pliku.
3. W kroku Mapowanie danych przypisz kolumnom z pliku odpowiednie pola systemowe: WBS, Nazwa, Start, Koniec, Czas trwania, Postęp, Opis, Właściciel – email lub Pomiń (kolumny ze standardowymi nagłówkami przypiszą się automatycznie).
4. Dla kolumn zawierających daty wybierz Format daty odpowiadający plikowi.
5. Popraw komórki zaznaczone na liście na czerwono, w kroku Funkcjonalności wybierz moduły i zakończ działanie kreatora.

Zasady odczytu pliku:

• System przetwarza wyłącznie pierwszy arkusz pliku.
• Kolumna z nazwą zadania jest obowiązkowa.
• Kolumna WBS odpowiada za strukturę (np. zadanie 1.2 zostanie umieszczone pod zadaniem 1).
• Postęp podaje się w procentach (w zakresie od 0 do 100).
• Właściciele zadań są rozpoznawani po adresach e-mail użytkowników zarejestrowanych w organizacji (wielokrotne adresy rozdzielaj średnikiem; nieznane i błędnie wprowadzone adresy e-mail zostaną pominięte).

Ważne: Import z pliku Excel nie przenosi zależności między zadaniami. Dodasz je po utworzeniu projektu w harmonogramie. Dni robocze projektu są ustawione na wszystkie dni tygodnia. Jeśli zespół nie pracuje w weekendy, zmień dni robocze od razu po utworzeniu projektu (zobacz Dni robocze i święta w harmonogramie). Po zmianie daty zadań zostaną przeliczone, bez możliwości cofnięcia tej operacji.

Import projektu z MS Project

1. Kliknij przycisk Nowy projekt i wybierz opcję Z Microsoft Project. Otworzy się kreator importu.
2. Wskaż plik .mpp. Nazwa projektu uzupełni się automatycznie na podstawie danych z pliku.
3. W kroku Mapowanie danych wybierz sposób przeliczania dat:
   • Przelicz zależności — daty zadań zostaną zaktualizowane na podstawie relacji oraz czasu trwania,
   • Zachowaj daty — daty z pliku pozostaną bez zmian, a do zależności dodane zostaną opóźnienia.
4. Zweryfikuj tabele zmian, w kroku Funkcjonalności wybierz moduły i zakończ pracę kreatora.

Tabele w kreatorze prezentują zakres modyfikacji wymaganych podczas importu:

• elementy ze zmienionymi datami,
• kamienie milowe przekształcone w zadania (status kamienia milowego zachowują wyłącznie elementy o zerowym czasie trwania),
• usunięte zależności wykazujące konflikty.

Jeśli plik nie wymaga żadnych korekt, kreator przejdzie od razu do kroku Funkcjonalności.

Z pliku .mpp do projektu przenoszą się:

• zadania i kamienie milowe wraz ze strukturą hierarchiczną,
• zależności między zadaniami z uwzględnieniem przesunięć,
• postęp realizacji zadań,
• notatki (zapisywane jako opis zadania),
• dni robocze oraz dni wolne z kalendarza,
• Zasoby z pliku (zostaną przypisane jako właściciele zadań, jeśli ich adres e-mail odpowiada użytkownikowi w organizacji).
• Plany bazowe z pliku zostaną zapisane jako zatwierdzone plany projektu pod nazwami Microsoft Project [0], Microsoft Project [1] itd. (zobacz Import planów bazowych z MS Project).

Dodanie projektu z pomocą AI

1. W module Projekty kliknij przycisk Nowy projekt i wybierz opcję Za pomocą AI. Otworzy się okno Opisz swój projekt.
2. Wpisz opis projektu — określ cel, główne etapy oraz przewidywany czas trwania (opis musi zawierać od 5 do 500 znaków).
3. Jeśli masz uprawnienia w kilku obszarach pracy, wskaż odpowiedni obszar.
4. Kliknij Generuj. Generowanie struktury może zająć chwilę, po czym gotowy projekt otworzy się na liście harmonogramu.

System wygeneruje nazwę, opis, datę rozpoczęcia oraz harmonogram zawierający zadania z czasem trwania ułożone w strukturę zadań nadrzędnych i podzadań. Projekt jest zapisywany od razu i otwiera się na liście harmonogramu, gdzie możesz go dowolnie modyfikować.

Ważne: Projekt wygenerowany przez AI ma ustawione wszystkie dni tygodnia jako robocze. Jeśli zespół nie pracuje w weekendy, zmień dni robocze od razu po utworzeniu projektu (zobacz Dni robocze i święta w harmonogramie). Po zmianie daty zadań zostaną przeliczone, bez możliwości cofnięcia tej operacji.

Ważne: W tej ścieżce krok Funkcjonalności jest pomijany — wygenerowany projekt automatycznie otrzymuje włączone wszystkie moduły.